เมื่อทำธุรกิจ สิ่งที่ต้องทำอย่างแรกเลยก็คือ “บัญชี” ในฐานะเจ้าของกิจการเราต้องรู้จักทำบัญชี เพื่อให้ทราบฐานะทางการเงินของกิจการตลอดเสมอเพราะ “บัญชีเป็นภาษาของการทำธุรกิจ” เป็นข้อมูลในธุรกิจเป็นพื้นฐานสำคัญของการตัดสินใจทางธุรกิจในทางการเงินและช่วยเป็นกลยุทธ์พื้นฐานของธุรกิจ
บัญชีทำให้กิจการมีกำไรมากขึ้น ต้นทุนน้อยลง และที่สำคัญที่สุดก็คือ ธุรกิจที่เก่งบัญชีจะมีอนาคตที่ยั่งยืน ซึ่งในบทความนี้ผมจะมาแนะนำ 5 เหตุผลที่ธุรกิจต้องจัดทำบัญชี
5 เหตุผลที่ธุรกิจต้องจัดทำบัญชี
#1 บัญชีจะบังคับให้ธุรกิจเติบโต
การทำบัญชีจะทำให้เราเห็นตัวเลขการเคลื่อนไหวของกิจการ รู้ฐานะทางการเงินของกิจการดีมากยิ่งขึ้น ทำให้เราเห็นภาพรวมด้านกำไรขาดทุนอย่างชัดเจน เช่น ทำให้รู้ค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และ สามารถตรวจสอบค่าใช้จ่ายของทุกแผนกและทุกกระบวนการได้ง่าย
เจ้าของธุรกิจสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาตัดสินใจได้หลายอย่าง เช่นการลดสินค้าคงคลัง การวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการตลาด หรือค่าใช้จ่ายในการจัดส่งสินค้า เพราะหัวใจของการเติบโตอยู่ที่การรับรู้ข้อมูลภาพรวมเสียก่อน
นอกจากนั้นแล้ว บัญชียังทำให้ธุรกิจมีกำไรมากขึ้น (หัวข้อถัดไปจะอธิบายเพิ่มอีกที) ซึ่งกำไรที่มากขึ้นก็สามารถนำกลับมาลงทุนเพิ่มได้อีก เป็นข้อดีที่ส่งผลได้อย่างทวีคูณเลยทีเดียว
#2 บัญชีจะคำนวณกำไร ค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นให้อัตโนมัติ
บ่อยครั้งที่กิจการของเราใช้จ่ายมากเกินไปในเรื่องการขาย ในฐานะธุรกิจขนาดเล็ก การหาลูกค้าใหม่เป็นเรื่องไม่ง่ายและต้องมีค่าใช้จ่าย เพื่อการนี้จึงมีตัวชี้วัดที่จะชี้ว่าลูกค้านั้นนำผลกำไรมาให้หรือไม่ก็คือ “ต้นทุนการที่ได้มาซึ่งลูกค้า (Acquisition Cost)” ซึ่งเป็นจำนวนเงินที่ใช้เพื่อการได้ลูกค้ามาหนึ่งราย ฃ
โดยผู้ประกอบการส่วนมากมักเข้าใจว่าถ้าซื้อของมา 60 บาท และขายไปที่ 100 บาท จะมีกำไร 30-40% ของยอดขายทุกครั้ง…แต่เมื่อพิจารณาค่าใช้จ่ายเล็กน้อย จากบัญชีเป็นงบแสดงฐานะการเงินสิ้นเดือนหรือสิ้นปีถึงรู้ว่าธุรกิจขาดทุน เพราะไม่ได้คิดค่าใช้จ่ายในเรื่องการวางสินค้าขาย ค่าจัดส่งสินค้า ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสินค้าเป็นต้น การทำบัญชีจะมีการแยกประเภทของกำไร ทำให้เรารู้ว่าจะเป็นกำไรก็ต่อเมื่อมีเงินมากพอคงเหลืออยู่ในบัญชีธนาคารหลังจากชำระค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว
