การบริหาร OT – ข้อดีและข้อเสียของการทำงานล่วงเวลา

หากพูดถึง OT แล้วเป็นสิ่งที่หลายคนอาจจะไม่ได้ชอบมากนัก ลูกจ้างก็อยากมีเวลาอิสระส่วนตัว และ ถ้าเป็นไปได้นายจ้างก็อยากทำงานให้เสร็จในเวลางาน

ในบทความนี้เรามาดูกันว่าการทำ OT คืออะไร  คืออะไรมีข้อดีข้อเสียอะไรบ้าง และการบริหาร OT ที่ดีต้องทำอย่างไร

การทํางานล่วงเวลาหมายถึง – การทำโอทีคืออะไร

การทำOT หมายถึง Overtime คือการทำงานล่วงเวลานานกว่าเวลาที่ทำงานปกติ การทำ OT ยังหมายถึงค่าจ้างล่วงเวลา เช่นการทำงานเพิ่มในวันหยุด หรือการทำงานล่วงเวลาทำงานปกติ โดยอัตราค่าจ้าง ล่วงเวลาอยู่ระหว่างหนึ่งถึงสามเท่าของอัตราค่าจ้างต่อชั่วโมงในวันทำงาน

คำถามหลักที่เรามักได้ยินบ่อยๆก็คือการทำงานล่วงเวลานั้นสำคัญจริงๆหรอ จำเป็นหรือเปล่าสำหรับองค์กร 

เพื่อที่จะตอบคำถามนี้ องค์กรจะต้องถามตัวเองกลับว่า จำนวนงานที่มีและจำนวนพนักงานที่สามารถทำงานได้มีเพียงพอหรือเปล่า และหากไม่เพียงพอการจ้างพนักงานเพิ่มแทนที่จะจ่าย OT จะคุ้มกว่าหรือเปล่า

หลักการบริหารการปฏิบัติงาน (Operations Management) มีหลักวิธีการวิเคราะห์และแยกแยะหน้าที่การงานออกมาเป็นแต่ละหน้าที่ เพื่อดูว่างานแต่ละหน้าที่จำเป็นต้องใช้เวลากี่ชั่วโมงในการทำ หากทำแบบนี้องค์กรก็จะสามารถรู้ได้ว่าจำนวนงานที่มีและจำนวนพนักงานที่มีอยู่นั้นสอดคล้องกันหรือเปล่า

อย่างไรก็ตามในเชิงปฏิบัติแล้ว พนักงานแต่ละคนก็มีทักษะและความถนัดไม่เหมือนกัน ทำให้พนักงานแต่ละคนใช้เวลาทำงานไม่เท่ากัน สำหรับองค์กรขนาดใหญ่การประเมินความสามารถของพนักงานอาจจะทำได้ง่ายกว่า เพราะมีตัวอย่างให้เปรียบเทียบ แต่หากเป็นพนักงานในองค์กรระดับเล็กลงมาก็อาจจะต้องอาศัยการเปรียบเทียบกับพนักงานที่ใกล้เคียง ซึ่งก็จะดูได้แค่ว่าใครทำงานช้ากว่าใคร 

เรื่องปัญหางานเยอะเกินจำนวนพนักงานเป็นแค่หนึ่งมุมมองของการทำ OT อีกมุมมองหนึ่งก็ของการทำ OT ก็คือการ ‘เพิ่มทรัพยากรในช่วงฉุกเฉิน’ เพื่อทำงานด่วนให้เสร็จ เช่นลูกค้าเร่งงาน พนักงานบางคนหยุดแบบฉุกเฉิน เป็นต้น อย่างไรก็ตาม หาก ‘กรณีฉุกเฉิน’ นั้นเกิดขึ้นบ่อยเกินไป องค์กรก็ควรพิจารณาจ้างพนักงานเพิ่ม (เช่น ชั่วโมงงานของพนักงานที่ทำนอกเวลารวมกันแล้วเฉลี่ยนตก 6-8 ชั่วโมงต่อวัน ทุกอาทิตย์)

หรือหากเป็นงานที่ไม่ได้ต้องการพนักงานประจำ องค์กรก็อาจจะต้องลองหาพนักงานชั่วคราวเพื่อมาทำงานให้จบฟังเดือน

