5ส คืออะไร (ประวัติ ตัวอย่าง กลยุทธ์ ประโยชน์ การใช้งาน) [5S]

เวลาพูดถึง 5ส คนส่วนมากก็จะนึกถึงการลดของเสีย การจัดทำความสะอาดสร้างความเรียบร้อย หรือมองว่า 5ส เป็นอะไรที่วิศวะหรือคนในโรงงานทำกันอย่างเดียว…แต่ในความจริงแล้ว 5ส มีอะไรมากกว่านั้น

ในบทความนี้เรามาดูกันทั้งหมดเลยครับ 5ส คืออะไรกันแน่ ประวัติความเป็นมาของ 5ส มาจากไหน กลยุทธ์ 5ส จริงๆทำอย่างไร และ 5ส ในโรงงานและนอกโรงงานมีอะไรบ้าง

Table of Contents

5ส คืออะไร

5ส หมายถึงระบบ 5 ขั้นตอน: สะสาง สะดวก สะอาด สร้างมาตรฐาน สร้างวินัย ขั้นตอนเหล่านี้เริ่มจัดการวิเคราะห์พื้นที่หรือระบบการปฏิบัติการ เพื่อหาสิ่งที่จำเป็นและสิ่งที่ไม่จำเป็น จัดวางสิ่งของเรียบร้อย ทำความสะอาด และสร้างขั้นตอนเพื่อที่จะทำให้หน้าที่ประจำวันเหล่านี้มีระบบมากขึ้น

5ส เป็นหนึ่งในสิ่งที่ทุกคนที่ทำงานเกี่ยวกับ ‘การบริหารการปฏิบัติการ’ (Operations Management) ต้องเคยได้ยิน ซึ่งในยุคสิบปียี่สิบปีก่อนหน้านี้คนส่วนมากก็นิยมใช้ 5ส กับงานโรงงานจริงๆ แต่ทุกอย่างที่มีระบบและมีประโยชน์ก็ย่อมสามารถนำมาใช้กับอย่างอื่นได้ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการโรงแรม โรงพยาบาล หรือแม้แต่ระบบบริษัทไอทีก็ใช้ 5ส เพื่อ ‘สร้างกำไร’ ให้กับองค์กรได้ครับ

ในเชิงคำพูดแล้ว 5ส หรือ 5S ดูเหมือนวิธีทำความสะอาดจริงๆครับ แต่ขั้นตอนพวกนี้สามารถนำมาใช้กับระบบการปฏิบัติการหรือขั้นตอนการทำธุรกิจ เพื่อที่จะเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการทำงานได้ดีมากขึ้นได้

แต่ก่อนที่จะไปลงรายละเอียดมากกว่านี้ เรามาดูกันคร่าวๆก่อนครับว่า 5ส ย่อมาจากอะไรและมีอะไรบ้าง

สะสาง (seiri – Sort) คือการแยกระหว่างสิ่งที่จำเป็นกับสิ่งที่ไม่จำเป็น และการกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นทิ้งไป ยกตัวอย่างเช่นการจัดโกดังเก็บของ และทิ้งอุปกรณ์ที่มีซ้ำหรือไม่จำเป็น
สะดวก (seiton – Set) คือการจัดระเบียบเพื่อให้ของใช้สามารถถูกนำมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อลดเวลาในการค้นหาสำหรับผู้ใช้ทุกคน ยกตัวอย่างเช่นการจัดการกล่องเก็บอุปกรณ์เพื่อให้หยิบใช้ได้ง่าย
สะอาด (seiso – Sweep) คือการทำความสะอาดสถานที่เพื่อให้ปัญหาต่างๆถูกค้นพบได้ง่ายขึ้น ยกตัวอย่างเช่นการกำจัดขยะเพื่อหารอยรั่ว
สร้างมาตรฐาน (seiketsu – Standardized) คือการสร้างมาตรฐานเพื่อให้การปฏิบัติการมีระเบียบมากขึ้น ยกตัวอย่างเช่นการสร้างมาตรฐานการดำเนินงานต่างๆในที่ทำงาน
สร้างวินัย (shitsuke – Sustain) คือการสร้างวินัยเพื่อให้มาตรฐานและวิธีปฏิบัติการต่างๆสามารถถูกรักษาไว้ในระยะยาว ยกตัวอย่างเช่นการทำระบบให้คะแนนดูว่าพนักงานสามารถปฏิบัติการตามกฏต่างๆได้ทุกเดือนหรือเปล่า

