Kaizen ไคเซ็นกับการบัญชี – วิธีลดค่าใช้จ่ายแผนกบัญชี

Kaizen แต่เดิมคือระบบการพัฒนากระบวนการปฏิบัติการต่างๆให้มีความรวดเร็วมากขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เราจะเห็นได้ว่า Kaizen เป็นกระบวนการที่ถูกสร้างมาเพื่อธุรกิจอุตสาหกรรม ธุรกิจการผลิต หรือธุรกิจที่มีกระบวนการที่สามารถทำซ้ำได้เยอะๆ แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่า Kaizen ไม่สามารถถูกนำไปใช้พัฒนากระบวนการอย่างอื่นได้เช่นกัน

หนึ่งในกระบวนการทำงานของบริษัทที่มีการทำซ้ำเยอะ และมีการใช้งานเอกสารเยอะ ก็คือแผนกบัญชี ซึ่งในประเทศไทยก็มีคนนำกระบวนการ Kaizen มาใช้พัฒนาวิธีการทำงานส่วนต่างๆให้เรียบง่ายและประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้น

สำหรับคนที่อยากเรียนรู้เรื่องพื้นฐานของ Kaizen ผมแนะนำให้อ่านบทความนี้ของผมก่อนนะครับ Kaizen คืออะไร? กลยุทธ์การใช้งาน และ ตัวอย่างที่ทำตามได้จริง

ในบทความนี้เรามาลองดูว่าเราจะสามารถนำ Kaizen มางานเพื่อพัฒนากระบวนการของแผนกบัญชีได้แค่ไหน

ไคเซ็นกับการบัญชีทำยังไงได้บ้างนะ [Kaizen for Finance and Accounting Department]

Kaizen หรือไคเซ็นที่ใช้กับการบัญชี รวมถึงการจัดการเอกสาร การลดเวลาการทำเอกสาร และการลดจำนวนเอกสาร เพื่อทำให้กระบวนการทำงานเรียบง่าย รวดเร็ว และประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้น โดยอาจจะเริ่มจากกระบวนการ 5 ส หรือความสูญเสียทั้ง 7

อย่างที่ทุกคนรู้กัน งานแผนกบัญชีและการเงินเป็นงานที่ใช้ความละเอียดรอบคอบสูง และก็ยังเป็นงานที่มีเอกสารเยอะมาก ซึ่งโดยปกติแล้วหลายขั้นตอนของกระบวนการทำบัญชีจะมีการทำซ้ำบ่อย เป็นงานที่อาศัยความแม่นยำสูงแต่ก็แลกมาด้วยประสิทธิภาพที่อาจจะชักช้ากว่าแผนกอื่นบ้าง

โดยเฉพาะงานบัญชีและการเงินในประเทศไทย ที่ในหลายกระบวนการทำงานยังต้องมีการจัดเก็บเอกสารเป็นปึกใหญ่ๆหลายปึก ทั้งการวางบิล เอกสารค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่สำคัญเอกสารหลายอย่างต้องมีการเซ็นรออนุมัติผ่านหลายแผนกอีกด้วย 

หลักการของ Kaizen นั้นมีหลายรูปแบบที่เราสามารถนำมาใช้พัฒนากระบวนการต่างๆได้ แต่ในวันนี้ผมจะขอยกตัวอย่างของ 5ส ที่เข้าใจได้ง่ายและสามารถนำมาไปปฏิบัติได้จริง โดยที่จุดสำคัญก็คือ ‘สะดวก’ หรือการจัดระเบียบ ‘สร้างมาตรฐาน’ และ ‘สร้างวินัย’

5ส เป็นกระบวนการสำคัญในการพัฒนาระบบต่างๆ คนที่จะทำ Kaizen ก็ควรลองศึกษาไว้นะครับ 5ส คืออะไร? (ประวัติ ตัวอย่าง กลยุทธ์ ประโยชน์ การใช้งาน) [5S]

