Kaizen คืออะไร? กลยุทธ์การใช้งาน และ ตัวอย่างที่ทำตามได้จริง

Kaizen คือหลักบริหารของญี่ปุ่น ซึ่งหลายคนคงรู้ดีว่า หลักความคิดของคนญี่ปุ่นเหมาะสำหรับการบริหารการปฏิบัติการมาก (Operations Management)

ทั้งหลักการ 5ส, Kaizen, ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี (Just-In-Time Delivery) หรือ การบริหารคุณภาพโดยรวม (Total Quality Management) ก็เป็นสิ่งที่นักพัฒนาระบบการปฏิบัติการล้วนต้องศึกษาทั้งนั้น ในวันนี้เรามาดูหนึ่งในหัวใจหลักของการบริหารการปฏิบัติการที่เรียกว่า Kaizen กันครับ

Table of Contents

Kaizen คืออะไร [ไคเซ็น]

Kaizen (ไคเซ็น) แปลตรงตัวว่า ‘การพัฒนา’ หรือ ‘การเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น’ เป็นแนวคิดที่ใช้บริหารการจัดการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น การใช้ Kaizen ในที่ทำงานหมายถึงการพัฒนาอย่างต่อเนื่องด้วยความร่วมมือของทุกคน – ทั้งหัวหน้าและพนักงาน (Continuous Improvement)

คำว่า ‘Kaizen’ มาจาก ‘Kai’ (ไค) ที่แปลว่า การเปลี่ยนแปลง และ ‘Zen’ (เซ็น) ที่แปลว่าความดี ความหมายตรงตัวก็คือการพัฒนาที่ดีนั่นเอง ในมุมมองของการบริหารการปฏิบัติการ Kaizen เป็นคำที่มีความเกี่ยวข้องกับ ‘การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง’

Kaizen คืออะไร [ไคเซ็น] - Kaizen ย่อมาจากอะไร

หากถามว่าทำไมต้องเป็นญี่ปุ่น…สาเหตุก็เพราะญี่ปุ่นเป็นประเทศที่มีวินัยและเชื่อมั่นในกระบวนการทำงานมาก ซึ่งความคิดแนวนี้ก็เป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมสำหรับการบริหารการปฏิบัติการ และด้วยเหตุผลนี้เอง หลักการคิดด้านการพัฒนาระบบ พัฒนาการปฏิบัติการ หรือพัฒนาวิธีบริหารโรงงาน ที่หลายบริษัทนิยมใช้กันก็ล้วนมีต้นกำเนิดมาจากประเทศญี่ปุ่นทั้งนั้น

กลับมาที่ไคเซ็นอีกรอบ คนส่วนมากเข้าใจวิธีทำงานของ Kaizen ผิดกัน และการเข้าใจผิดก็ทำให้เกิดการปฏิบัติที่ผิด ซึ่งก็ทำให้ผลลัพธ์ของ Kaizen ออกมาแย่ลง ยกตัวอย่างเช่นการเข้าใจว่า ‘ลดค่าใช้จ่ายคือการลดพนักงาน’

‘การเปลี่ยนแปลงที่แย่ลง’ เรียกว่า Kaiaku (ไคอาคุ) ซึ่งการลดพนักงานไม่ใช่ความตั้งใจของการทำ Kaizen

หัวใจของการทำ Kaizen ไม่ได้มีแค่การเพิ่มประสิทธิภาพ การทำ Kaizen ต้องคำนึงถึง ‘การเคารพคน’ ด้วย ผู้พัฒนาระบบที่ไม่ได้คำนึงถึงปัจจัยมนุษย์ก็จะไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ดีในระยะยาวได้

สิ่งที่เหมือนจะตรงกันข้ามกับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แต่เราได้ยินควบคู่กันบ่อยก็คือ ‘นวัตกรรม’ หากใครสนใจเรื่อง ‘นวัตกรรม’ สามารถอ่านบทความของผมเรื่อง Innovation หรือ นวัตกรรม คืออะไร? และบทความเกี่ยวกับ Design Thinking ได้ครับ

นอกจากนั้น หากใครชอบเรียน ชอบศึกษาเกี่ยวกับเรื่องการทำธุรกิจ การบริหารองค์กร ผมได้เขียนอีบุ๊คเรื่องข้อมูลการทำธุรกิจ ที่ถูกสอนในโรงเรียนบริหารธุรกิจทั่วโลก ผมตั้งใจทำมาก หวังว่าทุกคนจะชอบครับ อีบุ๊ค ฉลาดรู้ ฉลาดทำธุรกิจ

