หากพูดถึงการประชุมนอกจากการเตรียมเนื้อหาและประเด็นให้ดีแล้ว อุปกรณ์ที่ใช้ภายในห้องประชุมก็ควรจะมีความพร้อมด้วยเช่นกัน เพื่อให้การประชุมราบรื่นและไม่เสียเวลากับเรื่องไม่เป็นเรื่อง เช่น รอสัญญาณอินเทอร์เน็ตที่ขาด ๆ หาย ๆ เสียงคนพรีเซนต์เบาเกินไป จนได้ยินเนื้อหาไม่ชัด ฯลฯ ก่อนถึงเวลานัดสำคัญมาดูกันครับว่าในห้องประชุมของเราควรเตรียมอุปกรณ์อะไรให้พร้อมบ้าง
10 อุปกรณ์ห้องประชุม ที่คุณต้องมี
1. โต๊ะประชุม ต้องอเนกประสงค์
ขอเริ่มจากอุปกรณ์ง่ายๆก่อน (เผื่อหลายคนคิดไม่ถึง) แต่ในต้องท้ายผมขอรับรองว่ามีอุปกรณ์ที่เด็ดๆกว่าอย่างแน่นอน
อุปกรณ์ห้องประชุมที่จะขาดไม่ได้ ตอนนี้มีโต๊ะให้เลือกหลายแบบมากมาย หลัก ๆ ควรดูที่ลักษณะกับขนาด ห้องและจำนวนที่นั่ง โต๊ะส่วนใหญ่ที่ใช้ในห้องประชุมจะเป็นทรงสี่เหลี่ยมหรือสี่เหลี่ยมผืนผ้า เพราะกินพื้นน้อยกว่าโต๊ะทรงกลม ในขณะเดียวกันสมาชิกที่เข้าร่วมประชุมยังสามารถมองเห็นกันและพูดคุยกันได้
โต๊ะประชุมโดยควรมีอย่างน้อย 4-5 ที่นั่ง เพื่อให้สามารถใช้ประชุมได้หลายโอกาส หากจะให้ดีท็อปโต๊ะควรมีช่องเล็ก ๆ หลังโต๊ะสำหรับสอดสายไฟหากจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรือเป็นโต๊ะประชุมแบบพับเก็บได้ เพื่อประหยัดพื้นที่หรือง่ายต่อการปรับเปลี่ยนพื้นที่ภายในห้องเมื่อไม่ใช้งาน
อย่าง โต๊ะประชุมอเนกประสงค์ ทำจากวัสดุธรรมชาติและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม โครงสร้างภายในแข็งแรง ทนทาน พื้นผิวเรียบเป็นชิ้นเดียว ไม่มีร่อง วางของใช้ได้ไม่ต้องกลัวตกหรือหล่น มีทั้งสีไม้เข้ม สีไม้อ่อน สีขาว และสีเข้ม ดีไซน์สวย เรียบง่าย เข้ากันได้กับห้องทุกสไตล์ ด้านล่างมีแผ่นรองขาโต๊ะเคลื่อนย้ายสะดวก ป้องกันไม่ให้พื้นเป็นรอย รองรับได้ 8-10 ที่นั่ง
ดูตัวอย่างสินค้าบน Lazada ได้ที่นี่
2. เก้าอี้ประชุม ที่เรานั่งได้นานๆ
อย่าคิดว่าเป็นเรื่องไม่สำคัญนะครับ เพราะการประชุมแต่ละครั้งกินเวลายาวนานเป็นเวลาชั่วโมง ฉะนั้นเก้าอี้สำหรับการประชุมควรเป็นเก้าอี้ที่มีพนักพิงสูงรองรับช่วงหลังได้พอดี และปรับระดับความสูงของที่นั่งให้เหมาะกับผู้ใช้งานได้ วัสดุบุพนักพิงและเบาะรองนั่งควรมีความโปร่งสามารถระบายอากาศและความอับชื้นที่เกิดจากเหงื่อได้ดี
ถามว่าเก้าอี้ทำงานตัวนี้ดียังไง ? ก็ต้องบอกว่าเหมาะสำหรับออฟฟิศที่ต้องจัดซื้อทีละหลาย ๆ ตัว เพราะราคาค่อนข้างถูก ส่วนตัวเก้าอี้ก็ปรับระดับ เบาะนั่งบุด้วยฟองน้ำและผ้าตาข่าย ระบายอากาศได้ดี ไม่เก็บความร้อนและความชื้น นั่งสบายและเบาะไม่เสียทรง พนักพิงออกแบบมาให้รองรับกับรูปหลังพอดี โครงเก้าอี้และขาตั้งแข็งแรง มีล้อเลื่อนเคลื่อนย้ายสะดวกเลย
