การตั้ง KPI ของคลังสินค้าและการจัดส่ง | ข้อแนะนำและตัวอย่าง

คลังสินค้าและการจัดส่งเป็นกิจกรรมในระบบโลจิสติกส์ ที่เกี่ยวข้องกับการผลิตและจำหน่ายสินค้า ซึ่งในการทำ KPI ของแผนกนี้ไม่สามารถนำยอดขายมาใช้เป็นตัวชี้วัดได้เหมือนกับฝ่ายขายและการตลาด แต่ควรให้น้ำหนักไปที่คุณภาพการทำงาน เพราะหากมีระบบการจัดการที่ดี ขนส่งได้ไว และมีประสิทธิภาพ ก็จะช่วยลดต้นทุนให้กับบริษัท และได้เปรียบคู่แข่งมากกว่า

ในบทความนี้เราจะมาดูเรื่องการตั้ง KPI ของคลังสินค้าและการจัดส่งว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่ต้องนำมาพิจารณาและนำไปใช้เป็นตัววัดผลในการทำงานแบบองค์รวม ซึ่งแต่ละองค์กรสามารถนำไปปรับและประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับเนื้องานของแผนก และสอดคล้องกับนโยบายและเป้าหมายของบริษัทได้

การตั้ง KPI คลังสินค้าและการจัดส่ง

การตั้ง KPI คลังสินค้าและการจัดส่งตั้งอยู่บนหลักการพื้นฐาน 3 อย่าง ก็คือ การวัดผล การปรับปรุง และเข้าถึงปัญหา ส่วนรายละเอียดแบบประเมินนั้นจะเจาะลึกลงไปที่หน้างานโดยแบ่งเป็น 2 ส่วนระหว่างคลังสินค้าและการจัดส่งดังนี้

KPI ของคลังสินค้า

รายละเอียดของ KPI ของคลังสินค้าแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ๆ คือ การจัดการสินค้าในคลังและการรับสินค้าคงคลัง คือ

รอบเวลาการสั่งซื้อ : ความสามารถใจการคำนวณเวลาระหว่างคำสั่งซื้อกับซัพพลายเออร์ เพื่อนำมาใช้ในการเตรียมสินค้าและดำเนินการจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อลดค่าขนส่งและเพิ่มอัตราการหมุนเวียนสินค้าให้ดีขึ้น

ความถูกต้องของจำนวนสินค้า : การตรวจสอบระหว่างจำนวนสินค้าที่อยู่ในลิสต์ใบสินค้า สินค้าที่อยู่ระหว่างการติดตาม และสินค้าที่มีอยู่ในจริงในคลังสินค้าควรมียอดเท่ากันหรือเท่ากับเกือบ 100% หากคลาดเคลื่อนไปจากนี้ แสดงว่าอาจจะมีปัญหาจากการนับจำนวนสินค้าผิด สินค้าสูญหาย หรือความผิดพลาดในการติดตามสินค้า

การหมุนเวียนสินค้าคงคลัง : อัตราที่ใช้บอกความเร็วของการหมุนเวียนสินค้าคงคลังของบริษัทเทียบกับค่าเฉลี่ยอัตราการหมุนเวียนของอุตสาหกรรม หากตัวเลขต่ำกว่าค่าเฉลี่ยอาจหมายถึงยอดขายที่ลดลงและอาจจะมีสินค้าคงคลังอยู่มาก ในทางกลับกันหากมีอัตราหมุนเวียนสูงกว่าค่ามาตรฐาน หมายถึงการมียอดขายที่ดีหรืออยู่ในช่วงจัดโปรโมชั่นสินค้า

ต้นทุนการเก็บสินค้า : ค่าใช้จ่ายการจัดเก็บสินค้าคงคลังในแต่ละปี ซึ่งต้นทุนในส่วนนี้สามารถลดลงได้ หากมีระบบการจัดเก็บและการจัดค้าสินค้าคงคลังที่ตกรุ่น ค้างสต็อก หรือมีการหมุนเวียนช้า ให้หมดไปโดยเร็ว เช่น การกำจัดหรือนำออกมาจัดโปรโมชั่นเพิ่ม ให้สินค้าหมดจากสต็อกโดยเร็วที่สุด

ต้นทุนการรับสินค้า : ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวกับการจัดส่งและรับสินค้าเข้ามาในคลังสินค้า ยิ่งมีราคาสูงมาก ก็จะทำให้ต้นทุนสินค้าเพิ่มขึ้นไปด้วย และแสดงให้เห็นถึงการจัดการที่ยังไม่มีประสิทธิภาพมากพอ

