PDCA คืออะไร – วงจรบริหารสี่ขั้นตอน 4 ขั้นตอน

PDCA ก็คือกระบวนการที่ใช้เพื่อพัฒนากระบวนการอื่นๆ เหมาะสำหรับองค์กรหรือโครงการที่อยากจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มผลผลิต หรือลดค่าใช้จ่าย แน่นอนสิ่งเหล่านี้หากทำได้จริงก็คือ กำไร ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรอยากได้ 

ในบทความนี้เราจะมาดูกันว่า PDCA คืออะไร ใช้งานยังไง รายละเอียดของแต่ละกระบวนการมีอะไรบ้าง และมีข้อดีข้อเสียอะไรบ้าง

PDCA คืออะไร (วงจรเดมมิ่ง)

PDCA คือวงจรบริหารสี่ขั้นตอนที่ประกอบไปด้วย Plan (การวางแผน) Do (ปฏิบัติ) Check (ตรวจสอบ) และ Action (การดำเนินการ) PDCA เป็นระบบที่สำคัญมากต่อปฏิบัติงานและการวางแผนงานเพราะทั้งสี่ขั้นตอนสามารถทำซ้ำได้ง่าย และ สามารถใช้สื่อสารกับพนักงานได้ทุกระดับชั้น

การทำ PDCA เป็นอะไรที่ผมชอบมากตอนเรียนที่คณะวิศวะครับ ผมคิดว่าคนที่ทำงานสายโรงงานหรือสาย Operations น่าจะชอบเครื่องมือและแผนทำงานที่ทำซ้ำได้ง่าย ปรับปรุงได้ง่าย และที่สำคัญก็คือ … อธิบายให้คนเข้าใจได้ง่ายๆ เหมือนกับผมแน่ๆ

โดยที่ขั้นตอนของ PDCA มีดังนี้

(P) Plan – การวางแผน: หมายถึงการตั้งเป้าหมายจากปัญหาหรือโอกาสต่างๆ และสร้างแผนการทำงานหรือกระบวนการเพื่อทำให้เป้าหมายนี้ประสบความสำเร็จ

(D) Do – ปฏิบัติ/การทดสอบ: หมายถึงขั้นตอนการทดสอบ เป็นการลงมือทำและเก็บข้อมูลเพื่อหาจุดอ่อนหรือจุดที่สามารถพัฒนามากขึ้นได้ รวมถึงการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าต่างๆด้วย

(C) Check – การตรวจสอบ: หมายถึงขั้นตอนการตรวจสอบ เป็นขั้นตอนหาช่องทางและวิธีพัฒนากระบวนการต่างๆให้เร็วขึ้นหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการจัดลำดับความสำคัญของโอกาสและอุปกรรคต่างๆในกระบวนการ

(A) Action – การดำเนินการ/ปรับปรุงแก้ไข: หมายถึงการดำเนินการเพื่อปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้กระบวนการขั้นตอนต่างๆเร็วขึ้น ดีขึ้น หรือมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าเดิม 

ซึ่ง PDCA ก็เป็นขั้นตอนที่ถูกออกแบบมาให้ทำซ้ำได้ หมายความว่าหากเราได้มีการทำครบสี่ขั้นตอนแล้ว (วางแผน ไปสู่การทำ ไปสู่การตรวจสอบ และจบที่การปรับปรุง) ในกรณีนี้เราก็ควรทำการ ‘เริ่มใหม่’ เพื่อหาจุดอื่นในกระบวรการเพื่อพัฒนาเพิ่มเติม หรืออาจจะหาเป้าหมายใหม่ที่อยากบรรลุให้ได้

ในส่วนหัวข้อถัดไป ผมจะอธิบายเรื่องแต่ละขั้นตอนของ PDCA ให้ละเอียดกว่านี้นะครับ แต่ก่อนที่จะไปพูดเรื่องนั้น เรามาดูกันที่พื้นฐานและเบื้องหลังของ PDCA กันก่อน

ในหลักการ การบริหารคุณภาพ (Quanlity Management) และ การบริหารการปฏิบัติการ (Operations Management) คำที่เราจะได้ยินบ่อยก็คือ ‘การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง’ (Continuous Improvement) เพราะในระยะยาวนั้น กระบวนการที่เพิ่มคุณค่าให้ตัวเองได้เองตลอดเวลา ก็ย่อมมีค่ากว่าสิ่งที่ทำได้แค่ครั้งเดียว

