เป็นที่รู้กับว่า คลังสินค้าที่เหมือนจะเป็น ‘สินทรัพย์’ ขององค์กรได้นั้น ในบางครั้งก็กลายเป็นภาระเพราะ ‘มีเงินจม’ มากมายมหาศาล ซึ่งก็ทำให้หลายองค์กรถึงกับต้องนำหลักการพัฒนาเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นมาทำให้การดูแลคลังสินค้านั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ในบทความนี้เราจะมาวิเคราะห์กันว่าจุดอ่อนของการบริหารคลังสินค้าขององค์กรทั่วไปนั้นมีอะไรบ้าง และหลักการนำไคเซ็นมาใช้เพื่อทำให้การจัดการมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั้นต้องทำอย่างไรบ้าง
การทำไคเซ็นคลังสินค้าคืออะไร? มีอะไรบ้าง?
การทำไคเซ็นคลังสินค้ารวมถึงการลดของเสียที่เกิดในคลังสินค้า และ การบริหารปัจจัยมนุษย์เพื่อให้การปฏิบัติการสามารถเป็นไปได้จริง ตั้งแต่การดูแลสต็อก การบริหารการหมุนเวียนของสต็อก และการจัดเก็บสินค้า โดยเครื่องมือในการทำไคเซ็นคลังสินค้ารวมถึง PDCA 5ส และการทำระบบลีน
โดยเบื้องต้นนั้น การพัฒนาด้วยระบบไคเซ็นจะประกอบไปด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น PDCA 5ส ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้ถึงแม้ว่าจะมีวิธีการใช้งานแตกต่างกัน แต่โดยรวมแล้วสิ่งที่ระบบไคเซ็นต้องการก็คือ ‘การพัฒนาอย่างต่อเนื่องแบบเป็นระบบ’ เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพ ผมจะขออธิบายไคเซ็นแบบพื้นฐานกันก่อน
การลดของเสีย – พื้นฐานของไคเซ็นก็คือการลดของเสีย ซึ่งรวมถึงการแบ่งแยกของเสียเป็นหมวดหมู่ การวางแผนผังสายธารคุณค่า และการทำการลดของเสีย หรือพูดอีกแบบหนึ่งก็คือการหากระบวนการหรือสิ่งของที่ลูกค้าไม่ต้องการและลดสิ่งเหล่านี้ออกไป เพื่อให้ระบบการทำงานเหลือแต่กระบวนการและของที่สร้างคุณค่า
การเคารพคน – หัวใจหลักของการบริหารแบบไคเซ็นก็คือการทำความเข้าใจพนักงาน รวมถึงการออกแบบระบบ (และการให้รางวัล) เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างเต็มที่ และการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมให้พนักงานสามารถพัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง แน่นอนว่าไคเซ็นที่ดีคือการเพิ่มประสิทธิภาพ ไม่ใช่ข้ออ้างในการลดคน
ในส่วนนี้ผมแนะนำให้ทุกคนอ่านบทความเรื่องเครื่องมือต่างๆที่เกี่ยวกับ Kaizen อีกทีนะครับ มีทั้ง PDCA 5ส และ การผลิตแบบ Lean
หากถามว่าไคเซ็นแบบนี้สามารถปรับให้เหมาะกับคลังสินค้าได้อย่างไรบ้าง เราก็ต้องมาดูปัญหาคลังสินค้าและวิธีสร้างระบบเพื่อให้ปัญหานี้น้อยลงไปกันครับ
ปัญหาด้านประสิทธิภาพในคลังสินค้าที่พบเจอได้บ่อยๆ
การสต็อกเยอะเกินไป – เป็นปัญหาที่หลายองค์กรเป็นกัน เพื่อให้องค์กรสามารถรองรับลูกค้าได้เยอะที่สุด หลายองค์กรก็ทำการสต็อกสินค้าไว้เยอะมากๆ เผื่อวันไหนลูกค้าอยากได้อะไร เราจะได้มีขาย อย่างไรก็ตามการสต็อกสินค้านั้นมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าที่คิด และหากจะพูดกันจริงๆ การเอาเงินมาซื้อของที่ขายไม่ได้นั้น สู้เราเอาไปลงกับอะไรที่ขายได้หรือที่ส่งเสริมการขายตอนนี้ได้ทันทีเลยยังดีกว่า
