แอดมิน (Admin) ทําหน้าที่อะไร? ต้องเก่งอะไรบ้าง?

งานแอดมิน (Admin) หรือคนส่วนใหญ่จะรู้จักกันว่าคืองานธุรการ ถึงชื่อของตำแหน่งแอดมิน (Admin) จะฟังดูไม่ยิ่งใหญ่เหมือนตำแหน่งผู้บริหาร เซลล์ (Sales) หรือเอชอาร์ (HR) แต่หารู้ไม่ว่าตำแหน่งแอดมิน (Admin) คือตำแหน่งพื้นฐานที่สำคัญของทุกองค์กรซึ่งถือเป็นฝ่ายสนับสนุนให้การดำเนินธุรกิจประสบผลสำเร็จได้ตามเป้าหมายที่วางไว้

เพราะอะไรผมถึงกล้าพูดได้อย่างเต็มปากเต็มคำว่างานแอดมิน (Admin) คืองานที่สำคัญงานหนึ่งในองค์กร? ก็เพราะว่างานแอดมิน (Admin) คืองานที่ถูกสอดแทรกในทุกชิ้นงาน ทุกโครงการ หรือทุกๆ รายละเอียดที่ต้องใช้ในการวางกลยุทธ์หรือการขับเคลื่อนให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานให้สำเร็จตามเป้าหมายได้นั่นเอง วันนี้เราจะมาเรียนรู้ความสำคัญของงานแอดมิน (Admin) กัน

แอดมิน (Admin) ทำงานอะไร?

งานแอดมิน (Administrative) หรือตำแหน่งงานธุรการคือการสนับสนุนการทำงานของแผนกข้างในบริษัทให้สามารถทำงานได้เร็วขึ้น กับตอบสนองความต้องการของลูกค้าภายนอกด้วย เป็นหน้าที่ที่ต้องทำการประสานการ ดูแลด้านงานเอกสาร และ ใส่ใจในรายละเอียดความเรียบร้อยของงานทุกอย่าง

หน้าที่แต่ก่อนของแอดมินอาจจะให้ความสำคัญแค่การรับโทรศัพท์ การพิมพ์เอกสาร หรือเดินเอกสาร แต่สำหรับแอดมิน (Admin) ในยุค 4G ถือว่างานแอดมิน (Admin) เป็นงานหิน งานโหด แต่ต้องได้รับความสำคัญงานหนึ่งเลยทีเดียว

ผมต้องออกตัวก่อนว่า ในประเทศไทยหลายบริษัทอาจจะมองว่างานแอดมินเป็นงานที่น่าเบื่อและไม่ท้าทาย อย่างไรก็ตาม งานแอดมินก็สามารถทำให้เราเติบโตไปยังตำแหน่งที่ดีกว่าเดิมได้ง่าย เพราะเป็นงานที่เปิดโอกาสให้เราได้เรียนรู้อะไรหลายอย่าง และ ทำงานกับหลายแผนก เพราะฉะนั้นหากเราได้ทำงานแอดมิน เราก็ควรตั้งในหาวิธีเรียนรู้กระบวนการในบริษัทให้มาก ซึ่งในส่วนของทักษะผมจะอธิบายเพิ่มเติมอีกทีครับ

เพราะงานแอดมิน (Admin) เรียกได้ว่าต้องรับผิดชอบรอบด้าน ต้องเป็นกูรูด้านข้อมูล ด้านการประสานงาน ไหนจะเป็นตัวกลางระหว่างหน่วยงานภายในองค์กรกับลูกค้าภายนอกอีก และยิ่งถ้าต้องเป็นแอดมิน (Admin) ในองค์กรต่างชาติ ทักษะการใช้ภาษาต่างประเทศยิ่งต้องห้ามด้อยให้ขายหน้า รวมๆ แล้วก็ เรียกได้ว่างานแอดมิน (Admin) คืองานสำคัญที่ช่วยสนับสนุนการทำงานของทีม ซึ่งตำแหน่งแอดมิน (Admin) จะต้องมีอยู่ในทุกๆ แผนกขององค์กร ยกตัวอย่างเช่น

1) HR – เช่น จองห้องประชุมออเรียนเตชัน (Orientation) พนักงานใหม่ ประสานงานประกันสังคมเพื่อแจ้งเข้า-แจ้งออพนักงาน หรือกำหนดและสื่อสารเกี่ยวกับนโยบาย (Policy) ขององค์กรให้กับพนักงานทุกคนทราบ