หัวใจของ 5ส ไม่ได้ยากที่จะทำความเข้าใจเลย แต่ละหัวข้อสามารถอธิบายได้อย่างตรงไปตรงมา แต่ปัญหาก็คือการสร้างระบบและการสร้างวินัยที่พนักงานทุกคนสามารถทำได้จริง…นั้นถือว่าค่อนข้างยาก ซึ่งวินัยก็มาจากทั้งการสร้าง วัฒนธรรมองค์กรที่ดี และ การสร้าง KPI ในการทำงานที่เหมาะสม

แต่ก่อนที่เราจะไปคุยเรื่อง 5ส กันลึกกว่านี้ เรามาย้อนดูประวัติของ 5ส เพื่อทำความเข้าใจ ‘จุดมุ่งหมายกหลัก’ ของระบบนี้กัน หรือคุณจะคลิกตรงนี้เพื่อข้ามไปดู รายละเอียดกลยุทธ์ 5ส เลยก็ได้

ประวัติของ 5ส

ประวัติของ 5ส เริ่มมาจากยุคอุสาหกรรมทางรถยนต์ในประเทศญี่ปุ่น ในสมัยนั้นบริษัทโตโยต้าได้พัฒนาระบบการปฏิบัติการและระบบการผลิตที่สามารถลดของเสียและเพิ่มประสิทธิภาพได้มากกว่าเดิม โดยวิศวะกรของโตโนต้าได้เรียกสิ่งนี้ว่า ‘ระบบการผลิตแบบโตโยต้า’ (Toyota Production System)

ซึ่งระบบการผลิตใหม่ของโตโยต้านี้ก็เป็นกรณีศึกษาที่ดีของวิศวกรรมอุตสาหการทุกคนครับ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี (Just-in-Time Manufacturing) และเรื่องการผลิตแบบลีน (lean manufacturing)

เพื่อที่จะให้การผลิตมีประสิทธิภาพมากที่สุดคนญี่ปุ่นก็ได้สร้างระบบและข้อควรปฏิบัติในการปฏิบัติการที่เรียกว่า 5S ขึ้นมา และหลังจากนั้นไม่นานบริษัทและโรงงานในไทยก็เริ่มนำความรู้นี้มาใช้เพื่อปรับปรุงระบบปฏิบัติการในชื่อว่า 5ส

สำหรับคนที่ชอบบทความบนบล็อกนี้แล้วรู้สึกว่าอยากอ่านเพิ่ม ผมได้ทำ ‘สารบัญ’ ที่เรียบเรียงบทความพื้นฐานในการทำธุรกิจมาให้ทุกคนแล้ว สามารถ โหลดฟรีได้ที่นี่ ครับ

ตัวอย่างของ 5ส และเครื่องมือที่ถูกนำมาใช้จริง

อ่านมาถึงขนาดนี้ทุกคนยังคงไม่เห็นภาพเท่าไร เรามาลองดูตัวอย่างการนำเครื่องมือของ 5ส มาใช้จริงในธุรกิจกันครับ