ซึ่งค่าใช้จ่ายส่วนนี้ยังสามารถลงลึกได้อีกเป็น Variable Cost และ Fixed Cost (ต้นทุนผันแปร และ ต้นทุนคงที่) หรือในงบกำไรขาดทุนก็สามารถแปลงเป็น Cost of Goods Sold และ Operating Expenses (ต้นทุนขาย และ ต้นทุนในการดำเนินงาน) และธุรกิจที่รู้จักตัวเองได้ดีขนาดนี้ก็จะทำกำไรได้มากขึ้น
และหากธุรกิจสามารถคุมบัญชีตัวเองได้ดี สิ่งที่ตามมาก็คือ ‘ต้นทุนถูกลง’ ซึ่งจะทำให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขัดอย่างชัดเจน ต้นทุนน้อยลงแปลว่าธุรกิจก็จะตั้งราคาได้ดีกว่าคู่แข่ง และกีดกันเจ้าใหม่ไม่ให้เข้ามาแข่งได้ด้วย ถือว่าเป็นกลยุทธ์ธุรกิจฉบับดั่งเดิมที่มีมาเป็นร้อยปีแล้วแต่ก็ยังใช้ได้ผลอยู่ตลอด
#3 บริหารหนี้สินของกิจการ ทำให้ธุรกิจมั่งคั่ง
บัญชีเป็นเรื่องที่เกี่ยวเนื่องกับการค้าขายแบบตรงๆเลยครับ ถ้าเรามีความรู้เรื่องนี้แน่นอนว่าได้เปรียบคนที่ไม่รู้แน่นอน สำหรับการทำการค้าแล้วบัญชีนั้นคือ “ภาษาทางธุรกิจ” เนื่องจากบัญชีจะเป็นตัวกลางในการสื่อสารระหว่างบริษัทและผู้ต้องการใช้งบการเงิน
ยกตัวอย่าง เช่น
– ผู้บริหารต้องการใช้งบการเงินในการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของกิจการ
– ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ของบริษัท ต้องการใช้งบการเงินเพื่อวิเคราะห์บริษัทคู่ค้าว่าน่าเชื่อถือหรือไม่
– นักลงทุนต้องการใช้งบการเงินเพื่อวิเคราะห์กิจการ เพื่อตัดสินใจว่าจะซื้อหุ้น ขายหุ้น หรือถือหุ้นต่อ
– นักวิเคราะห์หลักทรัพย์ ต้องการใช้งบการเงินเพื่อวิเคราะห์กิจการ เพื่อออกบทวิเคราะห์ให้แก่นักลงทุน
โดยการทำบัญชี จะแบ่ง องค์ประกอบของงบการเงินในกิจการ แบ่งเป็นหลักๆ ดังนี้
1. งบแสดงฐานะการเงิน (หรือ งบดุล) คืองบที่แสดงให้เห็นถึงฐานะการเงินของบริษัท ณ จุดเวลาใดเวลาหนึ่ง
2. งบกำไรขาดทุน เป็นงบที่แสดงให้เห็นถึงผล การดำเนินงานของบริษัท ณ ช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง
3. งบกระแสเงินสด – เป็นงบที่แสดงให้เห็นถึงกระแสเงินสดของบริษัท ณ ช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง
และข้อมูลพวกนี้ก็มีประโยชน์หลายอย่างมาก เช่น
1. ธุรกิจ SME สามารถนำข้อมูลบัญชีไปเป็นหลักฐานในการกู้ยืมธนาคารได้
