งานเยอะ! ไฟลนก้นทุกครั้ง!
ผมเชื่อว่าทุกคนมีเป้าหมายหรือสิ่งที่อยากทำในชีวิตทั้งนั้น แต่ก่อนที่จะทำสิ่งพวกนั้นได้ ทำไมเรามีงานค้างให้เคลียร์เยอะขนาดนี้! บางครั้ง งานก็เยอะขนาดที่เรารู้สึกว่ามันไม่จบไม่สิ้นซักที ใช้เวลาทั้งวันทั้งคืนก็ไม่ถึงไหนซักที
แถมบางครั้งเรายังต้องเจียดเวลาส่วนตัวหรือเวลาที่จะให้ครอบครัวมาทำงานอีก…มันดีแล้วหรือ?
บทความนี้สอนวิธีที่จะทำให้คุณ ‘เคลียร์งานค้าง’ และทำงานให้เสร็จก่อนเวลาได้แบบง่ายๆเลย
วิธีเคลียร์งานค้างอย่างง่ายๆ
การที่เราต้องเคลียร์งานอาจจะเป็นสัญญาณว่าเราบริหารเวลาตัวเองไม่ดีพอ วิธีการเคลียร์งานที่ดีที่สุดคือการโฟกัสว่างานไหนสำคัญมากสุดในตอนนี้ ปฏิเสธงานและสิ่งอื่นที่ไม่สำคัญออกไปก่อน เริ่มทำงานให้เสร็จ และ หาวิธีวางแผนในอนาคตเพื่อไม่ให้ปัญหานี้ต้องเกิดขึ้นอีก
วิธีเคลียร์งานที่สามารถเพิ่มเวลาให้เราได้จริงได้แก่การกระจายให้และการจ้างคนนอกมาช่วยทำให้ เรามาลองดูกันว่าขั้นตอนการเคลียร์งานค้างที่ทำได้จริงมีอะไรบ้าง
โฟกัสของคุณคืออะไร งานไหนที่ต้องรีบทำ
หลายครั้งที่คุณรับงานมามากกว่าที่คุณสามารถจะทำได้ ทั้งจากเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า หรือแม้แต่บางทีก็ต้องรับงานมาจากลูกน้องด้วยซ้ำ!
การเคลียร์งานค้างที่ดีที่สุดคือ ‘ไม่รับงานมาตั้งแต่แรก’ ผมไม่ได้บอกว่าให้ทำตัวขี้เกียจหรือสอนให้เลิกมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีในที่ทำงาน แต่ถ้าคุณมีงานเยอะทั้งที่มันไม่จำเป็นต้องเป็นงานของคุณก็ได้ คุณต้องรู้จักวิธีปฏิเสธงานให้ได้ อย่าคิดว่ามันเป็นเรื่องโอเคที่ตารางของคุณมีร้อยอย่างที่ต้อง ‘ศึกษาหาข้อมูลเพิ่มเติม’
หาสิ่งที่ไม่สำคัญแล้วตัดมันทิ้ง
ปฏิเสธโดยให้ทางเลือก
หลายคนกลัวการปฏิเสธ เพราะมันทำให้ตัวเองดูไม่ดี เพราะฉะนั้นเรามาดูคำพูดปฏิเสธงานกันครับ
- ตอนนี้มีงาน X อยู่ต้องใช้เวลาทำ Y ชั่วโมง ไม่ทราบว่าทำอะไรก่อนดีคะ
- ตอนนี้มีงาน X ที่ต้องทำให้เสร็จก่อน Y หลังจากนั้นจะรีบทำให้นะครับ
ผมคิดว่าการปฏิเสธที่ดีคือการให้ทางเลือกสำรองกับคนที่ของาน ยิ่งถ้าอีกฝ่ายเข้าใจในข้อจำกัดของเราและเป็นคนเลือกเองก็ยิ่งดี ถ้าอีกฝ่ายเป็นคนเลือกฝ่ายนั้นก็จะไม่รู้สึกแย่อีกต่อไป ส่วนที่สำคัญที่สุดคือการตีงานเราออกมาเป็นตัวเลข เพราะมันจะทำให้คนเห็นภาพมากที่สุดครับ
