ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ในออฟฟิศขนาดใหญ่ หรือทำงานคนเดียวในโฮมออฟฟิศ คุณก็จำเป็นต้องใช้เครื่องใช้สำนักงานเพื่อทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น แต่เครื่องใช้สำนักงานก็มีให้เลือกหลายหมวดหมู่ ซึ่งคุณก็จำเป็นต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับการใช้งานแต่ละวันของคุณ
ในบทความนี้เรามาดูกันว่าเครื่องใช้สำนักงาน ที่ออฟฟิศคุณขาดไม่ได้ มีอะไรกันบ้าง
เครื่องใช้สำนักงาน ที่ออฟฟิศคุณขาดไม่ได้
เรามาเริ่มกันที่เครื่องใช้สำนักงานพื้นฐานกันก่อนครับ ถึงแม้โลกเราจะหมุนไปเร็วแค่ไหน เทคโนโลยีก็ยังไม่สามารถแทนคุณค่าของเครื่องใช้สำนักงานพวกนี้ได้เลย อุปกรณ์และเครื่องใช้สำหรับงานเอกสารยังไงก็ยังสำคัญเสมอ
และสำหรับคนที่อยากได้ สามารถกดสั่งบน Lazada ได้นะครับ สินค้าบางชิ้นเหมือนจะหาซื้อได้ง่าย แต่จะให้ขับรถวนหลายชั่วโมงเพื่อซื้อของไม่กี่ร้อยบาทก็เสียเวลาพอควรครับ
เครื่องใช้สำนักงาน หมวดทั่วไป
เครื่องใช้สำนักงานในหมวดนี้จะมีราคาไม่ค่อยแพง มีตัวเลือกเยอะ แล้วก็หาซื้อง่ายอีก ถ้าคุณซื้อไม่กี่ชิ้นก็เดินไปซื้อที่ร้านขายเครื่องเขียนแถวที่ทำงานก็ได้ หรือถ้าคุณอยากซื้อในจำนวนมากหน่อยเพราะออฟฟิศมีขนาดใหญ่ ก็ให้ลองติดต่อพวกร้านขายส่ง หรือบริษัทขายเครื่องใช้สำนักงานเฉพาะทางดู
ผมคิดว่ายังไงคุณก็ต้องใช้เครื่องใช้สำนักงานพวกนี้ไม่ว่าทางใดก็ทางหนึ่ง ต่อให้คุณยังรีบไม่ใช้เดี๋ยวนี้ การซื้อเก็บไว้เผื่อเวลาที่ต้องใช้ก็เป็นทางเลือกที่ดีครับ เพราะเครื่องใช้สำนักงานเหล่ามีประโยชน์แถมมีราคาไม่แพงด้วย
- ปากกา (และ ลิควิด)
- ดินสอ (และ ยางลบ)
- แฟ้มเก็บเอกสาร
- กระดาษ
- สมุดจดโน๊ต
- สมุดแพลนเนอร์
- ปฏิทิน
- แม็กเย็บกระดาษ
- ลวดเสียบกระดาษ (Paperclips)
- คลิปหนีบกระดาษ (Binder Clips)
- กรรไกร
- ไม้บรรทัด
- เครื่องคิดเลข
- กระดาษโพสต์อิท
- ปากกามาร์คเกอร์
- ปากกาไฮไลท์
- กาว
- หนังสติ๊ก
- กล่องจัดเก็บอุปกรณ์เครื่องเสียง
- เทปกาว
- หมึกเครื่องพิมพ์
- ป้ายห้อยบัตร และ สายคล้องคอ
อุปกรณ์ข้างบนพวกนี้ยังไงเราก็ต้องได้ใช้ครับ ต่อให้เราทำงานบนคอมมากแค่ไหน เอกสารบางอย่างโดยเฉพาะเอกสารด้านกฎหมาย หรือที่เราต้องส่งรัฐบาล ยังไงเราก็ต้องพิมพ์ออกมาอยู่ดี
เครื่องใช้สำนักงาน หมวดการค้าขาย
ถ้าสำนักงานของคุณต้องทำการค้าขาย ยกตัวอย่างเช่นมีการเก็บเงินสด คุณก็อาจจะต้องดูเครื่องใช้สำนักงานพวกนี้ไว้ด้วย
