แต่เดิมทีนั้น ธุรกิจส่วนมากจะให้ความสำคัญกับการ ‘ทำงานให้มากขึ้น’ และนิยามสิ่งนี้ว่าผลิตภาพ (Productivity) ซึ่งเป็นเลขชี้วัดว่าองค์กรทำงานได้มีประสิทธิภาพมากแค่ไหน
แต่การทำงานให้มากขึ้นอย่างเดียวก็ไม่ใช่ความหมายที่แท้จริงของผลิตภาพ เพราะอีกสิ่งที่นักบริการการปฏิบัติการต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่งก็ ‘ความเสมอต้นเสมอปลาย’ หรือค่าเฉลี่ยขของผลผลิตในระยะเวลานานๆนั่นเอง
บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับผลิตภาพ ว่าผลิตภาพคืออะไร สามารถวัดผลอย่างไรได้บ้าง และที่สำคัญที่สุดก็คือเราจะเพิ่มผลิตภาพของการผลิตได้อย่างไรบ้าง
Table of Contents
ผลิตภาพ (Productivity) คืออะไร
ผลิตภาพ (Productivity) คือการวัดค่าประสิทธิภาพของกระบวนการผลิต เช่น การวัดค่าอัตราส่วนของผลิตผลเทียบกับวัตถุดิบที่ถูกป้อนเข้าไป ตามระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งเป้าหมายของการเพิ่มผลิตภาพก็คือการเพิ่มผลผลิตหรือลดค่าใช้จ่ายเพื่อสร้างกำไรให้กับธุรกิจ
โดยเบื้องต้นแล้ว ผลิตภาพคือหน่วยวัดที่ถูกนิยามขึ้นมาเพื่อเปรียบเทียบว่าแต่ละองค์กร แต่ละกระบวนการทำงานนั้น มีประสิทธิภาพมากแค่ไหน และปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับผลิตภาพมีอยู่สามอย่างด้วยกัน ก็คือ ผลผลิต (Output) ปัจจัยนำเข้า (Input) และ ผลิตภาพ (Productivity)
เช่น หากเราให้ พนักงานสิบคนทำงานทั้งอาทิตย์ (เวลาทำงานรวม 400 ชั่วโมง) เพื่อผลิตสินค้ารวมกันได้มูลค่า 100,000 บาท ผลิตภาพของเราก็จะอยู่ที่ 100,000/400 หรือ 250 บาทต่อชั่วโมง
ในหัวข้อถัดไป ผมจะพูดเรื่องการคำนวนผลผลิตแบบประเภทต่างๆนะครับ
ตัวอย่างแรกของผลิตภาพก็คือ ผลิตภาพแรงงาน เช่นโรงงานผลิตต้องใช้แรงงานกี่คนในการผลิตสินค้าให้ได้ตามปริมาณ หรือสำหรับองค์กรธุรกิจทั่วไปก็อาจะเป็นการวัดรายได้หรือกำไรในอัตราส่วนเปรียบเทียบกับจำนวนแรงงานในองค์กรก็ได้
อีกหนึ่งตัวอย่างของการใช้งานผลิตภาพก็คือผลิตภาพของเครื่องจักรที่ใช้ในการผลิต ที่วัดผลได้โดยตรงจากผลิตภัณฑ์ที่ได้ เปรียบเทียบกับทรัพยากรที่ใช้ในการผลิต
และแน่นอนว่าเราสามารถใช้ผลิตภาพ ในธุรกิจหรือองค์กรได้หลายอุตสาหกรรม ไม่ว่าจะเป็นภาคการผลิต ภาคการเกษตร หรือแม้แต่ธุรกิจการบริการต่างๆ เช่นการธนาคาร หรือการแพทย์และโรงพยาบาล
เทคนิคการวัดผลิตภาพ – วิธีคำนวณผลิตภาพประเภทต่างๆ
ก่อนที่เราจะดูกันว่าผลิตภาพคำนวณยังไง เราต้องทำความเข้าใจก่อนว่าโดยเบื้องต้นแล้ว ผลิตภาพมีสองประเภท ซึ่งจะถูกแบ่งโดยจำนวนของปัจจัยนำเข้าในระบบ
ผลิตภาพแบบปัจจัยเดี่ยว (Single factor productivity)
