งานด้านบัญชีเป็นงานที่ใช้การคำนวณเป็นส่วนใหญ่ ซึ่งงานประเภทนี้เหมาะอย่างยิ่งที่จะใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ช่วยอย่าง Microsoft Excel ช่วยในการทำงาน เนื่องจากเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่มีความสามารถในการคำนวณที่รวดเร็ว และ แม่นยำ
ซึ่งวันนี้เราจะมาสอน Step by Step ในการสร้างและเรียนรู้ถึงสูตรคำนวณ ลำดับการคำนวณ รวมไปถึงการกำหนดชื่อเซลล์ เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในสูตรคำนวณ การดึงข้อมูลเพื่อผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท
สอนทำบัญชีง่ายๆ ด้วยสูตร Excel เพื่องานบัญชี
#1 สูตรคำนวณบัญชีใน Excel (พื้นฐาน)
ในส่วนนี้จะเป็นเรื่องของพื้นฐานในการใช้ Excel ด้วยการทำ ‘บวกลบคูณหาร’ หากใครรู้อยู่แล้วข้ามไปขั้นตอนต่อไปได้เลย
ประกอบไปด้วยเครื่องหมาย = ตามด้วย ตัวแปร และ ตัวดำเนินการ โดยใช้ตัวแปรที่อาจใช้ข้อความ ตัวเลข ชื่อเซลล์และตำแหน่งเซลล์นั้นๆ
ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ ( Arithmetic Operator) ที่นิยมใช้ใน Microsoft Excel สามารถแบ่งได้ ดังนี้
และสำคัญสำหรับการสร้างสูตรคำนวณใน Excel ที่สุดก็คือ ตัวดำเนินการอ้างอิง (Reference Operator) เป็นตัวดำเนินการที่ใช้อ้างอิงถึงตำแหน่งเซลล์
#2 การนำสูตรคำนวณ มาใช้งาน
พิมพ์สูตรลงในเซลล์โดยตรงคลิกที่เซลล์ที่ต้องการใส่สูตรคำนวณ แล้วพิมพ์เครื่องหมาย = ตามด้วยสูตรคำนวณที่ต้องการ หรือ ใช้เมาส์สร้างโดยลากเมาส์ไปยังตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการจากนั้นกดปุ่ม Enter
หมายเหตุ: ร.ว. หมายถึงข้อมูลที่นำมาผ่านในบัญชีแยกประเภท เอามาจากการบันทึกรายการในสมุดรายวัน ผลลัพธ์จะปรากฏขึ้นมาดังรูป
การแก้ไขสูตรคำนวณ หลังจากสร้างสูตรคำนวณเสร็จแล้ว หากต้องการแก้ไขสูตรคำนวณ สามารถทำได้โดยการดับเบิลคลิกที่เซลล์ หรือ กด F2 ดังนี้
ต่อมาเราลองมาสร้างสูตรคำนวณเพื่อคำนวณยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทแบบเบื้องต้น ตัวอย่างนี้จะแสดงวิธีการสร้างสูตรคำนวณเพื่อคำนวณยอดคงเหลือ บัญชีเงินฝากธนาคารของร้านเอมอรป้ายโฆษณา ในเดือน พฤษภาคม 2564 ซึ่งมีวิธีดังนี้
#3 สร้างสมุดบันทึกรายงานขั้นต้นไปบัญชีแยกประเภท
ขั้นตอนที่ 1 สร้างสูตรคำนวณเพื่อหาผลรวมของจำนวณเงินฝั่ง เดบิต
ขั้นตอนที่ 2 สร้างสูตรคำนวณเพื่อหาผลรวมของจำนวณเงินฝั่ง เครดิต
ขั้นตอนที่ 3 คลิกที่เซลล์ B9 แล้วสร้างสูตรคำนวณ =D10-H10
ขั้นตอนที่ 4 ยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากธนาคารที่ปรากฎขึ้นมาดังรูป
หากต้องการให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ ควรให้เวลากับการเรียนรู้บัญชี หลายครั้งที่การทำธุรกิจเป็นเรื่องของการ คำนวณ เพราะตัวเลขจะบอกเราว่าปัญหาที่แท้จริงคืออะไร และวิธีแก้ที่ถูกต้องควรเป็นแบบไหน
ตัวเลขสามารถนำมาใช้ในการทำธุรกิจและประกอบอาชีพได้หลายอย่างตั้งแต่การคำนวณราคา (คำนวณกำไรขาดทุน , ผลกำรลงทุน ) หรือแม้แต่คำนวณสต็อกต่างๆ ตราบใดที่เรายังให้ความสำคัญกับ ‘เงิน’ (ยอดขาย และ กำไร)
คนที่คำนวณเก่งและการทำบัญชีก็จะสร้างกำไรได้เยอะ คนที่คำนวณไม่เป็นก็จะทำธุรกิจขาดทุน สำหรับการทำธุรกิจนั้นแค่รู้ ‘บวกลบคูณหาร และ การทำบัญชี’ คุณสามารถดูแลธุรกิจของคุณให้มั่งคงและ ยั่งยืน ซึ่งทุกคนสามารถทำตามได้
ผมก็ของคู่มือนี้ ที่แค่ตัวเลขพื้นฐานก่อน แค่คุณ ‘บวกลบคูณหาร’ เป็นก็ทำตามได้ คู่มือ ‘สอนคำนวณ’ ตัวเลขในธุรกิจ
แค่คุณรู้คณิตศาสตร์ ง่ายๆ ก็ทำให้ธุรกิจของคุณรวยได้ด้วยการทำบัญชีและการคำนวณจริงๆ อันที่น้องเคยทำตอนเด็กเราอาจจะทำแค่ รายรับ – รายจ่าย = คงเหลือ ก็คือบัญชี แต่แบบเด็กๆ บัญชีและธุรกิจที่โตขึ้น มันจะแยกย่อยออกมาอีกว่า รายรับ จากอะไรบ้าง รายจ่ายจากอะไรบ้าง ไม่ใช่แค่การรับเงินสด หรือจ่ายเงินสด และคงเหลือเป็นเงินสด
และผมได้เขียนบทความสอนการ เริ่มทำบัญชี บทความวิธีทำบัญชีที่ใครก็ทำได้ (และตัวอย่างบัญชีร้านค้าปลีก) สามารถเข้าไปตามอ่านและนำไปปรับใช้กับกิจการของทุกคนได้เลยนะครับ https://thaiwinner.com/accounting-basic/