เทปตีเส้นพื้น (Marking Floor Tapes) – เห็นได้ตามโรงงาน รถไฟฟ้า หรือแม้แต่โรงพยาบาล การตีเส้นพื้นเหมาะสำหรับการทำเครื่องหมายเพื่อจัดการเก็บของและเพื่อสร้างพื้นที่ปลอดภัยสำหรับการทำงาน เราสามารถพลิกแพลงการใช้งานเทปตีเส้นได้หลายวิธีมาก ทำให้เครื่องมือตัวนี้เป็นเครื่องมือยอดนิยมในออฟฟิศ ร้านค้า สถานพยาบาล โรงงานผลิต ต่างๆ
ป้ายเตือน (Sign) – ยกตัวอย่างก็คือป้ายเตือนความเร็วบนถนน ป้ายพวกนี้มีไว้เพื่อเตือนให้คนระมัดระวังมากขึ้น และยังมีไว้บอกทิศทางอีกด้วย เราสามารถติดป้ายบนกำแพง พื้น หรือการทำเป็นป้ายยืนก็ได้ การติดป้ายเป็นวิธีการสื่อสารด้วยการมองเห็น (visual communications) ที่เยี่ยมยอดมาก
ฉลาก (Label) – ฉลากเป็นหนึ่งในหัวใจหลักของ 5ส เลยครับ ในที่ทำงาน ทุกอย่างสามารถถูกติดฉลากเพื่อให้คนสามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น คุณอาจจะติดฉลากสิ่งของบนชั้นวางหรือห้องเก็บของ หรือติดฉลากเพื่อแยกขยะก็ได้ ฉลากพวกนี้จะเป็นตัวบอกพนักงานว่าสิ่งของควรจะถูกวางตรงไหน และมีสิ่งของไหนที่ขาดหายไปบ้าง
เครื่องพิมพ์ฉลากแบบอุตสาหกรรม (Industrial Printers) – หากคุณใช้ฉลากเยอะ การใช้เครื่องพิมพ์ก็เป็นตัวเลือกที่คุ้มราคาและประหยัดเวลามากที่สุด เครื่องพิมพ์จะช่วยให้คุณสามารถพิมพ์ฉลากได้ในขนาด สี และจำนวนที่ต้องการทันที

เราจะสังเกตุได้ว่าเครื่องมือ อุปกรณ์ และตัวอย่างการใช้งาน ของ 5ส เหล่านี้ จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการสื่อสาร… โดยเฉพาะการสื่อสารด้วยการมองเห็น เครื่องมือพวกนี้จะช่วยเตือนพนักงานและคนในองค์กรในเวลาที่ถูกต้องเพื่อป้องกันความผิดพลาด

โดยหลักการ 5ส ก็เป็นสิ่งที่ถูกยกมาควบคู่กับหลักการอื่นๆเยอะมาก สำหรับคนที่จริงจังเรื่อง 5ส ผมแนะนำให้ศึกษาบทความเหล่านี้ไว้ เพราะจะต้องผ่านตาในอนาคตแน่ๆ

Lean คืออะไร – 7 ความสูญเปล่า และ หลักการ 5 ประการ
Kaizen คืออะไร? กลยุทธ์การใช้งาน และ ตัวอย่างที่ทำตามได้จริง

ความสำคัญและประโยชน์ของ 5ส

ในแนวคิดของการลดของเสียนั้น ความผิดพลาดเล็กๆน้อยๆก็สามารถทำมาซึ่งปัญหาใหญ่โตได้ ในโรงงานผลิต หากคนคุมเครื่องจักรกดปุ่มผิดนิดเดียวก็อาจจะทำให้ผลผลิตออกมาเสียหายหลายล้านบาท ในโรงพลาบาลหากพยาบาลลืมล้างมือก่อนไปดูแลคนไข้ก็อาจจะทำให้เกิดอาการติดเชื้อร้ายแรงได้

ยิ่งองค์กรมีคนเยอะแค่ไหน ความสามารถของผู้จัดการในการ ‘ควบคุมดูแล’ พนักงานก็จะลดน้อยลง และยิ่งความสามารถในการควบคุมดูแลน้อยลง ปัญหาและความผิดพลาด (หรือในภาษาของ 5ส ที่เรียกว่าของเสีย) ก็จะเยอะมากขึ้น ในมุมมองนี้ การสื่อสารที่ง่ายและเข้าถึงได้ทุกคนได้มากที่สุดก็คือป้าย ฉลาก และอุปกรณ์ต่างๆที่ผมแนะนำมาครับ

หัวใจหลักของ 5 ก็คือการลดของเสีย (หรือการเพิ่มประสิทธิภาพ) การสร้างวินัยในระบบปฏิบัติการ และการบริหารด้วยหลักการมองเห็น (Visual Management)

