ในช่วงที่ทุกคนต้องเปลี่ยนมา Work From Home ทำให้ต้องเปลี่ยนวิถีชีวิตในการทำงานใหม่ รวมถึงการทำงานร่วมกันระหว่างเพื่อนร่วมงานและการประชุม ซึ่งการประชุมในองค์กรนั้นนับว่าเป็นสิ่งสำคัญ เพราะเป็นการรวบรวมข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน
ซึ่งชาวออฟฟิศที่ทำงานในองค์กรจะรู้ว่าการประชุมทางธุรกิจนั้นเป็นส่วนสำคัญยิ่ง แต่การประชุมออนไลน์หรือประชุมทางไกลนั้นอาจมีอุปสรรคในเรื่องของการสื่อสาร หรือทางเทคนิคอื่น ๆ ได้ และทำให้ประสิทธิภาพของการประชุมลดลง เราจึงมีเทคนิคในการจัดการประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิผลมาแนะนำกัน
Credit ภาพปกบทความ: freepik.com
7 เคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพ สำหรับการประชุมออนไลน์ให้มีประสิทธิผลสูง
ด้วยการจัดการการทำงานทางไกลที่เพิ่มขึ้นในยุค New Normal แม้แต่ธุรกิจทั่วไปก็จะได้เห็นการประชุมออนไลน์เพิ่มขึ้นเช่นกัน และเพื่อช่วยให้คุณจัดการประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิผลมากขึ้น นี่คือเคล็ดลับ 7 ข้อที่สามารถนำไปใช้ได้ทันที
1. มีกำหนดการที่ชัดเจน
การประชุมโดยมีวัตถุประสงค์ที่คลุมเครืออาจนำไปสู่ความสับสนและเสียเวลา อย่าจัดการประชุมออนไลน์โดยไม่มีวาระที่ชัดเจน เพื่อให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่ายสำหรับทุกคน ให้เตรียมวาระอย่างเป็นทางการพร้อมประเด็นทั้งหมดที่จะหารือในการประชุม และจัดเรียงตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ
ระบุบทบาทสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคนด้วย และแจ้งหรือส่งวาระนี้ก่อนการประชุมเริ่มอย่างน้อย 24 ชั่วโมง และรอการยืนยันว่าทุกคนได้รับเรียบร้อยแล้ว
สุดท้ายอย่าลืมตั้งค่าเตือนการประชุมอัตโนมัติโดยใช้ Google Calendar หรือจดบันทึกลงสมุดบันทึกของคุณ แนะนำสมุดบันทึกของใช้มูจิ ที่สวยงามน่าใช้ และดูเรียบร้อย
2. ตั้งกฎพื้นฐาน
การกำหนดกฎเกณฑ์มีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับการประชุมออนไลน์ เพราะเราไม่สามารถอ่านภาษากายของกันและกันได้
ซึ่งนั่นอาจบ่งชี้ว่ามีข้อมูลบางอย่างกำลังคลาดเคลื่อน จึงควรกำหนดลำดับการพูดของแต่ละคน รวมถึงอาจต้องกำหนดคำเมื่อพูดจบ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ สามารถพูดหรือถามได้ .
นอกจากนี้การกำหนดเส้นเวลาที่ชัดเจนสำหรับแต่ละวาระก็เป็นสิ่งที่สำคัญ ซึ่งบางครั้งการประชุมออนไลน์อาจล้มเหลวได้ง่ายกว่าจบลงด้วยผลลัพธ์ที่แท้จริง ดังนั้น อย่าลืมปฏิบัติตามแผนและกฎเกณฑ์ที่ตั้งไว้
3. เตรียมระบบล่วงหน้า
ไม่ว่าจะประชุมผ่านทาง Zoom, Skype หรือ FaceTime ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนควรเตรียมตัวให้พร้อม ด้วยการรีสตาร์ทคอมพิวเตอร์อย่างน้อย 20 นาทีก่อนการประชุม
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล้องและไมโครโฟนของคุณใช้งานได้ และซอฟต์แวร์การประชุมของคุณรองรับผู้เข้าร่วมหลายคนได้ สำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวคุณสามารถเลือกใช้บริการวิดีโอคอลมาตรฐานเช่น Skype แต่สำหรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมหลายคน ควรใช้แอปพลิเคชั่นพิเศษอย่าง Zoom
4. ตั้งค่าการจำกัดเวลา
การกำหนดเวลาการประชุมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก สามารถกำหนดระยะเวลาการประชุมเป็นเวลา 30-60 นาที และจัดสรรเวลา 10 นาทีสำหรับแต่ละประเด็นของวาระการประชุม ด้วยวิธีนี้ผู้เข้าร่วมประชุมจะมีสมาธิและการประชุมจะไม่ออกนอกลู่นอกทาง และอย่าให้มีประชุมที่ยาวนานจนเกินไป เพื่อป้องกันไม่ให้บรรยากาศการประชุมน่าเบื่อ
5. ลดการรบกวน
การรบกวนอาจทำให้เกิดการสื่อสารผิดพลาดในการประชุมออนไลน์ได้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดนั่งอยู่ในห้องส่วนตัวและมีแสงสว่างเพียงพอ และไม่มีเสียงดังรบกวนในระหว่างการประชุม นอกจากนี้