ในเบื้องต้น องค์กรอาจจะสามารถทำการวิเคราะห์กระบวนการทำงานของพนักงานแต่ละคน เพื่อดูว่าแต่ละวันพนักงานทำอะไรบ้าง จะได้เป็นการช่วยจัดตารางเวลาเพื่อลดการทำงานนอกเวลาโดยไม่จำเป็น อาจจะนำหลักการของ 5ส หรือ Kaizen มาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ในบทความนี้ผมจะขออธิบายแค่พื้นฐานทางกฎหมายของการทำ OT เท่านั้น หากใครสนใจเพิ่มเติม สามารถกดอ่านเพิ่มเติมในลิงค์นี้ได้ เป็นเว็บของทนายความด้านแรงงานและการว่าจ้าง

ข้อดีของการทำงานล่วงเวลา 

บริหารปริมาณงานได้ง่าย – การให้พนักงานทำ OT แปลว่าไม่ว่างานจะเยอะหรือน้อยแค่ไหนบริษัทก็สามารถบริหารปริมาณงานได้ง่าย ในช่วงที่มีงานเยอะบริษัทก็สามารถจ้างพนักงานทำงานนอกเวลาได้ แต่ในช่วงที่มีงานน้อยบริษัทก็ไม่ต้องแบกภาระค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น 

พนักงานได้รับ ‘ค่าจ้าง’ มากขึ้น – ค่าจ้างหรือเงินก็เป็นแรงจูงใจให้ทำให้หลายคนอยากทำงานมากขึ้น พนักงานบางคนก็เลือกที่จะทำงานเยอะเป็นพิเศษเพื่อที่จะได้มีรายได้มากขึ้นเป็นบางครั้งบางคราว

ทำให้งานไม่ขาดตอน – งานบางประเภทไม่สามารถทำยังขาดตอนได้ เช่นงานบริการที่ต้องมีคนเฝ้าหน้าร้านตลอดเวลา หรืองานการผลิตที่หากเริ่มผลิตเมื่อไหร่ก็จะเสียโอกาสในการทำกำไร ในกรณีนี้หากมีปัญหาฉุกเฉินที่ทำให้พนักงานกะต่อไปไม่สามารถเข้าได้ การทำงานล่วงเวลาก็จะทำให้บริษัทไม่เกิดปัญหางานขาดตอน

ข้อเสียของการทำงานล่วงเวลา 

ค่าใช้จ่ายที่แพงกว่า – หากคิดค่าแรงงานตามกฎหมายแล้ว การจ้างพนักงานทำงานล่วงเวลานั้นถือว่าแพงกว่าการจ้างพนักงานประจำให้ทำงานในเวลาเพราะฉะนั้นการจ้างให้ทำงานนอกเวลาจึงเหมาะกับงานในระยะสั้นหรืองานฉุกเฉินเท่านั้น หากในระยะยาวบริษัทสามารถบริหารตารางเวลางานได้ การจ้างพนักงานประจำจะถูกกว่ามาก

พนักงานทำงานได้น้อยลง – มนุษย์ไม่เหมือนเครื่องจักร หาให้ทำงานติดกันเป็นเวลานานๆโดยไม่ได้พักผ่อนประสิทธิภาพการทำงานก็จะน้อยลง หากรวมกับการที่องค์กรต้องจ่ายเงินมากขึ้นเพื่อให้ทำงานล่วงเวลาแล้ว การจ่ายเงินเยอะเพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพน้อยก็ถือว่าไม่ค่อยคุ้มเท่าไหร่

พนักงานเหนื่อย – แน่นอนว่าการให้พนักงานทำงานล่วงเวลาบ่อยๆก็จะทำให้พนักงานรู้สึกเหนื่อยหรือท้อแท้ เพราะคงไม่มีใครอยากทำงานตลอดเวลา ทุกวัน ทุกคนต้องการเวลาพักผ่อนทั้งนั้น ในส่วนนี้หากใช้ให้พนักงานทำงานนอกเวลาราชการไปพนักงานก็จะเกิดอาการเหนื่อยและล้า ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง และอาจจะทำให้พนักงานลาออก

พนักงานจงใจทำงานช้า – อาจจะมีกรณีที่พนักงานจงใจทำงานช้า เพื่อที่จะค่าแรงสำหรับการได้ทำงานล่วงเวลา ปัญหานี้ทำให้องค์กรบางทีถึงกลับตั้งนโยบายออกมาว่าหากพนักงานจะทำงานนอกเวลาต้องมีผู้อนุมัติก่อน อย่างไรก็ตามหากองค์กรอยากจะลดปัญหาพนักงานจงใจทำงานช้า องค์กรก็ควรตรวจสอบและดูแลตารางเวลาพนักงานและผลลัพธ์ที่พนักงานควรจะทำได้ต่อวัน 