การสต็อกน้อยเกินไป – เป็นปัญหาตรงกันข้ามกับข้อที่แล้ว ส่วนมากจะเกิดในองค์กรที่มีสินค้าหลาย SKU จนไม่สามารถคาดเดาได้ว่าสินค้าไหนลูกค้าซื้อเยอะ ซื้อน้อย จนบางทีก็สต็อกมากเกินไปบางตัวและสต็อกน้อยเกินไปบางตัว ปัญหาส่วนนี้ทำให้องค์กรพลาดโอกาสในการขาย แถมยังทำให้ลูกค้ารู้สึกไม่พึงพอใจจนอาจจะไม่กลับมาซื้อใหม่เลยด้วย
การสต็อกสินค้าที่ไม่จำเป็น – จะแตกต่างจากการสต็อกสินค้ามากเกินไปตรงที่สินค้าเหล่านี้องค์กรมั่นใจว่าไม่ได้ใช้งานแน่ๆ แต่ก็ยังเก็บไว้เพราะไม่รู้จะทำยังไงหรือไม่มีเวลาจัดการ สินค้าเหล่านี้จะเสื่อมสภาพและเสื่อมค่าตามเวลา แถมยังเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บอีกด้วย ผมเคยเห็นบริษัทขนาดเล็กบางที่มีปัญหาด้านเงินหมุนแต่ก็ยังมีสินค้าเหล่านี้ค้างไว้หลักล้านบาท
สินค้าหมุนเวียนน้อยไป – สินค้าหมุนเวียนคือหน่วยวัดที่องค์กรส่วนมาใช้เพื่อบอกว่าสินค้าตัวไหนควรเก็บและสินค้าตัวไหนควรรีบปล่อยออก โดยรวมแล้วหากเราสามารถหมุนสินค้าเข้าออกได้ทุก 1-2 เดือนก็ถือว่าเป็นตัวเลขที่ดี สินค้าตัวไหนเก็บไว้นานกว่านี้ถือว่าขายยาก และตัวไหนเก็บได้ไม่มากพอก็ถือว่าสต็อกน้อยไปอาจทำให้พลาดโอกาส องค์กรส่วนมากไม่รู้ด้วยซ้ำว่าสินค้าตัวเองหมุนเวียนเยอะแค่ไหนในแต่ละเดือน
ค่าจัดเก็บสินค้า (Storage Cost) – เป็นตัววัดผลที่หลายองค์กรไม่ใส่ใจที่จะคำนวณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่จัดเก็บสินค้าในโกดังของตัวเอง ค่าใช้จ่ายส่วนนี้รวมถึงค่าจ้างพนักงาน ค่าดูแลสินค้าคงคลัง ค่าเครื่องมือต่างๆ และแน่นอนว่ารวมถึงค่าของเสียต่างๆ อย่างการถูกพนักงานขโมยของ หรือของชํารุดเพราะพนักงานดูแลไม่ดี หากเรามาดูค่าใช้จ่ายเหล่านี้จริงๆ เราจะไม่อยากเก็บสินค้าคงคลังไว้เยอะเกินจำเป็นเลย
ปัญหาขององค์กรส่วนมากก็คือไม่ได้จัดเก็บข้อมูลและไม่ได้วิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้อย่างต่อเนื่อง ส่วนมากก็เพราะหลายองค์กรมองว่างานคลังสินค้าเป็นเรื่องน่าเบื่อ เป็นงานซ้ำๆที่ใครก็ทำก็ได้ อย่างไรก็ตาม หลายองค์กรที่ขาดทุนล้มละลาย ส่วนมากก็มักจะมาจากการที่ทำเงินหายไปกับสินค้าคงคลังนี่เหล่ะครับ
หากเราเข้าใจข้อเสียและปัญหาต่างๆแล้ว เราก็คงเริ่มเห็นโอกาสแล้วว่า ไคเซ็นจะมาช่วยเราได้ในส่วนไหนบ้าง
ตัวอย่างการทำ Kaizen บนคลังสินค้า
การลดของเสีย บนคลังสินค้า – หมายถึงของเสียทางโอกาสเพราะสต็อกไม่มากพอ หรือ ของเสียทางการเงินเพราะสต็อกมากเกินไป ไคเซ็นในเบื้องต้นอาจเริ่มจากการจัดเก็บวิเคราะห์ข้อมูลก่อนว่าสินค้าหมุนเวียนแต่ละเดือนมีอะไรบ้าง (นำข้อมูลย้อนหลังหลายปีมาคำนวณ) แต่ในระยะยาวก็สามารถทำให้ระบบการผลิตและจัดซื้อมีความกระชับมากขึ้นเพื่อลดความจำเป็นในการต้องสต็อกไปเลย
ประสิทธิภาพการจัดเก็บสินค้า – สินค้าแต่ละชนิดมีรูปทรง ขนาด และน้ำหนักไม่เหมือนกัน ซึ่งข้อแนะนำก็มีหลากหลายดังนี้ เช่นของต้องถูกจัดเก็บให้เรียบร้อย ของจัดเก็บให้ประหยัดพื้นที่ หรือ การจัดเก็บอุปกรณ์ไว้ใกล้บริเวณที่ใช้งาน การทำแบบนี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก หากคุณสงสัยว่าทำไมบริษัทคู่แข่งสามารถทำงานได้เร็วกว่าคุณเยอะ นั่นก็เพราะว่าบริษัทเหล่านั้นใส่ใจกับการประหยัดเวลาทำงานทุกขั้นตอน
