ในธุรกิจหลาย ๆ องค์กรมีนำเอา Lean Management เข้ามาใช้เพื่อลดความสูญเปล่าที่ ความสิ้นเปลืองต่าง ๆ เกิดขึ้น พยายามนำเอาสิ่งที่ดีที่สุดเข้ามาใช้งาน ช่วยประหยัดต้นทุนและสามารถนำพาธุรกิจก้าวไปสู่การเติบโตอีกขั้น
อย่างไรก็ตามหลาย ๆ องค์กรยังถือว่าเรื่องนี้เป็นสิ่งใหม่และต้องพัฒนา ศึกษาข้อมูลต่าง ๆ อย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจึงอยากแนะนำสิ่งที่น่าสนใจในการนำเอา Lean Management มาใช้งานจริง ๆ ว่ามีแนวทางอย่างไรบ้างให้ตอบโจทย์ เหมาะสม และเกิดการพัฒนาที่ตรงเป้าหมายมากที่สุด
ข้อแนะนำในการนำ Lean Management ไปใช้งานจริง
อนึ่ง บทความนี้เป็นบทความต่อยอดเกี่ยวกับเรื่องของ Lean Management หากใครยังไม่ได้อ่าน ผมแนะนำให้ปูพื้นฐานกันก่อนให้แน่นๆด้วยบทความนี้ Lean คืออะไร – 7 ความสูญเปล่า และ หลักการ 5 ประการ
1. เข้าถึงคุณค่าในสิ่งที่ลูกค้าต้องการ
พื้นฐานง่ายที่สุดในการผลิตสินค้า / บริการใด ๆ ก็ตาม หากมีความเข้าใจในสิ่งที่ลูกค้าต้องการทั้งหมด จะช่วยให้เกิดมาตรฐานได้อย่างชัดเจน คุ้มค่ากับต้นทุนที่ใช้ในการผลิตออกมา ไม่สิ้นเปลืองวัตถุดิบที่เลือกนำเข้ามาใช้งาน เช่น เป็นโรงงานผลิตรองเท้าผ้าใบ สิ่งที่ลูกค้าต้องการมากที่สุดคือ การใส่แล้วรู้สึกสบายเท้า น้ำหนักเบา หากรู้ว่ากลุ่มเป้าหมายของตนเองยึดมั่นในคุณค่าด้านนี้ก็เพียงแค่ผลิตออกมาให้ตรงกับความต้องการ ก็จะช่วยให้ต้นทุนที่เกิดขึ้นมีความคุ้มค่า ไม่สิ้นเปลือง
2. ตรวจสอบข้อมูลด้วยการลงพื้นที่จริง
ไม่มีใครสามารถคาดเดาเอาแบบไม่มีหลักฐาน หรือคาดคะเนความน่าจะเป็นได้อย่างแม่นยำ หากไม่มีการนำเอาข้อมูลจริงมาเป็นตัวช่วยวิเคราะห์ ดังนั้นหากต้องการทำระบบ Lean Management ให้สำเร็จ ธุรกิจจำเป็นต้องลงพื้นที่จริง เข้าหากลุ่มเป้าหมายจริง เพื่อนำเอาข้อมูลต่าง ๆ ที่เก็บมาได้ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ซึ่งไม่ใช่แค่เรื่องของลูกค้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการลงไปพูดคุยกับพนักงานที่ปฏิบัติงานเพื่อมองหาจุดบกพร่องว่ามีตรงไหนต้องปรับปรุงหรือไม่ เช่น ระบบคลังสินค้า มีขั้นตอนเยอะเกินไป ใช้แรงงานมาก แทนที่คนจะได้ทำประโยชน์อย่างอื่นให้กับธุรกิจ นี่จึงเป็นสิ่งที่ต้องหาข้อมูลด้วยตนเอง
3. เข้าใจความต้องการของลูกค้าให้มากที่สุด