ทฤษฎีและกลยุทธ์การใช้ Kaizen

หากคุณลองค้นข้อมูลการทำ Kaizen ดู คุณจะเห็นได้ว่าหลักการวิธีใช้ Kaizen มีอยู่หลายวิธีมาก โดยหลักการส่วนมากก็มักจะประยุกต์เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพและเครื่องมือการพัฒนาระบบอื่นๆเข้ามาด้วย ยกตัวอย่างเช่น 5ส, PDCA, หรือ ความสูญเสีย 7 ประการ (Muda – Seven Wastes) ซึ่งทั้งหมดนี้ก็เป็นเครื่องมือที่นักบริหารการปฏิบัติการนิยมใช้กัน

หากถามว่าวิธีไหนดีที่สุดหรือวิธีไหนถูกต้องที่สุด คำตอบที่ได้ก็คือ ‘ทุกวิธีมีข้อดีข้อเสียทั้งนั้น ขึ้นอยู่กับผู้ปฏิบัติและปัจจัยในองค์กร’ ก่อนที่เราจะเลือกวิธี สิ่งที่ต้องคำนึงเกี่ยวกับ Kaizen มีดังนี้

หัวใจของ Kaizen อยู่ที่การเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น…สำหรับทุกคน หลักการปฏิบัติ Kaizen ที่ดีคือการสร้างประโยชน์ให้กับทุกคน ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของบริษัท พนักงาน หรือแม้แต่ลูกค้า
Kaizen คือการพัฒนาเล็กน้อย อย่างต่อเนื่อง หมายความว่า Kaizen จะนิยมการปฏิบัติเล็กน้อยที่สามารถทำได้ทุกวันมากกว่าการทำอะไรนานๆที และ Kaizen ก็คือการลงทุนเล็กน้อยในตอนแรกแต่ได้ผลตอบแทนเยอะในระยะยาว
Kaizen ที่ดีต้องสามารถใช้งานในทุกแผนก และไม่จำกัดอยู่ที่แค่ไลน์การผลิต Kaizen เป็นเครื่องมือที่ต้องใช้ความร่วมมือของทุกคน การออกแบบระบบ Kaizen ที่ดีควรจะได้รับการยอมรับจากทุกส่วนของธุรกิจ และทุกคนควรมีส่วนรับผิดชอบในการปฏิบัติระบบ Kaizen ทั่วบริษัท

ตราบใดที่เครื่องมือในการปฏิบัติของเราสามารถตอบโจทย์สามข้อข้างบนได้ ระบบของเราก็จะเข้าข่าย Kaizen ได้เช่นกัน

ผู้เชี่ยวชาญส่วนมากมักมองหลักการ Kaizen ว่าเป็น ‘แนวคิดการปฏิบัติ’ มากกว่าการเครื่องมือ หมายความว่าการใช้ Kaizen ให้เกิดประโยชน์จริงๆ ผู้ออกแบบระบบก็ควรนำเครื่องมือการพัฒนาการปฏิบัติการมาร่วมใช้ด้วย

เครื่องมือของ Kaizen

การดูแค่แนวคิดอย่างเดียวอาจจะทำให้เราเห็นภาพรวมได้ไม่ชัดเท่าไร ในส่วนนี้เรามาดูกันว่ากระบวนการ Kaizen ที่คนนิยมใช้กันมีอะไรบ้าง