ผลิตภาพแบบปัจจัยเดี่ยว หรือ Single factor productivity คือ การวัดผลิตภาพด้วยปัจจัยนำเข้าแค่หนึ่งปัจจัย โดยสามารถคำนวณได้จากสมการ ผลิตภาพ เท่ากับหน่วยของผลผลิต หารด้วยปัจจัยนำเข้าที่ใช้
อธิบายง่ายๆก็คือ เครื่องจักรหรือกระบวนการที่เราใส่ของเข้าไปหนึ่งอย่างแล้วกลายเป็นของอีกอย่าง เช่น กบเหลาดินสอ ที่เราใส่ดินสอปลายกุดเข้าไป (ปัจจัยนำเข้า) และได้ดินสอปลายแหลมออกมา (ผลิตผล)
หรือเราจะคิดเป็นการทำงานของพนักงานก็ได้ เช่น เราให้พนักงานหนึ่งคนจัดเอกสาร (ปัจจัยนำเข้า) เราก็จะได้เอกสารที่ถูกจัดเรียบร้อย (ผลิตผล)
และ ‘หน่วยวัด’ ของผลิตภาพแบบปัจจัยเดี่ยว ก็คำนวณได้หลายอย่าง ขึ้นอยู่กับปัจจัยนำเข้าที่เราใช้ ไม่ว่าจะเป็น จำนวนผลิตต่อจำนวนพนักงาน จำนวนผลิตต่อเวลาทำงาน จำนวนผลิตต่อมูลค่าวัตถุดิบ
แต่ในโลกความเป็นจริงนั้น คงไม่มีกระบวนการผลิตแบบไหนที่ขึ้นอยู่กับแค่ 1 ปัจจัย ขนาดกบเหลาดินสอยังต้องใช้ทั้งดินสอปลายกุดและแรงงานของคนในการเหลาดินสอ ซึ่งข้อดีของผลิตภาพแบบปัจจัยเดี่ยวก็คือการจำกัดจำนวนปัจจัยให้เรียบง่ายที่สุด เพื่อให้คนบริหารสามารถทำงานได้ง่ายขึ้น
พูดอีกแบบหนึ่งก็คือ เวลาเราดูหลายๆปัจจัยแล้วเราจะงงได้ง่ายนั่นเอง
ซึ่งข้อแนะนำในการใช้งานจริงก็คือให้ลองคำนวณผลิตภาพมาหลายๆแบบดูก่อน แล้วค่อยพิจารณาว่าตัวเลขไหนที่เหมาะสม และสามารถนำไปใช้พัฒนาเพิ่มเติม (ทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น) ได้บ้าง
ผลิตภาพแบบพหุปัจจัย (Multifactor productivity)
ผลิตภาพแบบพหุปัจจัย หรือ Multifactor productivity (MFP) คือการวัดผลิตภาพด้วยปัจจัยนำเข้าหลายอย่าง เช่น แรงงาน วัตถุดิบ พลังงาน โดยสามารถคำนวณได้จากสมการ ผลิตภาพ เท่ากับหน่วยของผลผลิต หารด้วยมูลค่ารวมของปัจจัยนำเข้าทั้งหมดที่ใช้
อย่างที่อธิบายไว้ครับ ว่าในโลกแห่งความเป็นจริงแล้ว ปัจจัยที่ส่งผลต่อผลิตภาพควรจะมีอยู่หลายอย่าง ขึ้นอยู่กับว่าเราจะพิจารณาได้รอบคอบมากแค่ไหน
ซึ่งสำหรับองค์กรธุรกิจที่ทำงานเพื่อคาดหวังกำไร ปัจจัยที่น่าจะสำคัญที่สุดก็คือมูลค่าเงินนั่นเอง
เพราะฉะนั้นสำหรับการคำนวณผลิตภาพแบบพหุปัจจัย เราก็ต้องหาวิธีแปลงปัจจัยต่างๆให้กลายเป็นมูลค่าของเงินได้ ยกตัวอย่างเช่นดังนี้
การแปลงเวลาทำงานของพนักงาน ให้กลายเป็นมูลค่าเงิน ผ่านการคูณเงินเดือนต่อชั่วโมง
การแปลงวัตถุดิบให้กลายเป็นมูลค่าเงิน ผ่านการคำนวณต้นทุนรวมของวัตถุดิบที่ใช้ในกระบวนการ
เช่น หากคุณมีผลผลิตสินค้ามูลค่า 100,000 บาท และ มีต้นทุนปัจจัยนำเข้ารวมกันทั้งหมด 55,000 บาท ผลิตภาพแบบพหุปัจจัย ของคุณก็จะอยู่ที่ 100,000/55,000 หรือ 1.18
หรือจะคิดว่า หากเราผลิตได้ 8,000 ชิ้น และมีต้นทุนปัจจัยนำเข้ารวมกันทั้งหมด 55,000 บาท ผลิตภาพแบบพหุปัจจัย ของคุณก็จะอยู่ที่ 8,000/55,000 หรือ 0.145 ชิ้นต่อบาท
