ERP คืออะไร? Enterprise Resource Planning

หนึ่งในระบบที่กำลังเป็นที่นิยมของบรรดาองค์กรจำนวนมากไม่ว่าธุรกิจประเภทใดก็ตามต้องยกให้กับ ระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning

ซึ่งการทำธุรกิจในปัจจุบันจำเป็นต้องอาศัยเรื่องของเทคโนโลยีและความทันสมัยต่าง ๆ เข้ามาเกี่ยวข้องเพื่อให้งานออกมาสมบูรณ์แบบและสามารถดำเนินไปด้วยความมั่นคง ลดความเสียหายในส่วนต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นให้มากที่สุด

ในบทความนี้เรามาดูกันว่า ERP คืออะไร มีประโยชน์มากน้อยแค่ไหน รวมถึงต้องใช้ซอฟต์แวร์โปรแกรมใด ๆ เพื่อจัดการให้ออกมาสมบูรณ์แบบมากที่สุด บอกเลยว่าไม่ยากอย่างที่คิดแน่นอน

ERP คืออะไร? Enterprise Resource Planning

ERP หรือ Enterprise Resource Planning  คือ ระบบช่วยจัดการข้อมูลและวางแผนภายในองค์กรเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด ช่วยวางระบบการทำงานต่าง ๆ ให้มีแบบแผนขึ้น แบ่งปันความรู้ได้เร็วขึ้น ลดต้นทุน ลดจำนวนของเสีย และ ช่วยเพิ่มผลกำไรให้ธุรกิจมากขึ้นกว่าเดิม

ระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning เป็นเสมือนตัวช่วยในด้านการวางแผนพร้อมจัดการกับข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กรขั้นพื้นฐาน มีส่วนสำคัญในการสร้างระบบบริหารจัดการและการใช้งานทรัพยากรต่าง ๆ ภายในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด

อธิบายแบบเข้าใจง่าย ๆ ระบบ ERP คือ ตัวช่วยที่จะเข้ามาจัดการการทำงานต่าง ๆ ให้มีแบบแผนมากยิ่งขึ้นกว่าเดิมด้วยการรวบรวมข้อมูลพื้นฐานด้านต่าง ๆ ภายในองค์กรพร้อมทั้งช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถวางแผนงานหรือวางแผนการทำธุรกิจในอนาคตได้ง่ายมากขึ้นกว่าเดิมด้วย

หัวใจสำคัญในการใช้ระบบ ERP คือ ต้องการลดต้นทุน กำจัดความสูญเสียต่าง ๆ ภายในองค์กรให้ได้มากที่สุด ในทางกลับกันคือ ต้องสร้างผลกำไรหรือผลลัพธ์ในเชิงบวกให้กับธุรกิจเหล่านั้นด้วย

ความพิเศษอีกอย่างของระบบ ERP คือ เป็นระบบที่นำไปใช้งานกับประเภทธุรกิจได้หลากหลาย ไม่ต้องยึดตามรูปแบบตายตัวชัดเจน สามารถปรับปรุงหรือแก้ไขข้อกำหนดเล็ก ๆ น้อย ๆ บางประการเพื่อให้เหมาะสมกับประเภทองค์กรนั้น ๆ จึงถือว่าเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่น ช่วยให้ผลจากการใช้งานอยู่ในด้านบวกมากกว่าเดิม

พื้นฐานการทำงานของ ERP จะรวบรวมเอาระบบการทำงานของทุกแผนก ทุกหน่วยงานในองค์กรเหล่านั้นเข้ามาเก็บและสร้างระบบการทำงานชนิดเดียวเพื่อให้เหมาะสมกับทุกฝ่ายมากที่สุด

ตัวอย่างเช่น ฝ่ายผลิต, คลังสินค้า, ฝ่ายขาย ทั้งหมดนี้ต้องเชื่อมโยงกันเพื่อให้งานออกมาสมบูรณ์แบบ ฝ่ายผลิตทำได้ตามออเดอร์ที่วางไว้, ฝ่ายคลังสินค้ามีการจัดเก็บ แพ็คสินค้าพร้อมส่งอย่างดี ด้านฝ่ายขายก็จะมีหน้าที่หาลูกค้าและนำสินค้าไปตอบสนองความต้องการให้ได้มากที่สุด เป็นต้น