5ส [5S] – 5ส คือระบบ 5 ขั้นตอน (สะสาง สะดวก สะอาด สร้างมาตรฐาน สร้างวินัย) เพื่อใช้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดของเสียหรือของที่ไม่จำเป็น 5ส เป็นวิธีการที่ถูกคิดขึ้นมาในเวลาใกล้เคียงกับ Kaizen และมักเป็นกระบวนการทำงานที่ถูกหยิบขึ้นมาใช้คู่กับ Kaizen
PDCA (วงจร PDCA หรือวงจรเดมิง) – เป็นระบบการพัฒนาอย่างต่อเนื่องที่ถูกคิดค้นโดยชาวอเมริกัน ระบบนี้ทำงานด้วยการ วางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง หลักการใช้ PDCA ที่ดีต้องสามารถนำกลับมาทำซ้ำได้เรื่อยๆ โดยให้เริ่มจากจุดสำคัญที่มีของเสียหรือส่วนน่าพัฒนาที่่สุดก่อนและนำกลับมาทำซ้ำกับจุดรองลงมาเรื่อย ระบบ PDCA เป็นระบบการทำงานที่ค่อนข้างตรงตัวและอธิบายได้ง่าย ทำให้ฝั่งตะวังตกนิยมใช้เป็นระบบตัวอย่างของ Kaizen
ความสูญเสีย 7 ประการ (Muda – Seven Wastes) – เป็นอีกหนึ่งกระบวนการทำงานของคนญี่ปุ่นที่ถูกคิดขึ้นมาพร้อมกับ Kaizen และ 5ส ความความสูญเสีย 7 ประการได้แก่การผลิตมากเกินไป (Overproduction), การเก็บวัสดุคงคลัง (Inventory), จากการขนส่ง (Transporation), การเคลื่อนไหว (Motion), กระบวนการผลิต (Processing), การรอคอย (Delay), และ การผลิตของเสีย (Defect) โดยที่การใช้ Kaizen ผ่านระบบนี้ก็คือการพยามยามลดความสูญเสียพวกนี้อย่างเป็นระบบ
5W1H – เป็นระบบที่นิยมเพราะสื่อสารได้ง่ายและมีประสิทธิภาพดี 5W1H หมายถึง Who, What, Where, When, Why, How (ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร ทำไม และ อย่างไร) แต่เดิมที่ 5W1H เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลวัดประสิทธิภาพมากกว่า แต่เนื่องจากว่าเครื่องมือนี้สามารถย่อยข้อมูลเยอะๆให้อธิบายออกมาได้ง่าย คนก็เลยนิยมใช้กันเยอะ

การประยุกต์ใช้เครื่องมือทำ Kaizen ทำได้หลายอย่าง บางคนอาจจะใช้ 5W1H กับ ความสูญเสีย 7 ประการเพื่อหาจุดอ่อนในการจัดความสำคัญ แล้วค่อยใช้เครื่องมือพัฒนาระบบอย่าง PDCA หรือ 5ส ภายหลัง หากใครสนใจสามารถศึกษาบทความ 5ส ของผมได้ดังนี้ 5ส คืออะไร? (ประวัติ กลยุทธ์ ประโยชน์ และ การใช้งาน)

สิ่งที่เราต้องจำไว้ก็คือ ‘เราสามารถใช้เครื่องมือใดก็ได้’ ตราบใดที่ทุกคนในองค์กรสามารถให้ความร่วมมือในการปฏิบัติได้ (…หรือตราบใดที่เราสามารถทำให้ทุกคนให้ความร่วมมือได้) เราต้องจำไว้ว่าหัวใจของ Kaizen ก็คือการทำอะไรเล็กน้อย ที่สามารถทำได้ทุกวัน…เพื่อให้เกิดประโยชน์สำหรับทุกคน

เรื่องของการทำงานให้เร็วเป็นหัวข้อที่ผู้อ่านหลายคนเรียกร้องให้ผมเขียน ในส่วนนี้ผมได้ทำคู่มือ มินิอีบุ๊ค ทำงานให้เร็ว ทำงานอย่างฉลาด ที่ทุกคนสามารถโหลดได้ฟรีๆเลย คลิกตรงนี้ ครับ