2. ธุรกิจใช้เพื่อยื่นเอกสารให้ภาครัฐ เช่น เรื่องภาษีต่างๆ
หรือ 3. สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ในตลาดหลักทรัพย์ก็จะใช้ข้อมูลนี้ในการยื่นให้ผู้ถือหุ้นดูด้วย
#4 บัญชีจะสร้างข้อมูลให้กิจการด้าน Data Analytics
บัญชีจะช่วยบันทึกและสร้างฐานข้อมูลในธุรกิจของเราที่ผ่านมา ข้อมูลนี้ในอนาคตจะกลายมาเป็นทรัพย์สินที่มีค่าขององค์กรและธุรกิจของเรา
แต่การจะใช้ทรัพย์สินนี้ให้เกิดประโยชน์ได้นั้น ธุรกิจจะต้องนำมาผ่านกระบวนการวิเคราะห์หลายรูปแบบ ซึ่งธุรกิจในสมัยใหม่ส่วนมากก็สามารถทำได้ง่ายผ่านโปรแกรมและเครื่องมือต่างๆ
งานด้านบัญชีเป็นงานอีกประเภทนึ่งที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาททำให้เป็นระบบอัตโนมัติมากขึ้น เป็นการทำงานกับข้อมูล เพื่อประเมินผลการดำเนินงานภายใต้กรอบของกิจการนั้น และบัญชีก็เป็นวิธีการหลักของทุกธุรกิจในการตัดสินใจของผู้บริหารกิจการ ซึ่งจะต้องใช้ข้อมูลอ้างอิงทางตัวเลขงบจากการทำบัญชีและด้วยข้อมูลขนาดใหญ่ที่ขับเคลื่อนธุรกิจนี้เอง
ตัวอย่างที่ชัดเจนมากในยุคนี้ก็คือเรื่องของ Digital Transformation ที่องค์กรต่างๆต้องนำข้อมูลทุกอย่างมาอยู่ในระบบออนไลน์เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่ายขึ้นและทำให้องค์กรเคลื่อนไหวได้เร็วขึ้น…ซึ่งข้อมูลส่วนมากก็มาจากแผนกบัญชีนี่เหล่ะครับ
#5 ความได้เปรียบทางด้านภาษี
อีกหนึ่งผลประโยชน์ของการทำบัญชีที่เราต้องพูดถึงก็คือเรื่องของด้านภาษี ซึ่งธุรกิจสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้เพื่อหาวิธีลดหย่อนภาษีหรือลดจำนวนภาษีที่ต้องจ่ายตามกฎระเบียบที่รัฐบาลอนุมัติไว้
ก่อนอื่นเลยเราต้องเข้าใจก่อนว่าภาษีเป็นสิ่งที่ธุรกิจต้องจ่าย หลังจากที่พิจารณากำไรของบริษัทมาแล้ว (อยู่ในอัตรา 20% ของกำไรสุทธิ) เพราะฉะนั้นธุรกิจก็สามารถควบคุมช่วงเวลาที่จะจดรายงานค่าใช้จ่าย หรือหาวิธีลงทุนเพิ่มเติมในแต่ละปี เพื่อทำให้กำไรสุทธิของตัวเองน้อยลง เป็นการลดภาษีตามกฎหมาย
ยกตัวอย่างเช่น การบริหารเวลาวางบิลในแต่ละปี สมมุติว่าในไตรมาสสุดท้ายของปี ธุรกิจรู้ว่าปีนี้มีค่าใช้จ่ายเยอะแล้ว ไม่สามารถทำบัญชีเพื่อหักค่าใช้จ่ายได้อีก ธุรกิจก็สามารถพูดคุยกับซัพพลายเออร์เพื่อขอเลื่อนการวางบิลเป็นปีถัดไปแทน (เลื่อนไปไม่กี่เดือน) พอปีหน้าธุรกิจจดว่ามีค่าใช้จ่ายเหล่านี้ กำไรสุทธิก็จะน้อยลง และธุรกิจก็จะจ่ายภาษีในปีนั้นน้อยลงด้วย