หลักการพัฒนากระบวนการ การลดของเสีย หรือการเพิ่มประสิทธิภาพนั้น เราจะเห็นได้บ่อยตามหลักบริหารของฝั่งญี่ปุ่น อย่าง Kaizen 5S หรือ Toyota Production System 

ฃึ่งกระบวนการ PDCA ก็จะเป็นหลักการฝั่งตะวันตก ที่มีกลิ่นอายคล้ายกับหลักการฝั่งญี่ปุ่นมากๆ แต่ PDCA จะมีข้อดีตรงที่มีความเรียบง่ายมากกว่า เพราะมีแค่ 4 ขั้นตอน องค์กรไหนก็สามารถนำไปใช้ได้ง่าย

เรื่องของการทำงานให้เร็วเป็นหัวข้อที่ผู้อ่านหลายคนเรียกร้องให้ผมเขียน ในส่วนนี้ผมได้ทำคู่มือ มินิอีบุ๊ค ทำงานให้เร็ว ทำงานอย่างฉลาด ที่ทุกคนสามารถโหลดได้ฟรีๆเลย คลิกตรงนี้ ครับ

ทฤษฎี PDCA ของเดมมิ่ง – กระบวนการ 4 ขั้นตอน

กระบวนการ PDCA นั้นหลายคนรู้จักกันในชื่อของ ‘วงจรเดมมิ่ง’ หรือ Deming Cycle นั่นเอง เรามาลองดูแต่ละขั้นตอนอย่างละเอียดกันนะครับ

#1 การวางแผน (Plan) 

ขั้นตอนการวางแผน ก็คือขั้นตอนที่ใช้เพื่อค้นหาและทำความเข้าใจปัญหาที่เราอยากจะแก้ อาจจะเป็นการลดของเสียในกระบวนการผลิต หรือเป็นการหาวิธีเพิ่มยอดขายของช่องทางการตลาดก็ได้ 

ขั้นแรกของการวางแผนก็คือ ‘การตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้’ พูดอีกอย่างหนึ่งก็คือการตั้งตัวเลขที่ชัดเจน เช่นอยากจะเพิ่มยอดขายเท่าไร อยากจะลดของเสียกี่เปอร์เซ็น หรืออยากจะให้พนักงานทำงานเร็วขึ้นประหยัดเวลากี่ชั่วโมงต่อวัน 

และขั้นตอนที่สองของการวางแผน ก็คือการสร้างแผนงานที่สามารถปฏิบัติได้จริง ซึ่งอาจจะรวมถึงการระดมสมอง การสร้างไอเดียต่างๆ การคัดสรรไอเดีย และการนำข้อมูลทั้งหมดมารวมกันเพื่อเป็นแผนงานที่สามารถปฏิบัติงานได้

#2 ปฏิบัติ/การทดสอบ (Do) 

ในส่วนนี้ หลายคนอาจจะเรียกว่าเป็นขั้นตอนการทำ หรือการปฏิบัติ แต่หัวใจของคนนี้คือการทดสอบเก็บข้อมูลมากกว่า

ขั้นตอนการทดสอบคือการทดสอบแผนงานจากกระบวนการที่แล้วเพื่อเก็บผลลัพธ์ ซึ่งเราจะนำข้อมูลเหล่านี้มาพัฒนาเพิ่มและนำมาใช้จริงภายหลัง ในรูปแบบที่กว้างขึ้น

ยกตัวอย่างเช่น หากแผนของคุณคือการปรับเครื่องจักรทั้งโรงงานให้มีผลผลิตมากขึ้น คุณก็อาจจะเริ่มทดลองจากเครื่องจักรแค่ตัวเดียวก่อน วิธีนี้จะช่วยลดผลเสียจากการทดสอบได้ (ใช้เวลานานและใช้ทรัพยากรเยอะ)

การทดสอบจะบอกคุณได้ว่า ตัวเลขที่คุณอยากได้นั้นเป็นไปได้จริงหรือเปล่า และเราจะเผชิญข้อจำกัดอะไรบ้างในการนำสิ่งนี้ไปปฏิบัติจริงในแบบกว้าง ซึ่งก็จะทำให้เราสามารถสร้างแผนสำรองได้ด้วยเช่นกัน

แน่นอนว่า เนื่องจากหลายองค์กรมีทรัพยากรที่จำกัด บางครั้ง ‘ขั้นตอนการทดสอบ’ ก็อาจจะใช้เวลาหลายอาทิตย์ไปถึงหลายเดือน ในส่วนนี้คุณสามารถแบ่งเป้าหมายใหญ่ให้กลายเป็นเป้าหมายเล็กได้เพื่อทำให้บริหารโครงการได้ง่ายขึ้น

