หลายๆธุรกิจก็ต้องทำงานกับสต็อกไม่มากก็น้อย ร้านค้าก็ต้องมีการจัดเก็บสต็อกสินค้า หรือหากเป็นธุรกิจแนวอื่นก็ต้องมีการจัดเก็บอุปกรณ์ หรือแม้แต่วัตถุดิบต่างๆ ซึ่งหนึ่งปัญหาที่ทุกธุรกิจต้องเจอก็คือ ‘สต็อกไม่ตรง’ ยิ่งธุรกิจทำงานกับสต็อกเยอะแค่ไหน ปัญหานี้ก็ยิ่งเพิ่มพูนเป็นทวีคูณ
ในบทความนี้ เราจะมาดูกันว่าปัญหาสต็อกค้างมีอะไรบ้าง และ เราจะแก้ไขปัญหาแบบนี้ได้อย่างไรบ้าง วิธีแก้บางอย่างอาจจะไม่ได้เป็นสิ่งที่เราทำได้ทันที แต่อาจจะเป็นการแก้ทั้งระบบ หรือฝึกพนักงานกันใหม่หมดเลยนะครับ
4 ต้นตอของปัญหาสต็อกไม่ตรง
ก่อนที่เราจะไปดูวิธีแก้ปัญหานี้ เราต้องทำความเข้าใจก่อนว่าปัญหานี้เกิดได้จากอะไรบ้าง ธุรกิจส่วนมากทำแค่การดูสต็อกในแต่ละช่วง และสต๊อกไม่ตรงค่อยมาหาวิธีการแก้ปัญหา ซึ่งจริงๆแล้ว ในโลกของ ‘การบริหารการปฏิบัติการ’ (Operations Management) หรือแม้แต่เรื่องของการบัญชี (Accounting) เราจะเน้นการป้องกัน มากกว่าการแก้ไขปัญหา
ซึ่งต้นตอของปัญหาสต๊อกไม่ตรงก็มีกันอยู่ไม่กี่อย่างหรอกครับ
#1 ขโมย และ ความเสียหายอื่นๆ – รวมถึงเรื่องของการขโมยและสินค้าเสียหาย ซึ่งก็เป็นปัญหาที่เกิดได้บ่อยในธุรกิจที่ไม่ได้มีการจัดระบบสต๊อกไว้อย่างดี ยิ่งเรามีสินค้าเยอะเราก็ยิ่งคุมข้อมูลเหล่านี้ได้ยาก
ขโมยเป็นปัญหาที่หลายๆธุรกิจกลัวกัน แต่อีกหนึ่งปัญหาก็คือเรื่องของความผิดพลาดแบบไม่ได้ตั้งใจ ยกตัวอย่างเช่น บางทีสินค้าเสียหายแล้วมีคนหยิบไปทิ้ง แต่ไม่ได้มีการจัดเก็บไว้ในระบบข้อมูล พอมาดูข้อมูลในบัญชีก็เลยกลายเป็นว่าสต๊อกไม่ตรง
#2 นับผิด (Human Error) – ธุรกิจส่วนมากต่อให้มีไอทีมากแค่ไหน ก็ยังจำเป็นต้องใช้คนในการจัดเก็บข้อมูลหรือแม้แต่จัดการสต๊อก (นับสต็อก ขนย้าย ขนส่ง)
จริงๆตามหลักแล้วเรื่องการนับผิดถือว่าเป็นเรื่องธรรมชาติที่เกิดขึ้นได้เรื่อยๆ แต่หากเราอยากจะลดปัญหาการนับผิดจริงๆ เราก็สามารถเพิ่มกระบวนการในการจัดเก็บข้อมูลได้ เช่น ให้มีคนเซ็นอนุมัติหลายคน หรือมีคนรับผิดชอบในแต่ละกระบวนการ เราจะได้หาต้นตอของปัญหาได้ๆ
#3 ลงข้อมูลผิด – การลงข้อมูลผิดก็เป็นอีกหนึ่งปัญหาที่เห็นได้บ่อย ส่วนมากจะเกิดในธุรกิจที่มีระบบพอสมควร แต่ระบบยังไม่ครอบคลุมความผิดพลาดทุกอย่าง ยกตัวอย่างเช่นแทนที่พนักงานจะลงว่าสินค้ามีอยู่ 10 ชิ้น แต่กลายเป็นลงว่ามีอยู่ 100 ชิ้น