ประสิทธิภาพในการจัดการสินค้า : ส่วนนี้จะคำนวณจากการจัดการสินค้าในคลังต่อคนโดยเทียบจากจำนวนชั่วโมงการทำงาน หากชั่วโมงการทำงานสูงและสามารถจัดการสินค้าได้น้อย อาจมีความเป็นได้ว่าการทำงานอาจจะมีปัญหา หรือปัจจัยอื่น ๆ ที่เป็นอุปสรรคขัดขวางการทำงาน และต้องการการช่วยเหลือเพิ่มเติม

KPI ของการจัดส่ง

ความพึงพอใจของลูกค้า : การจัดส่งที่ดีไม่ใช่แค่การส่งมอบของแล้วจบ แต่ควรติดตามสอบถามความพึงพอใจของลูกค้าด้วย จะได้รู้จุดแข็งของตัวเอง และนำจุดอ่อนหรือคอมแพลนของลูกค้ามาปรับปรุงให้ดีขึ้น

อัตราการคืนสินค้า : ในส่วนนี้ควรจะเป็นศูนย์หรือเกือบจะไม่มีเหลือ ซึ่งในความเป็นจริงนั้นอาจจะเป็นเรื่องยาก แต่เมื่อใดก็ตามที่มีการคืนสินค้า ควรจะมีการตรวจสอบความผิดพลาดที่เกิดขึ้น และนำมาปรับปรุง เพื่อให้สามารถจัดส่งได้อย่างถูกต้องตามความต้องการและไม่มีสินค้าเสียหายก่อนถึงมือลูกค้า พร้อมทั้งลดจำนวนส่วนนี้ให้เหลือน้อยที่สุด

คนขับรถและระยะเวลาในการจัดส่ง : การประเมินการจัดการเวลาการทำงานของคนขับรถ เช่น ยานพานะที่ใช้ การขนส่งสินค้า เส้นทาง สถานที่แวะพัก รวมถึงปัจจัยอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับการทำงาน รวมไปถึงการจัดส่งที่ถูกต้อง แม่นยำ และตรงต่อเวลา เพื่อจะได้นำมาปรับแผนการขนส่ง และลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นออกไป พร้อมเปลี่ยนระบบให้มีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

ตัวอย่าง KPI คลังสินค้าและจัดส่ง

การทำเรคคอร์ดสินค้าคงคลัง : ตรวจสอบความแม่นยำการเช็กสินค้าที่อยู่ในระบบทั้งหมด โดยคำนวณจาก (ต้นทุนสินค้าจากฐานข้อมูล-ต้นทุนสินค้าที่มีอยู่จริง) ÷ ต้นทุนสินค้าจากฐานข้อมูล แล้วดูตัวเลขที่ออกมา หากเกินค่ามาตรฐานแสดงว่าอาจมีปัญหาเกิดขึ้นในกระบวนการ

ความถูกต้องของสินค้าคงคลัง : อัตราของสินค้าที่อยู่ในระบบ คำนวณจาก (ฐานข้อมูล ÷ สินค้าคงคลังจริง) x 100 ผลที่ออกมาควรจะใกล้เคียงกับ 100% มากที่สุด

ระยะเวลาวงจรของสินค้าคงคลัง : ส่วนนี้จะแตกต่างกับระยะเวลาส่งมอบสินค้าตรงที่ จะคำนวณเวลาตั้งแต่การรับสินค้าจากแหล่งผลิต เข้าสู่ขั้นตอนการจัดเก็บ ก่อนจะส่งออกไปยังซัพพลายเออร์ เป็นอีกหนึ่งจุดที่ช่วยนำมาใช้ปรับปรุงระบบการจัดเก็บและขนถ่ายออกไปได้ โดยคำนวณจาก ระยะเวลาจัดเก็บสินค้า ÷ เวลารวมทั้งหมด

อัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง : คำนวณจาก ยอดขาย ÷ สินค้าคงคลังเฉลี่ยหรือต้นทุนขาย ÷ สินค้าคงคลังเฉลี่ย อัตราส่วนนี้ควรมีตัวเลขที่สูงเมือเทียบกับคู่แข่งในอุตสาหกรรม เพราะแสดงให้เห็นมีอัตราการหมุนเวียนสินค้าในระบบที่ดี และได้เปรียบเหนือเจ้าอื่น

ประสิทธิภาพการทำงาน : คิดจาก ปริมาณงาน ÷ จำนวนชั่วโมงต่อคน ในส่วนนี้จะแสดงให้เห็นถึงปริมาณสินค้าในรับได้ต่อชั่วโมงการทำงาน หากคนและระบบการทำงานมีประสิทธิภาพ ตัวเลขในส่วนนี้ก็จะสูงขึ้น

ระยะเวลาในการส่งมอบสินค้า : โดยใช้ เวลารวมการจัดส่ง ÷ จำนวนการส่งมอบ เพื่อให้ทราบ เพื่อดูว่าเวลาที่ใช้ของแต่ละคนมากน้อยแค่ไหน และเช็กปัญหาหรืออุปสรรคจากรอบการขนส่งที่ใช้เวลามาก นำมาปรับปรุงให้น้อยลง