หากถามว่าได้ตัวเลขนี้แล้วจะทำอะไรได้ คำตอบก็คือคุณต้องนำไปเปรียบเทียบกับตัวเลขในอดีตของคุณ (ทำได้ง่าย) และตัวเลขของคู่แข่งในอุตสาหกรรม (ทำได้ยาก) คุณก็จะรู้แล้วว่าต้องปรับปัจจัยตัวแปรไหนบ้างเพื่อให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
6 ข้อแนะนำในการเพิ่มผลิตภาพ
#1 ผลิตภาพเริ่มจากการจัดเก็บ เรียงเรียงข้อมูล – สำหรับคนที่เริ่มพัฒนาผลิตภาพเป็นครั้งแรก ข้อแนะนำและก็คือต้องเริ่มจัดเก็บข้อมูลก่อน ว่าในแต่ละเดือน หรือแต่ละอาทิตย์ มีผลผลิตเท่าไหร่ มีตัวแปรอะไรบ้างที่เกี่ยวข้องกับการผลิต และมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้างที่เกี่ยวข้องกับตัวแปร ในส่วนนี้อาจจะเป็นข้อแนะนำง่ายๆ แต่ก็เป็นสิ่งที่ต้องพูดไว้ก่อนที่จะอธิบายเรื่องที่ซับซ้อนกว่านี้
#2 ค่าใช้จ่ายของความผิดพลาดและการให้รางวัลพนักงาน – ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าปัจจัยที่ควบคุมได้ยากที่สุดในการผลิตก็คือปัจจัยของมนุษย์ บางครั้งการเริ่มเปิดไฟค้างไว้ หรือการไม่ใส่ใจทำงานผิดพลาด ก็ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายมหาศาล
ในส่วนนี้การบอกให้พนักงานทำให้ดีขึ้นก็เป็นเรื่องง่ายๆแต่ว่าก็คงไม่ได้ผลอะไร วิธีที่ดีกว่าคือการลองคำนวณค่าใช้จ่ายความผิดพลาดในแต่ละเดือน แนะนำตัวเลขเหล่านี้มาเป็นเป้าหมายให้พนักงานร่วมมือกันลดค่าใช้จ่าย แล้วก็นำเงินส่วนต่างเล็กน้อยมาเป็นรางวัลให้กับพนักงาน เช่นหากสามารถทำให้ค่าไฟน้อยกว่าที่กำหนดได้ พนักงานก็จะได้โบนัสเล็กน้อย
#3 การอบรมพนักงานที่ใช้ประโยชน์ได้จริง – องค์กรประเทศไทยนิยมการอบรมพนักงานครับ แต่การอบรมก็มีทั้งที่ดีและไม่ดี บางครั้งการอบรมมากเกินไปก็จะทำให้เสียเวลาทำงานด้วยซ้ำ
การอบรมที่ดีต้องให้ข้อมูลหรือความรู้ที่พนักงานสามารถนำไปใช้ได้จริง (Call To Action) และเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานทำผิดพลาดซ้ำซ้อน (โดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานที่ทำงานซ้ำ งานเดิมทุกวัน) บริษัทจำเป็นที่จะต้องอบรมพนักงานอย่างน้อย 1 หรือ 2 วันต่อปี
#4 เครื่องจักรทำงานไม่ได้หากมนุษย์ไม่พูดคุยกัน (communications) – อีกหนึ่งปัญหาที่ทำร้ายประสิทธิภาพการทำงานได้มากที่สุดก็คือการสื่อสารในองค์กร รวมถึงการสื่อสารที่ผิดพลาด หรือวิธีการสื่อสารที่ไม่ได้ประสิทธิภาพ เช่นพนักงานพูดคุยกันไม่รู้เรื่องทำให้ทำงานพลาด หรือพนักงานใช้เวลาสื่อสารเรื่องเดิมๆ ทุกๆวัน จนเสียเวลาทำงาน
ข้อแนะนำในเบื้องต้นก็คือ ให้ลองศึกษากระบวนการบริหารปฏิบัติการของฝั่งญี่ปุ่น เช่น Kaizen และ 5ส เพื่อหาวิธีลดของเสีย อย่างไรก็ตาม การพัฒนากระบวนการมนุษย์เป็นสิ่งที่ต้องใช้เวลา แต่ต้องถูกนำมาพัฒนาปรับใช้อย่างต่อเนื่อง ที่สำคัญก็คือผู้บริหารจำเป็นที่จะต้องใส่ใจกับการพัฒนาส่วนนี้
