KPI ของ HR หัวใจหลักของการประเมินทรัพยากรมนุษย์มีอะไรบ้าง?

วันนี้เราจะพามารู้จักกับ ‘KPI ของ HR’ กันแบบเจาะลึก เพราะทุกวันนี้มีเครื่องมือการวัดผลการทำงานหลากหลายอย่างยิ่ง ซึ่ง Evaluation ที่มีการใช้อย่างแพร่หลายในปัจจุบันต้องยกให้ Key Performance Indicator หรือ KPI ดัชนีประเมินผลความสำเร็จของการทำงานนั่นเอง โดยบริษัททั้งหลายต่างโฟกัสมาที่เครื่องมือชนิดนี้ โดยเฉพาะในแผนกทรัพยการบุคคลหรือ Human Resource: HR เพื่อใช้เช็กว่าแต่ละแผนกมีการบรรลุผลตามเป้าที่วางไว้ได้หรือไม่

ซึ่งไม่ได้หมายความว่า HR จะเป็นผู้ตรวจสอบอย่างเดียว ทางแผนกก็ยังถูกประเมินผลเช่นเดียวกัน โดยการวัดผลจะมีความแตกต่างดันออกไปตามหน้าที่ของแต่ะแผนก ครั้งนี้เราจะพามาส่องตัวอย่าง KPI ของ HR ว่าจะเป็นอย่างไรบ้าง หากพร้อมแล้วมาเรียนรู้กันเลย

KPI ของ HR ตัวชี้วัดความสำเร็จที่น่าจับตามอง

ภายในองค์กรแต่ละแห่งจะมี KPI ของ HR ไม่เหมือนกัน และลำดับความสำคัญของแต่ละ Indicator ต่างกันเพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร อย่างไรก็ตามมีรูปแบบมาตรฐานที่หลาย ๆ องค์กรมักหยิบไปใช้และปรับเปลี่ยนรายละเอียดไปตามความเหมาะสมขององค์กรตนเอง โดยหลัก ๆ แล้ว จะสามารถแบ่งออกเป็น 10 หมวดหมู่ ดังนี้

1. การวางแผนทรัพยากรบุคคล (HR Planning)
2. การมองหาและเลือกพนักงาน (Recruit and Selection)
3. การจัดการด้านค่าตอบแทนของบุคลากร (Compensation Management)
4. ด้านพนักงานสัมพันธ์ (Employee Relations)
5. การอบรมและพัฒนา จัดการเรียนรู้ของบุคลากร (Training, Development & Learning)
6. การจัดการความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Development)
7. การพัฒนาองค์กร (Organization Development)
8. การบริหารผลงานการทำงาน (Performance Management)
9. สารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)
10. ภาพรวมในทรัพยากรมนุษย์ (HR Overall)

พาส่อง 10 หมวดหมู่ KPI ของ HR เน้นเรื่องอะไรบ้าง

สำหรับจุดประสงค์หลังของ KPI ของ HR คือ การวัดประสิทธิภาพ ประสิทธิผลและผลกระทบ นั่นเอง หากพร้อมแล้วมาเจาะลึกแต่ละหมวดหมู่กันเลย

1. การวางแผนทรัพยากรบุคคล (HR Planning)

สำหรับหมวดหมู่แรกจะวัดประสิทธิภาพของเวลาในการจัดวางแผนกลยุทธ์ของ HR (Strategic plan development cycle time) ประสิทธิผลจากอัตราการลาออกของพนักงาน (Turnover Rate)  และสุดท้ายคือผลกระทบของการลาออกของบุคคลสำคัญในองค์กร (Turnover Rate: Critical Position) เป็นต้น

2. การมองหาและเลือกพนักงาน (Recruit and Selection)

หมวดหมู่นี้จะเน้นการประเมินผลไปที่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของ ระยะเวลาการบรรจุบุคลากรในตำแหน่งว่าง (Time for replacement) จำนวนผู้สมัครในแหล่งสรรหาหนึ่ง (Number of applicants per recruiting source) และอัตราการพ้นสภาพพนักกงานในช่วงทดลองงาน (Resignation rate during probation)

3. การจัดการด้านค่าตอบแทนของบุคลากร (Compensation Management)