ดูตัวอย่างสินค้าบน Lazada ได้ที่นี่
3. โปรเจกเตอร์ ที่ดูมืออาชีพ
ตอนนี้เกือบทุกการประชุมจะต้องมีสไลด์เพื่อพรีเซนต์งาน เพื่อให้สมาชิกเข้าใจเข้าข้อมูลและไอเดียมากขึ้น ดังนั้นโปรเจกเตอร์เป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์ที่ขาดไม่ได้สำหรับห้องประชุม
หากเป็นห้องประชุมสำหรับกลุ่มเล็ก ๆ อาจจะเลือกเครื่องที่มีความละเอียด 1080 HP ก็เพียงพอ แต่สำหรับห้องประชุมขนาดใหญ่หรือเป็นการประชุมที่สำคัญเลือกความละเอียดจอแบบ 4K จะดีกว่า แน่นอนว่าราคาสูงกว่าแต่ก็คุ้มค่าสำหรับการใช้งาน
โปรเจกเตอร์ Full HD 1080P รองรับภาพความละเอียดสูง ปรับความสว่างภาพให้เหมาะสมตามสภาพแวดล้อมการมองเห็นได้ ด้านหลังมีช่องรองรับการเชื่อมต่อ 3 แบบ ได้แก่ USB HTMI และ AV สามารถฉายภาพได้ตั้งแต่ 40-120 นิ้ว จากระยะ 1.5-3 เมตร น้ำหนักเบา พกพาง่าย
ดูตัวอย่างสินค้าบน Lazada ได้ที่นี่
4. จอโปรเจกเตอร์หรือทีวี
อีกหนึ่งอุปกรณ์ที่ขาดไม่ได้สำหรับห้องประชุม บางแห่งอาจจะใช้ผนังแทนจอ แต่การทำแบบนี้บางครั้งอาจทำให้เห็นภาพไม่ชัดสีเพี้ยน หรือสัดส่วนภาพผิดเพี้ยนไป อีกทั้งยังดูไม่มืออาชีพอีกด้วย
โดยเฉพาะหากมีคนจากภายนอกองค์กรมาร่วมด้วย แต่การใช้จอโปรเจกเตอร์จะช่วยทำให้เห็นงานพรีเซนที่ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นสไลด์ ภาพ และวิดีโอ ทั้งนั้นหากอยากได้ฟังก์ชันที่มากกว่าและดูไฮเทคมากขึ้น และเผื่อไว้ใช้ในการประชุม Conference หรือการประชุมทางไกลได้ แต่เป็นอุปกรณ์ที่มีราคาสูงกว่าด้วยเช่นกัน
เช่น จอโปรเจกเตอร์สีขาวด้านหลังเคลือบสีดำ ทำจากวัสดุไฟเบอร์กลาสฉีกขาดยาก และทำความสะอาดง่าย มี Keystone Eliminator ไม่ให้เกิดภาพเป็นรูปสี่เหลี่ยมคางหมู และ Fingertip Tension Lock ช่วงกางจอให้เรียบตึง สามารถม้วนเก็บในกล่องได้เมื่อไม่ใช้งาน มาพร้อมขาตั้งโลหะแข็งแรง เคลื่อนย้ายสะดวก
ดูตัวอย่างสินค้าบน Lazada ได้ที่นี่
5. Wifi สำหรับห้องประชุมโดยเฉพาะ
จริง ๆ แล้วควรมี Wifi Router แยกออกมาจากส่วนที่ใช้ในออฟฟิศ และมี Password สำหรับเข้างานใช้งานติดไว้ในห้องประชุมให้เรียบร้อย เผื่อในกรณีที่มีคนจากนอกองค์กรมาเข้าร่วมประชุมกับเราด้วย
การแยก Wifi Router จะป้องกันไม่ให้มีสิ่งรบกวนที่จะทำให้สัญญาณ Wifi ช้าหรือขัดข้องขณะพรีเซนงาน ที่สำคัญควรรองรับได้หลายระบบการทำงาน ทั้งนี้หากห้องประชุมขนาดใหญ่อาจจะใช้ Wifi Extender ช่วยกระจายสัญญาณอีกตัว
