การจ้างบุคคลภายนอก Outsourcing – ทุกอย่างที่ควรรู้

เจ้าของบริษัทไม่สามารถทำงานทุกอย่างด้วยตัวคนเดียวได้ เพราะฉะนั้นบริษัทส่วนมากเลยเลือกที่จะ ’จ้างพนักงาน’ เพื่อที่บริษัทจะทำงานได้มากขึ้น

แต่การจ้างพนักงานใหม่ก็มีค่าใช้จ่ายเยอะ ตั้งแต่การเช่าที่ขยายสำนักงาน การซื้ออุปกรณ์ทำงานต่างๆ ค่าประกันค่าน้ำและค่าไฟ เพราะฉะนั้นในบางที ‘การจ้างบุคคลภายนอก’ ก็เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ

การจ้างบุคคลภายนอก สามารถทำให้ธุรกิจเติบโตได้เร็วขึ้น ในขณะเดียวกันธุรกิจก็ไม่ต้องกังวลกับขั้นตอนการจ้างพนักงาน 

ในบทความนี้ เรามาดูกันว่าการจ้างบุคคลภายนอกนั้นมีข้อดีข้อเสียอะไรบ้าง และเมื่อไหร่กันที่บริษัทควรจะพิจารณาจ้างบุคคลภายนอก

การจ้างบุคคลภายนอก คืออะไรกันนะ? (Outsourcing)

การจ้างบุคคลภายนอก (Outsourcing) คือการจ้างบุคคลหรือองค์กรภายนอก เพื่อเข้ามาทำงานบางอย่างให้กับองค์กรภายใน โดยเหตุผลหลักในการจ้างบุคคลภายนอกเข้ามาก็เพราะว่าภายในองค์กรอาจจะมีทรัพยากรไม่พอ ทั้งในเรื่องทักษะและปริมาณ หรืออาจจะเป็นการจ้างเพราะประหยัดค่าใช้จ่ายก็ได้

โดยที่การจ้างบุคคลภายนอก อาจจะเป็นการจ้างฟรีแลนซ์แค่คนเดียว การจ้างที่ปรึกษาทางธุรกิจ หรือการจ้างบริษัทขนาดใหญ่เพื่อช่วยให้เราปิดงานขนาดใหญ่ได้ 

หลักการเบื้องต้นของการจ้างบุคคลภายนอกก็คือ การจัดหาแรงงานหรือทักษะงานที่บริษัทยังไม่มีในปัจจุบัน ยกตัวอย่างเช่นบริษัทที่ถนัดด้านการผลิตก็อาจจะต้องจ้างบุคคลภายนอกเพื่อเข้ามาช่วยดูระบบการตลาดให้ หรือบริษัทก่อสร้างที่ไม่ได้ต้องการจ้างพนักงานประจำตลอดทั้งปีก็อาจจะต้องหาบุคคลภายนอกเข้ามาช่วยเป็นแรงงานในการปิดโปรเจคก่อสร้างเป็นต้น

เราจะเห็นได้ว่าการจ้างบุคคลภายนอกนั้นสามารถทำได้ทั้งกับบริษัทขนาดเล็กไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่มูลค่าหลายพันล้าน ในบทความส่วนถัดไปเรามาลองดูกันว่าประโยชน์และข้อดีของการจัดหาบุคคลภายนอกหรือการ outsource มีอะไรบ้าง

ประโยชน์และข้อดีของการจ้างบุคคลภายนอก 

ข้อดีของการจ้างบุคคลภายนอกคือ การลดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กร การลดความซับซ้อนขององค์กร ความง่ายในการเริ่มทำโปรเจคใหม่ การหาพนักงานได้ในเวลาที่เร็วกว่าการจ้างพนักงานประจำ และ การหาทักษะที่ภายในองค์กรไม่มี 

ว่ากันว่าการตัดสินใจทุกอย่างในการทำธุรกิจนั้นสามารถสรุปได้ง่ายเป็น 3 อย่างซึ่งก็คือ ‘ทำให้งานเร็วขึ้นหรือเปล่า’ ‘ทำให้ค่าใช้จ่ายลงหรือเปล่า’ และ ‘ทำให้คุณภาพงานดีขึ้นหรือเปล่า’

Outsourcing หรือการจัดหาการจ้างบุคคลภายนอกเป็นการตอบโจทย์ของธุรกิจได้หลายส่วนเลยทีเดียว

