การทำงานผิดพลาดเป็นธรรมดาของคนที่อยู่ในวัยทำงานทุกคน ขณะเดียวกันหากอยากมีความก้าวหน้าในอาชีพการงานก็ต้องมีการพัฒนาทักษะ วิธีและกระบวนการในการทำงาน รวมถึงมีการเรียนรู้เกี่ยวกับการทำงานตลอดเวลาด้วย และวิธีการแก้ไขการทำงานที่ผิดพลาดที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด คือการเรียนรู้จากความผิดพลาดที่เกิดขึ้นนั้นเอง
ดังนั้นในบทความนี้ผมจะมาแนะนำวิธีแก้ไขการทำงานที่ผิดพลาดเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพกัน
วิธีแก้ไขการทํางานผิดพลาด
รู้จักสาเหตุก่อนแก้ไข
ความผิดพลาดของการทำงานสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา และวิธีการแก้ไขงานให้ถูกต้องก็มีวิธีการที่แตกต่างกันไปตามแต่ละชิ้นงานด้วย ซึ่งก่อนที่จะแก้ไขความผิดพลาดของงานได้เราควรทำความรู้จักกับสาเหตุที่สามารถทำให้งานผิดพลาดเสียก่อน เกิดได้จากอะไรบ้าง?
#1 ขาดการวางแผนหรือจัดลำดับความสำคัญของงาน
งานแต่ละอย่างอาศัยความละเอียดรอบคอบไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจรวมถึงความครบถ้วนหรือความถูกต้องของงาน ไปจนถึงความสามารถในการส่งมอบงานได้ทันตามกำหนดจะต้องเกิดจากการวางแผนอย่างเป็นขั้นเป็นตอน และค่อย ๆ ปฏิบัติไปตามแผนการที่วางไว้จึงจะสามารถได้ผลลัพธ์ของงานตามที่กำหนดไว้ได้
#2 ขาดความรู้ ความเข้าใจ ในการทำงานที่ถูกต้อง
ปัญหาด้านความรู้ ความเข้าใจรวมถึงความคาดหวังของหัวหน้างาน เพราะความสำเร็จของชิ้นงาน โดยเฉพาะชิ้นงานที่เกิดจากการทำงานของระบบจะต้องใช้ความรู้และทักษะที่ถูกต้องในการจัดการกับระบบงานนั้น ๆ ชิ้นงานที่ออกมาจึงสามารถสำเร็จได้ตามรูปแบบที่กำหนดไว้
#3 การปิดกั้นตัวเองและไม่ให้ความสำคัญของการพัฒนาความสามารถ
การพัฒนาทักษะในการทำงานคือทั้งโอกาสและอุปสรรคที่สำคัญที่ทำให้งานเกิดข้อผิดพลาดได้มากที่สุด ซึ่งการปิดกั้นเกิดได้จากหลายปัจจัย อาทิ ทัศนคติ ความคิดเห็นส่วนตัว ตลอดจนขาดความศรัทธาและเชื่อมั่นในผลสำเร็จของงาน ซึ่งต้องรีบทำการแก้ไขหากต้องการให้ตัวเองประสบความสำเร็จในหน้าที่การงาน
ขั้นตอนแก้ไขการทำงานที่ผิดพลาด
เมื่อเรารู้ถึงสาเหตุที่ทำให้งานผิดพลาดแล้ว ลำดับต่อมาเพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบกับผู้อื่นที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับความผิดพลาดจากการทำงานของเรา เราจึงต้องมีวิธีการแก้ไขดังนี้
#1 ค้นหาให้เจอว่าได้ทำงานส่วนใดที่ผิดพลาด
เช่น เกิดความเข้าใจผิดเกี่ยวกับระบบการทำงานของเครื่องจักร หากดำเนินการยังไม่ถึงขั้นตอนสุดท้ายควรหยุดมือแล้วทบทวนขั้นตอนการทำงานของเครื่องจักรตั้งแต่ขั้นตอนแรก แล้วตรวจสอบว่าได้ทำงานส่วนใดที่ผิดพลาดค่อยทำการแก้ไขในจุดนั้นก่อนจะดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
หรือหากไม่รู้จริง ๆ ว่าได้ทำส่วนใดผิดพลาดไปให้สอบถามจากเพื่อนร่วมงานหรือผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในเรื่องนั้น ๆ เพื่อขอคำแนะนำในการแก้ไขให้ถูกต้อง
