ใครที่กำลังสงสัยว่าวิธีสอนงานพนักงานใหม่ให้ทำงานเป็นอย่างรวดเร็วนั้นเป็นอย่างไร วันนี้เรามีคำตอบมาให้ทุกท่าน เพราะการเรียนรู้ไม่สามารถ Copy แล้ว Paste ได้ทันทีในชีวิตจริง ดังนั้นการเทรนนิ่งพนักงานของหลาย ๆ บริษัทจึงมีระยะเวลาถึง 3 เดือนเลยทีเดียว แต่สำหรับองค์กรบางแห่งไม่อาจคอยนานได้ขนาดนั้น พี่เลี้ยงบางคนจึงให้เรียนรู้จากสถานการณ์จริงลองผิดลองถูกบ้าง ซึ่งนั่นเป็นวิธีที่ไม่ควร (Don’t) สักเท่าไหร่
ดังนั้นมาเรียนรู้วิธีการที่ควรทำ (Do) กันดีกว่าว่าแบบไหนที่จะช่วยให้น้องใหม่เข้าใจงานได้รวดเร็วและลงมือทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด พร้อมกับป้องกันความผิดพลาดที่จะทำให้เสียเวลาและไม่ค่อยได้ผล หาดพร้อมแล้วมาเริ่มกันเลย
Don’t ห้ามทำ 5 อย่างนี้หากอยากสอนงานพนักงานใหม่ให้เป็นไว
มาเริ่มกันที่ข้อห้ามในการสอนงานพนักงานใหม่กันที่กว่า เผื่อใครที่ยังไม่มีแบบแผนชัดเจนในการสอนงานและไม่แน่ใจว่าสิ่งที่ทำอยู่มีประสิทธิภาพจริงหรือไม่ โดยคำว่าสอนงานพนักงานใหม่ ภาษาอังกฤษมักใช้คำว่า ‘Mentoring’ ซึ่งในภาษาไทยก็คือการที่พี่เลี้ยงเป็นผู้ชี้แนะแนวทางการทำงาน ให้คำตอบในเรื่องต่าง ๆ พร้อมแล้วมาดูกันดีกว่าว่าแบบไหนที่ควรหลีกเลี่ยง
1. อย่าเพิ่งมองว่าการเรียนรู้เองจะสำเร็จเร็ว
มุมมองการให้เรียนรู้แบบ Experimental อาจไม่ใช่คำตอบที่ดีของการสอนงานอย่างมีประสิทธิภาพใช้ระยะเวลาน้อย เพราะการทำความเข้าใจเองอาจจะใช้ระยะเวลานาน บางคนอาจไม่สามารถค้นหาคำตอบเองได้ทุกเรื่อง เพื่อให้แบ่งเบาภาระของบริษัทควรมีการสอนมากกว่าเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างว่องไว
2. ไม่มีมาตรฐานการทำงานร่วมกัน
ในช่วงระยะเวลาสัปดาห์แรกผู้ที่เป็นเทรนนีจะคอยสังเกตการทำงานของทุกคนอยู่แน่นอน ซึ่งหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สามารถเห็นได้ก็คือมาตรฐานในการทำงานร่วมกัน ดังนั้นหากคุณหรือคนในทีมมีพฤติกรรมการทำงานที่ Toxic หรือไม่มีประสิทธิภาพก็ควรปรับเปลี่ยน เพราะจะทำให้ประสิทธิภาพของผู้เข้ามาใหม่ลดลงไปด้วย
3. ไม่มีการอธิบายความคาดหวังและเป้าหมายอย่างชัดเจน
สำหรับการเทรนพนักงานใหม่จะปล่อยให้เขาทำงานอย่างล่องลอยไร้เป้าหมายได้อย่างไร เพราะตัวชี้วัด เป้าหมาย ต่างก็มีความสำคัญทำให้ทำงานได้อย่างเข้าใจและมีจุดมุ่งหมายชัดเจน มีกรอบแบบเป็นรูปธรรม ช่วยให้น้องใหม่สามารถวางแผนลงมือเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้
4. ขาดความรอบคอบในการสอน
