หน้าที่ของ CEO ไม่ใช่แค่สร้างและบริหารบริษัท
แต่หน้าที่ที่แท้จริงของ คุณคือ “การสร้างคน”
ถ้าพูดถึงเรื่องการพัฒนาบุคลากรก็ต้องบอกว่าสามารถทำได้หลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นการสอนงานพนักงานใหม่ จัดอบรม สัมมนาเชิงปฏิบัติการ (Workshop) การส่งพนักงานไปเรียนรู้ผ่านการดูงาน ซึ่งวันนี่ผมก็หยิบเอาอีก 1 วิธี ที่ใช้ในการพัฒนาบุคลากรแบบเชิงรุกมาฝากเพื่อน ๆ ทุกคน ซึ่งเป็นวิธีที่เรียกว่า “การโค้ชชิ่ง (Coaching Session) ”
5 ขั้นตอนการโค้ชชิ่งเพื่อพัฒนาบุคลากร (Coaching)
การโค้ชชิ่งคือการชี้ให้เห็นจุดที่สามารถพัฒนาได้ของผู้รับการโค้ชแบบเฉพาะเจาะจง ซึ่งสามารถทำได้ทั้งแบบกลุ่มและแบบเดี่ยว โดยอาจจัดเป็นการโค้ชชิ่งแบบกลุ่มทุกเดือนหรือทุกไตรมาส
แต่เนื่องจากวันนี้ผมมาพูดถึงการโค้ชชิ่งแบบเชิงรุก จึงจะพูดถึงการโค้ชชิ่งแบบ 1 ต่อ 1 ที่มักเกิดขึ้นเวลาลูกน้องหรือพนักงานทำอะไรบางอย่างผิดพลาด ซึ่งคุณจำเป็นต้องเรียกมาตักเตือนหรือสอนงาน ซึ่งเวลาตรงนี้เองคือโอกาสที่คุณสามารถโค้ชชิ่งเพื่อให้เขาเก่งขึ้นได้ วันนี้ผมจึงนำขั้นตอนในการทำโค้ชชิ่งให้ได้ประสิทธิภาพมาฝากทุกคนครับ
#1 เริ่มจากจุดที่ “อยากให้เขาพัฒนาจริง ๆ”
ข้อแรกคือการเริ่มต้นที่ตัว คุณเอง นั่นคือความตั้งใจตั้งต้นในการโค้ชชิ่ง ต้องมาจากความต้องการอยากให้ลูกน้องเก่งขึ้นจริง ๆ ซึ่งตรงนี้ผมคิดว่าหัวหน้าส่วนใหญ่ก็เป็นแบบนี้อยู่แล้ว (สำหรับส่วนน้อยที่เน้นด่าเอามัน ก็ต้องบอกตรง ๆ ว่า คุณอาจจะไม่เหมาะกับตำแหน่งหัวหน้าเท่าไหร่) แต่อีกเรื่องที่ คุณต้องรู้คือเรื่องของ “อารมณ์”
บางครั้งเราก็แยกไม่ออกนะครับว่า ตอนที่กำลังโค้ชชิ่งอยู่เราใช้อารมณ์มากกว่าเหตุผลหรือเปล่า ซึ่งมันไม่ได้แปลว่า คุณจะมีอารมณ์ไม่ได้นะครับ เพราะบางครั้งปัญหามันก็ใหญ่หรือซ้ำซากจริง ๆ การมีอารมณ์เป็นเรื่องปกติมาก ๆ
แต่คุณต้องรู้ตัวว่าตอนนี้ คุณมีอารมณ์อยู่และต้องรู้ด้วยว่าอารมณ์ตอนนี้เป็นเชิงบวกหรือเชิงลบ และนำอารมณ์เหล่านั้นมาใช้ให้เป็นประโยชน์ เช่น ถ้าตอนนี้ คุณอารมณ์เชิงบวก อาจจะเหมาะกับการโค้ชชิ่งในเรื่องเชิงบวกอย่างงานด้านครีเอทีฟต่าง ๆ แต่ถ้าตอนนี้ คุณอารมณ์ค่อนไปทางลบ ก็อาจจะเหมาะกับการโค้ชชิ่งในปัญหาที่ค่อนข้างใหญ่และหนัก ที่ต้องการการเปลี่ยนแปลงแบบเห็นผล
สุดท้ายสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ คุณต้องมีสติและรู้ตัวว่าตอนนี้ คุณกำลังรู้สึกอะไรอยู่ เพื่อให้การโค้ชชิ่งในตอนนั้นได้ผลสูงสุด
#2 วิเคราะห์ปัญหาว่าเกิดจากอะไร
เมื่อเกิดปัญหาขึ้นไม่ได้แปลว่าปัญหานั้นจะเกิดขึ้นมาจากตัวบุคคลหรือตัวพนักงานเสมอไปนะครับ มีความเป็นไปได้ว่าปัญหานั้นอาจจะเกิดจากปัญหาอื่นได้เช่นกัน