ลดของเสีย (หรือการเพิ่มประสิทธิภาพ) – ทุกองค์กรย่อมมีเป้าหมายในการปฏิบัติการ ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายรวมอย่างกำไร หรือเป้าหมายย่อยอย่างการสร้างผลผลิต ซึ่ง ‘ของเสีย’ ก็เป็นอุปสรรคในการบรรลุเป้าหมายพวกนี้ คำว่าของเสียอาจจะหมายถึงของเสียทางผลผลิต หรือ ของเสียจากการปฏิบัติการ (เช่นการเสียเวลา) ก็ได้
สร้างวินัยในระบบปฏิบัติการ – วินัยกับการบริหารการปฏิบัติการเป็นของคู่กัน เพราะวินัยที่ดีจะทำให้ระบบปฏิบัติการของเรามีประสิทธิภาพมากที่สุด ลองคิดว่าสถานที่ทำงานที่ทุกคนเข้างานตรงเวลา และดำเนินงานตามระบบทุกอย่างดูครับ หากระบบของเราถูกออกแบบมาได้ดีที่สุดแล้ว ‘ของเสีย’ ก็จะมาจากปัญหาจากความผิดพลาดของคน (Human Error) มากกว่า
การบริหารด้วยการมองเห็น (Visual Management) – การบริหารและการสื่อสารด้วยการมองเห็นคือวิธีบริหารที่ดีที่สุดสำหรับระบบการทำงานประจำวัน (day-to-day operations) การสื่อสารแบบนี้ได้ผลดีเวลาที่มีพนักงานเยอะ มีพนักงานใหม่ที่ต้องการให้ฝึกสอน มีระบบใหม่ที่ทุกคนยังไม่ถนัด หรือมีพนักงานเก่าที่อาจจะเลินเล่อไปบ้างบางกรณี

ในตอนต้นบทความ ผมได้อธิบาย ‘ส’ ทั้ง 5 ไปคร่าวๆแล้ว ในส่วนต่อไปเรามาลองลงลึกกันดูว่า 5ส จริงๆเป็นยังไง

กลยุทธ์ 5ส

กลยุทธ์ 5ส เหมาะกับสถานที่ทำงานที่มี ‘ปัจจัยมนุษย์’ เกี่ยวข้องเยอะ ไม่ว่าจะเป็นคนดำเนินการ หรือคนออกแบบระบบปฏิบัติการก็ตาม ทุกระบบที่มีการวัดผล ก็ย่อมมีจุดของเสียให้พัฒนาได้ ซึ่งจุดเสียเหล่านั้นก็เป็นเป้าหมายการพัฒนาที่ดีของกลยุทธ์ 5ส

สะสาง (seiri – Sort)

‘สะสาง’ เป็นจุดเริ่มต้นของระบบ 5ส ทุกขั้นตอนของ 5ส ต้องมีข้อปฏิบัติที่ชัดเจนและจับต้องได้เสมอ สำหรับในกรณีของสะสาง เป้าหมายก็คือการกำจัดของที่ไม่จำเป็นออกไปจากห้อง จากสถานที่ทำงาน หรือจากพื้นที่ที่ต้องได้รับการจัดวางจัดระเบียบ สะสางเป็นขั้นตอนที่มาก่อนขั้นตอนอื่นเสมอเพราะขั้นตอนนี้มีไว้เพื่อ ‘เตรียมพื้นที่’ ไว้รองรับขั้นตอนอื่นๆใน 5ส ต่อไป

สำหรับขั้นตอนนี้ สิ่งที่สำคัญก็คือ ‘การตัดสินใจอย่างเด็ดขาด’ สิ่งของ (หรือระบบ) ทุกอย่างต้องถูกจัดหมวดไว้ว่า ‘จำเป็น’ หรือ ‘ไม่จำเป็น’ เท่านั้น สิ่งของที่จำเป็นก็จะถูกเก็บไว้เพื่อผ่านขั้นตอนต่อไปใน 5สเรื่อยๆ และสิ่งของที่ไม่จำเป็นก็ต้องถูกกำจัดทันที