ข้อนี้ก็จะย้อนกลับไปในเรื่องการลงพื้นที่อีกเช่นกัน แต่ไม่ใช่แค่การเก็บรายละเอียดแบบผิวเผิน ทว่าต้องลงลึกในประเด็นต่าง ๆ อย่างชัดเจน เช่น ช่องทางการสื่อสารจากธุรกิจถึงลูกค้า สะดวกมากแค่ไหน, ระยะเวลาการผลิต การนำเข้า, ช่องทางการรับคำสั่งซื้อ, ระยะเวลาการจัดส่ง ฯลฯ เมื่อเห็นความต้องการอย่างแท้จริงแล้วก็จะกลับมามองธุรกิจตนเองได้ง่ายขึ้นว่าทำอย่างไรจึงจะตอบโจทย์ตรงนี้ได้มากที่สุด ซึ่งรวมถึงการตอบสนองกลับไปยังซัพพลายเออร์ที่ผลิตวัตถุดิบเพื่อลดความสูญเปล่าในการผลิตให้น้อยลง ใช้ทรัพยากรได้คุ้มค่ามากขึ้นกว่าเดิม
4. เลือกจุดที่คิดปรับปรุงให้แม่นยำ ชัดเจน
การนำเอาระบบ Lean Management เข้ามาใช้งานไม่ใช่ว่าต้องปรับพร้อม ๆ กันหมดทุกเรื่อง แต่ต้องวางแผนและค่อย ๆ มองเห็นจุดบกพร่องที่เกิดขึ้นจากใหญ่ไปเล็ก ซึ่งเป็นการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน แม่นยำ และมองเห็นผลลัพธ์รวดเร็ว เช่น บรรจุภัณฑ์ไม่สวยงามจะทำอย่างไรเพื่อดึงดูดใจให้คนเห็นแล้วอยากซื้อ ตรงนี้จะช่วยลดความสูญเสียของวัตถุดิบที่ผลิตบรรจุภัณฑ์แบบเดิม ๆ ให้นำเข้าน้อยลง แล้วเลือกวัตถุดิบตัวใหม่เข้ามาใช้งานแทน เป็นต้น
5. วางแผนขั้นตอนต่าง ๆ ของการทำงานให้ชัดเจน
การวางแผนจะช่วยให้คุณมองเห็นข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้น เริ่มตั้งแต่การนำเข้าวัตถุดิบ, กระบวนการตรวจนับสินค้า, ขั้นตอนการผลิต, การบรรจุภัณฑ์, การจัดเก็บสินค้าคงคลังก่อนออกจำหน่าย, การขนส่ง ฯลฯ ทุกอย่างหากมีการวางแผนเป็นขั้นตอนจะสังเกตถึงข้อผิดพลาดหรือความล่าช้าของงานบางจุดได้ง่ายขึ้น เช่น ทำไมวัตถุดิบเจ้านี้จึงส่งมาให้ช้ากว่าอีกเจ้า ส่งผลให้กระบวนการผลิตต้องหยุดชะงักลงชั่วคราว อันถือเป็นการสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุ
6. มีข้อมูลขั้นตอนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย
ในการวางแผนขั้นตอนต่าง ๆ ส่วนใหญ่จะยึดขั้นตอนพื้นฐานที่ทำงานกันอยู่แล้ว เช่น นำเข้าวัตถุดิบ, กระบวนการผลิตในทุกภาคส่วน, ระยะเวลาในการขนส่งจากคลังสินค้าไปถึงปลายทาง ฯลฯ แต่ก็ยังมีขั้นตอนอื่น ๆ ยิบย่อยที่ต้องรู้และศึกษาเพื่อลดความผิดพลาดให้น้อยที่สุด เช่น เครื่องจักรที่ใช้เสียบ่อยแค่ไหน, ระบบบริหารระหว่างหัวหน้าฝ่ายและลูกน้องเหมาะสมหรือไม่, พนักงานขนส่งตรงตามเวลา เป็นต้น การมีข้อมูลในทุกด้านที่ครบถ้วนจะช่วยให้ระบบนี้พัฒนาได้ตรงประเด็น