จุดแรกที่อาจเกิดปัญหาได้คือตัวบุคคล เช่น บางคนอาจจะผิดพลาดเพราะนั่นเป็นโปรเจคแรกของเขาเขาเลยผิดพลาด หรือบางครั้งพนักงานคนนี้อาจจะเก่งแล้ว แต่ไม่รู้ว่าจะพัฒนาต่อให้เก่งขึ้นได้อย่างไร นี่ก็เป็นปัญหาเหมือนกันนะครับ คุณต้องรู้ว่าปัญหาหรือตัวพนักงานของ คุณกำลังอยู่ในจุดไหน
จุดที่ 2 คือเรื่องระบบหรือสิ่งแวดล้อมในที่ทำงาน บางครั้งลูกน้องของ คุณอาจจะเป็นคนที่มีความสามารถและมีคุณภาพ แต่ถูกระบบหรือว่าสังคมในที่ทำงานกดเอาไว้ไม่ให้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่ ซึ่งนี่เป็นปัญหาใหญ่ขององค์กรเลยก็ว่าได้ครับ
จุดที่ 3 คือตัวของคุณเอง บางครั้งคนที่เป็นหัวหน้านี่แหละที่เป็นปัญหามากที่สุด ย้อนกลับไปข้อหนึ่งครับว่า Mindset และ Intension ของคนที่เป็นหัวหน้าคืออะไร บางครั้ง Mindset ของหัวหน้าไม่เชื่อว่าลูกน้องตัวเองสามารถเก่งขึ้นได้ หรือคิดว่าลูกน้องจะต้องทำผิดตลอดเวลา บางที Mindset ของคนที่เป็นหัวหน้านี่แหละ คือปัญหาใหญ่ที่สุดในองค์กร
#3 เริ่มต้นแก้ปัญหาด้วยการ Feedback
วิธีการในการโค้ชชิ่งลูกน้องที่ดีที่สุดคือการ feedback นั่นคือการพูดถึงปัญหาอย่างตรงไปตรงมา โดยไม่ทำการตัดสินที่ตัวบุคคล เช่น คุณอาจจะบอกเขาว่า ปัญหาของเขาคือการส่งงานล่าช้า ซึ่งเป็นอย่างนี้มา 3 ครั้งติด ๆ กัน และมันส่งผลให้เกิดปัญหากับการทำงานส่วนอื่น แต่สิ่งที่ คุณไม่ควรทำเลยคือไปตัดสินว่าเขาอู้งาน ไปตัดสินว่าเขาขี้เกียจ หรือไปตัดสินว่าเขาไม่มีความสามารถในการทำงานนี้
อย่างที่กล่าวไปในข้อ 2 บางครั้ง คุณก็ไม่รู้ว่า ปัญหาที่แท้จริงเกิดจากอะไร ดังนั้นก่อนที่ คุณจะตัดสิน คุณจำเป็นจะต้องให้โอกาสเขาได้พูดก่อนว่าปัญหาในมุมของเขาคืออะไร เมื่อรู้แล้วก็เริ่มทำการ feedback หรือทำการสอน โดยอาจบอกเขาว่า ‘ถ้าเป็นคุณ คุณจะแก้ปัญหานี้อย่างไร’
เน้นย้ำนะครับว่า คุณต้องคำนึงถึงสถานการณ์หรือบริบทที่เขาเจอด้วย
หลังจากแนะนำวิธีแก้ปัญหาให้เขาแล้ว อย่าลืมถามเขาว่าในส่วนของเขา เขาคิดว่าจะเอาวิธีนี้ไปปรับใช้อย่างไรได้บ้าง เพราะหลายครั้งข้อผิดพลาดของการ feedback คือหัวหน้าพูดและสอนอย่างเดียว ไม่ได้ถามอีกฝ่ายเลยว่า ว่าเขารับได้ถึง 100% ที่ คุณสอนหรือเปล่า เลยทำให้ครั้งหน้าเขาก็ทำผิดเรื่องเดิมอีกแล้ว คุณก็เรียกเขามาดุด่าหรือมาสอนเรื่องเดิมอีก
