ธุรกิจจะสามารถส่งมอบสินค้าหรือบริการได้ก็ต้องอาศัยฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) ที่สามารถจัดหาวัตถุดิบ หรือส่วนประกอบของการผลิตสินค้าหรือบริการให้ได้ตามสเปค มีคุณภาพและปริมาณตามที่ต้องการ
หากองค์กรอยากจะได้กำไรจากการทำธุรกิจก็ต้องอาศัยส่วนต่างของรายได้กับค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนที่เกิดขึ้น ซึ่งก็เป็นหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) อีกเช่นกันว่าจะสามารถจัดหาวัตถุดิบหรือส่วนประกอบการผลิตด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุดแต่คุณภาพไม่ตกไปได้หรือไม่ และนี่คือความสำคัญของตำแหน่งจัดซื้อ (Purchasing) ที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญ ดังนั้นวันนี้ผมจะพาคุณไปรู้จักตำแหน่งจัดซื้อ (Purchasing) กัน
จัดซื้อทำงานอะไร?
การจัดซื้อ (Purchasing) ถือเป็นกระบวนการที่สำคัญสำหรับธุรกิจที่จะสามารถส่งมอบสินค้าหรือบริการเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้ ที่กล้าบอกแบบนี้เพราะหากฝ่ายขาย (Sales) สามารถขายสินค้าได้ หรือฝ่ายการตลาด (Marketing) สามารถดึงดูดความสนใจของลูกค้าให้สนใจสั่งซื้อสินค้าหรือบริการได้
หากธุรกิจไม่สามารถส่งมอบสินค้าหรือบริการนั้นๆ ได้เนื่องจากไม่มีวัตถุดิบหรือปัจจัยที่ต้องใช้ในการผลิตสินค้าหรือบริการก็เท่ากับความพยายามที่ลงทุนมาก็จะไม่ได้อะไรตอบแทน หรือในกรณีที่ธุรกิจสามารถส่งมอบสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าได้ก็จริงแต่ไม่สามารถสร้างกำไรจากส่วนต่างของรายได้กับค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนได้ ธุรกิจก็ไม่สามารถมีกำไรเพื่อนำไปใช้ในการขยายแผนงานอื่น
ด้วยเงื่อนไขต่างๆ เหล่านี้ ฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) จึงไม่ได้มีหน้าที่แค่จัดหาวัตถุดิบหรือปัจจัยในการผลิตสินค้าและบริการให้เพียงพอต่อความต้องการ แต่ยังมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการตอบสนองรายได้ของธุรกิจด้วยการจัดระบบซัพพลายเชน (Supply Chain) ให้เกิดความสมดุล ความหมายก็คือฝ่ายจัดซื้อจะต้องทำงานในฐานะตัวแทนของบริษัทในการ
- จัดหาวัตถุดิบหรือปัจจัยในการผลิตสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า
- จัดซื้อหรือจัดจ้างคู่ค้า (Vendor) ในการจัดหา (Supply) วัตถุดิบ ปัจจัยในการผลิตสินค้าหรือบริการ โปรแกรมหรือการจัดสร้างระบบการทำงานที่เป็นแบบแผนให้กับองค์กร
- วางแผนระบบโลจิสติกส์ (Logistic) ด้านกระบวนการจัดซื้อ (Purchasing) เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและองค์กร
โดยทั้ง 3 ข้อจะต้องอยู่ภายใตกฎเกณฑ์ที่ว่า
- ‘ลูกค้ายอมรับคุณภาพและการส่งมอบสินค้าและบริการได้’
- ‘คู่ค้ายอมรับได้กับเงื่อนไขในการจัดหาออเดอร์ที่ต้องการในราคาที่เหมาะสม’
- ‘องค์กรยอมแบกรับต้นทุนการจัดหาเพื่อการผลิตสินค้าและบริการและรายได้จากการจำหน่ายได้’
ซึ่งต้องถือว่าในการสร้างความสมดุลให้เกิดขึ้นทั้ง 3 ส่วนนั้นต้องอาศัยความเป็นมืออาชีพของฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) มากมายทีเดียว
จัดซื้อมีหน้าที่อะไรบ้าง?