#2 เรียนรู้จากความผิดพลาด
ให้ใช้ประสบการณ์ที่เกิดขึ้นในอดีต นำมาแก้ไขความผิดพลาดของงานในปัจจุบัน เช่น ทำงานในตำแหน่ง Telesales ที่พบว่าลูกค้าที่กำลังได้รับมอบหมายให้โทรไปไม่ได้มีความสนใจต่อสินค้าหรือบริการที่นำเสนอ
วิธีการแก้ไขอาจทำได้ด้วยการเลือกเป้าหมายอื่นเพื่อโทรขายสินค้าแทน หรือถ้าจำเป็นต้องโทรหาบุคคลที่หัวหน้ามอบหมายให้ซึ่งเรารู้อยู่แล้วว่าเขาไม่ได้สนใจสินค้านี้ ให้โทรหาเพื่อสอบถามความสนใจสินค้าอื่นที่เกี่ยวข้องแทน
การทำแบบนี้นอกจากทำงานที่ได้รับมอบหมายได้สำเร็จ ยังช่วยให้ได้รับความไว้วางใจจากหัวหน้างานในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ด้วย
#3 ยอมรับในความผิดพลาด
เมื่อทำงานผิดพลาดไปแล้ว อันดับแรกต้องยอมรับในความผิดพลาดนั้น ไม่ควรโยนความผิดให้คนอื่น หรือโทษสิ่งรอบตัว หลังจากนั้นคิดหาวิธีการแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด หากไม่แน่ใจให้ปรึกษาหัวหน้างานถึงวิธีการแกไขที่คิดได้ก่อนที่จะลงมือแก้ไขความผิดพลาดนั้น
เช่น แพ็คสินค้าไม่ครบตามออเดอร์ของลูกค้า ก็ต้องยอมรับก่อนว่าลืมหรือขั้นตอนใดที่ผิดพลาดไป จากนั้นเสนอวิธีแก้ไขต่อหัวหน้า เช่น มีการโทร. ไปขอโทษลูกค้าและจะมีการส่งของที่ขาดไปให้ลูกค้าอีกครั้งเป็นต้น ขณะเดียวกันควรมองหาวิธีการป้องกันความผิดพลาดของงานประเภทเดียวกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดในอนาคตอีก เช่น กำหนดให้มีเช็คลิสต์ในการแพ็คสินค้าก่อนการนำส่งสินค้าให้ลูกค้าทุกครั้ง เป็นต้น
#4 มองหาทางเลือกในการแก้ไข
ให้มองความผิดพลาดเราจากหลายๆมุมมอง (หรือหลายๆแผนกหากเป็นในที่ทำงาน) เพื่อนำเสนอแนวทางแก้ไขที่ดีที่สุดและยอมรับได้สำหรับทุกฝ่าย
เช่น สั่งซื้ออุปกรณ์มาสต็อกผิดประเภท จะมีทางเลือกให้แก้ไขได้โดย นำอุปกรณ์ชิ้นนั้นไปประยุกต์ใช้กับการผลิตสินค้าประเภทอื่น หรือการต่อรองกับผู้ให้บริการให้มีการให้ส่วนลดสำหรับการสั่งซื้ออุปกรณ์ครั้งต่อไป ไม่ก็มองหาอุปกรณ์ที่ใช้ทดแทนกับอุปกรณ์ที่สั่งซื้อผิดมาได้ เป็นต้น
#5 การพักผ่อนอย่างเต็มที่
งานที่ทำผิดพลาดไปบ่อยครั้งเกิดจากความไม่พร้อมของร่างกายหรือจิตใจ
เช่น ความเจ็บป่วยหรือมีเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับงานมากวนใจ ดังนั้นอันดับแรกที่จะแก้ไขไม่ให้เกิดความผิดพลาดคือการเตรียมตัวเองให้พร้อมสำหรับการทำงานในแต่ละวันเสมอ หรือหากรู้ว่าผิดพลาดไปแล้วเนื่องจากความไม่พร้อมให้หยุดมือ หาคนมาทำแทน ไม่ก็จัดการกับความรู้สึกของตัวเองให้ได้ก่อนที่จะทำงานขั้นตอนต่อไป ผลลัพธ์สุดท้ายของงานจะได้ออกมาสมบูรณ์ที่สุดและไม่ถูกตำหนิจากหัวหน้างาน
สุดท้ายแล้วที่กล่าวมาทั้งหมดคือวิธีการแก้ไขความผิดพลาดของงานที่เกิดขึ้น แต่วิธีการที่ดีที่สุดเพื่อให้ผลลัพธ์ของงานออกมาเป็นที่พอใจสำหรับทุกฝ่ายคือการมองหาวิธีลดข้อผิดพลาดของการทำงาน ดังที่ผมได้เคยบอกไว้ในบทความก่อนหน้านี้