แผนกจัดซื้อในสมัยนี้ต้องดูมากกว่าแค่เรื่องการประหยัดค่าใช้จ่าย ปัจจัยอื่นๆเช่นคุณภาพ หรือ เวลาการทำงาน เป็นสิ่งที่เราต้องดูอย่างต่อเรื่องเพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรเราสามารถแข่งขันกับบริษัทอื่นได้ เพราะฉะนั้นการตั้ง KPI ของแผนกจัดซื้อเลยเป็นสิ่งที่เราต้องใส่ใจเป็นพิเศษ เพื่อที่เราจะได้ตัดสินใจในการทำงานด้านจัดซื้อได้ถูก
ในบทความนี้เราจะมาดูกันเรื่องการตั้ง KPI ของการจัดซื้อ โดยที่ผมจะขอให้ข้อแนะนำพื้นฐานเกี่ยวกับการตั้ง KPI สำหรับในแต่ละกรณีต่างๆ และ ให้ตัวอย่างของ KPI ในการจัดซื้อเบื้องต้นที่เราสามารถนำไปปรับใช้ได้
การตั้ง KPI แผนกจัดซื้อ – ข้อแนะนำต่างๆ
KPI ของแผนกจัดซื้อควรที่จะวัดทุกแง่มุมสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อสินค้าหรือบริการ ดัชนีชี้วัดความสำเร็จของการจัดซื้อควรช่วยให้แผนกสามารถควบคุมและเพิ่มประสิทธิภาพของคุณภาพ ปริมาณ ค่าใช้จ่าย เวลา และ แหล่งที่มาของการจัดซิ้อได้
แผนกจัดซื้อเป็นแผนกที่อาจจะไม่สามารถสร้างรายได้ให้กับบริษัทได้โดยตรง แต่ก็สามารถเอื้ออำนวยให้แผนกอื่นๆสามารถทำงานได้ดีมากขึ้น
นั่นก็หมายความว่า KPI ของแผนกนี้ส่วนมากจะดูที่ความพึงพอใจของแผนกอื่นมากกว่า เช่นแผนกจัดซื้อทำงานได้ทันเวลาหรือเปล่า หรือจัดซื้อสินค้ามาได้คุณภาพที่ต้องการหรือเปล่า
ส่วนปัจจัยอื่นๆเช่น การจัดซื้อให้อยู่ในงบ ก็เป็นเรื่องที่ควรดูอย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ตามเราก็ไม่ควรตั้ง KPI เรื่องการประหยัดค่าใช้จ่ายให้มากเกินไป เพราะอาจจะทำให้เกิดการจัดซื้อแบบสะเพร่า หรือเลือกซื้อของที่ไม่ได้คุณภาพเข้ามาแทน
ในส่วนนี้หากแผนกควบคุมคุณภาพ (QC) หลังการจัดซื้อทำงานได้ไม่ดีพอ ปัญหาเรื่องการจัดซื้อไม่ได้คุณภาพ เพราะอยากลดค่าใช้จ่ายมากเกินไปก็อาจจะเกิดขึ้นได้ง่าย
สรุปก็คือ องค์กรต้องสามารถวัดผลตัวเลขต่างๆเหล่านี้ให้ได้
ค่าใช้จ่าย – ตัวเลขเบื้องต้นที่แผนกจัดซื้อส่วนมากต้องวัดผลกันอยู่แล้ว โดยรวมแล้วแผนกที่ดีต้องสามารถลดค่าใช้จ่ายเล็กๆน้อยๆได้อย่างต่อเนื่อง เพื่อเป็นการเพิ่มกำไรให้องค์กรในระยะยาวแบบมั่นคง
ความเสี่ยง – หากองค์กรคิดอยากจะอยู่รอดได้ในระยะยาวจริงๆ การคิดเรื่องความเสี่ยงในกิจการทำงานก็เป็นสิ่งสำคัญ เช่น เรามีตัวเลือกมากแค่ไหน เราพึ่งพา vendor หรือกระบวนการไหนมากเป็นพิเศษหรือเปล่า การเลือกตัวเลือกที่เสี่ยงสูงไม่ใช่สิ่งที่แย่เสมอไป เพียงแต่ผู้บริหารและพนักงานต้องทำความเข้าใจความเสี่ยงนั้นๆก่อน
คุณภาพ – อีกหนึ่งตัวแปรที่ต้องวัดผลเรื่อยๆ จริงๆแล้วคุณภาพที่ดีต้องสามารถจับต้องได้ เช่น ของมีความทนทานแค่ไหน ใช้การได้นานเท่าที่ควรหรือเปล่า แต่ในความเป็นจริงนั้น องค์กรส่วนมากไม่สามารถวัดได้ เลยทำให้เกิดการวัดผลคุณภาพผ่าน ‘ความพึงพอใจ’ (Satisfaction) ของแผนกอื่นๆแทน โดยอาศัยว่าผลประเมินจากแผนกอื่นๆนั้นเพียงพอที่จะวัดค่าของคุณภาพได้
ระยะเวลา – ในองค์กรส่วนมาก แผนกจัดซื้อมีหน้าที่ในการประสานงานระหว่างแผนกอื่นๆ เช่น จัดส่ง การผลิด หรือแม้แต่การขาย ในกรณีนี้การวัดระยะเวลาในการดำเนินงานในขั้นตอนต่างๆก็ถือว่าเป็นการตีค่าของคุณภาพในการทำงานได้เช่นกัน
ตัวอย่าง KPI แผนกจัดซื้อ