ทุกสิ่งของและกระบวนการทำงานต้องมีการจัดประเภทอย่างชัดเจน

เก็บไว้ – สิ่งของในหมวดนี้คือสิ่งที่สำคัญในการดำเนินการ หากพื้นที่ในการพิจารณาคือห้องเก็บของหรือสถานที่เก็บของ พนักงานก็ควรพิจารณาดูว่าสิ่งของแต่ละอย่างมีการใช้งานบ่อยแค่ไหน ของที่ถูกนำออกไปใช้งานแล้วก็ควรถูกนำกลับมาจัดเก็บในสถานที่เก็บของใหม่
เอาออก – สิ่งของที่ไม่จำเป็นและกินพื้นที่ก็ควรถูกกำจัดออกไปจากพื้นที่ ตัวอย่างก็คืออุปกรณ์ที่เสียหรือหมดประโยชน์แล้ว สารเคมีหรือสินค้าที่หมดอายุ หรือสิ่งของที่เสื่อมสภาพแล้ว
ทดลอง – สิ่งของส่วนมากในหมวดนี้คือของที่กำลังถูกพิจารณาเพื่อการใช้งานในอนาคต เวลาที่ใช้ในการพิจารณาควรขึ้นอยู่กับชนิดของธุรกิจนั้นๆ หลังจากที่ผ่านช่วงพิจารณาแล้ว สิ่งของที่ถูกพิจารณาก็ควรถูกจัดเก็บเข้าไปที่เดิมหรือไม่ก็ถูกกำจัด
ย้ายที่ – กรณีนี้ก็สำคัญแต่คนไม่ค่อยพูดถึงกัน สิ่งของที่มีความสำคัญแต่ไม่ได้ถูกใช้บ่อยก็ควรจะถูกย้ายไปพื้นที่ใหม่เพื่อความเรียบร้อย

สะดวก (seiton – Set)

‘สะดวก’ คือการจัดของให้เป็นระเบียบเพื่อความสะดวกสบายในการเลือกใช้ หัวใจหลักของสะดวกก็คือความรวดเร็วและประสิทธิภาพในการหยบใช้งาน

ในฐานะเจ้าของกิจการหรือคนออกแบบระบบ เวลาที่พนักงานใช้ในการหาสิ่งของก็คือเงินที่ศูนย์หายไป คิดง่ายๆว่าถ้าเราจ้างพนักงานวันละ 500 บาท แต่พนักงานเสียเวลาหาของไปวันละ 1-2 ชั่วโมง หรือ 12.5% เงินที่หายไปแต่ละเดือนคือเท่าไร

…หมายความว่า ความเสียหายทางด้านเวลาสามารถถูกป้องกันได้จากการจัดวางของให้สะดวกสบายในการเลือกใช้

ลองคิดดูครับว่า ถ้าหมอในห้องผ่าตัดต้องใช้เวลาหามีดหาเข็มฉีดยาหลายชั่วโมง คนไข้จะเป็นยังไงบ้าง? สำหรับธุรกิจแล้ว ความชักช้าในการปฏิบัติการอาจจะไม่ใช่เรื่องคอขาดบาดตาย แต่การประหยัดเล็กๆน้อยๆในทุกขั้นตอนก็อาจจะเป็นสิ่งสำคัญที่แบ่งแยกระหว่างธุรกิจที่กำไรกับธุรกิจที่ขาดทุนเลยก็ได้

วิธีการคิดของ สะดวก ก็คือการมองย้อนกลับไปดูว่าการใช้งานของสิ่งของแต่ละอย่างเป็นยังไงบ้าง สิ่งไหนที่ถูกใช้บ่อยมากที่สุด สิ่งไหนที่ถูกใช้คู่กันเสมอ ขั้นตอนการทำงานไหนที่ต้องใช้อุปกรณ์บางอย่างเป็นพิเศษ สิ่งของที่ถูกใช้งานบ่อยที่สุดก็ควรอยู่ในพื้นที่ที่ทุกคนเข้าหาได้

‘การออกแบบระบบ’ กับ ‘การจัดวางสิ่งของ’ เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกันมากกว่าที่คนคิด

สะอาด (seiso – Sweep)

‘สะอาด’ แปลตรงกับก็คือการทำความสะอาด การปัดฝุ่น ดูดฝุ่น กวาดพื้น หรือเช็ดถูเป็นต้น นอกจากนั้นยังรวมถึงการตรวจสอบและการซ่อมบำรุงสิ่งของต่างๆ หัวใจของส่วน สะอาด ก็คือการทำให้สิ่งของกลับมาอยู่ในลักษณะแบบเดิมหลักจากการใช้งาน