ลดค่าใช้จ่ายในบริษัท – สิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึงก็คือบุคคลภายนอกสามารถทำงานให้กับเราในราคาและคุณภาพที่เรายอมรับได้หรือเปล่า การจ้างบุคคลภายนอกนั้นรวมถึงบุคคลหลากหลายระดับทักษะตั้งแต่ชนชั้นแรงงานไปจนถึงคนที่มีทักษะเฉพาะทางสูง ส่วนมากแล้วการจ้างบุคคลภายนอกจะเป็นการลดค่าใช้จ่ายให้กับบริษัทได้ในระยะสั้น แต่ในระยะยาวเราก็ต้องมาดูอีกทีว่าสมเหตุผลหรือเปล่าที่บริษัทจะทำเองอีกที  

ความซับซ้อนในโครงสร้างบริษัท – องค์กรที่มีพนักงานประจำเยอะก็จะมีความยุ่งยากในการบริหารเยอะเช่นกัน ยิ่งพนักงานเยอะก็จะยิ่งมีปัญหาทางด้านการสื่อสาร และความเร็วในการขับเคลื่อนองค์กร เพราะฉะนั้นการจ้างบุคคลภายนอกก็เป็นการตัดภาระเรื่องความซับซ้อนในโครงสร้างของบริษัทไปได้ในระดับหนึ่ง รถทั้งภาระของฝ่ายบุคคลและภาระของผู้บริหารผู้จัดการองค์กร

บุคคลภายนอกพร้อมที่จะเริ่มงานได้ทันที – อีกปัญหาหนึ่งของการจ้างพนักงานในบริษัทก็คือ ‘การรอ’ หากเราจ้างเด็กจบใหม่เราก็ต้องรอเรียนจบ หรือหากเราจ้างพนักงานจากบริษัทอื่นมาเราก็ต้องรอพนักงานหมดสัญญาทำงานกับบริษัทเก่าก่อน ในกรณีนี้หากเป็นงานที่บริษัทแรงที่จะรีบทำให้จบ ต้องการคนทันทีวันพรุ่งนี้หรืออาทิตย์หน้า การจ้างบุคคลภายนอกก็เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า 

สามารถหาพนักงานได้ในเวลาอันสั้น – กระบวนการจ้างพนักงานนั้นมีหลายขั้นตอนมาก ตั้งแต่การลงประกาศหางาน การสัมภาษณ์งาน และกระบวนการตัดสินใจต่างๆทั้งจากฝ่ายบริษัทและฝ่ายคนที่เข้ามาสมัครงาน ซึ่งหากเรามีกระบวนการจ้างบุคคลภายนอกที่ชัดเจนอยู่แล้ว หรือมีบริษัทตัวกลางช่วยจัดหาบุคคลภายนอกให้ เราก็จะสามารถจ้างบุคคลภายนอกเข้ามาได้เร็วขึ้น 

บุคคลภายนอกมีทักษะที่ภายในบริษัทไม่มี – หลายครั้งที่บริษัทต้องการที่จะทำอะไรใหม่ๆ แต่ปัญหาก็คือคนในบริษัทไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นยังไง บริษัทก็เลยต้องเลือกที่จะจ้างพนักงานเข้ามาช่วยงาน อย่างไรก็ตามงานบางชนิด ก็ต้องใช้ทักษะเฉพาะทางเป็นอย่างมาก ยิ่งเป็นงานที่ต้องการทักษะหายากด้วยแล้ว บางครั้งการจ้างบุคคลภายนอกก็จะทำได้เร็วกว่า

นอกจากนั้นแล้ว การจ้างบุคคลภาพนอกยังเหมาะมากสำหรับชนิดงานที่ ‘ต้องการทำให้เสร็จในระยะเวลาอันสั้น’ อาจจะเป็นโปรเจคก่อสร้างที่ต้องการพนักงานในระยะสั้น หรือการหาคนมาช่วยออกแบบเว็บไซต์ให้กับบริษัท ซึ่งในกรณีนี้ทางบริษัทก็ไม่ได้มีความจำเป็นต้องจ้างพนักงานประจำ หรือพนักงานชั่วคราว 