- กระดาษใบออกบิล
- สมุดบัญชีรายรับรายจ่าย
- กล่องใส่เหรียญ
- ตรายาง ‘จ่ายแล้ว’
- ถุงใส่ของ
ธุรกิจค้าขายมีอุปกรณ์เยอะ พูดทั้งวันก็ไม่หมด ให้ลองคิดดูว่าเครื่องใช้สำนักงานแบบไหนเหมาะสำหรับสินค้าหรือร้านค้าของคุณมากที่สุด
เครื่องใช้สำนักงาน หมวดอุปกรณ์ไอที
ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเทคโนโลยีสามารถทำให้งานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น เครื่องใช้สำนักงานในหมวดนี้อาจจะมีราคาแพง บางอย่างก็อาจจะมีอายุการใช้งานไม่นาน แป๊บเดียวก็ตกรุ่น แต่รับรองว่าทุกอย่างที่ควรซื้อมาสามารถใช้สร้างเงิน สร้างคุณค่าให้กับธุรกิจคุณได้อย่างแน่นอน
- คอมพิวเตอร์
- แล็ปท็อป
- มือถือสมาร์ทโฟน
- แท็บเล็ต
- เครื่องพิมพ์
- เครื่องถ่ายเอกสาร
- เครื่องสแกนเนอร์
- เครื่องทำลายเอกสาร
- ฮาร์ดดิสก์
- แฟลชไดรฟ์ USB
- อุปกรณ์ป้องกันไฟกระชาก
- ระบบโทรศัพท์
- ปลั๊กพ่วง
- ไฟกระชาก Surge Protector
สำหรับเครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกน ถ้าออฟฟิศคุณมีขนาดไม่ใหญ่มาก ก็ซื้อเป็นปริ้นเตอร์ All In One เลยก็ได้ แต่หากออฟฟิศเริ่มมีคนประมาณ 20-30 คนขึ้นไป คุณก็ควรจะซื้อเครื่องพิมพ์สำหรับสำนักงานใหญ่โดยเฉพาะ
ผมก็เป็นคนฝ่ายไอทีเหมือนกัน ถ้าจะให้ทำรายการของใช้งานในหมวดนี้ ผมคงเขียนได้ทั้งวัน เอาเป็นว่าดูรายการข้างบนก่อนแล้วลองปรึกษากับไอทีที่บริษัทอีกทีละกันว่าต้องใช้อะไรมากกว่าหรือน้อยกว่านี้
เครื่องใช้สำนักงาน หมวดเฟอร์นิเจอร์
ผมคิดว่าเครื่องใช้สำนักงานส่วนนี้เป็นสิ่งที่ควรคิดถึงกันอันดับแรกอยู่แล้วมั้ง เพราะคงไม่มีใครสามารถเดินเข้ามาในออฟฟิศที่โล่งไม่มีโต๊ะทำงาน ไม่มีเก้าอี้ แล้วสามารถเลือกทำงานได้ทันที
ถ้าคุณมีงบมากหน่อย คุณก็ควรจะเลือกเฟอร์นิเจอร์พวกนี้ให้เหมาะสำหรับสไตล์การทำงานของบริษัทคุณ อาจจะให้เหมาะกับรูปแบบการทำงานเช่นโต๊ะที่สามารถใส่เอกสารได้เยอะสำหรับบางแผนก หรือเก้าอี้ที่มีสีสันหน่อยให้เหมาะกับสไตล์การทำงานของคน
- โต๊ะทำงาน
- เก้าอี้ทำงานแบบมีล้อ
- ฉากกั้นห้อง
- โต๊ะประชุม
- โคมไฟ
- นาฬิกา
- โต๊ะยืน
หรือถ้าออฟฟิศคุณมีผู้บริหาร หรือส่วนทำงานที่ต้องรับลูกค้าบ่อยๆ คุณก็อาจจะดูเฟอร์นิเจอร์ส่วนของผู้บริหารได้ ราคาแพงแต่ก็สมกับคุณภาพและภาพลักษณ์
เครื่องใช้สำนักงาน หมวดเก็บของ เก็บเอกสาร