จัดระเบียบเอกสาร

Kaizen ที่ทำได้ง่ายที่สุดและมีผลเยอะที่สุดสำหรับแผนกบัญชีก็คือการจัดระเบียบเอกสาร เป็นการจัดระเบียบแต่งเอกสารตามหมวดหมู่ ตามวันที่ เพื่อให้มีความสะดวกต่อการใช้งาน และมีมาตรฐานที่ดีที่ทำให้พนักงานบัญชีหลายๆคนสามารถเข้าใจได้ง่าย 

วัตถุประสงค์ของการจัดระเบียบเอกสารก็คือการทำให้คนค้นหาสามารถหาได้ง่าย เป็นการลดกระบวนการทำงานอย่างหนึ่ง ยิ่งในองค์กรมีพนักงานเยอะ เอกสารที่ต้องจัดเก็บก็จะมีเยอะขึ้น และจำนวนพนักงานที่ต้องมาค้นหาเอกสารก็มีอย่างอื่นเช่นกัน

ปัญหาแรกก็คือ ส่วนมากแล้วคนจัดเก็บเอกสารกับคนค้นหาเอกสารอาจจะเป็นคนละคนกัน ซึ่งในกรณีนี้ควรจัดเก็บเอกสารก็จำเป็นต้องเก็บเอกสารให้มีระเบียบ มีการแปะป้ายอธิบายทุกอย่าง แสดงแยกประเภทเอกสารไว้อย่างชัดเจน

ปัญหาที่สองก็คือการจัดระเบียบเอกสารเป็นเอกสารที่ใช้บ่อยและเอกสารที่ไม่ได้ใช้บ่อย โดยเอกสารที่ใช้บ่อยต้องอยู่ในจุดที่ค้นหาได้ง่ายและใกล้มือคนใช้งานมากกว่า เพื่อลดเวลาในการค้นหาเอกสาร 

อาจจะเริ่มด้วยการแยกประเภทเอกสารเป็นเอกสารในเดือนปัจจุบัน เอกสาร 3 เดือนที่แล้ว เอกสาร 1 ปี 3 ปี และ 7 ปี โดยที่เอกสารที่ใหม่สมควรถูกจัดเก็บไว้ใกล้มือผู้ใช้มากกว่า ในหลักการคิดของ Kaizen นั้นการที่พนักงานต้องใช้เวลาค้นหาเอกสาร หรือต้องเดินไปหยิบเอกสารไกลบ่อยๆ ก็ถือว่าเป็นการ ‘เสียเวลา’

ท้ายที่สุดแล้ว มาตรฐานการทำงานและวินัยในการจัดเก็บเรียบเรียงเอกสารก็สำคัญที่สุด ส่วนมากเราจะเห็นอยู่แล้วว่าพนักงานแผนกบัญชีและการเงินเป็นพนักงานที่มีวินัยสูง ใส่ใจในรายละเอียด อย่างไรก็ตามเวลาที่แผนกบัญชีมีงานเยอะ บางครั้งการจัดเก็บเอกสารก็ดูเหมือนจะไม่ใช่ความสำคัญอันดับหนึ่ง 

ลดเวลาการทำเอกสาร

นอกจากการจัดระเบียบเอกสาร อีกกระบวนการที่ควรจะใส่ใจก็คือการลดเวลาการทำเอกสาร อาจจะหมายความว่าลดขั้นตอนการอนุมัติให้สั้นลง หรือตัดเอกสารที่ไม่จำเป็นทิ้งไปเป็นต้น

สิ่งที่สำคัญที่สุดในการ Kaizen กับการบัญชีก็คือเราจะเพิ่มประสิทธิภาพยังไง ไม่ให้ระบบหละหลวมเกินไป หากเราลดจำนวนผู้เซ็นอนุมัติไป ก็อาจจะมีการทุจริตเกิดได้มากขึ้น หากเราตัดเอกสารที่ดูเหมือนไม่จำเป็นทิ้งไป ในอนาคตเราอาจจะเจอปัญหาที่เราต้องอ้างอิงเอกสารนั้นๆก็ได้