สุดท้ายหลังจากที่ คุณ feedback ลูกน้องเสร็จแล้ว สิ่งที่ คุณควรทำมากที่สุดคือ การกลับมา feedback ตัวเอง ว่า คุณสามารถเปลี่ยนตัวเอง พัฒนาตัวเองหรือ คุณสามารถทำอะไรได้บ้าง เพื่อให้ในอนาคตไม่เกิดปัญหานี้ขึ้นอีก เช่น ถ้าปัญหาของเขาคือการไม่มีโอกาสได้เสนอแนวคิดหรือไอเดีย ทำให้งานที่ออกมาไม่ได้ประสิทธิภาพ คุณก็อาจจะเปลี่ยนวิธีการพูดคุยของ คุณ ให้ลูกน้องรู้สึกสบายใจในแสดงความคิดเห็นมากขึ้น เป็นต้น
#4 Follow up หรือติดตามผล
ในการ feedback หรือว่าการสอนงานแบบตัวต่อตัว สิ่งสำคัญคือ คุณจำเป็นจะต้องอัพเดทด้วยว่า สิ่งที่ คุณสอนไปหรือสิ่งที่ได้ feedback พูดคุยกันในการโค้ชชิ่ง ผลลัพธ์ของการพูดคุยเป็นอย่างไรบ้าง มีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ หรือเขายังผิดจุดเดิมอยู่หรือเปล่า เพื่อวัดผลเป็นระยะ ๆ ว่าพนักงานของ คุณได้พัฒนาตัวเองหลังจบการโค้ชชิ่งหรือเปล่า
คุณอาจจะถามเขาก็ได้ว่า เขาคิดว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการพัฒนาตัวเองในเรื่องนี้ ซึ่งถ้าเป็นเรื่องของนิสัยหรือการกระทำในที่ทำงาน คุณอาจจะตกลงที่ 7 วัน หรือ 14 วัน แล้วแต่ดุลพินิจของ คุณ แต่ถ้าเป็นเรื่องของชิ้นงานหรือโปรเจค คุณอาจจะตกลงกันว่าขอเห็นการพัฒนาในงานหรือโปรเจคถัดไปก็ได้
#5 เชื่อในการพัฒนาแบบเป็นขั้นเป็นตอน ค่อย ๆ เป็นค่อย ๆ ไป
หนึ่งในข้อผิดพลาดของคนที่เป็นหัวหน้าคือ หลังจบการโค้ชชิ่ง คุณต้องการจะเห็นการเปลี่ยนแปลงแบบหน้ามือเป็นหลังมือ เช่น ถ้าลูกน้องเป็นคนที่นำเสนองานได้ไม่เก่ง ในมุมของ คุณอาจจะให้คะแนนแค่ 2 แล้วพอจบการโค้ชชิ่ง คุณคาดหวังให้เขาพัฒนาจาก 2 กลายเป็น 9 ในทันที ซึ่งมันเป็นไปไม่ได้
คุณจะต้องเชื่อในการพัฒนาตัวเองของคนของ คุณ และ คุณก็ต้องรู้ด้วยว่าแต่ละคนใช้เวลาในการพัฒนาไม่เท่ากัน แน่นอนว่ามันคงไม่นานเกินไปถึง 2 เดือน 3 เดือนหรือครึ่งปี แต่เขาก็คงไม่สามารถพัฒนาแบบชั่วข้ามคืนได้แน่นอน คุณอาจจะต้องคอยวัดผลแล้วก็คอยติดตามอยู่เรื่อย ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการโค้ชชิ่งได้ผล และตัว คุณเองจะได้ไม่ไป Micromanage หรือเจ้ากี้เจ้าการกับลูกน้องมากเกินไป เพราะจุดนั้นเองที่จะทำให้การพัฒนาของลูกน้องของ คุณไม่เกิดขึ้น
สุดท้ายในการพัฒนาบุคลากรของ คุณ สิ่งสำคัญนอกเหนือจากตัว คุณ ก็คือตัวของผู้ที่ได้รับการโค้ชชิ่ง คุณต้องมั่นใจว่าลูกน้องของ คุณเป็นคนที่มี Growth mindset หรือเป็นคนที่เชื่อว่าตัวเองสามารถพัฒนาได้
ซึ่งตรงนี้ คุณจำเป็นจะต้องพูดคุยกับฝ่าย HR ว่าจะทำอย่างไร ให้คนที่จะรับเข้ามาในองค์กรหลังจากนี้ เป็นคนที่มี Growth mindset และพร้อมที่จะเรียนรู้พัฒนาตัวเอง เพราะถ้าเกิด คุณรับคนที่ไม่พร้อมจะเรียนรู้ไม่พร้อมจะพัฒนาตัวเองเข้ามา ต่อให้ คุณจัดโค้ชชิ่งอีกกี่สิบกี่ร้อยครั้ง เขาก็จะไม่มีทางพัฒนาแน่นอนครับ