มาต่อกันที่การจัดการด้านค่าตอบแทนของบุคลากร ส่วนนี้จะวัดประสิทธิภาพและผลกระทบเป็นหลัก จากการจ่ายเงินเดือนอย่างตรงต่อเวลา (Payroll timeliness) ต้นทุนแรงงานต่อรายได้ขององค์กร (Labor costs per revenue) และค่าใช้จ่ายด้านสุขภาพของพนักงานแต่ละคน (Health care costs per employee) เป็นต้น

4. ด้านพนักงานสัมพันธ์ (Employee Relations)

ด้านพนักงานสัมพันธ์หรือแรงงานสัมพันธ์มักจะวัดประสิทธิภาพและผลกระทบเช่นเดียวกัน ยกตัวอย่าง KPI ของ HR เช่น ระยะเวลาเวลาเฉลี่ยในการแก้ไขปัญหาเรื่องพนักงาน  (Average time to resolve) ค่าใช้จ่ายในการต่อสู้คดีความของ HR  (Cost of HR-related litigation) และจำนวนผู้ร้องทุกข์ในแต่ละปี (Number of grievance per year)

5. การอบรมและพัฒนา จัดการเรียนรู้ของบุคลากร (Training, Development & Learning)

ด้านต่อมาจะครอบคลุมทั้งประสิทธิภาพ ประสิทธิผลและผลกระทบ เช่น รายจ่ายของการฝึกอบรมพนักงานแต่ละคน (Training expense per employee) ทักษะของบุคลากรที่เพิ่มขึ้นจากการฝึกอบรม (Skills change from training) และผลตอบแทนจากการลงทุนจัดการฝึกอบรม (Training ROI)

6. การจัดการความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Development)

หมวดหมู่ต่อมาจะเน้นที่ประสิทธิผลของการทำงาน ตัวอย่าง KPI ของ ฝ่าย บุคคลด้านนี้ เช่น อัตราส่วนของพนักงานที่ได้เลื่อนตำแหน่งจากการพิจารณาผลงาน (Performance based promotion rate) ร้อยละของพนักงานที่สรรหาจากแผนสืบทอดตำแหน่ง (Percentage of jobs filled with candidates on succession plan) และร้อยละของพนักงานที่สามารถข้ามสายงานร่วมกับทีมอื่นได้ทั้งหมด (Percentage of the workforce routinely working in cross-functional or project team) 

7. การพัฒนาองค์กร (Organization Development)

ข้อนี้เราจะเน้นดูประสิทธิผลและผลกรทบ ดังตัวอย่าง KPI ของ HR ต่อไปนี้ คุณภาพของการให้ข้อมูลป้อนกลับแก่พนักงาน (Quality of employee feedback systems) เปอร์เซ็นต์ความในกิจกรรมการพัฒนาองค์การ (Intervention completion rate) และระดับความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร  (Culture change completion level)

8. การบริหารผลงานการทำงาน (Performance Management)

ข้อนี้เราจะมาวัดประสิทธิผลและผลกรทบเช่นเดียวกัน จากเปอร์เซ็นต์การวัดผลที่เสร็จตรงเวลา (Percentage of performance appraisals completed on time) ระดับความเข้าใจของพนักงานในเป้าหมายของตน (Level of understanding about the firm’s goals and objectives) และเปอร์เซ็นต์ของพนักงานที่มีสมรรถภาพสูงขึ้น  (Percentage of developed poor performers)

9. สารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (HRIS)

มาต่อกันที่หมวดหมู่สารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ซึ่งเน้นวัดทั้งประสิทธิภาพ ประสิทธิผลและผลกระทบ เช่น เปอร์เซ็นต์การรายงานข้อมูลที่แม่นยำถูกต้องในครั้งแรก (Percentage of reporting accurate first request) ผลตอบแทนในการลงทุนด้านเทคโนโลยีด้าน HR (HRIS ROI) จำนวนของบุคลากรที่ดูแลด้านสารสนเทศด้าน HR ต่อพนักงานทั้งหมดในองค์กร (Number of HRIS staffs per total employees) 

10. ภาพรวมในทรัพยากรมนุษย์ (HR Overall)

มาปิดท้ายกันที่ภาพรวม จะเน้นด้านผลกระทบและประสิทธิผลจาก KPI ของ HR ทั้งรายได้ขององค์การต่อพนักงาน (Revenue per head) ระดับของการเรียนรู้ขององค์การ (Level of organization learning) ความพึงพอใจของพนักงานต่อค่าตอบแทน (Compensation)  และความผูกพันกับองค์กร (Employee Engagement) เป็นต้น