การทำงานที่ผิดพลาดของคนเราหรือที่ได้ยินกันคุ้นหูว่า Human Error เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นบ่อย แต่ผิดครั้งแรกไม่เป็นไร ผิดครั้งที่ 2 พอให้อภัย แต่ผิดซ้ำแล้วซ้ำเล่าในเรื่องเดิม ๆ ควรจะต้องมานั่งทบทวนกันหน่อยแล้วว่าเกิดจากอะไร
ดังนั้นในบทความนี้ผมจะมาชวนให้คุณได้ทบทวนถึงการทำงานของตัวเองพร้อมกับหาวิธีลดข้อผิดพลาดในการทำงานที่เหมาะสมสำหรับแต่ละคนกัน
วิธีลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
ความผิดพลาดในการทำงานเกิดขึ้นได้จากสาเหตุหลัก ๆ 2 ส่วนคือ ความผิดพลาดจากคนกับความผิดพลาดของระบบ ซึ่งข้อหลังมีเปอร์เซ็นต์การเกิดขึ้นได้น้อยมาก
เนื่องจากระบบการทำงานจะถูกกำหนดมาอย่างเป็นขั้นตอน และจะถูกกลั่นกรองให้ถูกต้อง ครบถ้วน มาก่อนผลลัพธ์สุดท้ายของงานอยู่แล้ว ต่างจากความผิดพลาดจากคนซึ่งเกิดได้จากทั้งปัจจัยภายในและภายนอก เกิดจากความผิดพลาดทั้งตั้งใจและไม่ตั้งใจ และผิดพลาดได้จากประสบการณ์และความสามารถด้วยเช่นกัน
ดังนั้นก่อนจะไปพูดถึงวิธีลดข้อผิดพลาดในการทำงาน จะต้องทำความรู้จักกับสาเหตุต่าง ๆ ที่อาจทำให้งานผิดพลาดก่อน
ปัจจัยที่มีผลต่อความผิดพลาดจากการทำงาน
#1 ความผิดพลาดที่ไม่ตั้งใจ เช่น การลืม อุบัติเหตุบนท้องถนนที่ส่งผลต่อเวลางาน หรือความเข้าใจผิดต่อกระบวนการทำงาน
#2 ความผิดพลาดจากความตั้งใจ เช่น เชื่อว่าการตัดสินใจของผู้อื่นไม่ถูกต้อง จึงได้ทำตามความเชื่อใจที่ผิด ๆ ของตัวเอง
#3 ปัจจัยภายใน เช่น ความรู้ ทักษะ ความถนัด ประสบการณ์ทำงาน ทัศนคติ แรงจูงใจ รวมถึงสภาวะอารมณ์ที่ต้องพบเจอกับงานแต่ละประเภท
#4 ปัจจัยภายนอก เช่น เครื่องจักรเสีย สภาพแวดล้อมไม่อำนวย อุปกรณ์หรือเครื่องมือไม่พร้อม การสื่อสารหรือนโยบายการทำงานไม่ชัดเจน การตัดสินใจที่ผิดพลาด ความรู้เท่าไม่ถึงการณ์ รวมถึงปริมาณงานกับเวลาส่งมอบที่ไม่สมดุล
#5 ความกดดันต่อจิตใจ เช่น ปฏิบัติงานในพื้นที่เสี่ยงอันตราย ความเครียด มีเรื่องครอบครัวมากวนใจ หรือความกดดันทางร่างกาย เช่น เจ็บป่วย เมื่อยล้าหรืออากาศร้อนเกินไป
5 ขั้นตอนลดข้อผิดพลาดในการทำงาน
ในชีวิตของการทำงานเป็นไปไม่ได้ที่จะได้ทำงานเพียงประเภทเดียวจนตลอดอายุการทำงาน ในทุก ๆ วันเราสามารถวางแผนเพื่อทำงานเดิมให้เร็วขึ้น เพื่อให้ได้รับมอบหมายงานหน้าที่ใหม่ เพื่อให้ได้มีเวลาหลังเลิกงานไปกับกิจกรรมที่ชอบ รวมถึงต้องพัฒนาการทำงานเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพ
ดังนั้นวิธีลดข้อผิดพลาดในการทำงานจึงกลายเป็นสะพานให้เราประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานได้ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยขั้นตอนดันนี้
#1 วางแผนการทำงานในแต่ละวัน
ให้วางแผนการทำงานในแต่ละวันด้วยการจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยอาจใช้ model – The Eisenhower Matrix เข้าช่วยคือ (1) งานสำคัญและเร่งด่วนให้ทำทันที (2) งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนให้แบ่งเวลาทำ (3) งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญทำเมื่อได้รับการย้ำเตือน (4) งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญควรงดเว้นการจัดทำ
โดยที่การทำงานแต่ละชิ้นงานควรมีการวางแผนการอย่างเป็นระบบและมีขั้นตอนด้วย เพื่อให้ชิ้นงานสำเร็จได้เร็วขึ้น เช่น การสั่งซื้อสินค้ามาสต็อกต้องเริ่มจากการกะประมาณจำนวนสินค้าที่ต้องการ เช็คสต็อกสินค้ากับผู้ให้บริการว่ามีปริมาณเพียงพอหรือไม่