เช่นโครงการลดของเสีย 1 ล้านบาทต่อปี อาจจะแบ่งเป็นโครงการย่อย 5 อย่าง ที่ลดของเสียได้อย่างละ สองแสนบาทแทน ในส่วนนี้ลองศึกษาเพิ่มเติมได้ในบทความของผมเรื่อง การตั้ง KPI และ การบริหารโครงการ นะครับ

#3 การตรวจสอบ (Check) 

ขั้นตอนการตรวจสอบ ก็คือการพิจารณาเพื่อดูว่าผลลัพธ์ในขั้นตอนที่สอง นั้นสามารถทำให้เป้าหมายที่เราตั้งไว้ในขั้นตอนแรกเป็นจริงได้หรือเปล่า

หลักการเบื้องต้นก็คือ หากทำให้เป็นจริงได้ก็ข้ามไปขั้นตอนที่ 4 (Action – การปรับปรุงแก้ไข) แต่ถ้าประสบปัญหาเยอะ หรือผลลัพธ์ไม่ดีเท่าที่ควร เราก็สามารถกลับไปขั้นตอนที่ 1 (Plan – การวางแผน) เพื่อวางแผนใหม่หรือตั้งเป้าหมายใหม่ได้

ในแนวคิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง คุณก็ควรที่จะนำกระบวนการทุกอย่างกลับมาพัฒนาเรื่อยๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเรื่อยๆ ทุกเดือนหรือทุกปี 

เนื่องจากว่าบางโครงการ (หรือบางวงจร PDCA) อาจจะประกอบไปด้วยขั้นตอนย่อยหลายอย่าง และอาจจะใช้เวลารวมทั้งหมดหลายเดือน บางครั้งขั้นตอนการตรวจสอบก็อาจจะถูกรวมกับขั้นตอนการทำ (ทำควบคู่กัน เวลาเจอปัญหาก็ปรับปรุงทันที) ในส่วนนี้ก็ขึ้นอยู่กับความยืดหยุ่นของทีมงานในองค์กรอีกทีครับ

#4 การดำเนินการ/ปรับปรุงแก้ไข (Action) 

หลังจากที่คุณได้วางแผน ได้ทดสอบ และได้เก็บข้อมูลแล้ว ขั้นตอนนี้ก็คือการนำทุกอย่างมาปรับปรุงแก้ไขและนำไปปฏิบัติใช้จริง 

ในส่วนนี้ ให้เราพิจารณาปัจจัยส่วนพวกนี้ดูครับ

ทรัพยากรต่างๆ – ส่วนมากแล้ว ปัจจัยที่ทำให้ PDCA ไม่ประสบความสำเร็จก็คือข้อจำกัดทางด้านทรัพยากร เช่นคนไม่พอ เงินไม่พอ เวลาไม่พอ หรือทักษะไม่มากพอ ปัญหาเหล่านี้เป็นปัญหาที่ต้องแก้ในระยะยาว ซึ่งเราก็ควรจะลองแก้ปัญหาทีละจุดดูก่อน ค่อยๆพัฒนาไปเรื่อยๆ

เนื่องจากว่านี่เป็นบทความเกี่ยวกับเรื่องการบริหารการปฏิบัติการ (Operations Management) เพราะฉะนั้นผมแนะนำให้ลองศึกษาบทความใกล้เคียงเหล่านี้ดูนะครับ การสร้าง Flow Chart และ การเพิ่มผลิตภาพ (Productivity)

SWOT – หมายถึงจุดอ่อนจุดแข็ง โอกาสอุปสรรคต่างๆ ที่จะช่วยพัฒนา PDCA เราได้มากขึ้น ศึกษาเพิ่มเติมได้ที่บทความนี้ SWOT คืออะไร

สิ่งที่ต้องเน้นย้ำก็คือ PDCA เป็นวงจรที่ต้องทำซ้ำ หมายความว่าหากเราเจอกระบวนการที่เราพึงพอใจแล้ว เราก็ยังสามารถกลับไปพัฒนาเพิ่มเติม หาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการเปลี่ยนแปลงแบบอื่นได้อีก 

อาจจะเป็นการสร้างวงจร PDCA อันใหม่ขนาดเล็กเพื่อปรับกระบวนการทำงานเล็กน้อย หรือสร้างวงจรแบบใหญ่ ที่ใช้เวลามากกว่าเดิม เพราะเราพิสูจน์แล้วว่าสิ่งนี้สร้างประโยชน์ได้จริง