ในต่างประเทศเริ่มมีการใช้วิธีอนุมัติเอกสารผ่านทางระบบคอมพิวเตอร์ ทำให้กระบวนการอนุมัติเอกสารสั้นลงและง่ายขึ้น อย่างไรก็ตามบุคลากรหลายคนในประเทศไทยก็ยังไม่สามารถใช้ระบบเอกสารผ่านคอมพิวเตอร์ได้ดีขนาดนั้น และนี่ยังไม่รวมปัญหาเอกสารที่ใช้กับคู่ค้าทางธุรกิจ เช่นบิลต่างๆ หรือใช้เรียบเรียงส่งรัฐบาล โดยเฉพาะเอกสารทางด้านภาษี

หากการทำเอกสารเป็นระบบดิจิตัลนั้นไม่สามารถทำได้ในองค์กร เราก็อาจจะหันมาดู ‘กระบวนการสร้างและดำเนินการ’ ของเอกสารแทน 

เช่นเราอาจจะให้พนักงานรวบรวมค่าใช้จ่ายแล้วนำมาเบิกทีเดียวปลายเดือนเพื่อลดภาระของแผนกจัดเก็บเอกสาร หรืออาจจะลดจำนวนผู้อนุมัติค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนน้อย เผื่อทำให้การทำเอกสารง่ายขึ้นแต่ก็ยังมีความรอบคอบอยู่

ในกรณีนี้ ผู้ที่ดำเนินการทำ Kaizen ต้องทำความเข้าใจวิธีทำงานของแผนกบัญชี และแผนกอื่นๆที่ทำงานกับแผนกบัญชี เพื่อดูว่า ‘จุดคอขวด’ (bottleneck) ของกระบวนการทั้งหลายอยู่ที่ตรงไหน บางครั้งอาจจะเป็นอะไรง่ายๆอย่างการลดหรือการเพิ่มเด็กวิ่งส่งเอกสารระหว่างตึกหลายชั้น เพื่อให้เอกสาร กระดาษต่างๆ เคลื่อนตัวได้เร็วขึ้น ซึ่งเราก็ต้องมาเทียบค่าใช้จ่าย กับ ความคุ้มค่าในการลดความสูญเสียให้ดี

Kaizen เกี่ยวกับการจัดระเบียบที่หลายคนอาจจะลืมกันก็คือการจัดระเบียบโต๊ะ และการจัดเรียงสำนักงาน อาจจะเป็นการนำเครื่องพิมพ์มาอยู่ใกล้พนักงานมากกว่าเดิม เพื่อลดความจำเป็นที่จะต้องเดินไปหยิบเอกสารสำคัญไกลๆ หรือเป็นการออกกฎระเบียบให้พนักงานต้องจัดโต๊ะให้เรียบร้อยทุกอาทิตย์เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาเอกสารใหม่ๆ

ลดเอกสาร

การลดเอกสารสำหรับแผนกบัญชีนั้นพูดง่ายแต่ทำยาก เพราะสาเหตุที่แผนกบัญชีเก็บเอกสารเยอะก็เพราะว่าไม่สามารถคาดเดาว่าเอกสารไหนจะมีความสำคัญในอนาคต

ซึ่งหมายความว่า สิ่งที่คนทำ Kaizen ต้องดูก็คือการจัดเรียงความสำคัญของแต่ละเอกสาร โดยอาจจะเริ่มที่การนำเอกสารที่มีอายุเก่ามากหน่อยไปเก็บไว้ หรือนำเอกสารพวกนี้ไปจัดเก็บแนวดิจิตัลแทน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บและค้นหา 

