Action Plan ถ้าจะให้พูดแบบง่ายที่สุดก็คือแผนการทำงาน ซึ่งถ้าจะให้พูดในมุมมองนี้การเขียน Action Plan ก็ไม่ควรจะยากเท่าไรใช่ไหมครับ ? คือก่อนที่เราจะทำงานอะไร เราก็ควรคิดก่อนอยู่แล้วว่าอะไรทำได้ ทำไม่ได้
ปัญหาก็คือตลอดการทำงานของผม ผมพบว่าหลายๆคนไม่สามารถอธิบายวิธีการทำงานตัวเองออกมาได้ บางถึงขนาดพูดว่า ‘แผนก็คือ…ต้องไปหาข้อมูลเพิ่มในเดือนต่อๆไป’ แล้วก็จบแค่นั้น … ซึ่งถ้าแผนคือมีแค่นี้แล้วจะทำตามเป้าหมายหรือ KPI ได้หรือเปล่านะ
โดยในบทความนี้เราจะมาตอบคำถาม และ ค้นหาวิธีกันครับว่า Action Plan คืออะไร และ เขียนยังไงกันแน่
Action Plan คืออะไร?
Action Plan หรือแผนการปฏิบัติงาน คือแผนการดำเนินงานที่ถูกสร้างขึ้นมาให้เป็นแบบแผนในการปฏิบัติงานของงานโครงการ ไล่เรียงถึงการปฏิบัติงานในแต่ละกิจกรรมย่อย ๆ ว่าแต่ละช่วงของโครงการจะต้องมีการปฏิบัติงานกันอย่างไร โดย Action Plan ถือเป็นเครื่องมือที่ใช้ช่วยในการวัดและตรวจสอบการทำงานในแต่ละขั้นตอนของงานโครงการ
ธุรกิจสามารถใช้ Action Plan เป็นตัวช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของแผนปฏิบัติ ตลอดจนตรวจสอบการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ นอกจากนี้ยังสามารถระบุตัวชี้วัดความสำเร็จหรือแผนสำรองของแต่ละกิจกรรมลงในแผนได้ด้วย เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานโครงการสามารถมีแนวทางปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งจะทำให้การทำงานโครงการสำเร็จได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น
ทั้งนี้ องค์ประกอบของ Action Plan ที่ดีอาจจะประกอบไปด้วย
- Name – ชื่อแผนงาน เพราะเป็นไปไม่ได้ที่แต่ละองค์กรจะมีแผนใดแผนหนึ่งในการทำงาน การระบุชื่อแผนงานให้ชัดเจนจะช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับแผนงานสามารถปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
- Process – ขั้นตอนหรือกระบวนการทำงานของงานโครงการโดยต้องมีการระบุกระบวนการหลักๆ ไว้ตั้งแต่กระบวนการแรกจนถึงกระบวนการสุดท้าย
- Activity – กิจกรรม จะเป็นการแจกแจงสิ่งที่ต้องทำในแต่ละขั้นตอนของแผนงาน เพื่อทำให้การปฏิบัติงานในกิจกรรมเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
- Deadline – กำหนดเวลา ระบุช่วงเวลาของแต่ละกิจกรรมว่าต้องเริ่มต้นหรือสิ้นสุดเมื่อใด เพื่อใช้ตรวจสอบความสำเร็จของแต่ละกิจกรรมก่อนการเริ่มต้นกิจกรรมต่อเนื่อง
- Risk – ความเสี่ยง คือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับกิจกรรมในแต่ละขั้นตอนของงานโครงการ
- Back up Plan – แผนสำรอง มีความสำคัญกรณีที่แผนเดิมที่กำหนดไว้เกิดปัญหาและอุปสรรค จึงต้องมีแนวทางสำรองเพื่อให้งานโครงการสำเร็จตามเป้าหมาย
- Budget – งบประมาณ แผนงานใดๆ ที่กำหนดไว้จำเป็นต้องคำนึงถึงงบประมาณที่ตั้งไว้เพื่อลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นในงานโครงการ
- Owner – ผู้รับผิดชอบโครงการ เพื่อคอยตรวจสอบหรือติดตามการทำงานให้เป็นไปตามแผนงานที่กำหนดไว้
Action Plan สำคัญอย่างไร?