เช่น Tenda AC21 AC2100 เราเตอร์ 6dBi มี 6 เสาอากาศ กระจายสัญญาณได้ไกล ส่งสัญญาณได้ไว รองรับทั้งระบบ Window 10 และ Mac OS ข้อมูลได้มากถึง 2033Mbps ด้านหลังมีช่องรองรับสายไฟเบอร์และความเร็วสูงสุด 1,000 Mbps
ดูตัวอย่างสินค้าบน Lazada ได้ที่นี่
6. ไวท์บอร์ดและปากกา
บางคนอาจจะคิดว่าตอนนี้ยังต้องใช้กันอีกเหรอ ? พอถึงเวลาประชุมเข้าจริง ๆ ก็เป็นอีกหนึ่งของใช้ที่ขาดไม่ได้เลย โดยเฉพาะเวลาที่ต้องระดมไอเดียจากหลาย ๆ คน เพราะสามารถจดได้เลยทันที และบางทีฉายโปรเจกเตอร์บนไวท์บอร์ดพร้อมโน้ตตอนอธิบายเนื้อหาการประชุมไปพร้อมกันได้เลย
ที่สำคัญเลยราคาค่อนข้างถูกแล้วก็ใช้งานได้นาน หลาย ส่วนปากกาควรมีเตรียมสำรองไว้หลายแท่ง เพื่อไม่ให้การประชุมสะดุดเพราะปากกา
อย่างไวท์บอร์ดอันนี้ ขนาด 80×120 เซนติเมตร มีแบบแม่เหล็กสำหรับติด Magnet ได้ กรอบกระดานทำจากอะลูมิเนียมไม่ต้องกังวลเรื่องสนิม น้ำหนักเบา ด้านล่างมีรางวางปากกากับที่ลบกระดาน และขาตั้งพร้อมล้อเลื่อนเคลื่อนย้ายและเปลี่ยนที่วางได้ง่าย
ดูตัวอย่างสินค้าบน Lazada ได้ที่นี่
7. Laser Pointer
ตัวช่วยไว้ใช้ตอนพรีเซนต์งาน ชี้จุดที่เราต้องการอธิบาย โดยไม่ต้องเดินผ่านโปรเจกเตอร์ สีนิยมใช้มี 2 สีด้วยกันคือ สีแดงและสีเขียว แต่แนะนำว่าใช้สีแดงเพราะมีค่าพลังและอันตรายน้อยกว่าแสงสีเขียว และเป็นสีที่เห็นได้ชัดเจนกว่าด้วย
อย่าง Inphic PL1 Wireless Presenter Laser Pointer ไม่ได้มีแค่แสงเลเซอร์ แต่ยังมีฟังก์ชันอื่น ๆ ที่ทำให้การนำเสนองานของเราง่ายขึ้นด้วย เช่น ไฟแสดงสถานะการใช้ ปุ่มเลื่อนขึ้น-ลง และแสงเลเซอร์ส่องได้ไกล 100 เมตร และไม่ต้องลง Driver ใช้ USB เสียบเข้ากับตัวเครื่องก็ใช้งานได้เลย รองรับทั้งระบบ Notebook Macbook และ Android Box
ดูตัวอย่างสินค้าบน Lazada ได้ที่นี่
8. ไมโครโฟนและลำโพง
อุปกรณ์เสียงสำหรับการประชุมที่มีคนเยอะหรือสถานที่ขนาดใหญ่ เพื่อให้ทุกคนได้ฟังเนื้อหาการประชุมทุกรายละเอียดได้อย่างชัดเจน ไม่ติดขัด ตอนนี้มีไมโครโฟนหลายแบบให้เลือกตามความถนัด
ทั้งนี้ควรเตรียมไมโครโฟนไว้ 2 อัน สำหรับใช้งานหลักและสำรองหรือใช้สัมภาษณ์หรือช่วงถาม-ตอบกับสมาชิกเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็น
ไมโครโฟน Wireless ทำให้การพรีเซนงานคล่องตัวมากขึ้น ข้อดีของไมโครโฟนรุ่นนี้คือ ด้ามจับมีจอ LED แสดงผลการทำงาน สามารถรับ-ส่งสัญญาณได้ 40 เมตร มีเสาอากาศเป็นตัวรับสัญญาณความถี่ Built-in อยู่ข้างใน ใช้แบตเตอรี AA เพียง 2 ก้อน ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม เพียงเสียบตัวรับสัญญาณเข้ากับอุปกรณ์ที่ต้องการใช้ อาทิ เครื่องเสียง โฮมเธียเตอร์ เครื่องเล่น DVD รวมไปถึงบัสพอร์ต และอินพุต 3.5 มม.