โซเชียลสำคัญแค่ไหน
ถ้าคุณเข้าใจแล้วว่าโฟกัสของคุณคืออะไร ทีนี้เราก็ต้องมาเริ่มจัดการกับงานที่สำคัญซักที ในขณะที่คุณกำลังเคลียร์งานอยู่นั้นให้คุณแยกตัวเองออกจากสิ่งรบกวนภายนอก
ปิดมือถือ ปิดการแจ้งเตือนทุกอย่าง และ หาเวลาซักสองชั่วโมงเพื่อทำในสิ่งที่คุณต้องทำให้เสร็จ คนบางคนไม่เคยสังเกตว่าสิ่งที่ทำให้งานของเค้าไม่เสร็จซักทีเพราะเค้าไม่รู้ว่าต้องทำอะไร เมื่อไรกันแน่ หากคุณจะเคลียร์งานค้าง คุณต้องรู้ว่างานอะไรที่ต้องเคลียร์
กฎทอง: สองนาที
ไม่ว่าคุณกำลังเปิดอีเมลที่ค้างอยู่หรือดูเอกสารอื่นๆบนโต๊ะ หากเป็นสิ่งที่คุณสามารถทำได้ภายในสองนาที ให้คุณรีบทำให้เสร็จทันที กฎทองอันนี้หลายคนชอบลืมกันเวลามีงานเข้าจริงๆ ถ้าเป็นไปได้เขียนแปะไว้ใกล้โต๊ะทำงานเลยครับ
แต่บางครั้งมันก็ยากที่จะรู้ว่างานต้องใช้เวลาเท่าไร อันนี้เราต้องฝึกกะเวลาเอาเองเพราะแต่ละคนเก่งไม่เหมือนกัน ให้ลองจับเวลาในการทำงานของเราดู คุณจะต้องตื่นเต้นกับจำนวนงานที่คุณเคลียร์ได้ในสองนาทีแน่นอนเลย โปรเจคเก่าที่คุณคิดว่าคงไม่ได้ทำแล้วอาจจะไม่ได้ทำยากขนาดนั้นก็ได้
‘เวลาไหน’ ที่คุณควรเริ่มปฏิเสธ
หลายคนชอบแนะนำให้ ‘รู้จักวิธีปฏิเสธคนอื่น’ เวลาเราต้องเคลียร์งาน แต่สำหรับผมคิดว่าไม่มีอะไรสำคัญเท่ากับการรู้ว่า ‘เวลาไหน’ ที่เราต้องปฏิเสธ
คุณต้องรู้ว่างานไหนคู่ควรกับเวลาของคุณ และโฟกัสกับสิ่งที่ควรทำมากที่สุดก่อน หากวันไหนมีงานที่เร่งด่วนและดูสำคัญมากก็ค่อยพยายามหาวิธีทำอีกที หากงานไหนไม่สำคัญ ให้ปฏิเสธหรือเลื่อนไปก่อนจนกว่าคุณจะสามารถหาเวลามาทำได้ภายหลัง หรือไม่ก็ไม่ต้องทำเลยก็ได้ถ้าตัวงานมันไม่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณทำอยู่
ตอนที่ผมทำงานกับบริษัทอินเตอร์เน็ตต่างชาติ พวกระดับผู้จัดการจะชอบใช้คำว่า “It is part of our backlog” หรือแปลว่า มันเป็นงานที่ไว้ทำในอนาคต แต่ตอนนี้ยังไม่สามารถทำได้ (ซึ่งก็น่าหงุดหงิดสำหรับคนอื่นที่อยากเร่งให้เค้าทำให้เสร็จเร็วๆ)