สามารถศึกษาเรื่อง Kaizen และ 5ส ได้ที่นี่ครับ Kaizen คืออะไร และ 5ส คืออะไร
#5 การกระจายงานและการจ้างงานนอก (Outsource) – เนื่องจากว่าในประเทศไทยแรงงานส่วนมากมีราคาถูกทำให้เจ้าของธุรกิจส่วนมากเลือกที่จะจ้างแรงงานส่วนเพื่อลดค่าใช้จ่าย
แต่ธุรกิจปัจจุบันก็พิสูจน์แล้วว่า แรงงานราคาถูกไม่มีทักษะนั้นสามารถพัฒนาได้ยาก ต่อให้อบรมมากแค่ไหนเราก็ไม่สามารถพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานได้
สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือให้พิจารณาดูว่า กระบวนการไหนสำคัญหรือไม่สำคัญสำหรับองค์กรจริงๆ ซึ่งกระบวนการที่ไม่สำคัญ (ไม่เกี่ยวข้องกับการผลิตหลัก หรือหัวใจขององค์กร) ก็ควรที่จะจ้างบริษัทนอกมาช่วยงานมากกว่า
#6 กระบวนการที่สำคัญต้องมีพนักงานรับผิดชอบเสมอ – เรื่องที่เจ้าของธุรกิจกลัวที่สุด ก็คือการที่พนักงานไม่ใส่ใจกับงานที่ตัวเองทำ แล้วอ้างว่า ‘ไม่ใช่หน้าที่ของฉัน’ ซึ่งในองค์กรขนาดเล็กส่วนมาก มีกระบวนการหลายอย่างที่ไม่มีพนักงานรับผิดชอบแบบเจาะจง (เหมือนเจ้าของบอกให้พนักงานช่วยกันดูแล หลายๆคน)
ปัญหาก็คือ ‘การช่วยกัน’ จะทำให้พนักงานไม่รู้สึกระวัง ไม่ตั้งใจทำงาน เพราะหากมีอะไรผิดพลาดก็ไม่มีใครรับผิดชอบที่แท้จริง สิ่งที่องค์กรชั้นนำของโลกอย่าง Apple ทำ ก็คือทุกกระบวนการต้องมีชื่อพนักงานรับผิดชอบเสมอ และต้องเป็นหน้าที่ของพนักงานคนนี้ที่จะทำให้หน้าที่หรือกระบวนการนี้ประสบความสำเร็จ
ข้อแนะนำนี้ไม่ใช่ข้อแนะนำในทางด้านการกดดันพนักงาน แต่เป็นการสร้างบรรทัดฐานให้ทุกคนมีความรับผิดชอบ
สุดท้ายนี้เกี่ยวกับผลิตภาพ
สองสิ่งสุดท้ายที่ผมอยากจะให้ทุกคนรู้ก็คือ การวัดผลิตภาพในโลกแห่งความเป็นจริงนั้นทำได้ยาก เพราะค่าใช้จ่ายหลายๆอย่างนั้นไม่สามารถ ‘ถูกแบ่ง’ ออกมาให้เหมาะกับผลผลิต (output) ได้อย่างชัดเจน
ซึ่งหมายความว่าการคำนวณผลิตภาพส่วนมาก็เป็นได้แค่การประเมิน และตัวเลขผลิตภาพก็ควรถูกใช้เพื่อ ‘สร้างทิศทาง’ ในการบริหารและการพัฒนากระบวนการมากกว่า
ข้อแนะนำที่สองก็คือการพัฒนาเพิ่มผลิตภาพนั้นควรเป็นมุมมองในระยะยาว เพราะในเชิงบริหารปฏิบัติการนั้น การดูตัวเลขในระยะยาวจะทำให้เห็นภาพรวมและช่องทางในการบริหารได้ดีกว่าการเปรียบเทียบกับคู่แข่งที่มีตัวแปรทางธุรกิจไม่เหมือนกัน
อย่างไรก็ตาม หากธุรกิจคุณมีผลิตภาพต่ำกว่าธุรกิจของคู่แข่งในอุตสาหกรรมเดียวกันมาก คุณก็อาจจะเจอช่องว่างในการพัฒนาผลิตภาพได้ง่ายมากกว่า
บทความอื่นๆที่เราแนะนำ
ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ต่างกันอย่างไร – มี KPI อะไรบ้าง
การบริหารสินค้าคงคลัง คืออะไร (สำคัญเป็นอย่างมาก)
การตั้ง KPI ของคลังสินค้าและการจัดส่ง | ข้อแนะนำและตัวอย่าง