2) Sales – เช่น จัดทำเอกสารใบเสนอราคา (Proposal) ประสานงานโรงพิมพ์เพื่อจัดทำสื่อการขาย ตอบคำถามลูกค้าทางแชทหรือโทรศัพท์ หรือการนัดหมายเพื่อนำเสนอขายงานระหว่างลูกค้ากับผู้จัดการ

3) Marketing – เช่น ประสานงานสถานที่ภายนอกเพื่อจัดอีเวนท์ (Event) หรือการนัดประชุมผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อหารือเกี่ยวกับแผนการโปรโมทสินค้าหรือบริการ เป็นต้น

ที่กล่าวมาข้างต้น ผมได้ยกตัวอย่างของงานแอดมิน (Admin) ที่แต่ละทีมจะต้องมีตำแหน่งนี้เพื่อให้การสนับสนุนและช่วยขับเคลื่อนการทำงานของทีมอยู่ข้างในองค์กร เพื่อให้คนอื่นๆ เช่นพนักงานขาย (Sales) หรือผู้จัดการฝ่ายการตลาด (Marketing Manager) จะได้เอาเวลาที่ต้องใช้กับงานจุกจิกเหล่านี้ไปลงมือปฏิบัติในส่วนที่สำคัญไม่แพ้ไปกว่ากัน เช่น ไปพรีเซนต์ขายงานที่บริษัทลูกค้า ซึ่งองค์กรก็จะได้ประโยชน์มากกว่า

และเช่นเดียวกับงานประสานงานอื่นๆ หากเราทำงานกับคนที่เก่ง มีความรับผิดชอบ เราก็จะสามารถเติบโตได้ง่าย

แอดมินมีหน้าที่อะไรบ้าง?

ถ้าจะจำกัดความให้เข้าใจกันสั้นๆ ว่าแอดมิน (Admin) มีหน้าที่อะไร ก็สามารถบอกได้ว่างานแอดมิน (Admin) คืองานซัพพอร์ตหรืองานสนับสนุน (Support) และจัดการธุระต่างๆ แทนคนภายในทีมจะได้ให้เขาไปทำงานด่านหน้าหรืองานวางแผนและกลยุทธ์เพื่อขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้า โดยหลักๆ แล้วงานแอดมิน (Admin) จะประกอบไปด้วย

1. งานติดต่อประสานงานทั้งกับคนจากแผนกอื่น เช่น นัดหมายการประชุม โต้ตอบทางอีเมลล์ (e-mail) หรือการจัดหาและรวบรวมเอกสารให้เป็นระเบียบและกับคนภายนอก เช่น ประสานงานกับเวนเดอร์ (Vendor) พาร์ทเนอร์ (Partner) แมสเซ็นเจอร์ (Messenger) หรือการนัดหมายลูกค้า (Customer) เป็นต้น
2. ตอบข้อซักถามของลูกค้า ให้ความช่วยเหลือ หรือแก้ไขปัญหาให้ลูกค้าที่มีการติดต่อเข้ามาทางโทรศัพท์ แชทไลน์ เฟสต์บุ๊กส์หรือช่องทางโซเชี่ยลมีเดีย (Social Media) อื่นๆ
3. มีหน้าที่โดยตรงเกี่ยวกับงานด้านเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำ การสรุปข้อมูล รวบรวม หรือการตรวจสอบให้มีความถูกต้อง ครบถ้วน และส่งมอบให้ถึงมือผู้ที่เกี่ยวข้องหรือลูกค้าอย่างรวดเร็วและตรงเวลา
4. ดูแลความเรียบร้อยและความสะอาดของสำนักงาน หรือให้คำแนะนำแม่บ้านหรือพนักงานรักษาความปลอดภัยถึงขั้นตอนหรือวิธีการทำงานตามกฎเกณฑ์ของบริษัท
5. เป็นตัวแทนของทีมในการประสานงานด้านและสรุปข้อมูลที่สำคัญเพื่อสื่อสารกับคนภายในทีม

ดูผิวเผินงานแอดมิน (Admin) เหมือนงานพื้น ๆ ทั่วไปที่อาจไม่มีน้ำหนักกับการสร้างรายได้ให้กับองค์กรสักเท่าไหร่ แต่ผมว่าหากเปรียบกับการสร้างบ้าน งานแอดมิน (Admin) ก็เหมือนกับงานฐานรากที่ต้องแข็งแรงพอในการประคับประคองโครงสร้างบ้านทั้งหลังให้มีความทนทาน แข็งแรง และใช้งานได้นาน เหมือนกับการทำงานหากไม่ได้รับข้อมูล หรือเอกสารที่ถูกต้องจากแอดมิน (Admin) ของทีมอย่างรวดเร็ว ทันเวลาก็อาจทำให้งานด่านหน้าล้มเหลวหรือไม่ประสบความสำเร็จอย่างที่ตั้งเป้าหมายไว้ก็ได้