ความสำคัญของ Kaizen

หากเราสามารถประยุกต์ได้อย่างถูกต้อง ข้อดีของ Kaizen มีอยู่หลายอย่างเลยครับ

ลดของเสีย – แต่เดิมทีหลักการของ Kaizen มีไว้เพื่อพัฒนาระบบการผลิต อย่างไรก็ตาม ‘ของเสีย’ ในเชิงของธุรกิจและการพัฒนาระบบสามารถแปลได้หลายอย่าง ธุรกิจที่สามารถใช้หลักการของความสูญเสีย 7 ประการเพื่อหาจุดพัฒนาในระบบ ที่เหมาะสมได้
ประสิทธิภาพการทำงาน – ประสิทธิภาพกับของเสียเป็นสองคำที่เราจะได้ยินบ่อยมากเวลาพูดถึงการพัฒนาระบบต่างๆ ยิ่งของเสียลด ประสิทธิภาพก็เพิ่มมากขึ้น
กระบวนการที่เน้นผลลัพธ์ – ถึงแม้ว่า Kaizen จะเป็นแค่แนวคิด แต่การประยุกต์ใช้ Kaizen จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่วัดผลได้อย่างชัดเจน ยกตัวอย่างเช่น กระบวนการ 5ส และ PDCA ของเราต้องสามารถบอกเราได้ว่าผลผลิตของเรามากขึ้นแค่ไหน ของเสียของเราลดลงเท่าไร
คุณภาพ – คุณภาพก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่สำคัญที่สุดของผู้ผลิต ของเสียจากการผลิตหรือการทำงาน (defects) ทำให้คุณภาพของผลผลิตน้อยลง หรือหากเราใช้ Kaizen ในการพัฒนาระบบ คุณภาพอาจจะคุณภาพของการทำงานโดยรวมก็ได้
การลดค่าใช้จ่าย – เมื่อธุรกิจทำงานโดยมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมีของเสียน้อยลง ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการต่างๆก็จะลดลงด้วย
ความได้เปรียบทางธุรกิจ – และเมื่อธุรกิจมีค่าใช้จ่ายน้อย และสามารถผลิตสินค้าที่มีคุณภาพได้มากขึ้น สิ่งที่ตามมาก็คือ ความได้เปรียบทางธุรกิจ (competitve advantage) ซึ่งเป็นหัวใจของกิจการส่วนมากที่มีคู่แข่งเยอะจนไม่สามารถสร้างความแตกต่างได้
ความปลอดภัย – หัวใจสำคัญของ Kaizen ที่คนมักลืมคิดไปก็คือ ‘ปัจจัยมนุษย์’ การพัฒนาระบบที่ดีคือการสร้างความปลอดภัยให้กับพนักงาน
การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง – สุดท้ายแล้ว การพัฒนาที่ดีที่สุดคือการพัฒนาที่ไม่หยุดนิ่ง ธุรกิจที่สามารถพัฒนาได้อย่างต่อเนื่องจะสามารถหาโอกาสใหม่ๆได้เสมอ

Kaizen และ บริษัท Toyota

บริษัท Toyota เป็นหนึ่งในต้นฉบับของผู้คิดระบบการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและระบบ Kaizen โดยที่แนวคิดของระบบในสมัยนั้นก็คือ ทุกอย่างสามารถถูกทำให้ดีขึ้นได้ แต่ทุกอย่างต้องใช้เวลาและใช้ความร่วมมือของพนักงานทุกคน

คำว่า ‘ระบบการผลิตแบบโตโยต้า’ (Toyota Production System) เป็นคำที่เราอาจจะพอได้ยินกันมาบ้าง ข้อดีของระบบนี้ก็คือ ‘การขอความร่วมมือจากพนักงาน’ ในการพัฒนาระบบให้ดีขึ้น ตั้งแต่การให้ข้อมูล การออกแบบระบบ และการปฏิบัติการในระบบ

สิ่งที่คนออกแบบระบบด้านการผลิตมักลืมไปก็คือการคิดถึงปัจจัยมนุษย์ คนส่วนมากมักคิดว่าคนงานในส่วนการผลิตเป็นแค่ ‘หนึ่งในฟันเฟือง’ ที่สามารถแก้ไขได้ตามใจ ในความเป็นจริงแล้วปัจจัยมนุษย์มีอะไรมากกว่าเครื่องจักรมาก ซึ่งหากเราไม่สามารถบริหารและดูแลปัจจัยมนุษย์ได้ดี ผลผลิตที่มาจากเครื่องจักร (ที่ถูกคุมด้วยมนุษย์อีกที) ก็ย่อมเกิดปัญหา ซึ่งก็ทำให้เกิดหลักการคิดแบบ Kaizen ที่คำนึงถึงทุกฝ่ายในระบบการปฏิบัติการ

อ่านมาถึงขนาดนี้แล้ว บางคนก็อาจจะคิดว่า ‘การดูแลพนักงานให้ดี’ เป็นเรื่องง่าย หรือเรื่องที่น่าจะคิดกันได้อยู่แล้ว ทำไมถึงต้องมีหลักการอะไรที่ฟังดูยุ่งยากด้วย

แต่ถ้าเรามาดูผลประกอบการของ Toyata เราจะเห็นได้ว่ากำไรของ Toyota มีแค่ 6-8% เท่านั้นเอง…หรือจะให้พูดอีกแบบก็คือกำไรส่วนการผลิตของอุตสาหกรรมที่มีการแข่งขันสูง (อย่างรถยนต์) นั้นไม่ได้เยอะมากมายขนาดนั้น (แต่กำไร 6% ของบริษัทที่มียอดขายหลายหมื่นล้านบาท ก็เยอะอยู่)