ในส่วนนี้คือหมวดสำหรับการเก็บเอกสารต่างๆ บางคนอาจจะไม่เห็นค่าของการจัดออฟฟิศให้เป็นระเบียบ แต่การจัดวางของให้เรียบร้อย ก็เป็นทริคในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางานอย่างหนึ่งเลยนะครับ
นอกจากนี้แล้ว บางแผนกในออฟฟิศ เช่นแผนกการเงิน ฝ่ายบุคคล หรือแผนกฝ่ายขายที่ต้องเก็บข้อมูลลูกค้าเยอะๆ อาจจะต้องใช้ที่เก็บเอกสารแบบที่ล็อคได้หรือว่าที่มีความปลอดภัยมากหน่อย ในส่วนนี้คุณก็ต้องดูการใช้งานให้พอดีนะครับ
- ตู้เก็บเอกสาร
- ลิ้นชักเก็บของ
- ชั้นวางของ
- กล่องพลาสติกใส
- ที่กั้นเอกสารในลิ้นชัก
แล้วถ้าคุณมีเอกสารต้องจัดเก็บเยอะ อาจจะต้องซื้อฉลากสติ๊กเกอร์มาแปะเพื่อไว้เตือนตัวเองว่าตู้เอกสารแต่ละที่ เก็บเอกสารแบบไหนไว้บ้าง เพราะถ้าไม่มีระบบอะไรไว้เตือนบ้าง ผ่านไปสามสี่เดือนเราก็ลืมแล้วครับ
เครื่องใช้สำนักงาน หมวดไปรษณีย์
ถ้าคุณเป็นแผนกที่ต้องมีการจัดส่งของ หรือจัดวางบิลผ่านทางไปรษณีย์ คุณก็จำเป็นต้องมีเครื่องใช้สำนักงานที่เกี่ยวข้อง ในหมวดนี้เรามาดูกันว่าเครื่องใช้สำนักงานที่เกี่ยวข้องกับการส่งไปรษณีย์ และการขนส่งมีอะไรบ้าง
- ซองจดหมาย
- เครื่องเขียนต่างๆ (กลับไปดูหมวดแรก)
- ซองเอกสาร
- กล่อง
- เทปกาวสีน้ำตาล
- ฉลากแปะเอกสาร
- แผ่นกันกระแทก
- แสตมป์
ธุรกิจที่ผมทำอยู่มีการส่งไปรษณีย์ ส่งพัสดุออกบ่อยมาก ผมต้องซื้อบอร์ดไม้มาแปะใบราคาค่าส่งไปรษณีย์ไทยและค่าส่งเคอรี่ เพื่อเป็นการง่ายต่อการคำนวณราคาให้ลูกค้าเลย
เครื่องใช้สำนักงาน หมวดทำงานร่วมกับคนอื่น
ถ้าคุณต้องจัดประชุมหรือร่วมงานกับคนอื่นหรือแผนกอื่นบ่อยๆ ให้ลองดูว่าเครื่องใช้สำนักงานข้างล่างนี้สามารถทำประโยชน์ให้กับคุณได้หรือเปล่า
- กระดานไวท์บอร์ด
- แปรงลบไวท์บอร์ด
- กระดานดำ
- ชอล์ก
- บอร์ดไม้
- หมุด
- ขาตั้ง
- เครื่องฉายภาพโปรเจคเตอร์
- ระบบประชุมทางโทรศัพท์ (conference call)
เครื่องใช้สำนักงาน หมวดทำความสะอาด
ไม่ว่าที่ทำงานเราควรจะใหญ่หรือเล็กแค่ไหน ความสะอาดก็เป็นสิ่งสำคัญเสมอ ต่อให้คุณมีคนดูแลรับผิดชอบด้านทำความสะอาดอยู่แล้ว การซื้ออุปกรณ์ทำความสะอาดมาสำรองไว้ในบริษัทก็เป็นสิ่งที่ดีครับ บางวันพนักงานเราอาจจะทำกาแฟหกโต๊ะ ทำพื้นเลอะ ซึ่งในกรณีนี้ เราก็ต้องรีบทำความสะอาดไม่งั้นก็คงทำงานต่อกันไม่ได้
- น้ำยาทำความสะอาด
- ผ้าเช็ดโต๊ะ
- สบู่
- กระดาษชำระ
- ถังขยะ
- ถุงขยะ
หรือถ้าคุณไม่มีอะไรเลยก็อาจจะต้องเริ่มซื้อตั้งแต่ไม้ถูพื้น ไม้กวาด ถุงมือและน้ำยาทำความสะอาดต่างๆเป็นต้น