หากไม่พอจะได้หาสำรองจากที่อื่น จากนั้นดำเนินการขอใบเสนอราคาและสั่งซื้อไปจนถึงวันนัดหมายในการส่งของ เพราะทุกขั้นตอนมีระยะเวลาในการดำเนินงาน การวางแผนไว้ก่อนจึงถือเป็นการป้องกันความผิดพลาดในการทำงานอันเนื่องมาจากสาเหตุที่ไม่คาดคิดได้
#2 การแบ่งงานและจัดตารางการทำงาน
การแบ่งงานและจัดตารางการทำงาน คือขั้นตอนต่อจากการจัดลำดับความสำคัญของงาน เทคนิคที่ควรใช้คือแบ่งงาน 1 ชิ้นออกเป็นชิ้นย่อย ๆ แล้วจึงจัดการงานชิ้นย่อย ๆ เหล่านั้นทีละชิ้นจนสำเร็จมาประกอบเป็นชิ้นงานหลักที่ต้องส่งมอบ
วิธีนี้ช่วยลดข้อผิดพลาดได้ตรงที่เมื่อเราพบข้อผิดพลาดจากงานชิ้นย่อยใดก็สามารถแก้ไขงานจุดนั้นได้ก่อนที่จะมาประกอบกันเป็นงานชิ้นหลักจะทำให้แก้ไขข้อผิดพลาดของงานได้ง่ายและเร็วกว่าการรื้องานชิ้นหลักเพื่อแก้ไขชิ้นย่อยที่เสียไป
เช่น การแพ็คสินค้าหลายอย่างในกล่องเดียว กรณีที่สินค้าบางชนิดยังมาไม่ถึง ก็สามารถนำสินค้าที่เสร็จแล้วบรรจุกล่องแพ็คก่อนโดยที่ยังไม่ต้องปิดกล่องได้จะได้ลดเวลาการแพ็คของทั้งกล่องก่อนปิดกล่องลง
#3 หยุดมือและทบทวน ในกรณีที่ผิดพลาด
ให้หยุดก่อน เพื่อพิจารณาสิ่งที่ผิดพลาดไป เราจะได้หาต้นเหตุและแก้ไขได้ก่อนปัญหาจะมากไปกว่านี้
เช่น พบข้อผิดพลาดของจำนวนสต็อกสินค้าที่ไม่ตรงกับรายงาน ให้ทบทวนสต็อกสินค้าใหม่ทั้งหมดก่อนการทำสรุปส่งหัวหน้างาน หรือกรณีที่ไม่แน่ใจในวิธีการป้อนข้อมูลเข้าระบบควรปรึกษากับเพื่อนร่วมงานที่เคยทำมาก่อนดำเนินการ
วิธีนี้นอกจากป้องกันไม่ให้งานเล็ก ๆ ที่ผิดพลาดซึ่งอาจส่งผลต่องานชิ้นใหญ่ที่ต่อเนื่องกันได้แล้ว ยังช่วยให้ทำงานได้เสร็จเร็วขึ้นกว่าการทำงานด้วยตัวเองโดยขาดความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้องด้วย
#4 มองหาแนวทางการทำงานใหม่
ให้ใช้ประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมาเพื่อสร้างวิธีที่มีประสิทธิภาพยิ่งกว่าเดิม เพราะทุกเรื่องย่อมมีการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาไปในทางที่ดีขึ้น ความสำเร็จจากการทำงานในอดีตก็สามารถนำมาต่อยอดให้งานในปัจจุบันสำเร็จได้เร็วและดีขึ้นกว่าแน่นอน
เช่น ในอดีตอาจใช้ Longdo Dictionary ในการแปลภาษาเพียงโปรแกรมเดียว แต่ปัจจุบันโปรแกรมช่วยแปลภาษามีมากมาย เช่น Google Translate หรือ Microsoft Translator ซึ่งถ้าหากใช้ประกอบกันจะยิ่งทำให้งานแปลภาษามีคุณภาพและถูกต้องมากกว่าเดิม
#5 ความพร้อมของร่างกายและจิตใจ
สุดท้ายสำคัญที่สุดคือการเตรียมการทั้งภายนอกและภายใน การทุ่มให้งานทั้งหมดจนเครียด ปวดหัว ปวดท้องเสียสุขภาพก็ไม่ดี หรือจะห่วงแต่สุขภาพจนส่งมอบงานไม่ทันก็ไม่ได้
ดังนั้นทางสายกลางคือต้องหมั่นดูแลทั้งสุขภาพกายและสุขภาพใจของตัวเองให้พร้อมทำงานอยู่ตลอดเวลา ซึ่งถือว่าเป็นวิธีที่ง่ายและเป็นประโยชน์ต่อตัวเองมากที่สุดในการลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน
สุดท้ายนี้ผมไม่อยากให้มองความผิดพลาดว่าเป็นเรื่องที่ต้องห้าม ผมคิดว่าความผิดพลาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำงาน เป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างระบบที่ดีกว่า เพราะสุดท้ายแล้ว เราก็ไม่ควรมองธุรกิจว่าเป็นฟันเฟืองที่ตายตัวมากเกินไป เพราะไม่ว่าจะเป็นพนักงานหรือระบบต่างๆ ทุกอย่างก็สามารถทำให้ดีได้
คำถามที่ดีกว่าก็คือ เราจะทดลองสิ่งใหม่ๆอย่างไรไม่ได้ผลเสียของความผิดพลาดส่งผลเสียมากเกินไป