ในส่วนการที่เรามีเอกสารเยอะ รู้ว่าต้นทางปลายทางมาจากที่ไหนบ้าง ก็จะทำให้เราสามารถหาต้นตอข้อมูลได้ง่ายขึ้น ในหลายๆธุรกิจต้องมีการเชื่อมเบอร์สินค้าต่างๆเข้ากับเบอร์ PO (ใบสั่งซิ้อ) และเอกสารอื่นๆ เพื่อที่เราจะได้สามารถมองเห็นการเคลื่อนไหวของสต๊อกได้ตลอดเวลาและในทุกขั้นตอน
#4 วินัยในการจัดเรียงสินค้า – สามารถเป็นได้ทั้งเรื่องของวินัยพนักงานหรือแม้แต่เรื่องของกระบวนการต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น ถึงแม้เราจะมีขั้นตอนให้พนักงานเซ็นเอกสารว่านับสินค้าแล้ว แต่สุดท้ายพนักงานก็เซ็นมั่วๆไปเพื่อให้จบงาน
ในส่วนนี้หากเรามองว่าพนักงานผิด หาคนใหม่มาทำ หรือจะบอกว่าให้เงินเดือนเพิ่มเพื่อให้ตั้งใจทำงานมากขึ้นก็ได้ แต่ในหลายครั้งปัญหานี้เกิดจากกระบวนการมากกว่า เช่น พอพนักงานมีของให้นับเยอะก็จะเกิดการขี้เกียจนับ ซึ่งโดยรวมแล้วผู้บริหารก็ควรเข้าไปดูด้วยว่าเราสามารถช่วยพนักงานทำงานเหล่านี้ได้ง่ายขึ้นได้อย่างไรบ้าง
ส่วนตัวแล้ววิธีการแก้ปัญหาสต็อกไม่ตรงแบบเฉพาะหน้าก็อาจจะมีอยู่บ้าง ยกตัวอย่างเช่นไปดูข้อมูลย้อนหลังเพื่อดูว่าพนักงานคนไหนขโมยไปหรือเปล่า หรือไปคุ้ยเอกสารแล้วเจอว่าสต็อกเราหายไปเพราะเราจดไม่ดี มีคนเบิกออกแล้วไม่ได้เซ็นชื่อ
ซึ่งงานติดตามข้อมูลหรือว่างานสืบสวนสอบสวนแบบนี้ หากจะให้ทำเป็นครั้งคราวเพื่อทำให้เอกสารเรียบร้อย จัดส่งทางบัญชีได้ก็เป็นเรื่องดี แต่ในความเป็นจริงแล้ว การที่เราต้องอดหลับอดนอนมาหาสต็อกที่หายไปหรือนั่งคิดว่าสต็อกเกินมาจากไหนก็เป็นเรื่องที่เสียเวลาจริงๆ ในหัวข้อต่อไปเรามาดูกันว่าเราจะป้องกันวิธีนี้ได้อย่างไรบ้าง
วิธีแก้ปัญหาสต็อกไม่ตรง
ในส่วนนี้ผมไม่ขอพูดเรื่องการจัดระบบบัญชีหลังบ้านนะครับ แต่อยากให้ทุกคนเข้าใจก่อนว่า ‘สต็อก’ (Inventory) ควรจะแยกออกมาเป็นหลายประเภท
Raw materials วัตถุดิบที่ใช้ผลิตสินค้า ยกตัวอย่างเช่นร้านอาหารและโรงงานต่างๆ
Work in process งานระหว่างทำ = วัตถุดิบที่อยู่ในกระบวนการผลิต แต่ยังไม่พร้อมที่จะนำไปขายจริง (เช่นเราเอาหมูมาหมักแล้ว แต่ยังไม่ได้เอาไปต้มขายเป็นหม้อชาบู)
Finished goods สินค้าสำเร็จรูป = สินค้าที่ผลิตเสร็จแล้ว พร้อมที่จะขาย
ในเบื้องต้นถ้าเราสามารถแยกสินค้าคงคลังออกมาเป็นแบบนี้ได้ เราก็จะสามารถเห็น ‘การเคลื่อนไหว (Flow)’ ของสต๊อกทั้งหมดได้ (อาจจะดูเยอะ แต่ผมขอบอกก่อนว่าเป็นแค่ข้อมูลเบื้องต้นเท่านั้น เพราะยิ่งบริษัทมีกระบวนการที่ซับซ้อนเท่าไหร่ เราก็ยิ่งต้องติดตามสินค้าเยอะเท่านั้น)