ข้อแนะนำในการทำ PDCA

ในส่วนนี้ ผมมีข้อแนะนำ 2 อย่างที่เกี่ยวกับ PDCA ข้อแนะนำแรกก็คือเรื่องของทรัพยากรในองค์กร แน่นอนว่าในโลกที่สมบูรณ์แบบ องค์กรต้องมีทรัพยากรพร้อมสำหรับทุกโครงการ

แต่อย่างไรก็ตามเนื่องจากว่ามีข้อจำกัดทั้งทางด้านเวลา พนักงาน และเงินลงทุน ในส่วนนี้หากขั้นตอนที่เราอยากจะพัฒนาด้วย PDCA นั้น ไม่คุ้มค่าผลตอบแทน เราก็อาจที่จะต้องพิจารณาเรื่องการพักโครงการนี้ไว้ก่อน และนำทรัพยากรไปลงกับโครงการที่คืนทุนได้เร็วกว่าหรือมากกว่า

ข้อแนะนำอีกอย่างก็คือเรื่องของ หาไอเดียการสร้างกระบวนการ ที่เราปฏิเสธได้ยากว่านักพัฒนากระบวนการส่วนมากอาจจะยึดติดกับกระบวนการมากเกินไปจนทำให้ลืมคิดนอกกรอบ ลืมหาไอเดียที่สร้างสรรค์ (เปรียบเทียบคนเรียกคณะวิศวะกับนิเทศ) หากเราลองวิธีเก่าๆแล้วไม่เห็นผล เราก็อาจจะลองนำคนจากข้างนอกเข้ามาช่วยด้วยก็ได้

หรือหากคุณเป็นคนที่สนใจนวัตกรรมหรือการแก้ปัญหาด้วยวิธีใหม่ๆ ผมก็แนะนำให้ลองทำกระบวนการ Design Thinking ไปเลย ศึกษาเพิ่มเติมได้ที่นี่ครับ Design Thinking คืออะไร

ประโยชน์ของ PDCA

PDCA เป็นกระบวนการที่เรียบง่าย สามารถทำซ้ำได้ และมีความเสี่ยงต่ำ เหมาะสำหรับองค์กรที่คาดหวังผลลัพธ์ในระยะยาว และสามารถยึดติดกับกระบวนการเดิมๆได้โดยไม่หย่อนประสิทธิภาพ

กระบวนการที่เรียบง่าย Simple – หมายความว่าเป็นกระบวนการที่ไม่ว่าใครก็สามารถทำความเข้าใจและน่าจะมีทักษะที่ทำตามได้ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ มีพนักงานหลากหลาย เพราะเครื่องมือนี้ง่ายต่อการสื่อสารและการปฏิบัติ ในทุกระดับชั้นของพนักงาน

สามารถทำซ้ำได้ Repeatable – หมายความว่าเป็นกระบวนการที่เราสามารถคาดหวังผลลัพธ์ได้เรื่อยๆในระยะยาว ผ่านการตั้งเป้าหมาย การทดสอบ การเก็บข้อมูล และการพัฒนาเพิ่มเติม กระบวนการเหล่านี้อาจจะแลกมาด้วยประสิทธิภาพในช่วงแรกๆ (เป็นกระบวนการที่ช้า ไม่ได้ผลลัพธ์ทันที) แต่หากองค์กรสามารถปฏิบัติตามกระบวนการได้อย่างต่อเนื่อง องค์กรก็สามารถคาดหวังผลลัพธ์ที่ชัดเจนได้ 

ความเสี่ยงต่ำ Low Risk – การพัฒนากระบวนการหลายอย่างมีความเสี่ยงตรงที่ ‘ถ้าทำแล้วแย่ลงจะเป็นยังไง’ ซึ่งคำตอบก็อาจจะเป็นการเสียเงินหลายพันล้าน แต่จนถึง ‘ต่อให้ทำผิดก็ไม่มีอะไร’ ซึ่ง PDCA จะช่วยลดปัญหาส่วนนี้ได้ผ่านกระบวนการทดสอบและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

วัดผลได้ทุกโครงการ Clear Benefits – เนื่องจากว่าทุกวงจร PDCA มีการตั้งเป้าหมายและการวัดผลอย่างชัดเจน ผู้บริหารและพนักงานทุกคนสามารถวัดผลได้ว่าสิ่งทีทำอยู่นั้นสร้างผลลัพธ์อะไรได้บ้าง (เพิ่มยอดขาย ลดค่าใช้จ่าย) ยิ่งเราสามารถแตกกระบวนการ PDCA ออกมาเป็นกระบวนการเล็กน้อยได้ เราก็ยิ่งวัดผลได้มากขึ้น แต่สิ่งที่เราต้องแลกมาก็คือความช้าจากการทดสอบสิ่งยิบย่อยมากเกินไป