ควรใช้หูฟังและไมโครโฟนแบบหนีบปกเสื้อมากกว่าลำโพงและไมโครโฟนของแล็ปท็อป เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีการสื่อสารที่ชัดเจน รวมถึงอีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีสมาธิจดจ่อ คือการขอให้ทุกคนปิดการแจ้งเตือนเพื่อไม่ให้มีข้อความแจ้งเตือนทางอีเมล วางโทรศัพท์ไว้แล้วปิดเสียงปิดระบบสั่นชั่วคราวเพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น
6. ให้ทุกคนมีบทบาท
หากคุณต้องการส่งข้อมูลระหว่างการประชุม ให้หาวิธีเปลี่ยนเป็นการสนทนาแทนการบรรยาย โดยให้หัวข้อกับคนในทีมของคุณเพื่อนำเสนอ และแบ่งหัวข้อออกเป็นหัวข้อย่อย ๆ โดยให้สมาชิกในทีมนำเสนอข้อมูลบางส่วน พยายามรวมทุกคนเข้าไว้ด้วยกันโดยมอบหมายงานที่แตกต่างกัน
เช่น คนจดบันทึก คนจับเวลา คนอำนวยความสะดวก คนส่งหนังสือรายงานการประชุม และหน้าที่อื่น ๆ ที่จำเป็นต้องจัดการ
หากคุณกำลังวางแผนที่จะมีการประชุมออนไลน์กับคนจำนวนมาก ให้เปลี่ยนบทบาทเพื่อให้ทุกคนมีโอกาสทำหน้าที่แต่ละอย่าง ซึ่งการเพิ่มการมีส่วนร่วมนี้นั้นจะทำให้การประชุมออนไลน์ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
7. แบ่งปันบันทึกการประชุม
เมื่อการประชุมออนไลน์สิ้นสุดลง ให้ส่งสรุปบันทึกการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมทุกคน และระบุรายงานดำเนินการสำหรับแต่ละวาระพร้อมกับชื่อบุคคลหรือกลุ่มที่รับผิดชอบในการจัดส่ง เพื่อให้ทุกคนในที่ประชุมเข้าใจตรงกันและเพื่อให้ไม่มีการคลาดเคลื่อนในข้อมูลในที่ประชุม
แพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ยอดนิยม
เมื่อเราได้รู้ถึงเทคนิคในการจัดประชุมออนไลน์ที่ยอดเยี่ยมแล้ว คุณต้องตัดสินใจว่าจะใช้แพลตฟอร์มใดในการประชุม ซึ่งแพลตฟอร์มยอดนิยมนั้น มีดังนี้
1. Zoom
Zoom จัดว่าเป็นแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ที่แพร่หลายที่สุด เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการรวบรวมผู้คนหลายร้อยคนในการตั้งค่าเสมือนจริงที่ไม่จำกัดเวลาด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย Zoom เป็นที่รู้จักกันดีในเรื่องเครื่องมือแชท เครื่องมือยกมือ และรูปแบบการประชุมที่ยืดหยุ่น ทั้งการสัมมนาผ่านเว็บ ห้องกลุ่มย่อย การประชุมแบบดั้งเดิม และอื่น ๆ
2. Google Meet
Google Meet คือแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ที่ผสานรวมกับ Google Calendar ของคุณอย่างสมบูรณ์ เมื่อคุณเพิ่มกิจกรรมใน Google Calendar และเชิญผู้คนเข้าร่วม Google จะสร้างลิงก์ Meet โดยอัตโนมัติที่คุณสามารถใช้ได้ในวันที่มีการประชุม
3. Microsoft Teams
Microsoft Teams เน้นเครื่องมือการประชุมออนไลน์ที่จัดเก็บไฟล์และประวัติการแชทในอินเทอร์เฟซเดียวกันกับที่เริ่มการโทร เนื่องจาก Teams เป็นผลิตภัณฑ์ของ Microsoft เราจึงสามารถแก้ไขเอกสาร Microsoft Word, PowerPoint และ Excel ร่วมกับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย
การจัดประชุมออนไลน์กับผู้คนอื่น ๆ ในองค์กรจากสถานที่ต่าง ๆ อาจเป็นเรื่องยากที่จะจัดการ แต่หากเราเตรียมการล่วงหน้าและมั่นใจว่าการประชุมมีโครงสร้างที่ดี มีการกลั่นกรองและสื่อสาร การประชุมออนไลน์ก็จะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการเชื่อมโยงพนักงานทั้งบริษัทหรือทั้งแผนกมาพูดคุยและหารือกัน
ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะกลายเป็นวิถีชีวิตใหม่ต่อไป นอกจากจะช่วยให้เราสะดวกมากขึ้นแล้ว การประชุมออนไลน์ยังช่วยประหยัดเงินในการเดินทางอีกด้วย
Shopee 10.10 Brand Festival โปร 10.10 สุดฟินเอาใจขาช้อป! กับขบวนสินค้าจากแบรนด์ดังชั้นนำตลอดทั้งแคมเปญ สินค้าดีลปังจากแบรนด์เพียง 10.- เท่านั้น! พร้อมเก็บโค้ดลด Shopee Mall ลดสูงสุดถึง 1,500.- และโปรโมชั่นส่งฟรีทั่วไทยไม่มีขั้นต่ำ เริ่มช้อปได้ตั้งแต่วันที่ 29 ก.ย. – 10 ต.ค. นี้ที่ Shopee 10.10 Brand Festival เท่านั้น!
ที่มา :
https://www.business.com/articles/7-powerful-tips-for-highly-productive-online-meetings/
https://www.thealternativeboard.com/blog/productive-ways-to-make-virtual-meetings-more-effective
https://www.allbusiness.com/tips-for-conducting-productive-virtual-meetings-127444-1.html
https://elearningindustry.com/online-meetings-productive-10-tips-make