การบริหารการปฏิบัติการ เป็นเรื่องเกี่ยวกับการประหยัดค่าใช้จ่ายและทำให้เร็วที่สุด และหนึ่งในแนวคิดที่คนพูดถึงกันเยอะมากคือ JIT หรือว่า Just in Time นั่นเอง ซึ่งในบทความนี้เราจะมาดูกัรว่า JIT คืออะไร มีประโยชน์อย่างไรบ้าง และตัวอย่างของบริษัทที่ทำ JIT ที่เราสามารถเรียนรู้ได้คืออะไรกันนะ
JIT คืออะไร (Just In Time)
Just-in-Time (JIT) คือระบบทำงานแบบทันเวลา เช่น ระบบผลิต (JIT Production) หรือ จัดการสินค้าคงคลังแบบทันเวลา (JIT Inventory) ซึ่งเป็นระบบที่เชื่อมข้อมูลจากการผลิตเข้ากับผู้จำหน่ายวัตถุดิบและลูกค้า เพื่อให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากและมีของเสียน้อยที่สุด สามารถลดค่าใช้จ่ายโดยรวมในระบบได้
ระบบ JIT จะขับเคลื่อนสินค้าและวัตถุดิบในเวลาที่จำเป็นเท่านั้น ซึ่งก็คือในเวลาที่ลูกค้าต้องการอย่างเดียว แปลว่าเราจะสามารถลดภาระในการจัดเก็บวัตถุดิบและสินค้าได้ อย่างไรก็ตามระบบแบบนี้ก็ต้องอาศัยความไวในการส่งข้อมูล และ ความรวดเร็วในการผลิตและการจัดส่งด้วย
โดยตัวอย่างและรูปแบบต่างๆของ JIT ได้แก่
Just in Time Manufacturing/Production (ระบบผลิตแบบทันเวลา) – เป็นระบบที่จะผลิตสินค้าตามที่ลูกค้าต้องการใช้เท่านั้น
Just in Time Inventory (ระบบจัดการสินค้าคงคลังแบบทันเวลา) – เป็นระบบที่จะจัดเก็บสินค้าคงคลังตามเท่าที่ลูกค้าต้องการเท่านั้น (พูดง่ายๆก็คือระบบ JIT ของบริษัทที่ไม่มีกระบวนการผลิต เช่น โรงงาน)
Just in Time Logistics (ระบบโลจิสติกส์แบบทันเวลา) – เป็นการนำระบบ JIT มาใช้กับหลายกระบวนการในระบบโลจิสติกส์ อาจจะรวมถึงเรื่องสินค้าคงคลัง การผลิต การจัดส่ง บางครั้งเราก็เรียกสิ่งนี้ว่า JIT Supply Chain (ระบบห่วงโซ่อุปทานแบบทันเวลา)
หลายๆคนก็อาจจะเรียกสิ่งนี้ว่า Just in Time Delivery (การจัดส่งแบบธรรมดา) เพราะสุดท้ายแล้วไม่ว่าจะเป็นกระบวนการผลิตหรือกระบวนการจัดเก็บสินค้าคงคลัง ผลลัพธ์ก็ถูกวัดว่าลูกค้าจะได้รับสินค้าทันเวลาหรือเปล่า
หรือจะพูดถึงในรูปแบบหนึ่ง ข้อมูลจากปลายระบบก็คือจุดเริ่มต้นของ JIT ที่ดี เพราะหากมีการส่งข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็วตั้งแต่แรก (เช่น ข้อมูลลูกค้า) ตัวระบบการขนส่งและระบบการผลิตก็จะสามารถทำได้เร็วและแม่นยำมากขึ้นด้วย ซึ่งก็จะช่วยลดภาระของการเก็บสต็อกต่างๆ
สิ่งที่ตรงกันข้ามกับ JIT ก็คือ Just-in-Case ที่จะเป็นระบบผลิตและระบบจัดเก็บสินค้าที่ต้องมีการเก็บของเผื่อไว้ เพื่อรองรับโอกาสที่ลูกค้าอาจจะสั่งสินค้ามากป็นพิเศษ
5 ประโยชน์ของ JIT ที่ทุกบริษัทต้องใส่ใจ
JIT มีข้อได้เปรียบเหนือระบบทั่วไปเพราะสินค้าและวัตถุดิบสามารถถูกขนย้ายจากจุดหนึ่งไปอีกชุดหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว การทำแบบนี้เป็นการลดค่าใช้จ่ายหลายส่วน โดยเฉพาะอย่างยิ่งค่าใช้จ่ายส่วนภาระการเก็บสินค้าคงคลัง
และนอกจากนี้ประโยชน์ JIT ก็มีดังนี้
ลดภาระของการจัดเก็บ – หมายถึงการลดความจำเป็นที่ต้องจัดเก็บสินค้าคงคลัง ซึ่งก็เป็นการประหยัดพื้นที่จัดเก็บ ประหยัดภาระที่ต้องสต๊อกสินค้า และลดความเสี่ยงที่สินค้าจะสูญหายหรือเสียหาย