การบริหาร OT ที่ดีทำอย่างไร

เราเห็นแล้วว่าการทำ OT นั้นมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ในส่วนนี้เรามาดูกันว่าการบริหาร OT ที่ดีต้องทำอย่างไร และองค์กรต้องทำอย่างไรเพื่อที่จะลดความเสี่ยงจะข้อเสียของการทำ OT 

คำนวณปริมาณงานต่อพนักงาน – หมายถึงการที่คนวางแผนงานต้องรู้ว่างานที่มีอยู่นั้นใช้เวลากี่ชั่วโมงในการทำงาน และพนักงานที่มีอยู่นั้นเพียงพอสำหรับการทำงานหรือเปล่า ข้อมูลนี้สามารถดูได้จากเวลาที่พนักงานปัจจุบันใช้ในการทำงาน เช่นพนักงานขายใช้เวลาตอบลูกค้าใหม่ได้เฉลี่ยน 20 นาทีต่อคน เพราะฉะนั้นในหนึ่งชั่วโมงจะสามารถรับลูกค้าได้แค่ 3 คน

จัดตารางเวลาทำงาน – สิ่งแรกที่องค์กรควรจะดูเลยก็คือการจัดตารางเวลางาน บางครั้งอาจจะมีกระบวนการทำงานบางอย่างที่ทำให้กินเวลาพนักงานอย่างเปล่าประโยชน์ เช่นการประชุมที่ลากยาวไป การประชุมที่ไม่จำเป็น หากองค์กรให้คน 5 คนเข้าประชุมรวมกันเป็นเวลา 30 นาที องค์กรก็จะเสียเวลาทำงานไปร่วม 150 นาทีเลย 

การวางแผนล่วงหน้า – หนึ่งในสาเหตุที่พนักงานต้องทำงานนอกเวลาก็เพราะองค์กรไม่สามารถวางแผนงานล่วงหน้าได้ อาจจะเป็นเหตุฉุกเฉิน หรือลูกค้าเร่งงานเป็นต้น ในกรณีนี้องค์กรควรจะพิจารณากระบวนการวางแผนล่วงหน้าอีกทีหนึ่ง หรือไม่ก็หาแผนสำรองเพื่อหาคนมาเติมเต็มหน้าที่ฉุกเฉินนี้อย่างเต็มใจ เช่นการจ้างฟรีแลนซ์ จ้างพนักงานชั่วคราว หรือการจ่าย OT ให้กับพนักงานที่อยากได้รายได้เพิ่ม

การดูแลพนักงานที่ทำงานนอกเวลา – สุดท้ายแล้วไม่ว่าจะบริหาร OT ดีแค่ไหน เรื่องไม่คาดฝันในการทำธุรกิจก็เกิดขึ้นได้เสมอ แปลว่าองค์กรส่วนมากก็ยังต้องมีการทำ OT อยู่ดี (บริหารให้ลดลงได้ แต่ก็คงไม่ทำให้หมดไป) ในกรณีนี้องค์กรก็ต้องหาวิธีดูแลพนักงานที่ทำงานล่วงเวลา เพื่อป้องกันพนักงานลาออก เช่น การพาพนักงานไปเลี้ยงข้าว ซื้อของขวัญให้

สุดท้ายนี้เกี่ยวกับการบริหาร OT

การให้พนักงานทำ OT อาจจะง่ายต่อการบริหารงานในบางกรณี หากวันไหนงานเยอะก็หาคนมาทำเพิ่ม หากวันไหนงานน้อยก็ให้ทำเท่าเดิม แต่ความสะดวกสบายจากการให้คนทำงานล่วงเวลา ก็อาจจะได้มาด้วยประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง และค่าใช้จ่ายที่มากขึ้น หากเทียบกับการจ้างพนักงานเพิ่ม 

หลักการจ้างพนักงานก็เหมือนกับหลักการหาลูกค้าองค์กร หากองค์กรอยากขายสินค้าให้กับคนที่อยากซื้อ องค์กรก็ควรจะหางานให้กับคนที่อยากทำ แปลว่าหากพนักงานอยากทำ OT และสามารถทำ OT ได้โดยผลงานออกมาดี ก็ถือว่าเป็นการ win-win ทั้งสองฝ่าย แต่กรณีนี้เกิดขึ้นได้ยากพอสมควร เพราะคงมีพนักงานเพียงแค่ส่วนน้อยที่อยากทำงานล่วงเวลา

สุดท้ายนี้ในการลดปัญหาทำงานล่วงเวลา การบริหาร OT ก็ควรจะประกอบด้วยหลักการอื่นๆเช่น การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานผ่านกระบวนการลีน หรือการจ้างพนักงานชั่วคราว