เมื่อเรามองเห็นภาพการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) แล้ว ก็จะพอมองเห็นว่าหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) จะต้องมีการทำอย่างเป็นขั้นเป็นตอนกล่าวคือ
- รับนโยบายหรือกลยุทธ์การดำเนินงานขององค์กร กล่าวคือฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) จะต้องทราบแผนงานหรือกลยุทธ์ในการขับเคลื่อนองค์กรว่ามีความต้องการขับเคลื่อนไปในทิศทางใด เพื่อนำข้อมูลมาวิเคราะห์ว่าสิ่งใดที่องค์กรมีอยู่แล้ว สิ่งใดที่ต้องจัดหาเพิ่มให้องค์กรเพื่อรองรับแผนงานหรือกลยุทธ์ หรือสมควรจะต้องเพิ่มเติมขั้นตอน ระบบ หรือกระบวนการใดๆ เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อแผนงานหรือกลยุทธ์ขององค์กรได้ จะได้นำมาทำเป็นแผนงานในการจัดซื้อ จัดหา หรือจัดจ้างเพื่อหาข้อสรุปก่อนการดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
- นำรายชื่อคู่ค้า หรือผู้จำหน่าย (Vendor) ที่มีอยู่ในระบบมาพิจารณาถึงความสามารถในการจัดซื้อหรือจัดหาออเดอร์ตามที่องค์กรต้องการได้หรือไม่ หรือหากไม่มีรายชื่อคู่ค้าหรือผู้จำหน่าย (Vendor) ที่สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรได้ในระบบ จะต้องมีการจัดหารายชื่อจากแหล่งอื่นเพิ่มเติมให้ได้อย่างน้อยจำนวน 3 รายชื่อเพื่อนำการเสนอราคาหรือเงื่อนไขของคู่ค้าหรือผู้จำหน่าย (Vendor) มาเปรียบเทียบกัน เพื่อทำการคัดเลือกคู่ค้าหรือผู้จำหน่าย (Vendor) ที่สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรได้ภายใต้เงื่อนไขที่กำหนด ทั้งนี้ต้องอยู่ภายใต้งบประมาณที่จัดตั้งไว้เพื่อให้องค์กรสามารถสร้างกำไรจากการส่งมอบสินค้าหรือบริการได้
- ตรวจสอบเอกสารสัญญาการจัดซื้อ จัดจ้างให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่ได้ตกลงกันไว้ ตลอดจนดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสัญญาในการจัดซื้อจัดจ้างก่อนดำเนินตามกระบวนการจัดซื้อ จัดจ้างขององค์กร เพื่อป้องกันปัญหาหรือการผิดเงื่อนไขในการจัดซื้อ จัดจ้าง
- ตรวจสอบการส่งมอบสินค้าหรือบริการให้เป็นไปตามเงื่อนไขในสัญญา ก่อนการยืนยันการรับออเดอร์ และประสานงานกับฝ่ายบัญชีเพื่อการชำระหนี้ค่าสินค้าและบริการ
อาจกล่าวได้ว่าโดยสรุปแล้วหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) คือการประสานงานและดำเนินการในการจัดซื้อ จัดจ้าง หรือจัดหาออเดอร์ที่องค์กรต้องการให้ถูกต้อง รวดเร็ว มีคุณภาพ และใช้ต้นทุนในกระบวนการให้น้อยที่สุดเพื่อคงไว้ซึ่งรายได้ที่มากที่สุดที่จะหามาให้ได้ในอนาคต
หนึ่งสิ่งที่ถูกถามคู่กันก็คือเรื่องของ KPI หรือวิธีวัดผลการทำงาน สำหรับคนที่สนใจสามารถอ่านบทความนี้เพิ่มเติมได้ การตั้ง KPI ของแผนกจัดซื้อ | ข้อแนะนำและตัวอย่าง
จัดซื้อมีทักษะอะไรบ้าง?
ปิดท้ายด้วยทักษะที่สำคัญสำหรับคนที่ทำหน้าที่จัดซื้อ (Purchasing) ซึ่งควรต้องมีเพื่อให้ธุรกิจได้มาซึ่งกำไรจากการดำเนินการตามเป้าหมายที่วางไว้ได้ดังนี้
- ทักษะด้านการเจรจาต่อรอง (Negotiations) ถือเป็นทักษะที่สำคัญอันดับต้นๆ ของผู้ที่ทำหน้าที่จัดซื้อ (Purchasing) เนื่องจากจะต้องเฟ้นหาคู่ค้าหรือผู้จำหน่าย (Vendor) ที่สามารถตอบสนองออเดอร์ขององค์กรให้ได้ตามเงื่อนไข ด้วยการส่งมอบสินค้าหรือบริการที่ตรงเวลา มีคุณภาพและปริมาณตามที่กำหนด ที่สำคัญคือยอมรับในความน่าเชื่อถือขององค์กรในการให้เครดิตเพื่อให้เวลาองค์กรในการจัดหาค่าใช้จ่ายที่ต้องนำมาชำระต่อคู่ค้าหรือผู้จำหน่าย (Vendor) ได้
- การมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี (Relationship) เพราะหน้าที่จัดซื้อ (Purchasing) ต้องมีการพบปะคนเป็นจำนวนมาก โดยเฉพาะผู้ที่สามารถส่งมอบสินค้าหรือบริการตามเงื่อนไขที่องค์กรกำหนดได้ นักจัดซื้อ (Purchasing) จึงต้องมีการผูกสัมพันธ์ต่อคนที่เกี่ยวข้องให้ดี เพื่อให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นมากที่สุด
- ทักษะการวางแผนงาน ประสานงานและการติดตามงาน (Planning Coordinating & Following) ฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) ต้องมีการจัดโลจิสติกส์ (Logistic) ให้ดีตั้งแต่วางแผนในการจัดซื้อ ประสานงานและติดตามการทำงานของคู่ค้าหรือผู้จำหน่าย (Vendor) ให้สามารถส่งมอบสินค้าหรือบริการให้องค์กรได้ตามข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เนื่องจากจะต้องมีการส่งมอบการจัดซื้อ จัดหา หรือจัดจ้างให้กับฝ่ายผลิตหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการต่อก่อนการส่งมอบสินค้าหรือบริการไปยังจุดหมายสุดท้ายซึ่งก็คือลูกค้า
- ทักษะประกอบอื่นๆ เช่น มีไหวพริบในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ากรณีคู่ค้าหรือผู้จำหน่าย (Vendor) ผิดเงื่อนไข ไม่ก็ความละเอียดและแม่นยำในเงื่อนไขสัญญาจัดซื้อ จัดหา หรือจัดจ้างก็มีความสำคัญพอกันที่ฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) จำเป็นต้องฝึกฝน เพื่อให้สามารถทำงานตอบสนองต่อเป้าหมายขององค์กรได้
โดยรวมแล้วฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) ถือเป็นกลไกหนึ่งที่สำคัญขององค์กรเพื่อให้องค์กรได้มาซึ่งกำไรจากการดำเนินการ และสามารถบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งใจไว้ได้