หลายคนคงรู้ว่า มันไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะรับงานเพิ่มในขณะที่คุณยังเคลียร์งานเก่าไม่เสร็จด้วยซ้ำ
เริ่มเคลียร์งาน
ส่วนนี้จะเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของ ‘การเคลียร์งาน’
ถ้าคุณรู้แล้วว่าอะไรต้องทำและอะไรไม่ต้องทำ ต่อไปคุณก็แค่หาเวลาและวิธีที่จะเคลียร์งานให้เสร็จ เวลาที่ใช้ในการเคลียร์งานอาจจะมากกว่าเวลาในการวางแผนในการรับงานก็ได้ แต่อย่างน้อยคุณก็รู้ว่าอะไรที่คุณจะต้องทำก่อน และอะไรที่ต้องทำทีหลัง ค่อยๆทำเดี๋ยวก็เสร็จเอง
บางคนอาจจะชอบหาเวลาซักสองชั่วโมงเพื่อเคลียร์งานให้เสร็จโดยไม่มีใครมารบกวน หรือบางคนอาจจะชอบไปทำในร้านกาแฟเพราะอยากรู้สึกผ่อนคลายกว่าก็ได้ หากคุณมีงานด่วนหรืองานสำคัญที่ต้องรีบทำให้เสร็จ ตัวเลือกแรกอาจจะเป็นทางออกที่ดีกว่า หรืออย่างน้อยก็เลือกทำแบบแรกจนกว่าคุณจะรู้สึกว่าส่วนที่สำคัญทำเสร็จแล้ว รายละเอียดหรือง่ายย่อยไปตามเก็บทีหลังก็ได้
โฟกัสอีกรอบหลังเคลียร์งาน
พอคุณเริ่มเคลียร์งานทั้งหมดเสร็จแล้ว ให้แบ่งเวลามาโฟกัสอีกรอบเพราะสิ่งที่ทำให้คุณมี ‘งานต้องเคลียร์’ ตั้งแต่แรกเพราะว่าคุณไม่ได้โฟกัสและรับงานมามากเกินไป ในอนาคตคุณต้องเข้าใจว่าคุณทำงานได้มากแค่ไหน และรู้ว่าตอนนี้คุณมีงานอะไรต้องทำบ้างตลอดเวลา เวลาจะรับงานใหญ่อะไรต้องคิดเผื่อไว้เสมอ
หากทำไม่ได้ คุณจะได้ต้อง ‘รีบเคลียร์งาน’ อีกต่อไป
เทคนิคในการเคลียร์งานของนักธุรกิจระดับโลก
หลังจากที่เราคุยเรื่องวิธีการเคลียร์งานแล้ว เรามาดูเทคนิคที่นักธุรกิจระดับโลกใช้กันบ้าง ทุกคนมีเวลาเท่ากัน 24 ชั่วโมงแต่ทำไมเค้าทำได้เยอะกว่ากัน
- กระจายงาน (delegate) หากคุณมีงานเยอะเกินให้คุณดูว่า ลูกน้อง พนักงาน หรือฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องสามารถทำงานนี้แทนคุณได้ไหม การที่ลูกน้องของคุณมีงานว่างและคุณมีงานเยอะอาจจะแปลว่าคุณแบ่งงานยังไม่ดีพอ หากงานไหนที่คุณคิดว่ายากเกินที่คนอื่นจะทำให้ได้ ให้คุณหาวิธีแบ่งงานออกมาเป็นงานย่อยอีกทีเพื่อที่จะแบ่งให้คนที่ไม่มีทักษะเท่าเราทำได้