อย่างแรกที่ผมต้องบอกเลยก็คือ เพียงแค่คุณคิดที่จะตั้ง KPI ให้แผนกจัดซื้อ ผมก็นับว่าคุณมาถูกทางแล้วเกิน 50% หลายๆองค์กรให้ความสนใจแค่การวัดผลของแผนกฝ่ายขาย แผนกการตลาด จดลืมนึกถึงความสำคัญของแผนกจัดซื้อ ที่เป็นแผนกจุดเริ่มต้นของการจัดส่งสินค้าทุกอย่างให้กับลูกค้า
ในส่วนนี้ผมมีหลายตัวอย่าง KPI เกี่ยวกับแผนกจัดซื้อมาแนะนำครับ
จำนวน Quotation ที่นำเข้ามาเปรียบเทียบ – องค์กรส่วนมากเลือกที่จะดูจำนวน Quotation มากกว่าค่าใช้จ่าย การเปรียบเทียบ Quotation เยอะๆ ทำให้องค์กรมีตัวเลือก และ ไม่ทำให้ต้องลดหย่อนคุณภาพเพื่อเลือกสินค้าที่ราคาถูกที่สุดเท่านั้น ส่วนการตัดสินใจที่จะจัดซื้อสินค้าตัวไหนก็เป็นอีกหนึ่ง KPI หรือจะให้เป็นภาระของหัวหน้าและแผนกอื่นๆที่ร่วมงานด้วยก็ไ
ด้จำนวน Supplier ที่ดูแล – หนึ่งในปัญหาที่เกิดได้บ่อยกับการจัดซื้อก็คือการพึ่งพา Supplier มาเกินไป ซึ่งหากเราพึ่งพาเจ้าไหนมากเกินไปก็อาจจะทำให้อำนาจการต่อรองขององค์กรน้อยลงได้ ทำให้ส่งผลลบอย่างการถูกโก่งราคา หรือ การจัดส่งวัตถุดิบที่ไม่ได้คุณภาพ ในส่วนนี้การดูจำนวน Supplier ที่องค์กรดูแลอยู่ 3-6 เดือนย้อนหลังก็จะช่วยลดปัญหาเหล่านี้ได้
ระยะเวลาในการดำเนินการ – การจัดซื้อเป็นเรื่องของคุณภาพมากพอๆกับเรื่องราคา ถึงแม้ว่าฝ่ายจัดซื้อจะไม่สามารถควบคุมคุณภาพสินค้าได้โดยตรง แต่การหนึ่งในคุณภาพที่สามารถต่อรองได้ก็คือคุณภาพของระยะเวลาดำเนินการ เช่นระยะเวลาการขอ Quotation หรือ การจัดส่ง ซึ่งระยะเวลาที่องค์กรสามารถยอมรับได้ก็ขึ้นอยู่กับความเร็วในการทำงานของแผนกอื่นอีกทีนึง ในส่วนนี้ก็ต้องไปตกลงกับแผนกที่ทำงานด้วย
คุณภาพของ Supplier หรือของสินค้า – โดยรวมแล้วคุณภาพของสินค้าควรจะเป็นหน้าที่ของฝ่ายอื่นๆที่อนุมัติการจัดซื้อ เช่นวิศวกรหรือสถาปนิกในกรณีของสินค้าที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะทาง แต่ปัญหาด้านคุณภาพบางอย่าง เช่น Supplier จัดส่งมาแล้วของมีปัญหา หรือ ส่งของผิด ก็เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้บ่อย ซึ่งคุณภาพเหล่านี้สามารถวัดผลได้จากการให้คะแนนของแผนกอื่นๆที่ใช้งานสินค้าเหล่านี้อีกที
ค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการจัดซื้อ – ยกเว้นว่าจะเป็นการจัดซื้อสินค้าตัวเดียวกัน เบรนด์เดียวกัน โดยรวมแล้วเราไม่ควรนำราคาสินค้ามาเป็น KPI ของการจัดซื้อ อย่างไรก็ตาม เราก็อาจดูค่าใช้จ่ายอื่นๆที่เกี่ยวข้องในด้านการจัดซื้อ เช่นค่าใช้จ่ายด้านการจัดส่ง หรือค่าใช้จ่ายด้านการจัดเก็บสินค้า หากแผนกจัดซื้อมีค่าใช้จ่ายมากกว่าที่เราคาดหวังไว้เราก็ควรเริ่มจัดเก็บข้อมูลส่วนนี้
สุดท้ายนี้เกี่ยวกับการตั้ง KPI ของแผนกจัดซื้อ
สุดท้ายนี้การสร้าง KPI สำหรับแผนกจัดซื้อเป็นจุดเริ่มต้นแรก (และสำคัญที่สุด) ในการพัฒนาองค์กร
ในกรณีนี้ ผมขอเน้นย้ำอีกรอบว่าเราต้องทำความเข้าใจ ‘สิ่้งที่สำคัญที่สุด’ ของแผนกจัดซื้อให้ได้ก่อน ไม่ว่าเราอยากจะทำเพื่อลดค่าใช้จ่าย ลดความเสี่ยง หรือเพิ่มความพึงพอใจของแผนกอื่นๆ การตัดสินใจเล็กๆน้อยๆเหล่านี้อาจจะทำให้ KPI ของคุณแตกต่างกับบริษัทอื่นโดยสิ้นเชิง และ อาจจะทำให้วิธีการทำงานของแผนกจัดซื้อเปลี่ยนไปตลอดการ