เราจะเห็นได้ว่าข้อดีของการจ้างบุคคลภายนอกนั้นมีมากมายเหลือเกิน ที่ผมได้อธิบายไปนั้นยังไม่รวมถึงปัญหาต่างๆมากมายจากการจ้างพนักงานประจำเช่น การเผื่อเวลาทดลองงาน และ ปัญหาจากกฏหมายแรงงานต่างๆ

ในหัวข้อถัดไปเรามาลองดูกันว่าข้อเสียและความเสี่ยงจากการจ้างบุคคลภายนอกมีอะไรบ้าง

ข้อเสียและความเสี่ยงในการจ้างบุคคลภายนอก 

ข้อเสียของการจ้างบุคคลภายนอกคือ ค่าใช้จ่ายระยะยาวที่มักจะแพงกว่ากันฝึกพนักงานภายใน ปัญหาด้านความลับของบริษัทรั่วไหล การที่บุคคลภายนอกไม่เข้าใจกฎระเบียบและกระบวนการทำงานของบริษัท และปัญหาด้านความน่าเชื่อถือ ข้อเสียเหล่านี้แก้ไขได้หากบริษัทได้ทำการศึกษาและตกลงกับบุคคลภายนอกก่อนจ้างงาน 

สุดท้ายแล้วข้อดีข้อเสียของการ outsource ก็ขึ้นอยู่กับสถานการณ์หลายอย่าง แต่คำถามที่บริษัทต้องตอบให้ได้ก่อนจ้างบุคคลภายนอกก็คือ ความคุ้มค่า ในระยะสั้นและระยะยาว

ค่าใช้จ่ายในระยะยาว – โดยรวมแล้วการจ้างบุคคลภายนอกเข้ามาทำงานอย่างเดิมเรื่อยๆในระยะยาวนั้นจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่าหากเทียบกับการจ้างพนักงานภายในมาเรียนรู้งานให้ตัวเอง ในกรณีหากเรามีความมั่นใจว่าเนื้องานตัวนี้เรามีความจำเป็นต้องทำทุกวันและต้องทำไปเรื่อยๆตลอดไป การจ้างพนักงานประจำมาเรียนรู้วิธีทำจากบุคคลภายนอกก็จะดีกว่า

ปัญหาด้านความลับของบริษัท – ในหลายกรณีการจ้างบุคคลภายนอกเข้ามาช่วยงานในบริษัทนั้นก็แปลว่าบุคคลภายนอกจะสามารถเข้าถึงข้อมูลภายในของบริษัทได้ด้วย อาจจะเป็นการเข้าสู่ระบบหรือจะเป็นการพูดคุยกับพนักงานในบริษัทก็ตาม หมายความว่าบริษัทมีความเสี่ยงที่จะทำข้อมูลสำคัญรั่วไหล อาจจะเป็นข้อมูลลูกค้าหรือข้อมูลการเปิดสินค้าตัวใหม่ เป็นต้น

กฎเกณฑ์และกระบวนการทำงานของบริษัท – แต่ละบริษัทก็มีกระบวนการทำงานและวัฒนธรรมองค์กรเป็นของตัวเอง ซึ่งบุคคลภายนอกที่จะเข้ามาทำงานกับพนักงานในบริษัทและดีได้นั้นควรจะเข้าใจกระบวนการทำงานของบริษัทและวัฒนธรรมองค์กรวิธีการทำงานของพนักงานให้ดี ไม่อย่างนั้นแล้วโอกาสที่ปัญหาทางด้านการสื่อสารและความไม่เข้าใจกันจะทำให้งานล่าช้าลงหรือเสียคุณภาพก็มีเยอะขึ้น

ความน่าเชื่อถือของบุคคลภายนอก – บุคคลภายนอกก็เป็นการจ้างวานอย่างหนึ่ง หมายความว่างานแต่ละอย่างก็มีความเสี่ยงที่จะทำไม่เสร็จหรือทำไม่ได้คุณภาพตามที่สัญญาไว้ โดยเฉพาะงานที่จําเป็นต้องใช้ทักษะสูงและเป็นทักษะที่องค์กรไม่มี และนี่ก็เป็นสาเหตุที่บางครั้งการจ้างงานบุคคลภายนอกที่น่าเชื่อถือได้และมีทักษะสูงถึงมีค่าใช้จ่ายสูงมากเช่นกัน