โดยข้อแนะนำในการแก้ปัญหาสต๊อกไม่ตรงมีดังนี้
#1 ตรวจสต็อกให้บ่อยขึ้น – ส่วนนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละธุรกิจเลย บางธุรกิจก็ต้องตรวจสต็อกทุกวัน บางธุรกิจตรวจสต๊อกแค่ตอนส่งเอกสารบัญชี เพราะฉะนั้นคำตอบที่ง่ายที่สุดก็คือเราต้องทำให้บ่อยขึ้น ถึงแม้จะมีการนำระบบไอทีมาคุมแล้วก็ยังต้องมีการนับมือซ้ำอีกรอบเพื่อป้องกันความผิดพลาด
คำตอบนี้อาจจะไม่ค่อยถูกหูหลายๆคนนักเพราะ 1) เราต้องทำงานมากขึ้น ซึ่งเท่ากับว่า 2) เราต้องใช้ต้นทุนและเวลามากขึ้น ในส่วนนี้อาจจะต้องปรับระบบภายในเรามากกว่าที่คิดครับ
#2 เพิ่มกระบวนการป้องกันความผิดพลาด – ให้พิจารณาดูแต่ละปัญหานะครับ อาจจะเป็นการติดกล้องเพื่อป้องกันขโมย การนับสต๊อกซ้ำเพื่อป้องกันความผิดพลาด การใช้ระบบบาร์โค้ดเพื่อป้องกันลงข้อมูลผิด
ผมขอบอกตามตรงว่าวิธีการแก้ปัญหาสต๊อกไม่ตรงนั้นมีเป็นร้อย เป็นพันวิธี แต่เราก็มีเวลาจำกัดมีเงินจำกัดใช่ไหมครับ เพราะฉะนั้นถึงแม้ว่าการที่เราทำทุกอย่างเพื่อแก้ปัญหาทุกวิธีเป็นสิ่งที่ดี แต่เราก็ควรจะแก้ปัญหาที่เราจับต้องได้และเป็นปัญหาที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของเราก่อน
… ซึ่งเราจะไม่สามารถรู้ได้เลยว่าเราจะทำอะไรได้บ้างหากเราไม่รู้ว่ากระบวนการไหนผิดพลาดบ้าง เพราะฉะนั้นเราก็ต้อง
#3 แต่ละกระบวนการต้องมีคนรับผิดชอบ – ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการไหน หากมีการนับสต็อก รับส่งสต็อก หรือ การเคลื่อนไหวอื่นๆ เราต้องมีเอกสารและชื่อคนรับผิดชอบเสมอ เอกสารเหล่านี้จะทำให้เรารู้ว่าปัญหาสต๊อกไม่ตรงเกิดจากกระบวนการหรือขั้นตอนไหน และชื่อคนรับผิดชอบจะทำให้เรารู้ว่าเราต้องไปคุยกับใครเพื่อที่จะพัฒนากระบวนการนี้ให้ดีขึ้น
#4 นำระบบไอทีมาแก้ไข – ผมเชื่อว่าระบบไอทีไม่ได้สามารถแก้ปัญหาให้กับเราได้ทุกอย่าง แต่อย่างน้อยก็สามารถทำให้พนักงานทำงานได้สะดวกมากขึ้น ทำให้ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้ง่ายมากขึ้น ทำให้เราสามารถเห็นปัญหาได้ชัดเจนมากขึ้น