ก่อนที่เราจะไปพูดถึงความสำคัญของ Action Plan ผมอยากให้คุณลองมองถึงสถานการณ์การทำงานในหน้าที่ที่คุณต้องรับผิดชอบในปัจจุบันแล้วลองตอบคำถามต่อไปนี้ดู
#1 คุณเข้าใจเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจน?
#2 คุณรู้ว่าจะต้องดำเนินการอย่างไรในแต่ละกิจกรรมอย่างถ่องแท้?
#3 คุณรู้ว่าหากงานโครงการประสบปัญหาหรืออุปสรรค ต้องแก้ไขอย่างไร?
#4 คุณทราบกระบวนการการทำงานในแต่ละขั้นตอนเป็นอย่างดี?
#5 หากคุณพบว่าปฏิบัติงานมาตามแผนสักระยะแล้วประสบปัญหา หรือรู้ว่าแผนเดิมมีปัญหาจะต้องดำเนินการปรับแผนไปในทิศทางใด?
หากคุณพบว่าคำตอบของคุณคือ ‘ไม่ใช่’ เพียงแค่ข้อใดข้อหนึ่ง หรือที่น่าหนักใจที่สุดคือไม่มีคำตอบที่ ‘ใช่’ สักข้อเดียวก็จะทำให้คุณตระหนักถึงความสำคัญของ Action Plan ได้เป็นอย่างดี เพราะ‘แผนการปฏิบัติงาน’ หมายถึงแผนในการปฏิบัติเพื่อให้งานที่ต้องทำสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
การไม่มี Action Plan เหมือนกับการเดินอย่างไร้ทิศทาง เมื่อเดินผิดทางก็ไม่รู้จะหันไปเดินทิศไหน หรือไม่หากเจอสิ่งกีดขวางก็ไม่รู้ว่าควรจะกำจัดสิ่งกีดขวางนั้นอย่างไร แต่หากได้มีการทำ Action Plan ไว้ เราจะทราบเส้นทางเดินไปสู่ปลายทางได้เร็วขึ้น หากเดินผิดทางก็จะทราบว่าต้องหันเดินไปทางไหนแทน สุดท้ายหากเจอสิ่งกีดขวางแล้วเราย้อนกลับมาดู Action Plan ก็จะรู้ว่าต้องข้ามสิ่งกีดขวางหรือกำจัดสิ่งนั้นออกได้ด้วยวิธีไหนเพื่อเปลี่ยนจากเดินเป็นวิ่งไปสู่จุดหมายปลายทางได้
ดังนั้นถ้าจะให้ตอบคำถามว่า Action Plan มีความสำคัญอย่างไรก็ตอบได้ว่า Action Plan คือบันไดขององค์กรที่ช่วยให้พนักงานในองค์กรไต่ขึ้นไปยังจุดสูงสุดขององค์กรได้ตามเป้าหมายในทิศทางเดียวกัน
วิธีการเขียน Action Plan ที่ใช้ได้จริง
เมื่อเราทราบถึงความสำคัญของ Action Plan แล้ว ต่อไปผมอยากให้คุณลองเขียน Action Plan กัน โดยการเขียน Action Plan ที่มีประสิทธิภาพและใช้ได้จริงนั้นต้องยึดหลัก วงจรเดมมิ่ง (Deming Cycle) หรือรู้จักกันทั่วไปว่าคือกระบวนการ PDCA ดังนี้
- P – Plan การวางแผน: คือการตั้งเป้าหมายโครงการและสร้างกระบวนการทำงานเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายโดยมีองค์ประกอบคือ วัตถุประสงค์โครงการ / ขอบเขตการทำงาน / ข้อจำกัดของการทำงาน / ประเมินทางเลือก แล้วเขียนออกมาเป็นแผนปฏิบัติการ