หากเราไม่มั่นใจในการจ้างบุคคลภายนอก เราก็ควรเริ่มจากงานเล็กๆน้อยๆเพื่อดูผลงาน หรือร่างสัญญาทำงานกับบุคคลภายนอกที่มีความรัดกุม ทั้งเรื่องข้อมูลลับของบริษัทและเรื่องค่าตอบแทนหากมีการทำงานล่าช้า 

สุดท้ายแล้ว ปัญหาหลักก็คือการหาคนที่ทำงานได้คุณภาพ มีความน่าเชื่อถือ มีราคาไม่แพง ซึ่งก็แปลว่าบริษัทต้องกลับมาดูที่กระบวนการค้นหาและสื่อสารกับบุคคลภายนอก ในบางครั้งการหาองค์กรภายนอกหรือบุคคลภายนอกที่ดีได้นั้น อาจจะใช้เวลานานกว่าการจ้างพนักงานเข้ามาทำเองเสียอีก

หากเราเข้าใจทั้งข้อดีและข้อเสียของการจ้างงานบุคคลภายนอกแล้ว ในหัวข้อส่วนถัดไปเรามาลองดูกันว่าชนิดงานแบบไหนที่เหมาะกับการจ้างวานบุคคลภายนอก และเมื่อไหร่กันที่เราควรจะจ้าง

เราควรที่จะ outsource อะไรและเมื่อไร? ชนิดงานที่ควรจ้างบุคคลภายนอก

ไม่ว่ายังไงทุกปัญหาในการทำธุรกิจก็ไม่รู้คำตอบเดียวก็คือ ‘ขึ้นอยู่กับสถานการณ์’ หมายความว่าการฟันธงไปเลยว่า outsource ดีหรือไม่ดีนั้นเป็นไปได้ยาก แต่หากธุรกิจของคุณมีปัญหาตามกรณีด้านล่างนี้ ธุรกิจของคุณก็ ‘มีแนวโน้ม’ ที่จะต้องการการจ้างวานบุคคลภายนอกมากกว่า

งานที่ต้องการทำให้เสร็จและใช้งานแค่ในระยะสั้น – กรณีแรกเลยก็คือสำหรับธุรกิจที่ต้องการทำงานให้เสร็จในระยะสั้น ไม่ได้ต้องการใช้งานพนักงานส่วนนี้ในระยะยาว ในกรณีนี้การจ้าง outsource หรือจ้างพนักงานชั่วคราว ก็เป็นทางออกที่ดีกว่า เพราะเราไม่ต้องมานั่งกังวลว่าถ้างานจบแล้วจะนำพาพนักงานไปอยู่ไหน 

ส่วนการตัดสินใจระหว่างการจ้าง outsource และ การจ้างพนักงานชั่วคราวนั้นก็ขึ้นอยู่กับว่าคุณสามารถหาคนแบบไหนได้เร็วกว่า และเนื้องานมีทักษะเฉพาะตัวที่จำเป็นต้องพึ่งพาบุคคลภายนอกหรือเปล่า 

งานที่บริษัทมีทรัพยากรมนุษย์ไม่เพียงพอ – ในบางครั้ง ‘ทักษะ’ ก็ไม่ได้สำคัญเท่า ‘ปริมาณ’ บริษัทก่อสร้างและโรงงานต่างๆที่ต้องการบุคลากรชนชั้นแรงงานเยอะก็เลือกที่จะจ้างบุคคลภายนอกเข้ามาเช่นกัน โดยส่วนมากก็จะจ้างผ่านนายหน้าหรือบริษัทจัดหาแรงงานอีกทีหนึ่ง

ในส่วนนี้ก็ต้องมาดูว่าเนื้อหางานของบริษัทและกระบวนการทำงานของบริษัทนั้นสามารถรับรองบุคคลภายนอกหรือพนักงานใหม่ได้มากและเร็วแค่ไหน 

งานที่ไม่ใช่ ‘หัวใจหลัก’ (core competencies) ของบริษัท – ตามหลักการธุรกิจแล้วจุดขายและหัวใจหลักของธุรกิจควรจะเป็นสิ่งที่บริษัทต้องควบคุมให้ดีที่สุด ซึ่งส่วนมากแล้วก็แปลว่าบริษัทต้องทำเอง และส่วนของธุรกิจที่ไม่ได้เป็นหัวใจหลักก็ควรให้บริษัทอื่นทำ 