ปัจจัยมนุษย์ บนคลังสินค้า – หมายถึงการสร้างวินัย การอบรมพนักงานถึงวิธีมาตรฐาน และการจูงใจพนักงาน ซึ่งยกเว้นว่าระบบทำงานของคุณจะมีแต่เครื่องจักร ส่วนมากแล้วการทำไคเซ็นก็คือการบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้ทำงานได้ดี และสามารถพัตนาได้อย่างต่อเนื่อง
การเคารพมนุษย์ – ไคเซ็นต้องอาศัยทรัพยากรมนุษย์ และเป็นการสร้างระบบที่คนอยากจะทำงานด้วยในระยะยาว ยิ่งไปกว่านั้น ‘ไคเซ็นคือการเพิ่มประสิทธิภาพ และไม่ใช่การลดคน’ เพราะฉะนั้นเราต้องสร้างวัฒนธรรม (และระบบ) ที่อำนวยให้คนสามารถร่วมมือกันเพื่อช่วยทำให้งานดีขึ้นได้
เครื่องมือไคเซ็นที่ใช้กันบ่อยๆ
สุดท้ายนี้หากคุณยังมีคำถามอยู่ว่าจะทำไคเซ็นได้อย่างไร ผมแนะนำให้อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือที่เกี่ยวข้องดังนี้นะครับ
PDCA – เป็นเครื่องมือการพัฒนาอย่างต่อเนื่องจากฝั่งตะวันตก ซึ่งระบบก็ใช้งานได้จริงและที่สำคัญก็คือสื่อสารได้ง่าย เหมาะกับการใช้งานกับพนักงานทุกระดับ อ่านบทความ PDCA ได้ที่นี่
5S (5ส) – เป็นระบบการสร้างองค์กรที่มีประสิทธิภาพ เป็นแนวคิดจากประเทศญี่ปุ่นและมักถูกยกขึ้นมาใช้คู่กับไคเซ็นเสมอ เหมาะสำหรับการตั้งกฎเกณฑ์และมาตรฐานการทำงาน อย่างไรก็ตาม องค์กรก็ต้องมีวิธีจูงใจหรือโน้มน้าวพนักงานให้ทำตามระบบด้วย สามารถใช้ได้แต่ต้องอบรมพนักงานเยอะหน่อย (วินัยทำงานของคนไทยและคนญี่ปุ่นอาจจะไม่เหมือนกันตั้งแต่แรก) อ่านบทความ 5ส ได้ที่นี่
7 Waste – ของเสียทั้ง 7 เป็นหลักการจากระบบลีนของ Toyota ซึ่งก็เป็นระบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเช่นกัน เหมาะสำหรับการหาต้นตอปัญหาของความไม่มีประสิทธิภาพ และสามารถช่วยในการตั้งเป้าหมายการทำงานของระบบไคเซ็นของเราได้ อ่านบทความความสูญเสียทั้ง 7 ได้ที่นี่
สุดท้ายนี้เกี่ยวกับไคเซ็นบนคลังสินค้า
ปัญหาสุดท้ายที่ผมอยากจะพูดในบทความนี้ก็คือ ‘ความไร้ประสิทธิภาพในคลังสินค้า สามารถแก้ได้ด้วยปัญจัยอื่นๆนอกคลังสินค้า’ หมายความว่าการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้คลังสินค้าก็เป็นเรื่องดี เช่น การคิดวิธีทำงานให้ประหยัดเงิน ประหยัดเวลา อย่างไรก็ตาม คลังสินค้าก็เป็นส่วนหนึ่งของระบบที่ยิ่งใหญ่กว่าใน Supply Chain
ผมเห็นได้บ่อยว่าปัจจัยอย่าง ความเร็วในการขนส่ง เวลาทำงานของ Supplierและแผนกจัดซื้อ หรือแม้แต่แผนกฝ่ายขาย ก็ล้วนเป็นแผนกที่สามารถเข้ามาช่วยเพื่อทำให้คลังสินค้าเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ เช่น ฝ่ายขายสามารถคุยกับลูกค้าและร่วมมือกับแผนกจัดซื้อเพื่อทำให้คลังสินค้าจัดเตรียมสินค้าได้เร็วขึ้น (แบบสต็อกน้อยลง)
ซึ่งจริงๆแล้ว หากเราดูที่บริษัทญี่ปุ่น เราก็จะเห็นว่าเค้าให้ความสำคัญเรื่อง ‘การทำงานเป็นทีม’ ในระบบไคเซ็นมาก ไม่ว่าจะเป็นการพัฒนาระบบการสื่อสารในองค์กร การจัดประชุมที่พนักงานทุกระดับสามารถเสนอไอเดียได้ หรือแม้แต่การสร้างระบบเพื่อให้พนักงานหลายแผนกสามารถเคารพความคิดเห็นอีกฝ่ายได้