- ให้คนนอกทำให้ (outsource) หากงานต้องอาศัยทักษะในการทำแต่คนใกล้ตัวเราไม่สามารถทำได้ให้ลองดูว่าเราสามารถจ้างคนนอกทำได้หรือเปล่า ในระยะสั้นอาจจะลองหาฟรีแลนซ์หรือไม่จ้างคนฝึกงานเฉพาะทางมาทำได้ก่อน กฎของการ outsource ก็คือถ้าเราจ้างแล้วมันแพงและยุ่งยากกว่า หรือถ้าตัวงานไม่เกี่ยวกับ โมเดลธุรกิจหลัก (business model) ก็ให้หาคนนอกทำจะดีกว่า
อย่างไรก็ตาม ‘วิธี’ ที่เราจะเลือกใช้ในการเคลียร์งานค้างก็ขึ้นอยู่กับทรัพยากรที่เรามีอยู่ด้วย หากเราเป็นหัวหน้าคนที่มีลูกน้องหรือเป็นเจ้าของบริษัทที่มีทุนเยอะหน่อย เราก็สามารถกระจายงานได้ง่าย นอกจากนั้นแล้วชนิดและตัวงานก็สำคัญมาก หากเป็นงานที่เราทำบ่อยแล้วสามารถทำได้ง่ายเราก็จะใช้เวลาทำน้อยลงเป็นต้น
เรามาลองดูตารางเลือกวิธีการเคลียร์งานที่เหมาะกับคุณกับครับ
| มีทรัพยากรเท่าเดิม | สามารถหาทรัพยากรเพิ่มได้ | |
| วิธีทำเหมือนเดิม | เหมือนเดิม – หากคุณทำสิ่งเดิมเหมือนเดิมทุกวันแล้วอยากจะทำให้เร็วขึ้น คุณควรหาวิธีเพิ่มทรัพยากรหรือหาวิธีทำใหม่ที่ดีกว่า | ใช้พลังเข้าสู้ – ถ้าคุณมีทรัพยากรเยอะ คุณก็สามารถใช้ปริมาณเข้าสู้เพื่อทำงานเดิมๆให้เสร็จ |
| สามารถหาวิธีทำใหม่ได้ | ใช้สมองแก้ปัญหา – การหาวิธีใหม่ๆหรือกระบวนการใหม่ๆเพื่อแก้ปัญหาเดิมได้ดีขึ้นา แน่นอนว่าการใช้กระบวนการใหม่ๆในช่วงแรกก็อาจจะมีการติดขัดบ้างเล็กน้อย | ซูปเปอร์แมน – ใช้ทั้งพลังและสมองเพื่อแก้ปัญหางานค้างได้อย่างซุปเปอร์แมน เป็นวิธีแก้ปัญหาที่รวมเร็วและดีที่สุด |
สุดท้าย: งานเยอะไม่ได้แปลว่าขยัน
การมีงานค้างไว้เยอะไม่ได้แปลว่าคุณขยันหรือทำงานเก่ง มันอาจจะแปลว่าคุณโฟกัสไม่เป็น แบ่งงานไม่ถูก หรือไม่ก็บริหารเวลาตัวเองไม่เป็นก็ได้ สิ่งที่สำคัญในการทำงานคือเราต้องรู้ว่างานไหนสำคัญ และเราต้องทำอะไรบ้างให้งานนั้นเสร็จอย่างเรียบร้อย
การใช้เวลาวางแผนงานไม่ใช่การใช้เวลาอย่าเปล่าประโยชน์ มันเป็นการตั้งสติเพื่อที่เราจะทำงานได้ในประสิทธิภาพที่ดีที่สุดเพื่อประสิทธิผลที่ดีที่สุด และเป็นวิธีที่คุณจะสามารถเลิกนิสัยต้องมาตาม ‘เคลียร์งาน’ อยู่เรื่อยๆ สุดท้ายแล้วคุณอาจจะได้เวลาว่างวันเสาร์อาทิตย์กลับมาเพื่อทำอะไรที่คุณชอบก็ได้นะ
ผู้อ่านแต่ละคนมีใครมีวิธีการเคลียร์งานที่ได้ผลในแบบฉบับของตัวเองไหมครับ ใช้แล้วผลลัพธ์เป็นอย่างไรบ้าง คอมเม้นข้างล่างได้นะครับ