ต้นกำเนิดของงานแอดมินก็คือแนวคิดที่ว่า พนักงานแต่ละคนมีเวลาและทักษะไม่เท่ากัน ตัวอย่างที่เห็นได้ง่ายที่สุดก็คือเรื่องของการขาย ที่พนักงานบางคนอาจจะมีทักษะด้านการขายหรือการเข้าหาผู้คนสูง แต่อาจจะไม่มีทักษะเรื่องงานเอกสารหรือเรื่องการประสานงานลงรายละเอียดมากนัก ในส่วนนี้หากไม่มีแอดมินเข้ามาช่วย ทีมฝ่ายขายอย่างเดียวอาจจะไม่สามารถจัดทำเอกสารได้ถูกต้องตามที่แผนกอื่นกำหนดไว้

อีกหนึ่งตัวอย่างที่เห็นได้บ่อยก็คือหน้าที่ของผู้บริหาร ซึ่งส่วนมากมักจะเว้นไว้สำหรับการตัดสินใจระดับสูง หรือการตัดสินใจที่มีความรับผิดชอบเยอะ (หมายถึงเยอะกว่างานอื่นๆในบริษัท) หากจะให้มองในมุมความคิดนี้ เราก็จะเห็นว่าผู้บริหารหลายคนไม่มีเวลามานั่งทำงานลงรายละเอียด งานจุกจิก ด้วยตัวเอง โดยรวมแล้วผู้บริหารก็ต้องกระจายหน้าที่ต่างๆให้กับพนักงานคนอื่นด้วย เช่นการกระจายงานประสานงานกับลูกค้า ให้กับแอดมินเป็นต้น

แอดมินต้องมีทักษะอะไรบ้าง?

ปิดท้ายกันด้วยเรื่องของทักษะที่สำคัญของคนที่ต้องทำงานแอดมิน (Admin) เพื่อจะได้เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ทีมเข้มแข็งและเดินหน้าได้ตามเป้าหมาย แอดมิน (Admin) จะต้องมีทักษะที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. มีความละเอียดถี่ถ้วน (Carefully) ยิ่งเป็นงานด้านข้อมูลหรือเอกสารที่สำคัญที่คนอื่นจะต้องนำไปใช้งานต่อ ยิ่งต้องจัดทำ ตรวจสอบหรือสรุปอย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อไม่ให้งานเกิดความผิดพลาดจนอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กรในภายหลังได้
2. รวดเร็วทันใจ (Quickly) เพราะแอดมิน (Admin) เปรียบเสมือนคลังข้อมูลที่สำคัญของทีม ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นการให้ข้อมูล การตอบข้อซักถาม หรือการแก้ปัญหาแอดมิน (Admin) ก็ต้องทำให้ไวและเร็วพอต่อความต้องการของคนในทีมหรือลูกค้าเพื่อให้ได้มาซึ่งความพึงพอใจต่อการขอใช้บริการ
3. ทักษะการคิดและแก้ไขปัญหา (Thinking & Problem Solving) ในเมื่อเราคือคลังข้อมูล ดังนั้นเราจึงมีข้อมูลเพียงพอในการช่วยคิด ช่วยวางแผน เพื่อเป็นแนวทางเดินต่อไปข้างหน้า หรือช่วยในการแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่อาจสร้างผลกระทบให้เกิดความเสียหายในภายหลัง
4. สำคัญที่สุดสำหรับทักษะของแอดมิน (Admin) ในยุค 4G คือต้องคิดวิเคราะห์ (Analytic) และทำอะไรอย่างมีระเบียบแบบแผน (Procedure) เพื่อให้ธุรกิจสามารถแข่งขันได้ เพราะสื่อโซเชี่ยลไปไวและเร็วมาก แอดมิน (Admin) จึงต้องตามให้ทัน จะตอบแชท ทักไลน์ จะโปรโมทขาย จะจัดส่วนลดก็ต้องสื่อสารให้ไว และรวบรวมข้อมูลมาให้ทีมวิเคราะห์วางแผนไปข้างหน้าให้ได้ จะได้แซงคู่แข่งแบบไม่เห็นฝุ่น

ทั้งหมดนี้ก็อยากจะบอกว่าตำแหน่งแอดมิน (Admin) มีความสำคัญไม่แพ้กับตำแหน่งใหญ่ๆ ในองค์กร เพราะแอดมิน (Admin) คือผู้สนับสนุนหลักขององค์กรที่จะช่วยทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จตามเป้าหมายได้ไวขึ้น