ดูตัวอย่างสินค้าบน Lazada ได้ที่นี่
9. กล้องวิดีโอ
กล้องวิดีโอที่ดีควรเป็นกล้องวิดีโอความละเอียดสูง และสามารถถ่ายทอดภาพและเสียงของผู้เข้าร่วมได้อย่างชัดเจน
ทั้งนี้หากเป็นการประชุมกลุ่มใหญ่และอยากให้กล้องสามารถจับใบหน้าของผู้เข้าประชุมทุกคนได้ควรเลือกกล้องวิดีโอคอนเฟอเรนซ์โดยเฉพาะ เป็นกล้องที่สามารถจับภาพและบรรยากาศรอบ ๆ ได้ 360 องศา
กล้องเว็บแคม All in One ความละเอียดสูงสุดระดับ 4K มาพร้อมไมโครโฟน 3 ตัวและระบบตัดเสียงรบกวน ซูมได้ 5 เท่า เก็บภาพแนวทแยงมุม 120° แนวนอน: 113° และแนวตั้ง: 80.7° เหมาะสำหรับห้องประชุมขนาดเล็ก ไม่เกิน 6-8 คน ขนาดกะทัดรัด ใช้แบบตั้งโต๊ะหรือติดตั้งกับผนังก็ได้
ดูตัวอย่างสินค้าบน Lazada ได้ที่นี่
10. ปลั๊กสามตา
เรียกได้ว่าเป็นอุปกรณ์สำคัญที่ขาดไม่ได้ เพราะตอนนี้การพรีเซนเตอร์งานต้องใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรืออุปกรณ์ไฟฟ้า ดังนั้นในห้องประชุมควรมีปลั๊กสามตาสำรองไว้อย่างน้อย 1-2 ชุด
แต่อย่างไรก็ตามก่อนถึงเวลาประชุมควรเช็กอุปกรณ์ให้เรียบร้อยด้วยว่าใช้งานได้ปกติหรือไม่ และป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาระหว่างการประชุม
ปลั๊กสามตาที่เลือกใช้ควรมีสัญลักษณ์ มอก. เบรกเกอร์ตัดไฟในตัว และปุ่มเปิด-ปิดปลั๊กไฟแยกตามเต้าเสียบ เพื่อเพิ่มความปลอดภัยระหว่างการใช้งาน และมีความยาวของสายไฟอย่างน้อย 5 เมตร เพื่อให้ใช้ได้ครอบคลุมและทั่วถึงทั้งห้องประชุม (ผมแนะนำให้ดูคุณภาพก่อนซื้อนะครับ)
ดูตัวอย่างสินค้าบน Lazada ได้ที่นี่
ถ้าไม่อยากให้การประชุมสะดุดหรือเกิดเดดแอร์ขณะพรีเซนต์งานก็อย่าลืมเตรียมอุปกรณ์เหล่านี้เช่นโต๊ะเก้าอี้โปรเจกเตอร์เครื่องเสียงWifi และของใช้จำเป็นเอาไว้ในห้องประชุมให้พร้อมก่อนเริ่มงานนะครับเพื่อไม่ให้การสื่อสารสะดุดและผ่านการประชุมไปได้ด้วยดีทุกฝ่าย