เครื่องใช้สำนักงาน หมวดของใช้ในครัว
หมวดนี้ก็คงเป็นหมวดที่พนักงานบางคนชอบใจมากที่สุด ของใช้ในครัวสำคัญสำหรับการเป็นอยู่ของพนักงาน บางคนก็คงอยากทานกาแฟเพื่อกระตุ้นให้ตัวเองทำงานได้เร็วขึ้น บางคนก็คงอยากได้ที่ทานอาหารกลางวัน ในกรณีนี้คุณอาจจะไม่จำเป็นต้องเตรียมจานชามมาให้พนักงาน แต่เครื่องใช้ในครัวบางอย่างก็จะช่วยอำนวยความสะดวกให้พนักงานได้เยอะ
- เครื่องชงกาแฟ
- กาน้ำชา
- แก้ว
- ถ้วย
- น้ำดื่ม
- ตู้เย็น
- ไมโครเวฟ
ของบางอย่างเช่นเครื่องชงกาแฟ คุณอาจจะทดแทนด้วยการซื้อเป็นกาต้มน้ำร้อนพร้อมด้วยกาแฟซองแทนก็ได้
เครื่องใช้สำนักงาน หมวดกันอุบัติเหตุ
ความปลอดภัยเป็นสิ่งที่สำคัญ กรณีที่พนักงานเราเกิดเจ็บป่วยขึ้นมา เราก็ควรมีอะไรเตรียมเผื่อไว้บางเพื่อช่วยเหลือเขา
- ชุดปฐมพยาบาลพื้นฐาน
- ไฟฉาย
- เครื่องดับเพลิง
- เครื่องตรวจจับควัน
เครื่องดับเพลิงกับเครื่องตรวจจับควันส่วนมากจะมากับตึกอาคารนะครับ แต่ถ้าอาคารคุณไม่มีให้ด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่ คุณก็อาจจะต้องเตรียมมาเผื่อไว้
เครื่องใช้สำนักงาน หมวดตกแต่งสำนักงาน
ในหมวดนี้เราจะไม่ดูจากประโยชน์การใช้งาน แต่จะดูประโยชน์จากความสวยงามแทน เพราะการสร้างบรรยากาศที่ดีก็ทำให้คนเรามีความกระตือรือร้นอยากทำงานมากขึ้น
- ต้นไม้เล็กๆ
- ภาพติดกำแพง
- กรอบรูป
- พรม
- ผ้าม่าน
- ป้ายชื่อ
- ถาดโต๊ะ
- แจกัน
ข้อสำคัญของหมวดนี้ก็คือหากธุรกิจของคุณ ‘ให้ลูกค้าเข้ามาในออฟฟิศ’ ยังไงคุณก็ต้องมีการตกแต่งออฟฟิศเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจ ของบางอย่างดูฟุ่มเฟือยใช้การไม่ได้ แต่มันทำให้ลูกค้าอยากซื้อสินค้าหรือร่วมธุรกิจกับเรามากขึ้นนะครับ แน่นอนครับ ใครที่ขี้เกียจออกไปซื้อ หรือไม่ได้ซื้อของเยอะได้ส่วนลดขายส่ง ก็สามารถกดสั่งบน Lazada ได้นะ
รายชื่อเครื่องใช้สำนักงานในบทความนี้อาจจะดูเยอะไปหน่อย แต่การทำธุรกิจมีรายละเอียบเยอะ มีอะไรจุกจิกหลายอย่าง บางรายการต่อให้คุณไม่ได้ใช้ทุกวัน ไม่ได้ใช้เดี๋ยวนี้ แต่ถ้าวันที่คุณต้องรีบใช้จริงๆ ถ้าออกไปซื้อใกล้ตัวแล้วหาไม่ได้ คุณก็คงลำบากไม่น้อย
ผมหวังว่าบทความนี้จะให้ความรู้ทุกคนได้ไม่มากก็น้อย หากใครชอบเรียน ชอบศึกษาเกี่ยวกับเรื่องการทำธุรกิจ การบริหาร ผมได้เขียนอีบุ๊คเรื่องข้อมูลการทำธุรกิจ ที่ถูกสอนในโรงเรียนบริหารธุรกิจทั่วโลก ผมตั้งใจทำมาก หวังว่าทุกคนจะชอบครับ อีบุ๊ค ฉลาดรู้ ฉลาดทำธุรกิจ