ตัวอย่างง่ายๆก็คือบริษัทชั้นนำที่เรียกว่า Apple ซึ่งนิยามโมเดลธุรกิจหลักว่าเป็นการ ‘ออกแบบ’ สินค้า เพราะฉะนั้น Apple ก็เลยเลือกที่จะผลักภาระที่ไม่จำเป็นอย่าง ‘การผลิต’ ให้บริษัทอื่นทำแทนเพื่อเป็นการลดปัญหาไปอย่างหนึ่ง 

ในกรณีนี้บริษัทก็ต้องมาเทียบดูว่าตัวเลือกไหนถูกกว่า เร็วกว่า หรือมีคุณภาพมากกว่า และตัวเลือกแบบนี้จะให้ผลลัพธ์ยังไงบ้างทั้งในระยะสั้นและในระยะยาว 

งานที่ต้องการความคิดเห็นและคำแนะนำเพิ่มเติมจากนอกองค์กร – อีกหนึ่งกรณีที่เราจะเห็นได้บ่อยๆก็คือการจ้างที่ปรึกษาทางธุรกิจ ซึ่งขนาดองค์กรมหาชนระดับพันล้านก็ยังทำกันเลย 

หากลองคิดดูว่าบริษัทมหาชนระดับพันล้าน จะไม่มีพนักงานที่สามารถสร้างกลยุทธ์หรือปฏิบัติงานได้เหมือนบุคคลภายนอกเลยหรือ? คำตอบก็คือ ‘มี’ แต่บริษัทก็ยังอยากได้คนเพิ่มอยู่ดี เพราะการจ้างบุคคลภายนอกบางทีก็จะมีความคิดหรือไอเดียที่ไม่เหมือนกับพนักงานภายใน และไม่ได้ถูกผูกมัดด้วย ‘เส้นสาย’ ในองค์กรจนไม่สามารถทำอะไรได้ เป็นต้น

เราจะเห็นได้ว่าเนื้องานที่บริษัทส่วนมาก outsource นั้นมีหลากหลายมาก ตั้งแต่การจ้างบริษัททำความสะอาดเข้ามาเช็ดถูออฟฟิศ ไปจนถึงบริษัทการเงินที่เข้ามาช่วยบริหารเงินหลักพันล้านหมื่นล้าน 

แต่ไม่ว่าเนื้องานที่เราอยากจะ outsource คืออะไร สิ่งที่ทุกบริษัทต้องเข้าใจก็คือ การบริหารระหว่างค่าใช้จ่ายและคุณภาพงาน โดยเฉพาะส่วนเนื้องานที่มีความสำคัญกับลูกค้า และเป็นหัวใจหลักของธุรกิจ

สุดท้ายนี้กับการ outsourcing 

การ outsource หรือการจ้างองค์กรหรือบุคคลภายนอก เป็น ‘การตัดสินใจทางธุรกิจ’ ที่สำคัญมากอย่างหนึ่ง เพราะการทำธุรกิจนั้นมีปัจจัยหลายอย่างมาก และผู้บริหารในบางครั้งก็ไม่ควรที่จะเอาเวลามาแก้ไขปัญหาที่ไม่จำเป็นสำหรับบริษัท

แต่แน่นอนว่า ทางเลือกของบริษัทก็ไม่ได้มีแค่ว่า ‘ควรหรือไม่ควร’ คำตอบที่จริงแล้วอาจจะเป็นการเลือกทำอะไรก่อนตอนนี้ในระยะสั้นแล้วค่อยหาวิธีเปลี่ยนให้ดีขึ้นในระยะยาวก็ได้ หรือบางครั้งหากเราไม่ทราบจริงๆว่า outsource ดีหรือเปล่า สิ่งที่ธุรกิจควรจะทำก็คือ ‘การทดลอง’ อาจจะเป็นการจ้างบุคคลภายนอกมาลองทำดูบางส่วน หรือบางช่วงเวลาก่อน

ตัวเลือกในการทำธุรกิจมีเยอะ แต่เราก็จำเป็นต้องเสียเวลาคิดเกินที่จำเป็น หากเป็นไปได้ลองหาวิธีทดลองแบบที่ไม่กระทบค่าใช้จ่ายและกระบวนการทำงานของบริษัทมากนะครับ