Kaizen ไม่ได้รวมถึงแค่การจัดเก็บเอกสารกระดาษเท่านั้น เรายังสามารถนำหลักการ Kaizen มาใช้เพื่อเรียบเรียงไฟล์ต่างๆในคอมพิวเตอร์ หรืออาจจะเป็นการเขียนสูตร Microsoft Excel ให้คนเข้าใจง่ายและมีประโยชน์มากกว่าเดิมก็ได้ ตราบใดที่เราสามารถประหยัดเวลา ลดกระบวนการได้ เราก็เข้าใกล้ Kaizen ได้มากขึ้น 

ยิ่งเอกสารมีอายุมาก พนักงานก็จะให้ความสำคัญน้อยลง หมายความว่าเอกสารที่มีอายุมากก็มีแนวโน้มที่จะถูกจัดเก็บและเรียบเรียงน้อยลง ทำให้การกลับไปค้นหาเอกสารเก่าๆทำได้ยากขึ้น ในส่วนนี้ต้องมีการสร้างกระบวนการจัดเก็บเอกสารให้ดีขึ้นและมีการจัดหาคนไปเรียบเรียงให้บ่อยขึ้น พร้อมกับการสร้าง KPI เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม

‘การออกบิลผ่านอีเมล’ เป็นการเพิ่มประสิทติภาพแบบ Kaizen ที่หลายบริษัทนิยมกันมากขึ้น เพราะสามารถลดได้ทั้งค่าใช้จ่ายจากการจัดส่งจัดเก็บเอกสาร และยังลดเวลาได้อีกด้วย ที่สำคัญโปรแกรมออกบิลสมัยใหม่บางตัวก็สามารถจัดส่งเอกสารทางอีเมลได้อัตโนมัติด้วย 

วิธีการนำ Kaizen มาใช้สำหรับงานออฟฟิศสำนักงานบัญชีนั้นมีหลายอย่างมาก สุดท้ายแล้วเราก็ต้องมาดูกันว่า KPI หรือเป้าหมายและวิธีวัดผลของ Kaizen ที่ดีนั้นต้องทำยังไง

โดยที่ KPI ของการทำ Kaizen เกี่ยวกับงานเอกสารทั่วไปมีดังนี้ครับ

• พนักงานสามารถหาเอกสารที่ตัวเองต้องการ ภายในเวลาที่กำหนดได้หรือไม่
• พนักงานสามารถจัดเก็บเอกสาร ได้ในบริเวณที่ถูกต้อง ภายในเวลาที่กำหนดได้หรือไม่
• สามารถลดการเก็บเอกสารที่ซ้ำได้หรือไม่
• สามารถลดการทำเอกสาร หรือเวลาการจัดทำเอกสาร ได้หรือไม่
• กระบวนการและเอกสารไหนที่สามารถนำมาใช้เป็นระบบดิจิตอลได้บ้าง และมากแค่ไหน

ในส่วนการตั้ง KPI นั้นผมแนะนำให้ทุกคนลองอ่านบทความเรื่อง KPI ของผมนะครับ Key Performance Indicators คืออะไร? ใช้ยังไงไม่ให้คนเบื่อ

ในตอนแรกบทความนี้ผมกะจะทำให้เป็นบทความสั้นๆ เนื่องจากว่ามีความเฉพาะทางมาก แต่เขียนไปเขียนมาก็กลายเป็นบทความหลายพันคำอีกแล้ว 

การทำ Kaizen ในสำนักงานเป็นสิ่งที่สำคัญนะครับ เป็นการช่วยทั้งประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายให้กับบริษัทได้เยอะมาก พนักงานทำงานได้เร็วขึ้น มีสิ่งกีดขวางน้อยลง องค์กรก็จะมีความสุขมากขึ้นด้วย สุดท้ายแล้วหากใครชอบบทความนี้ก็นำไปแชร์กันได้นะครับ ถ้าผมเห็นว่ามีคนอ่าน ผมก็จะเขียนบทความคล้ายๆกันออกมาให้อีก