และนี่ยังไม่รวมถึงฝ่ายอื่น ๆ ที่มีความเกี่ยวข้องต่อการทำธุรกิจทั้งหมด เช่น ฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน, เจ้าหน้าที่จัดซื้อ หรือแม้กระทั่งเลขานุการและฝ่าย HR ก็ยังได้ประโยชน์จากการเลือกเอาระบบ ERP เข้ามาบริหารจัดการภายในองค์กร

ด้วยเหตุนี้โดยสรุปของระบบ ERP คือ ตัวช่วยที่จะเข้ามาส่งเสริมระบบบริหารจัดการขององค์กรนั้น ๆ รวมถึงวางแผนการทำงานให้เกิดประโยชน์และความเหมาะสมต่อองค์กรมากที่สุด เมื่อทุกฝ่ายสามารถทำงานไปในทิศทางเดียวกันได้ และมีความเข้าใจถึงจุดประสงค์การทำงานที่ตรงกันย่อมช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าแบบก้าวกระโดดพร้อมทั้งเจริญเติบโตมากขึ้นอีกหลายเท่าตัว

ประโยชน์ของ ERP ที่มีมากกว่าที่คุณคิด

เมื่อเข้าใจถึงความหมายกันไปแล้วคราวนี้ลองมาเรียนรู้เกี่ยวกับประโยชน์ของ ERP กันดูบ้าง ซึ่งต้องบอกว่าระบบนี้มีจุดเด่นมากกว่าที่คิดเอาไว้หลายเท่าตัวมาก ๆ โดยเฉพาะเรื่องบริหารจัดการและการสร้างฐานข้อมูลที่แม่นยำให้กับองค์กร

ประโยชน์ของ ERP จากข้อมูลที่พูดไปทั้งหมดนี้ถือเป็นศูนย์กลางที่รวบรวมรูปแบบการทำงาน ข้อมูลต่าง ๆ รวมถึงระบบที่เหมาะสมในการทำงานขององค์กรนั้น ๆ เอาไว้อย่างละเอียด

ERP คล้ายกับเป็นฐานมั่นสำคัญที่จะช่วยให้การตรวจสอบและการทำงานในทุก ๆ ด้านคล่องตัวมากยิ่งขึ้น มีการใช้งานทรัพยากรต่าง ๆ อย่างคุ้มค่ามากที่สุด ไม่เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อน เสียเวลา และยุ่งยากในขั้นตอนปฏิบัติงาน

เช่น เมื่อฝ่ายผลิตตรวจนับจำนวนสินค้าแล้ว ฝ่ายคลังสามารถแพ็คเพื่อรอส่งได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาตรวจนับใหม่อีกรอบ ตรงนี้เองที่ทำให้ธุรกิจเดินหน้าได้รวดเร็วกว่าเดิมเพราะแต่ละคนรู้หน้าที่ตนเองชัดเจนว่าทำอะไรบ้าง

แต่ไม่ใช่แค่นี้เพราะจริง ๆ แล้วประโยชน์ของ ERP ยังมีด้านอื่นที่เกี่ยวข้องอีก โดยขอยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพง่าย ๆ ดังนี้

#1 การสร้างระบบทำงานให้มีแบบแผนมากยิ่งขึ้น แม้ว่าคนที่ทำงานประจำจะไม่อยู่คนอื่นก็สามารถเข้าทำต่อได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้ให้มากนัก

#2 ข้อมูลต่าง ๆ ภายในบริษัทมีความปลอดภัยมากขึ้น เพราะมีระบบป้องกันจากผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ที่คอยหยุดการคุกคามหรือการเข้าถึงของสิ่งอื่น ๆ ที่ไม่ได้รับอนุญาต

#3 ระบบ ERP จะทำการอัปเดตข้อมูลต่าง ๆ แบบเรียลไทม์ เพื่อให้เกิดความทันสมัยระหว่างใช้งานมากที่สุด

#4 มีเครื่องมือในการช่วยวิเคราะห์ที่มองเห็นมุมมองต่าง ๆ เพิ่มมากขึ้น บรรดาผู้บริหารเองรู้ความเคลื่อนไหวขององค์กรว่าเป็นอย่างไรบ้าง ควรวางแผนและตัดสินใจอย่างไรให้ธุรกิจเติบโตมากขึ้นกว่าเดิม

ท้ายที่สุด ERP ยังมีประโยชน์ในการลดต้นทุนและของเสียที่เกิดขึ้นภายในองค์กรให้ลดลงด้วย หลายคนอาจคิดว่าทำไมถึงต้องเน้นในเรื่องนี้เป็นพิเศษ หลาย ๆ ธุรกิจที่ต้องล้มลงมักมีสาเหตุจากการเกิดขึ้นของของเสียต่าง ๆ ทำให้ต้องแบกรับต้นทุนจำนวนมาก ท้ายที่สุดเมื่อสู้ต่อไม่ไหวจึงจำเป็นต้องบอกลาอย่างที่เห็นกันนั่นเอง