ระบบไอทีบางอย่างมีทั้งการแจ้งเตือนเมื่อสต๊อกไม่ตรง มีทั้งฟีเจอร์ให้เราสามารถดูข้อมูลสต็อกได้ตลอดเวลา ทำให้คนดูแลระบบสามารถเห็นภาพรวมได้ง่าย ซึ่งก็จะทำให้เราสามารถแก้ปัญหาได้ก่อนที่ปัญหาจะบานปลาย (สินค้าหายชิ้นเดียวก็จะมีคนรู้ทันที ไม่ต้องรอพนักงานบัญชีมาค้นเจอภายหลัง)
สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือระบบไอทีจะช่วยทำให้พนักงานเรามีสมาธิในการทำงานมากขึ้น หากพนักงานไม่ต้องมาดูแลเอกสารหลายร้อยฉบับ ไม่ต้องมานับสินค้าร้อยพันชิ้นทุกวัน พนักงานเราก็จะมีสมาธิมากขึ้นและทำงานผิดพลาดน้อยลง
#5 หาคนมาดูแลโดยเฉพาะ – จากสิ่งที่ผมแนะนำมาทั้งหมด เราจะเห็นได้ว่างานดูแลสต๊อกนั้นไม่ใช่งานที่ผู้บริหาร 1 คนสามารถดูแลนอกเวลาได้ งานสต๊อกเป็นงานที่ต้องใส่ใจรายละเอียดเยอะ หมายความว่าเราควรจะมีคนหนึ่งคนที่สามารถดูส่วนนี้โดยเฉพาะได้ ขอย้ำว่ายิ่งสต๊อกเยอะ ยากก็ยิ่งหนัก
คนที่ดูแลสต็อก และ คนที่พัฒนาระบบ อาจจะไม่ใช่คนเดียวกัน ผมเคยทำงานฝ่ายวิศวะมาก่อน และ ผมก็เข้าใจดีว่าในตอนแรกๆที่เรากำลังแก้ปัญหานั้น การที่เราต้องนอนโกดังเก็บของเพื่อสร้างระบบนั้นเป็นเรื่องที่ต้องอาศัยความอดทนสูงจริงๆ
สุดท้ายนี้เกี่ยวกับการดูแลสต็อก
ในโลกการบริหารจะมีคำว่า Continuous Improvement (การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง) มากกว่าการแก้ปัญหาทันทีหรือเอาแบบทีเดียวจบ หากคุณกำลังทำบัญชีแล้วเจอปัญหาสต็อกไม่ตรง ข้อแนะนำเดียวก็คือต้องไปตามเอกสารแล้วก็ตรวจการเคลื่อนไหวสต็อกตามแต่ละขั้นตอนครับ แต่หากเราอยากจะแก้ปัญหานี้ให้มันน้อยลง เราก็ต้องทำดังที่ผมเขียนไว้ (ขอเน้นว่าน้อยลง เพราะปัญหาสต็อกไม่ตรงคงไม่มีวันหายไปตลอดกาล)
สุดท้ายนี้ วิธีการแก้ปัญหาส่วนมากก็คือ ‘ทำงานให้เรียบร้อยมากขึ้น’ ‘จัดเก็บข้อมูลให้ดีขึ้น’ หรือ ‘ฝึกวินัยกันมากขึ้น’ บางครั้งเราอาจจะเห็นว่าพนักงานคนนู้นคนนี้ทำงานไม่เรียบร้อย ลงข้อมูลผิดบ่อย หรือชอบทำของหล่นหาย ซึ่งแน่นอนหากเป็นในกรณีบริษัทขนาดเล็ก การที่เราเปลี่ยนพนักงานก็อาจจะแก้ไขปัญหาได้เฉพาะหน้า แต่ในอนาคตเราก็ไม่มีอะไรมารับประกันอยู่ดีว่าพนักงานคนใหม่ๆจะไม่ทำปัญหานี้ซ้ำ
ผมคิดว่าคำตอบที่ดีที่สุดของการดูแลสต๊อกก็คือการทำทุกอย่างให้เป็นระบบ ซึ่งคนในยุคนี้อาจจะไม่ค่อยชอบใจเท่าไหร่ เพราะมันรวมถึงการทำงานหนักขึ้น มีงานเอกสารเยอะขึ้น (ถึงแม้ว่าระบบไอทีสมัยนี้จะมีราคาถูกลง และใช้งานได้ง่ายมากขึ้น ถ้าเป็นงานที่ไม่ค่อยมีใครชอบอยู่ดี)