ลด Deadstock – JIT เป็นระบบที่สามารถคาดเดาความต้องการของลูกค้าได้ง่าย ทำให้ไม่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บสินค้าเยอะตั้งแต่แรก เหมาะสำหรับบริษัทที่มีสินค้าหลาย SKU หรือมีสินค้าค้างสต็อกเป็นจำนวนมาก
ควบคุมการผลิต – การนำข้อมูลมาใช้ประกอบการผลิต ทำให้ไม่ต้องผลิตสินค้ามากเกินไป และทำให้สามารถคาดเดากำหนดการผลิตได้ง่ายมากขึ้น ส่งผลดีต่อทั้งการทำงานของพนักงาน และการบริหารในระบบการผลิต
ความพึงพอใจของลูกค้า – หากเราสามารถคาดเดาความต้องการของลูกค้า และสามารถผลิตหรือจัดส่งสินค้าได้ตามความต้องการนั้นๆ โดยรวมแล้วแปลว่าสินค้าจะถูกส่งถึงมือลูกค้าได้อย่างรวดเร็วขึ้นด้วย
ผลลัพธ์ทางด้านการเงิน – สุดท้ายแล้วการประหยัดค่าใช้จ่ายและการทำให้กระบวนการเร็วขึ้น ก็จะส่งผลกระทบต่อกำไรโดยตรง นอกจากนั้นการประหยัดส่วนอื่นก็ยังส่งผลดีต่อกระแสเงินสดอีกด้วย
อย่างไรก็ตาม ระบบ JIT ก็ไม่ได้ดีทุกอย่าง ในกรณีที่การพยากรณ์ยอดขายผิดพลาด ตัวระบบ JIT ก็อาจจะไม่สามารถปรับตัวรองรับสถานการณ์นั้นๆได้ สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือลูกค้าอาจจะต้องรอสินค้าเป็นเวลานาน และหากต้นน้ำทำผิดพลาด โอกาสที่ปลายน้ำจะถูกผลกระทบก็มีเยอะมากขึ้นด้วย
และความไม่ยืดหยุ่นนี้ก็อาจจะทำให้ระบบถูกผลกระทบจากภายนอกอย่างอื่นได้อีก ยกตัวอย่างเช่นในระบบที่ถูกออกแบบมาอย่างดี หากต้นทุนสินค้าขึ้นเป็นชั่วคราว ตัวระบบก็จะไม่สามารถรอราคาที่ถูกลงได้ ทำให้ระบบต้องจำใจผลิตสินค้ามาขายในต้นทุนที่แพงชั่วคราว เห็นได้บ่อยในธุรกิจเคมี หรือธุรกิจที่ถูกกระทบด้วยค่าเงินตราต่างประเทศ
หากเราเข้าใจพื้นฐานของระบบ JIT แล้ว เราก็มาดูรายละเอียดของต้นฉบับ JIT กันเลย ซึ่งก็คือระบบ JIT ของโตโยต้า
ระบบ JIT ของโตโยต้า ที่เกิดเพราะความจำเป็น
ระบบ JIT ของโตโยต้า คือระบบผลิตรถยนต์อัตโนมัติ ที่ถูกออกแบบมาให้ดำเนินการได้อย่างตามความต้องการของลูกค้า แต่ก็รวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่สุด แต่ละกระบวนการผลิตของโตโยต้าจะผลิตแต่สิ่งที่จำเป็นสำหรับกระบวนการต่อไปเท่านั้น เพื่อให้ระบบสามารถไหลเวียนได้อย่างต่อเนื่องที่สุด
การผลิตแบบนี้จะสามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้ ซึ่งก็จะทำให้บริษัทสามารถแข่งขันด้านราคากับคู่แข่งเจ้าอื่นได้ด้วย
ผมคิดว่ามันคงไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจเลย ที่ประเทศที่ประชากรทำงานแบบมีระเบียบมากอย่างประเทศญี่ปุ่นจะเป็นผู้ริเริ่มแนวคิดของ JIT แต่จริงๆแล้วต้นตอของ JIT (รวมถึง JIT ของโตโยต้าด้วย) มาจากความจำเป็น เพราะหลังจากที่ประเทศญี่ปุ่นถูกผลกระทบจากสงครามโลกครั้งที่ 2 ธุรกิจต่างๆในประเทศก็ถูกผลกระทบเป็นอย่างมาก
ซึ่งผลกระทบด้านลดก็เป็นตัวผลักดันให้องค์กรต่างๆต้องปรับตัวหาวิธีลดค่าใช้จ่ายเพื่อความอยู่รอด พอรวมกับการที่ประเทศญี่ปุ่นเป็นประเทศที่มีขนาดเล็ก มีพื้นที่น้อย หลักของ ‘การประหยัดพื้นที่ด้วยการทำงานให้รวดเร็ว’ ก็เลยเกิดขึ้นมา ซึ่งประโยชน์ของ JIT สำหรับประเทศญี่ปุ่นในช่วงนั้นได้แก่
