หนึ่งในระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรลดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก เหลือไว้แค่สิ่งที่พร้อมทำประโยชน์เพื่อการพัฒนาอันแสนรวดเร็วในอนาคตก็คือ ระบบลีน หรือ Lean Management
ในโลกของธุรกิจ หากเราสามารถมองหาแนวคิดหรือทฤษฎีใดที่จะช่วยให้องค์กรเติบโต เชื่อว่าบรรดาผู้บริหารเองก็สนใจอยากเรียนรู้และศึกษาถึงข้อมูลในเรื่องราวนั้น ๆ อย่างไรก็ตาม ‘สิ่งดี ๆ’ ที่ผู้บริหารสามารถทำได้เพื่อองค์กรก็มีเยอะ และลีนก็เป็นหนึ่งในหัวข้อนั้น เพราะฉะนั้นซึ่งในบทความนี้เราจะมาวิเคราะห์กันเพื่อดูว่าข้อดีข้อเสียของระบบลีนมีอะไรบ้าง เพื่อที่เราจะได้เข้าใจว่า ลีนนั้นคุ้มค่าที่จะทำแค่ไหน
Table of Contents
ระบบลีน Lean Management คืออะไร
ก่อนอื่นเลย ผมขออธิบายเรื่อง Lean Management แบบสั้นๆ เพื่อให้พวกเราเข้าใจตรงกันก่อน ในศัพท์ทางภาษาอังกฤษ Lean แปลว่า ผอม บาง เพรียว ซึ่งมักใช้กับคนที่มีรูปร่างดี หรือคนผอมแห้ง ซึ่งถ้ามองในด้านบวก หมายถึง คนที่มีรูปร่างดีมาก ๆ ไม่มีไขมันส่วนเกินใด ๆ ให้ต้องคอยกังวล ร่างกายจึงสามารถทำกิจกรรมต่าง ๆ รอบตัวได้อย่างกระฉับกระเฉง
ดังนั้นเมื่อนำเอาระบบลีน Lean Management มาพูดในวงของธุรกิจก็สามารถเปรียบเทียบเขิงความหมายได้คล้าย ๆ กันนั่นคือ เป็นการดำเนินงานปกติโดยพยายามลดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในทุก ๆ กระบวนการ โดยตั้งอยู่บนพื้นฐานความต้องการของตลาด และยังต้องสร้างระดับให้เหนือกว่าคู่แข่งขันของตนเอง
เมื่อนำความหมายทั้ง 2 เชิงมาเทียบกันก็จะเห็นถึงความเหมือน นั่นคือ พยายามลดภาวะความสูญเสียต่าง ๆ จากสิ่งที่กำลังกระทำออกให้หมด เพื่อจะได้ก้าวไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น
ด้วยเหตุนี้หลาย ๆ ธุรกิจที่เริ่มรู้สึกว่าพวกเขามีขั้นตอนดำเนินงานบางอย่างซับซ้อนเกินไป ส่งผลให้เกิดความยุ่งยาก จึงพยายามมองหาวิธีในการลดการสูญเสียเหล่านั้นให้ออกไปจนหมด เหลือไว้เฉพาะสิ่งจำเป็นจริง ๆ เท่านั้น หากอธิบายให้เข้าใจง่ายที่สุด ระบบลีน หรือ Lean Management คือวิธีเปลี่ยนจากความสูญเปล่าภายในองค์กรทุกด้านพลิกสู่การสร้างคุณค่าที่เหนือกว่าใคร
5 ข้อดีของระบบลีน (Lean Management)
เมื่อเข้าใจถึงความหมายกันไปแล้ว คราวนี้ก็มาพูดถึงข้อดีสำหรับธุรกิจที่เลือกใช้ระบบดังกล่าวเพื่อพัฒนาให้ก้าวไปอีกขั้น
1. ควบคุมดูแลการทำงานขององค์กรได้มากขึ้น