อีกหนึ่งเรื่องก็คือการลงทุนในระยะยาว ซึ่งเราจะเห็นได้บ่อยในบริษัท Startup ในประเทศอเมริกา ยกตัวอย่างเช่น บริษัท Amazon ที่ขายของออนไลน์ก็เลือกที่จะลงทุนสร้างโกดัง สร้างระบบเว็บไซต์หลังบ้านมากขึ้นเรื่อยๆ ถึงแม้ว่าจะมีกำไรเบื้องต้นจากการขาย แต่ก็ไม่ได้มีกำไรสุทธิมากเท่าไหร่ เป็นทั้งวิธีลดความจำเป็นในการจ่ายภาษี และ สร้างอาณาจักรธุรกิจที่ยิ่งใหญ่ผ่านการลงทุนธุรกิจการคู่แข่ง
เทคนิคทางด้านการลดหย่อนภาษีแบบถูกกฎหมายนั้นมีอยู่เยอะมาก ที่เรายังเห็นได้บ่อยก็คือเรื่องของการบริจาคเงิน การปรับโครงสร้างธุรกิจ หรือแม้แต่การทำความเข้าใจนโยบายใหม่ๆของภาครัฐ และธุรกิจที่จะสามารถเก็บผลประโยชน์ทางด้านภาษีเหล่านี้ได้ดีที่สุดก็คือธุรกิจที่ทำความเข้าใจบัญชีของตัวเองเป็นอย่างดี
สุดท้ายนี้เกี่ยวกับประโยชน์ของการทำบัญชี
หากต้องการให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ เราควรให้เวลากับการเรียนรู้บัญชี หลายครั้งที่การทำธุรกิจเป็นเรื่องของการ คำนวณ เพราะตัวเลขจะบอกเราว่าปัญหาที่แท้จริงคืออะไร และวิธีแก้ที่ถูกต้องควรเป็นแบบไหน
ตัวเลขสามารถนำมาใช้ในการทำธุรกิจและประกอบอาชีพได้หลายอย่างตั้งแต่การคำนวณราคา (คำนวณกำไรขาดทุน , ผลกำรลงทุน ) หรือแม้แต่คำนวณสต็อกต่างๆ ตราบใดที่เรายังให้ความสำคัญกับ ‘เงิน’ (ยอดขาย และ กำไร) คนที่คำนวณเก่งและการทำบัญชีก็จะสร้างกำไรได้เยอะ คนที่คำนวณไม่เป็นก็จะทำธุรกิจขาดทุน สำหรับการทำธุรกิจนั้นแค่รู้ ‘บวกลบคูณหาร และ การทำบัญชี’ คุณสามารถดูแลธุรกิจของคุณให้มั่งคงและ ยั่งยืน ซึ่งทุกคนสามารถทำตามได้
ผมก็ขอแนะนำคู่มือนี้ ที่แค่ตัวเลขพื้นฐานก่อน แค่คุณ ‘บวกลบคูณหาร’ เป็นก็ทำตามได้ คู่มือ ‘สอนคำนวณ’ ตัวเลขในธุรกิจ
แค่คุณรู้คณิตศาสตร์ ง่ายๆ ก็ทำให้ธุรกิจของคุณรวยได้ด้วยการทำบัญชีและการคำนวณจริงๆ สิ่งที่พวกเราเคยทำตอนเด็กอาจจะทำแค่ รายรับ – รายจ่าย = คงเหลือ ซึ่งก็เป็นบัญชีแบบเด็กๆ บัญชีสำหรับธุรกิจจะแยกย่อยออกมาอีกว่า รายรับจากอะไรบ้าง รายจ่ายจากอะไรบ้าง ไม่ใช่แค่การรับหรือจ่ายเงินสด และคงเหลือเป็นเงินสด
ผมได้เขียนบทความสอนการ เริ่มทำบัญชี บทความวิธีทำบัญชีที่ใครก็ทำได้ (และตัวอย่างบัญชีร้านค้าปลีก) สามารถเข้าไปตามอ่านและนำไปปรับใช้กับกิจการของทุกคนได้เลยนะครับ พื้นฐานบัญชีสำหรับธุรกิจ