#1 ญี่ปุ่นในสมัยนั้นมีเงินลงทุนน้อย ทำให้ไม่สามารถเอาเงินมาอยู่ในสต๊อกสินค้าได้
#2 ญี่ปุ่นมีพื้นที่จำกัด เลยไม่สามารถสร้างโรงงานใหญ่ๆ หรือโกดังเก็บของใหญ่ๆได้
เพราะฉะนั้นหลักการ ‘ลีน’ ก็เลยเกิดขึ้นมา และ โตโยต้าก็เป็นหนึ่งในบริษัทที่นำหลักการนี้มาใช้งานได้ดีที่สุด หลายๆคนเรียกระบบของ Toyota TPS หรือ Toyota Production System ในส่วนนี้ผมแนะนำให้คุณอ่านบทความใกล้เคียงเหล่านี้ Lean คืออะไร และ Kaizen คืออะไร
บริษัทอื่นๆที่นำ JIT มาใช้งาน
ถึงแม้ว่าโตโยต้าจะเป็นผู้บุกเบิกระบบการทำงานแบบ JIT แต่ในสมัยนี้โครงการใหญ่ๆทั่วโลกก็ได้นะการนี้มาใช้พัฒนาให้เหมาะสมกับระบบของตัวเองด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่มีการผลิตของเป็นจำนวนมาก และใช้เครื่องจักรเยอะ ยกตัวอย่างเช่น
Apple – เป็นบริษัทที่มีการผลิตสินค้าเยอะมากในแต่ละปี ซึ่ง Apple ไม่ชอบการผลิตสินค้าเกินจำเป็นอยู่แล้วเพราะว่าหากตกรุ่นก็จะไม่สามารถขายได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคของ Tim Cook ที่เป็น CEO คนใหม่ผู้ที่เน้นเรื่องการลดค่าใช้จ่ายและมีประวัติการทำงานด้านการบริหารการปฏิบัติการมาก่อน
Xiaomi – เนื่องจากว่าบริษัทนี้มีความจำเป็นที่ต้องผลิตสินค้าในค่าใช้จ่ายตามเพื่อให้สามารถแข่งขันด้านราคาได้ ทำให้ต้องใช้กระบวนการผลิตของโดยมีสต๊อกน้อยที่สุด เคยมีข้อมูลระบุไว้ว่า Xiaomi นั้นวัดการผลิตเอามาเป็นจำนวน ‘ในแต่ละอาทิตย์’ แต่ข้อเสียก็คือในบางครั้งก็อาจจะผลิตสินค้าไม่ทันความต้องการลูกค้า
Zara – เป็นแบรนด์เสื้อผ้าที่ต้องปรับตัวให้เหมาะกับสภาพตลาดอยู่ตลอดเวลา มีรายงานระบุไว้ว่า 50% ของเสื้อผ้าใน Zara งั้นถูกผลิตออกมาในระหว่างฤดูกาล หากลูกค้าเปลี่ยน คนออกแบบเสื้อผ้าก็ต้องเปลี่ยนตาม และกระบวนการผลิตก็ต้องสามารถรับรองความเปลี่ยนแปลงนี้ได้
Tesla – ถึงแม้ Tesla จะเป็นบริษัทรถยนต์ที่มีราคาแพงและมีกลุ่มลูกค้าไม่ใหญ่มาก แต่เนื่องจากว่า Tesla ในประเทศอเมริกานั้นขายรถผ่านเว็บไซต์และโชว์รูมของตัวเอง (ไม่นิยมดีลเลอร์) ทำให้บริษัทนี้สามารถเข้าถึงผู้ซื้อและผู้บริโภคได้โดยตรง ยิ่งไปกว่านั้นการประหยัดค่าใช้จ่ายในการผลิตก็จะทำให้ Tesla นำเทคโนโลยีล้ำสมัย (ที่มักมีราคาแพง) มาสู่มือลูกค้าได้เร็วขึ้นด้วย
ถึงแม้ว่า Just in Time จะเป็นหลักการที่มีมานานหลายสิบปีแล้ว แต่ในยุคนี้หลายๆบริษัทก็ยังนำ JIT มาใช้งานอยู่ ซึ่งรวมถึงบริษัทชั้นนำของโลกและบริษัทผลิตเทคโนโลยีอันดับ 1 ด้วย
เหตุผลง่ายๆก็เพราะว่า JIT เป็นวิธีการทำงานที่เน้นความน่าเชื่อถือและการทำซ้ำ ซึ่งก็เป็นจุดเด่นที่บริษัทใหญ่ๆที่ชอบ (ต่างจากบริษัทขนาดเล็กที่ไม่อยากลงทุนเยอะ เน้นด้านความเร็วในการปรับตัว)
อย่างไรก็ตาม การนำ JIT มาใช้ให้ได้ผลประโยชน์จริงๆนั้น ทางบริษัทก็ต้องอาศัยความร่วมมือจากคู่ค้าทางธุรกิจหลายๆที่ด้วย เช่น โตโยต้าก็จำเป็นต้องให้ดีลเลอร์ส่งข้อมูลลูกค้ามาได้โดยเร็วจะได้บริหารการผลิตได้ หรือ Apple ก็ต้องให้ซัพพลายเออร์ทำงานเร็วขึ้น จะได้ผลิตของได้จำนวนมากในเวลาอันสั้น