- D – Do การปฏิบัติ: คือการลงมือทำและทดสอบแผนงาน หมายถึงระหว่างการปฏิบัติงานให้ค้นหาจุดอ่อนหรือจุดที่สามารถพัฒนาให้ดีขึ้นได้ ตลอดจนแนวทางการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าในกรณีต่างๆ บันทึกไว้เพื่อเป็นแนวทางอย่างชัดเจน
- C – Check การตรวจสอบ: หมายถึงการติดตามและตรวจสอบการทำงานเพื่อหาแนวทางพัฒนากระบวนการทำงานในขั้นตอนต่างๆ ให้ดีขึ้น
- A – Action การปรับปรุง แก้ไข: คือการนำข้อมูลที่ได้มาทั้งหมดวิเคราะห์และประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อใช้ปรับปรุงหรือปรับเปลี่ยนแผนงานในขั้นตอนต่อไป โดยอาจมีการเขียนข้อเสนอแนะแนวทางการแก้ไขปัญหาในส่วนนี้ได้ด้วย
ต่อไปนี้คือตัวอย่างการเขียน Action Plan ตามหลักวงจรเดมมิ่งที่มีประสิทธิภาพ
ชื่อโครงการ พัฒนารูปแบบการขายในช่วงวิกฤตโควิด – 19
วัตถุประสงค์โครงการ สามารถปิดการขายให้ได้ยอด 20% จากช่วงเวลาเดียวกันของปีก่อนหน้าภายในระยะเวลา 3 เดือน
แผนงาน (Plan)
- ประชาสัมพันธ์โปรโมชั่นโครงการภายใน 3 วันหลังจากแผนงานได้รับอนุมัติ
- เจาะขายกลุ่มเป้าหมายเดิมและกลุ่มเป้าหมายใหม่ทั้งรูปแบบเทเลเซลล์ (Tele sales) และดิจิตอล มาเก็ตติ้ง (Digital Marketing)
- มีเป้าปิดการขายอย่างน้อย 5 รายการต่อวัน
- เพิ่มรายชื่อกลุ่มเป้าหมายการขายทุกสัปดาห์
- ปรับเปลี่ยนแผนโปรโมชั่น 3 ครั้ง (เดือนละ 1 ครั้ง)
- ทบทวนและปรับเปลี่ยนแผนงานทุกๆ 2 สัปดาห์
- งบประมาณโครงการ 5 ล้านบาท
การปฏิบัติงาน (Do)
- เตรียมแผนการประชาสัมพันธ์โครงการและลงสื่อโฆษณาภายใน 3 วัน
- เริ่มการโทร. ขายและขายทางออนไลน์ในวันที่ 4 หากภายใน 1 สัปดาห์พบว่ายังขายสินค้าไม่ได้ตามเป้าให้เปลี่ยนการขายไปตามรายชื่อที่หามาเพิ่ม
- ทุก 2 สัปดาห์มีการทบทวนแผนโปรโมชั่นและดำเนินการปรับเปลี่ยนเดือนละครั้ง
การตรวจสอบ (Check)
จัดให้มีการเขียนรายงานการปฏิบัติงาน พร้อมปัญหา อุปสรรค และคำแนะนำในการปฏิบัติงานส่งทีมงานเป็นประจำวัน เพื่อนำข้อมูลที่ได้มาปรับแผนการทำงาน โดยจะต้องมีการปรับแผนการทำงานเป็นประจำทุกๆ 2 สัปดาห์
การปรับปรุง แก้ไข (Action)
ปฏิบัติตามแผนงานที่ปรับเปลี่ยนเป็นประจำทุกๆ 2 สัปดาห์โดยยังคงให้มีการเขียนรายงานส่งทุกวันเพื่อหาแนวทางการเพิ่มเติมทรัพยากร (Resource) การลดต้นทุน (Cost reduce) หรือวิธีการปฏิบัติงานแบบใหม่ (New way of working) เพื่อให้บรรลุเป้าหมายภายใน 3 เดือน
ในส่วนนี้ผมได้มี บทความลงรายละเอียดเกี่ยวกับ PDCA ไว้มากกว่านี้ แนะนำให้ลองอ่านดูนะครับ