เมื่อระบบการจัดการต่าง ๆ มีขนาดเล็กลง ย่อมช่วยให้มองเห็นถึงข้อผิดพลาดต่าง ๆ ในการทำธุรกิจง่ายขึ้นกว่าเดิม ตรงนี้ถือเป็นสิ่งสำคัญในการควบคุมดูแล และบริหารจัดการให้สามารถดำเนินงานราบรื่นมากขึ้น เมื่อลดความสูญเสียที่ไม่จำเป็นลงได้ นั่นเท่ากับประสิทธิภาพที่เกิดก็เห็นภาพชัดเจน แก้ไขจุดบกพร่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่อาจส่งผลกระทบใหญ่โตในอนาคตได้
2. วัตถุดิบเกิดประโยชน์กับธุรกิจมากที่สุด
ด้วยความหมายที่อธิบายไว้ละเอียดว่า ระบบลีน (Lean Management) คือ วิธีพยายามลดการสูญเสียให้มากที่สุด จึงส่งผลไปถึงแนวทางบริหารจัดการด้านวัตถุดิบ หากสั่งมาในปริมาณที่มากแม้ราคาต่อหน่วยจะถูกกว่า ทว่าโอกาสที่จะเกิดความเสียหายจนต้องทิ้งไปมีสูง กลับกันหากเลือกสั่งวัตถุดิบในปริมาณที่พอดี แม้ดูต้นทุนต่อหน่วยแพงกว่าเล็กน้อย แต่คุณสามารถใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ คุ้มค่ากับธุรกิจ
3. ลดความเหนื่อยล้าของทรัพยากรมนุษย์
เมื่อความสูญเสียในการทำงานที่เคยมีลดลง ย่อมส่งผลให้ทรัพยากรมนุษย์หรือแรงงานที่ทำสบายขึ้นกว่าเดิมด้วย พูดง่าย ๆ คือ พวกเขาไม่ต้องเจอกับปัญหาน่าปวดหัว ไม่ต้องทำงานหนักเพียงเพราะเกิดปัญหาจากระบบงานเดิม ๆ ที่ซ้ำซ้อน ผิดพลาดง่าย จนต้องแก้ไขกันบ่อยครั้ง ระบบลีน (Lean Management) จึงไม่ได้มีดีแค่ตัวของธุรกิจเพียงอย่างเดียว ทว่ายังส่งผลบวกต่อประสิทธิภาพการทำงานของแรงงาน เมื่อพวกเขาทำงานน้อยลงผลงานที่ออกมาย่อมมีประสิทธิภาพขึ้นกว่าเดิม
4. การทำงานลื่นไหล ตรงต่อเวลา
ความตรงต่อเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการทำธุรกิจทุกประเภท โดยเฉพาะการส่งให้กับลูกค้า หากไม่มีระบบลีนเข้ามาเป็นตัวช่วยบ่อยครั้งมักทำให้เกิดความล่าช้าจากขั้นตอนบางอย่างที่จริง ๆ หากตัดออกก็ไม่ส่งผลกระทบอะไรต่อสินค้า / บริการนั้น ๆ ด้วยซ้ำ ดังนั้น Lean Management จะช่วยให้งานของคุณลื่นไหล ตรงต่อเวลา สามารถกำหนดตารางต่าง ๆ ได้ชัดเจน สร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจมากยิ่งขึ้นกว่าเดิม
5. ลูกค้าพึงพอใจและอยากกลับมาซื้อใหม่
ท้ายที่สุดจะเห็นว่าเมื่อระบบลีนที่กำลังทำนั้นประสบความสำเร็จจนลูกค้าสัมผัสได้ก็จะเกิดความพึงพอใจ ต้องการกลับมาซื้อหรือใช้บริการใหม่อีกครั้งโดยไม่ต้องคิดมาก ไม่ต้องการข้อเปรียบเทียบใด ๆ ทั้งสิ้น แม้เจ้าอื่นจะให้ราคาถูกกว่า แต่ด้วยความประทับใจที่เกิดขึ้นมันยิ่งกว่าการซื้อใจที่เงินจำนวนเท่าไหร่ก็ทำให้ไม่ได้
5 ข้อเสียของระบบลีน (Lean Management)
เป็นเรื่องปกติบนโลกใบนี้ที่ทุกอย่างต้องมีทั้งข้อดีและข้อเสียต่างกันออกไป ใครที่สนใจอยากลองนำเอาระบบลีนเข้ามาในองค์กร อย่าลืมพิจารณาถึงข้อเสียเหล่านี้ด้วย