การโน้มน้าวผู้อื่น Persuasion – ในหลายองค์กร การที่เราจะทำโครงการอะไรใหม่ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการที่ใช้คนเยอะ ใช้ทรัพยากรเยอะ คำถามที่เราต้องตอบให้ได้ก็คือเราจะทำไปเพื่ออะไร ซึ่งส่วนมากแล้วการโน้มน้าวที่ดีก็ต้องมีตัวเลขสนับสนุนด้วย ในกรณีนี้ ขั้นตอนการทดสอบและตรวจสอบก็จะให้ข้อมูลคุณเพียงพอที่จะโน้มน้าวหัวหน้า เจ้าของบริษัท หรือแม้แต่พนักงานบางคน ว่าสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่นี้มันคุ้มที่จะเริ่ม

ข้อเสียของ PDCA และสิ่งที่คุณต้องนำไปปฏิบัติเพิ่มเติม

ข้อเสียของ PDCA ก็คือช้าและอาจจะต้องเจอความผิดพลาดเยอะ กระบวนการทดสอบแบบนี้เปรียบเทียบได้กับการให้คนมา ‘วิ่งในเขาวงกต’ และเก็บข้อมูลไปเรื่อยๆจนกว่าจะเจอทางออกที่ถูกต้อง 

นั่นก็หมายความว่า หากเรานำคนที่มีประสบการณ์น้อยมาเป็นคนออกแบบ PDCA เวลาที่เราจะเสียไปกับการลองผิดลองถูกก็จะมีเยอะมาก 

PDCA ไม่ใช่กระบวนการที่เหมาะกับองค์กรที่อยากแก้ปัญหาไวๆอย่างแน่นอน เรื่องเวลาที่ใช้ในการหาคำตอบก็เป็นหนึ่งปัญหา แต่อีกหนึ่งปัญหาที่เราต้องพูดเหมือนกันก็คือ ‘การจูงใจพนักงาน’

ทุกกระบวนการที่มีการทดสอบ การเจอข้อผิดพลาดเยอะๆ นั่นต้องการทั้งผู้นำองค์กรและผู้ติดตามที่มี ‘วิสัยทัศน์’ (หรือบางคนเรียกว่า Mindset) ที่ดี เมื่อเราลองของหลายๆอย่างแล้วไม่ได้ผล เราจะทำยังไงไม่ให้คนในองค์กรรู้สึกท้อ เพราะปัจจัยในความสำเร็จของ PDCA คือความคงเส้นคงวา 

เป็นการสร้างกระบวนการที่คนสามารถเข้าร่วมได้ 1 ปี 3 ปี หรือ 10 ปี

ในส่วนนี้ ผมจะไม่ขอพูดถึงการแก้ปัญหานะครับ แต่ผมแนะนำให้ศึกษาเรื่อง การสร้างวัฒนธรรมองค์กร และ เรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์ อีกทีหนึ่ง

ผมหวังว่าบทความนี้จะให้ความรู้ทุกคนได้ไม่มากก็น้อย หากใครชอบเรียน ชอบศึกษาเกี่ยวกับเรื่องการทำธุรกิจ การบริหาร ผมได้เขียนอีบุ๊คเรื่องข้อมูลการทำธุรกิจ ที่ถูกสอนในโรงเรียนบริหารธุรกิจทั่วโลก ผมตั้งใจทำมาก หวังว่าทุกคนจะชอบครับ อีบุ๊ค ฉลาดรู้ ฉลาดทำธุรกิจ หรือ สำหรับคนที่ชอบบทความบนบล็อกนี้แล้วรู้สึกว่าอยากอ่านเพิ่ม ผมได้ทำ ‘สารบัญ’ ที่เรียบเรียงบทความพื้นฐานในการทำธุรกิจมาให้ทุกคนแล้ว สามารถ โหลดฟรีได้ที่นี่ ครับ

ข้อมูลในการทำธุรกิจอื่นๆที่เราแนะนำ

• 5ส คืออะไร? (ประวัติ ตัวอย่าง กลยุทธ์ ประโยชน์ การใช้งาน) [5S]
• Lean คืออะไร – 7 ความสูญเปล่า และ หลักการ 5 ประการ
• SMART Goals คืออะไร? ทำไมถึงความสำคัญสำหรับองค์กร