ค่าใช้จ่ายต่อรอบการขนส่ง : ต้นทุนรวมทั้งหมดในการขนส่ง ÷ รอบการขนส่งรวม จุดนี้ก็จะช่วยให้ทราบได้ว่าต่อรอบขนส่งมีค่าใช้จ่ายอะไรเกิดขึ้นบ้าง ควรจะลดหรือเพิ่มตรงไหน ที่จะช่วยให้บริการของบริษัทดีขึ้น ในต้นทุนที่ลดลง

อัตราความถูกต้องคำสั่งซื้อ : คิดจาก ((จำนวนคำสั่งซื้อทั้งหมด – จำนวนการคืนสินค้าที่จัดส่งผิด) จำนวนคำสั่งซื้อทั้งหมด) x100 หากตัวเลขสูงก็แสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพในการจัดส่งที่มีความถูกต้องแม่นยำ ซึ่งมีผลต่อการส่งคืนสินค้าที่น้อยลงตามไปด้วย

อัตราการส่งคืนสินค้า : คิดจาก จำนวนสินค้าที่ถูกส่งคืนบริษัท ÷ จำนวนสินค้าทั้งหมดที่ถูกจำหน่ายออกไป แน่นอนว่าตัวเลขตรงนี้ควรจะมีจำนวนต่ำที่สุด เพราะหากตัวเลขสูงก็แสดงให้เห็นถึงการทำงานที่ขาดประสิทธิภาพ และส่งผลกระทบโดยรวมต่อบริษัท นอกจากจะทำให้เกิดค่าใช้เพิ่มขึ้นแล้ว ยังทำให้ความน่าเชื่อถือของการใช้บริการน้อยลง และอาจส่งผลให้ยอดขายตกลงตามไปด้วยก็ได้

เทคนิคการปรับปรุง KPI คลังสินค้าและจัดส่ง ให้มีประสิทธิภาพ

ศึกษาข้อมูลและนำมาเปรียบเทียบ

ในที่นี้จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ การเก็บข้อมูลจากภายในตั้งแต่ในอดีตจนถึงปัจจุบัน ทั้งกระบวนการทำงาน ระบบต่าง ๆ และผลลัพธ์การทำงานว่าดีขึ้นหรือแย่ลง อีกส่วนหนึ่งคือ การเปรียบเทียบข้อมูลการทำงานของบริษัทกับคู่แข่งในตลาด จะได้ทราบถึงจุดอ่อน-จุดแข็ง อุปสรรค และโอกาส ที่จะนำมาพัฒนาการทำงานต่อไป

ศึกษาข้อมูลและนำมาเปรียบเทียบ

ในแต่ละอุตสาหกรรมมีคู่แข่งจำนวนไม่น้อย ฉะนั้นข้อมูลของบริษัทคู่แข่งที่นำมาวิเคราะห์ควรจะอยู่ในกลุ่มตลาดเดียวกันหรือใกล้เคียงกันหรืออยู่ในฐานะผู้นำของตลาด ซึ่งจุดนี้จะช่วยให้เสริมจุดแข็งและนำไปสู่การพัฒนาสินค้าหรือบริการให้ดียิ่งขึ้น มียอดขายพร้อมกับทำกำไรให้บริษัทได้มากกว่าเดิม

ข้อดีของการทำงานในฝ่ายคลังสินค้าและการจัดส่งก็คือ งานเหล่านี้มีตัวเลขมาตรฐานไว้อย่างชัดเจนอยู่แล้ว เราควรมีของค้างสต็อกเท่าไร ของเสียเท่านี้แปลเป็นค่าใช้จ่ายเท่าไร หากเราดูตัวเลขนี้เรื่อยๆ เราก็จะเห็นทิศทางในการแก้ปัญหาเอง

อย่างไรก็ตามการตั้ง KPI คลังสินค้าและการจัดส่งที่ดีนั้น นอกจากการเลือกใช้ตัวชี้วัดที่สอดคล้องกับนโยบายและการดำเนินการของบริษัทแล้ว เมื่อมีการประเมินควรตั้งอยู่บนความเป็นกลางและผลการทำงานที่เป็นรูปธรรม ไม่ลำเอียง สามารถชี้ให้เห็นถึงจุดที่ต้องนำไปพัฒนาได้ชัดเจน พร้อมกับการปรับและจัดแผนการทำงาน นำไปปฏิบัติ ติดตามผล และมีการประเมินอย่างต่อเนื่องด้วย ก็จะช่วยเพิ่มคุณภาพในการทำงานและช่วยลดต้นทุนไปพร้อม ๆ กัน