1. ยังถือว่าใหม่มาก ๆ สำหรับหลายธุรกิจ
ต้องยอมรับว่าในเชิงทฤษฎีอาจดูเป็นเรื่องสวยหรู แต่เมื่อนำไปปฏิบัติจริงระบบนี้ยังถือว่าใหม่มาก ๆ โดยเฉพาะกับองค์กรในประเทศไทย ส่งผลให้การทำความเข้าใจ การพยายามสื่อสารเป็นเรื่องยาก และท้ายที่สุดหากลองทำแล้วไม่ตอบโจทย์ก็เท่ากับยังต้องใช้รูปแบบดำเนินงานอย่างเดิมต่อไปเรื่อย ๆ ไม่เกิดการพัฒนาอย่างจริงจังตามเป้าหมายที่คาดการณ์ล่วงหน้า
2. การให้ความร่วมมือของพนักงานทุกคน
โดยพื้นฐานหน้าที่ความรับผิดชอบของานที่ตนเองมีก็เยอะมากพออยู่แล้ว คงเป็นเรื่องยากที่พนักงานทุกคนจะให้ความร่วมมือเหมือนกันหมดทุกคน ตรงนี้นับเป็นอีกข้อเสียที่เกิดขึ้นจากระบบลีน เพราะนอกจากพวกเขาไม่อยากเปลี่ยนแปลงด้วยมองว่างานปกติอยู่มากพออยู่แล้ว ยังอาจมีผลต่อสภาพจิตใจที่รู้สึกว่าตนเองทำงานเยอะกว่าที่ควรเป็น
3. ต้องได้รับความร่วมมือจากภายนอก
การบริหารจัดการด้วยระบบลีน ไม่ใช่แค่เรื่องของปัจจัยภายในธุรกิจอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังต้องมีความร่วมมือจากธุรกิจภายนอกที่มีความเชื่อมโยงกันด้วย เช่น ซัพพลายเออร์เจ้าดั้งเดิมที่ส่งกันมานานไม่สามารถลดปริมาณของตามความต้องการใหม่ของคุณได้ ก็เท่ากับยังคงต้องเสียเงินเท่าเดิม มีความสูญเสียของวัตถุดิบเกิดขึ้นเหมือนเดิมนั่นเอง
4. ใช้เงินลงทุนก้อนใหญ่ในบางกรณี
หลาย ๆ ธุรกิจเมื่อมองเห็นว่าการเลือกระบบลีนเข้ามาบริหารจัดการจะช่วยให้ต้นทุนการสูญเสียลดน้อยลง แต่ถ้ามองให้ชัดจะรู้เลยว่าอาจต้องมีการลงทุนขึ้นเพื่อให้ระบบดังกล่าวประสบความสำเร็จ เช่น ซื้อเครื่องจักรรุ่นใหม่, การจัดระเบียบพื้นที่ต่าง ๆ ภายในองค์กร ฯลฯ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ล้วนต้องใช้เงินทั้งสิ้น
5. โอกาสวางแผนผิดพลาดเกิดขึ้นได้
ด้วยหลาย ๆ ธุรกิจยังใหม่กับ Lean Management มาก ๆ ทำให้โอกาสการวางแผนผิดพลาดมีสูง เช่น ตั้งใจว่าจะลดความสูญเสียของเครื่องจักรลงด้วยการเปลี่ยนเครื่องใหม่ แต่เมื่อสั่งเข้ามาปรากฏว่าพนักงานไม่เคยมีประสบการณ์กับรุ่นใหม่มาก่อน แทนที่จะลดความสูญเสียอาจกลายเป็นทางตรงกันข้ามก็ได้
ทั้งหมดนี้คือเรื่องราวของระบบลีน (Lean Management) ที่นำมาฝากกัน ซึ่งมีคำแนะนำข้อดี-ข้อเสียของระบบนี้ด้วย หากองค์กรไหนมีแนวทางที่อยากเริ่มต้นทำก็ลองพิจารณาความเหมาะสม รวมถึงศึกษาข้อมูลต่าง ๆ ให้ละเอียด เพราะจะช่วยลดความผิดพลาด ส่งผลเขิงบวกกับธุรกิจ ลดการสูญเสียได้จริงดังที่ตั้งใจเอาไว้