แนะนำตัวอย่าง Software ERP ที่พบเจอได้บ่อยๆ

หลังจากเข้าใจถึงความหมายของ ERP คืออะไร และประโยชน์ของ ERP กันไปแล้ว ก็ขอแนะนำตัวอย่างบรรดาซอฟต์แวร์ ERP สำหรับธุรกิจทุกประเภทเพื่อนำไปใช้งานกัน รับรองว่าได้ผลและตอบโจทย์ พร้อมพัฒนาให้ก้าวหน้ามากขึ้นกว่าเดิมอีกหลายเท่าแน่ ๆ

1. SAP

โปรแกรมสำเร็จรูปที่ส่งตรงจากเยอรมนี มีจุดเด่นในด้านบริหารรายรับ-รายจ่ายให้กับองค์กร สร้างระบบการทำงานให้เป็นขั้นตอนมากยิ่งขึ้น ย่นระยะเวลาของตัวงานให้สั้นลงเพื่อพนักงานจะได้ทำประโยชน์ในด้านอื่น ๆ ต่อ มีการสร้างระบบเพื่อให้ทุกแผนกหรือทุกภาคส่วนของงานสามารถเชื่อมโยงกันได้ง่ายขึ้นด้วยการเก็บเอาไว้ในพื้นที่เดียว ข้อมูลต่าง ๆ ดาวน์โหลดได้ตลอดหากต้องการนำไปใช้งานทั้งพนักงานและฝ่ายบริหาร

2. Oracle

หากบอกว่านี่เป็นคู่แข่งของ SAP คงไม่ใช่เรื่องผิดนัก เพราะเขาเองก็พยายามพัฒนาศักยภาพต่าง ๆ เพื่อให้เหนือกว่า มีการแบ่งโมดูลเพื่อให้เหมาะกับการใช้งานในภาคส่วนต่าง ๆ และธุรกิจแต่ละประเภทอย่างเหมาะสม เช่น แอปฯ เกี่ยวกับบัญชีและการเงินให้เข้าสู่โหมดอัจฉริยะ, ระบบเพื่อฝ่ายจัดซื้อเพื่อจัดการด้านเอกสาร ข้อมูลต่าง ๆ ของลูกค้าอย่างรวดเร็ว เป็นต้น

3. Microsoft Dynamics

มีทั้งการออกแบบมาเพื่อธุรกิจทั่ว ๆ ไปขนาดกลาง และออกแบบพิเศษสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ จึงอาจเรียกได้ว่าระบบ ERP ตัวนี้จะเหมาะกับธุรกิจที่มีรากฐานมั่นคงแล้วในระดับหนึ่ง เพื่อช่วยเสริมการทำงานและการวางแผนงานให้พัฒนามากยิ่งขึ้นไปอีก จุดเด่นคือสามารถใช้งานกับโปรแกรมอื่น ๆ ในตระกูลของไมโครเซอฟท์ได้อย่างไม่ขัดเขิน

4. Open ERP

ปิดท้ายด้วยซอฟต์แวร์ ERP ในลักษณะของ Open Source ที่มีการนำเอาโมดูลหลาย ๆ กลุ่มงานเข้ามารวมกันเพื่อให้ธุรกิจบริหารจัดการได้ง่ายขึ้น เช่น แผนกจัดซื้อ, ฝ่ายขาย, การทำ CRM, ฝ่ายผลิต, ฝ่ายคลังสินค้า, การเงิน การบัญชี เป็นต้น ถือว่ามีความยืดหยุ่นสูงจึงใช้งานได้กับธุรกิจหลายประเภท เข้ากับโปรแกรมอื่นได้อย่างลงตัว ใช้งานง่ายมาก

จากที่กล่าวมาทั้งหมดนี้จะเห็นว่า ERP คือ สิ่งที่ทุกองค์กรควรต้องมีเอาไว้เพื่อพัฒนาศักยภาพและเพิ่มโอกาสทางธุรกิจให้มากขึ้นกว่าเดิม เมื่อประสิทธิภาพในการทำงานสูงผลลัพธ์ที่ได้ก็จะเป็นไปตามที่คาดหวังหรืออาจมากกว่าเดิมอีกหลายเท่าตัวด้วยซ้ำ