ความสะอาดมีผลโดยตรงด้วยการทำให้สถานที่ทำงานมีความปลอดภัยมากขึ้น การกำจัดขยะ กำจัดสิ่งไม่พึงประสงค์ เพื่อให้เกิดอุบัติเหตุได้น้อยลง กระบวนการทำความสะอาดยังทำให้พนักงานใส่ใจกับการตรวจสอบอุปกรณ์ ตรวจสอบสิ่งของมากขึ้น ทำให้อายุการใช้งานของอุปกรณ์ทำงานมากขึ้น

วิธีการ ‘โน้มน้าว’ ให้พนักงานใส่ใจกับความสะอาดมากขึ้นก็คือการแปะ ‘ภาพถ่าย’ ของสถานที่ทำงานปัจจุบันที่สะอาดให้พนักงานดูเป็นตัวอย่าง เพื่อสร้างบรรทัดฐานที่ดีว่า ‘สถานที่ทำงานที่ควรจะเป็น’ ต้องมีหน้าตาเป็นอย่างไร นอกจากนั้นเราก็ควรทำคู่มืออธิบายว่าสิ่งของแต่ละอย่างควรจะดูแลรักษาอย่างไร ถูกจัดเก็บที่ไหน สำหรับทุกวันอีกด้วย

เพื่อที่จะให้กระบวนการส่วน สะอาด เห็นผลมากขึ้น เราควรที่จะ

จัดตารางเวลาทำความสะอาด – การทำความสะอาดเป็นสิ่งที่เราควรทำเรื่อยๆ ไม่ใช่สิ่งที่ทำเมื่อเริ่มเห็นว่าพื้นที่ดูสกปรก หัวใจของ 5ส คือการทำระบบที่สามารถปฏิบัติได้เรื่อยๆจนเป็นวินัย
ให้พนักงานผลัดกันรับผิดชอบส่วนการทำความสะอาด – พนักงานควรผลัดกันดูแลรับผิดชอบนี้ทุกคนเพื่อทำให้ทุกคนเห็นค่าและเคารพกระบวนการนี้
สร้างแรงจูงใจด้วยการให้โบนัสหรือการเลี้ยงเล็กน้อยเรื่อยๆ – หากพนักงานสามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้องอย่างสม่ำเสมอ ผู้ดูแลก็ควรให้รางวัล อาจจะเป็นของขวัญเล็กน้อย หรือการพาไปกินเลี้ยงทุกสองสามเดือนก็ตาม

สร้างมาตรฐาน (seiketsu – Standardized)

สำหรับวิศวกรอุตสาหการหลายคน คำว่า ‘สร้างมาตรฐาน’ ในการทำงานก็คงเป็นคำที่ได้ยินบ่อยมาก

‘สร้างมาตรฐาน’ คือขั้นตอนที่ 4 ของ 5ส ขั้นตอนนี้คือการพัฒนาระบบมาจากข้อที่แล้วหรือการทำความสะอาด เพื่อสร้างระบบในการดูแลรักษาประสิทธิภาพของ 5ส อย่างสม่ำเสมอ นอกจากนั้นการสร้างมาตรฐานยังเป็นขั้นตอนที่เชื่อมระหว่าง ส อื่นๆกับ ส สุดท้ายในหัวข้อถัดไป (สร้างวินัย) ระบบที่ไม่มีมาตรฐานก็ย่อมที่จะเกิดความผิดพลาดและเสียประสิทธิภาพได้ง่าย

คำว่ามาตรฐานเป็นสิ่งที่พูดได้ง่ายครับ แต่การรักษามาตรฐานทั้งในระยะสั้นและระยะยาวต้องทำยังไงกันนะ

การสร้างมาตรฐานที่ถูกต้อง ก็คือการสร้างระบบที่ทุกคนสามารถเข้าใจและทำตามได้ง่ายๆ ผู้ปฏิบัติการทุกคนควรจะรู้ว่าในเวลาไหนต้องทำอะไรบ้าง ในกรณีของ 5ส ข้อแนะนำก็คือการทำใบรายการตรวจสอบให้สำหรับพนักงานที่ดูแลระบบโดยรวม โดยที่ใบรายการนี้จะเขียนทุกขั้นตอนการทำงานของทุกส่วนในระบบเพื่อที่คนดูแลจะได้สามารถตรวจสอบได้ในขณะทำงานทุกวัน