7. ต้องมีระยะเวลาในการดำเนินงานขั้นตอนต่าง ๆ ชัดเจน
เป็นการกำหนดช่วงเวลาเพื่อให้รู้ว่าในแต่ละชั่วโมง หรือแต่ละวันสามารถผลิตสินค้าหรือให้บริการในด้านต่าง ๆ ทำได้มากน้อยเพียงใด มักมีปัญหาใดเกิดขึ้นจนทำให้การผลิตต้องหยุดลงชั่วคราว เช่น เครื่องจักรเสียบ่อยแค่ไหน, การตั้งระบบเครื่องให้ทันต่อจำนวนสินค้า, การขนส่งแต่ละครั้งใช้เวลามากน้อยเพียงใด เมื่อรู้เวลาที่ชัดเจนจะช่วยลดขั้นตอนบางส่วนที่เสียเวลา สร้างรายได้ง่ายขึ้น
8. กำลังคนที่เหมาะสมในแต่ละขั้นตอนการผลิต
เรื่องกำลังคนยังเป็นสิ่งสำคัญในระบบ Lean Management เพราะไม่ใช่แค่การความสิ้นเปลืองจากเครื่องจักรเท่านั้น แต่คนที่ทำงานก็ต้องมีประสิทธิภาพ เพื่อให้จำนวนพนักงานสร้างประโยชน์ให้กับธุรกิจมากที่สุด เช่น ขั้นตอนการบรรจุภัณฑ์อาจมีแค่ 5 คน แต่การทำงานในตอนนี้ทำทั้งหมด 7 คน หากนำเอา 2 คนที่เกินมาไปทำอย่างอื่นก็จะเพิ่มความสำเร็จให้องค์กรได้รวดเร็วทันใจ
9. แบ่งเวลาที่มีคุณค่าจริง ๆ ให้เห็นภาพชัดเจน
แม้จะมีการกำหนดระยะเวลาในการดำเนินงานขั้นตอนต่าง ๆ แล้ว แต่อย่าลืมแบ่งเวลาที่จะสร้างคุณค่าให้กับสินค้า / บริการออกมาชัดเจนด้วย วิธีคือ เวลาผลิตจริง หาร กับระยะเวลาผลิตรวม คูณด้วย 100 เพื่อเทียบออกเป็นเปอร์เซ็นต์ว่าตลอดระยะการผลิต ช่วงไหนที่มีคุณค่าแท้จริง กล่าวง่าย ๆ คือ ผลงานที่ออกมานั้นได้ปริมาณที่เหมาะสมในช่วงระยะเวลาเท่าไหร่ เพื่อจะได้นำไปวางแผนด้านอื่น ๆ ต่อไป
10. วิเคราะห์แนวทางเดิมพร้อมหาแนวทางใหม่
ในการทำธุรกิจอย่ายึดติดกับแนวทางเดิม ๆ เสมอไป แต่ควรต้องศึกษาแนวทางใหม่เพื่อนำไปใช้พัฒนาให้ประสบความสำเร็จมากที่สุด เพราะเป้าหมายแท้จริงของ Lean Management คือ ต้องการนำเอาวิธีเดิม ๆ ในการทำธุรกิจมาหักล้างกับวิธีแนวใหม่เพื่อลดกระบวนการสูญเปล่าทุกประเภทออกไปจนหมด เหลือไว้แค่ขั้นตอนที่เหมาะสมและเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจเท่านั้น จากนั้นก็วางแผนแล้วดำเนินตามที่คาดหวังเพื่อให้สินค้า / บริการที่ออกมาคือสิ่งของจริงที่ลูกค้าอยากซื้อ ผู้ผลิตก็ลดต้นทุน ลดความสูญเปล่าไปได้เยอะ
สำหรับธุรกิจที่กำลังมองแผนในเรื่องการนำระบบ Lean Management มาใช้ ต้องลองศึกษากับข้อแนะนำต่าง ๆ เหล่านี้ให้ชัดเจน เพื่อประโยชน์ของตนเองและธุรกิจที่เติบโตแบบก้าวกระโดด ประหยัดต้นทุน มองเห็นกำไรเพิ่มขึ้นกว่าเดิมอีกหลายเท่าตัว