บางคนคิดว่าหากอยากให้น้องใหม่เรียนรู้ไวไวเราก็ป้อนข้อมูลให้ครบถ้วนตั้งแต่วันแรกสิ แต่ในความเป็นจริงการให้รายละเอียดจำนวนมากแล้วพนักงานใหม่มีเข้าใจหรือไม่เห็นภาพชัดเจนจะยิ่งทำให้เขาเกิดการปรับตัวได้ยาก อาจจะเริ่มจากภาพใหญ่แล้วค่อยย่อยส่วนสำคัญไปจะดีกว่า
5. ไร้เกราะป้องกันพลังงานลบ
ช่วงแรกน้องใหม่อาจจะได้ยินเรื่องลบของบริษัทหรือปัญหาต่าง ๆ มา การไม่อธิบายและแนะนำพนักงานที่มีความคิดเชิงบวกให้รู้จัก อาจทำให้เขาไม่มีความสุขและรู้สึกกกังวลในการทำงาน ขาดเกราะป้องกันพลังงานลบเช่นนี้อาจส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง
Do 5 สิ่งที่ทำให้การสอนงานพนักงานใหม่มีประสิทธิภาพสูง
เอาล่ะ หลังจากเข้าใจกันแล้วว่าแบบไหนไม่ควรสอนงานพนักงานใหม่ เราจะพามาเรียนรู้วิธีการที่ถูกต้องและได้ผลดังใจหวัง หากพร้อมแล้วมาเริ่มกันเลย
1. เตรียมแผนการสอนแบบครูคนหนึ่ง
ขึ้นชื่อว่าเป็น ‘mentor’ คุณจึงต้องมีการเตรียมสอนด้วยไม่ว่าจะเป็นเอกสารหรือข้อมูลที่น้องใหม่ต้องรู้ ในแต่ละวันจะมีความก้าวหน้าอย่างไร ซึ่งแน่นอนว่าคุณไม่สามารถสอนวิชาให้จบได้ภายในวันเดียว โดยวิธีการนี้ยังช่วยให้คุณทบทวนการทำงานที่ผ่านมาอีกด้วย
2. มีความใจเย็นเข้าอกเข้าใจผู้อื่น
หากน้องใหม่ทำผิดพลาดในครั้งแรก ๆ บ้างก็ไม่ใช่เรื่องแปลกเลย ดังนั้นพับเก็บความหงุดหงิด ฉุนเฉียวไว้และลองมุมกลับกัน เข้าอกเข้าใจผู้ถูกเทรนงาน ให้โอกาสลองทำใหม่ ไม่คาดหวังความเพอร์เฟ็กต์ 100%
3. ทำให้ดูเป็นตัวอย่าง
สำหรับวิธีการสอนงานพนักงานใหม่นี้จะช่วยสร้างทั้งความน่าเชื่อถือและแรงบันดาลใจให้แก่น้องใหม่ ยิ่งเป็นงานที่ยากและให้เวลาน้อยจะช่วยเป็นตัวอย่างที่ดีให้แก่น้องใหม่ได้เป็นอย่างดี นอกจากจะฝึกฝนตัวเองไปในตัวได้แล้ว พนักงานยังมีขวัญและกำลังใจในการเผชิญงานมากขึ้น อย่างไรก็ตามวิธีการนี้ทำได้แต่อย่าบ่อยเพราะบางช่วงก็ต้องปล่อยให้ทีมเรียนรู้กันเองด้วย และไม่รู้สึกว่าถูกจู้จี้กดดัน
4. ลงมือปฏิบัติการไปพร้อมกัน
พนักงานใหม่จะเก่งขึ้นได้ต้องให้ลงเรือไปด้วยกัน หากมีโปรเจ็กต์ที่ค่อนข้างซับซ้อนหน่อยลองหยิบมาให้ทำงานร่วมกันเพื่อให้เห็นขั้นตอนกระบวนการทำงานและวิธีแก้ปัญหาต่าง ๆ และลงมือทำไปด้วย ทั้งนี้ข้อควรระวังก็เหมือนกับข้อ 3. ปล่อยให้เขาทำงานเองบ้างหลังจากการสอน
5. พาถอดแบบจากพนักงานอันดับ # 1
สำหรับวิธีสอนงานพนักงานใหม่ข้อนี้นิยมใช้กันในต่างประเทศอย่างมาก โดยให้พนักงานเรียนรู้จากบุคคลตัวอย่างไม่ว่าจะผ่านการฟังบรรยาย การสนทนา การพบปะพูดคุย ซึ่งจะทำให้เขารู้สึกตื่นเต้น กระตือรือร้น มีแรงบันดาลใจในการทำงานหรือ Inspired มีความคิดสร้างสรรค์ในการพัฒนางานมากยิ่งขึ้น