ตัวอย่างคำถามในส่วนการสร้างมาตรฐานให้แก่:

สิ่งของและอุปกรณ์ทุกอย่างถูกเก็บไว้ในที่ที่ถูกต้องแล้วหรือยัง
พื้นที่ทำงานถูกทำความสะอาดและถูกจัดเตรียมไว้ให้เรียบร้อยสำหรับคนงานในรอบต่อไปแล้วหรือยัง

สร้างวินัย (shitsuke – Sustain)

ต่อให้เรามีระบบมีขั้นตอนในการวัดผล มันก็ยากที่จะทำให้คนปฏิบัติงานทำตามระบบของเราได้ เพราะฉะนั้นสิ่งสุดท้ายที่เราควรดูใน 5ส ก็คือ ‘การสร้างวินัย’

ปัญหาส่วนมากของ ‘การสร้างวินัย’ เกิดมาจากจุดใดจุดน้อยไม่กี่จุดในองค์กร แล้วจะว่าจุดเล็กๆพวกนี้ไม่ได้ถูกแก้ใขตั้งแต่เนิ่นๆ ระบบของ 5ส ก็จะถูกกระทบอย่างมาก ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยได้แก่

พนักงานไม่ได้ถูกอบรมอย่างเพียงพอ – ปัญหานี้เกิดได้บ่อยกับกิจการขนาดเล็กอย่าง SME กิจการขนาดเล็กจะไม่ค่อยมีกระบวนการฝึกซ้อมอบรมพนักงานเท่าไร ทำให้พนักงานแต่ละคนมีความเข้าใจถึงระบบการทำงานและความคาดหวังในการทำงานได้เหมือนกัน นอกจากนั้นในกรณีที่เรารับพนักงานใหม่เข้ามา พนักงานกลุ่มนี้ก็จะไม่ได้รับการฝึกซ้อมส่วน 5ส มากเท่าพนักงานกลุ่มเก่า ช่องว่างทางด้านความรู้และประสบการณ์ก็จะทำให้เกิดความหละหลวมทางกระบวนการ
เวลาไม่เพียงพอ – คำถามที่สำคัญก็คือ การสะสาง สะดวก สะอาด และสร้างมาตรฐาน เป็นสิ่งที่พนักงานทุกคนสามารถทำได้ในเวลา 1 วันหรือเปล่า นอกจากงานที่ต้องทำในแต่ละวันแล้ว กิจกรรม 5ส ก็ยังต้องใช้เวลาในการทำด้วย มาถึงขั้นตอนนี้เราก็ต้องดูว่าเราจะสามารถปรับกระบวนการทำงานยังไงให้มันมีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือถ้าเวลาไม่พอจริงๆ เราควรที่จะรับพนักงานเพิ่มหรือเปล่า
ไม่มีคนดูแลระบบไม่ได้รับข้อมูลตอบรับ – ปัญหาหลักของคนออกแบบระบบก็คือ ‘คนออกแบบระบบไม่ใช่คนที่ปฏิบัติการจริงๆ’ กระบวนการสร้างวินัยสร้างมาตรฐานที่แท้จริงควรจะประกอบไปด้วยความคิดเห็นของพนักงานและควรปฏิบัติการทุกคนด้วย เพราะในบางครั้งเรื่องเล็กๆน้อยๆที่คนออกแบบอาจจะมองข้ามแต่พนักงานมองเห็น ก็กลายเป็นเรื่องสำคัญสำหรับ 5ส

ข้อเสียหลักของระบบการทำงานแนวนี้ก็คือ ตัวระบบ ‘มีความตายตัว’ มากเกินไป ในความเป็นจริงแล้ว ปัจจัยในการทำงานภายนอก (เช่น คู่แข่ง คู่ค้าทางธุรกิจ เทคโนโลยี และปัจจัยด้านกฎหมายและการเมือง) ก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบด้วย หากเราต้องการที่จะรักษา 5ส ในระยะยาว เราก็ต้องมีการกลับมาทบทวนระบบอย่างสม่ำเสมอ และการปรับเปลี่ยนปรับปรุงระบบตามความเหมาะสม

พนักงานใหม่ คือจุดที่เราต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษในระบบ 5ส ส่วนมากพนักงานที่เข้ามาใหม่จะมีความเข้าใจระบบและประโยชน์ของ 5ส น้อยกว่าพนักงานที่ดำเนินการแบบนี้มาทุกวันนับไม่ถ้วน เพราะฉะนั้นเราจำเป็นต้องมีการอบรมพนักงานใหม่ และการจับคู่พนักงานเก่ากับพนักงานใหม่เพื่อส่งผ่านความรู้ได้ดีขึ้น

การใช้งาน 5ส สำหรับโรงงาน

กิจกรรม 5ส แต่เดิมถูกสร้างมาเพื่อการทำงานในโรงงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนการผลิตและการรักษาความปลอดภัย ถึงแม้ว่ากิจกรรมพวกนี้ได้ถูกนำไปใช้กับอุตสาหกรรมอื่นด้วยในปัจจุบัน 5ส ก็ยังเป็นหัวใจหลักของการทำงานในอุตสาหกรรมโรงงาน

การทำงานในโรงงาน ส่วนมากคืองานที่พนักงานจะต้องทำงานเป็นประจำ ด้วยอุปกรณ์และเครื่องมือแบบเดิม เพื่อผลิตสินค้าแบบเดิม…ทุกวัน เพราะฉะนั้น การทำ 5ส มาใช้ร่วมด้วยก็จะยิ่งเป็นผลดี

การบริหารด้วยหลักการมองเห็น (Visual Management) ยกตัวอย่างเช่นการใช้ป้าย การใช้ฉลาก ก็เป็นเครื่องมือที่ดีในการควบคุมมาตรฐานและควบคุมวินัยในระยะยาว ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทุกคนมีหน้าที่เหมือนเดิมทุกวัน และทุกคนต้องทำงานอย่างรวดเร็ว หากเราไม่มีอุปกรณ์เพื่อช่วยในการเตือนพนักงานบ้าง บางครั้งความเรียบร้อยความสะอาด ความเป็นระเบียบ ก็อาจจะหลุดไปบ้าง ปัญหาพวกนี้ก็จะถูกสั่งสมถ้าเราไม่มีผู้ดูแลระบบที่เข้าใจในข้อดีของ 5ส

หากพนักงานทุกคนสละเวลามาเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับ 5ส เวลาและของเสียที่เราจะประหยัดได้ก็จะคืนทุนกลับมาในระยะยาว

การใช้งาน 5ส สำหรับ การบริหารการดำเนินงาน (operations management)

ถึงแม้ว่า 5ส จะถูกสร้างมาเพื่อการใช้งานกับโรงงาน แต่ในธุรกิจทุกวันนี้เราก็จะเห็นการใช้งาน 5ส เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดของเสียในการปฏิบัติการขององค์กรต่างๆมากขึ้น

สถานที่ที่นำหลักการ 5ส มาใช้บ่อยๆได้แก่ คลังสินค้า ออฟฟิศทำงาน และสถานพยาบาล แต่ในความเป็นจริงแล้ว แม้แต่บริษัทแข่งรถฟอร์มูลาวันก็นำหลักการนี้มาเพื่อทำให้รถวิ่งได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำเวลาได้ดีขึ้น

องค์กรที่ถูกวัดผลด้วยประสิทธิภาพของการบริการ เช่นบริษัทขนส่ง บริษัทไปรษณีย์ หรือองค์กรที่ไม่ได้ถูกวัดผลด้วยรายได้และกำไร เช่นสถานที่ศึกษาและองค์กรรัฐบาล ก็มีการนำหลักการ 5ส มาร่วมใช้มากขึ้น

ขั้นตอนของ 5ส สามารถถูกนำมาใช้กับระบบการทำงานแบบไหนก็ได้ บริษัทสามารถนำ 5ส เพื่อมาใช้พัฒนาระบบปฏิบัติการ บางคนก็นำ 5ส มาจัดระเบียบเอกสารต่างๆ ไฟล์ในคอมพิวเตอร์ และระบบไอที แม้แต่การจัดการอาหารและของเสียในห้องครัวก็ใช้ 5ส … เรียกได้ว่าการใช้งานของ 5ส ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและความคิดสร้างสรรค์ของผู้ออกแบบระบบเลย