คำถามต่อไปก็คือ ‘การดูแลพนักงานให้ดี’ นั้นมีค่าใช้จ่ายเท่าไร และ ‘การลดของเสีย’ มีผลดีมากพอกันหรือเปล่า…ซึ่งคำตอบของโตโยต้าก็คือ มันคุ้มค่ามาก เพราะถ้าเราลดของเสียได้ 1% เราก็จะประหยัดเงินไปได้หลายพันล้าน

Kaizen และการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เป็นการพัฒนาที่ไม่ต้องใช้ ‘เงินลงทุนเยอะ’ ในช่วงแรก เพราะเราสามารถเริ่มจากระบบเล็กๆน้อยๆก่อนก็ได้ โดยที่ การลงทุนด้วย ‘การจูงใจพนักงาน’ สามารถมาในรูปแบบการอบรมแบบใหม่ หรือการบริหารการเปลี่ยนแปลง (change management) ก็ได้

ลองดูวิดีโอ ‘การประยุกต์ใช้ Toyota Product System’ จากช่อง Toyota Motor Thailand ได้ครับ ยาว 12 นาทีแต่ก็อธิบายได้ชัดเจนมาก

ตัวอย่าง Kaizen ในโรงงานอุตสาหกรรม

Kaizen เป็นกระบวนการที่ถูกคิดมาเพื่อระบบอุตสาหกรรม โดย Kaizen มักถูกนิยมพูดถึงบ่อยคู่กับการผลิตแบบลีน (Lean Manufacturing)

หัวใจหลักของธุรกิจประเภทโรงงานอุตสาหกรรมไม่ได้มาจาก ‘ยอดขาย’ อย่างเดียว บางโรงงานก็ให้ความสำคัญกับ ‘ยอดการผลิต’ ไม่แพ้กันด้วย ซึ่งก็ไม่น่าแปลกใจเลยว่าทำไมธุรกิจโรงงานถึงให้ความสำคัญกับ Kaizen ขนาดนี้ ตัวอย่างการใช้ Kaizen กับระบบการผลิตได้แก่

การจัดหาและการใช้วัตถุดิบ (Raw material procurement and utilization)
แรงงาน (Labour utilization)
จุดคอขวดในการจัดการการผลิต (Bottleneck)
อัตราการผลิต (Product Rates)
การเปลี่ยนแปลง/เปลี่ยนกะในการผลิต (Changeover)

โรงงานอุตสาหกรรมไม่ได้มีแค่ฝ่ายผลิตเท่านั้น กระบวนการ Kaizen ยังมีผลกับส่วนอื่นๆในโรงงานด้วยได้แก่

การควบคุมและจัดการคลังสินค้า(Inventory and Warehouse Management)
ขนส่งสินค้า (Logistics)
การจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain Management)

โดยที่โรงงานส่วนมากก็นิยมใช้หลักการ 5ส, Six Sigma หรือ ความสูญเสีย 7 ประการ เป็นเครื่องมือช่วยนั่นเอง ในส่วนนี้หากใครสนใจผมแนะนำให้อ่านบทความเรื่อง Lean คืออะไร – 7 ความสูญเปล่า และ หลักการ 5 ประการ

ตัวอย่าง Kaizen ในออฟฟิศและนอกเหนือโรงงาน

สุดท้ายนี้ผมอยากจบบทความด้วยการอธิบายว่า Kaizen ไม่ได้มีไว้สำหรับโรงงานหรือการผลิตเป็นอย่างเดียว ทุกธุรกิจที่มีค่าใช้จ่ายหรือมีของเสียจากระบบการทำงานก็สามารถใช้ Kaizen เพื่อพัฒนาระบบเพิ่มเติมได้

การทำงานของ Kaizen จะเหมาะสมที่สุดถ้ามีระบบ หมายความว่ายิ่งเรามีปัจจัยมนุษย์เยอะ ประโยชน์จากการใช้ Kaizen ก็จะยิ่งเยอะ เพราะองค์กรที่มีขนาดใหญ่ส่วนมากมักจะมีประสิทธิภาพในการทำงานต่อพนักงานหนึ่งคนต่ำ (มีการทำงานซ้ำ มีความช้าในการตัดสินใจ และมีการจ้างพนักงานสำรองเยอะ) ในมุมมองนี้ องค์กรใหญ่ๆอย่าง บริษัทน้ำมัน หรือธนาคารก็สามารถได้ประโยชน์จากการนำ Kaizen มาใช้ด้วย

แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าบริษัทเล็กๆ อย่าง SME จะใช้ประโยชน์จาก Kaizen ไม่ได้เลย การทำงานทุกอย่างมีขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพที่สุดเสมอ แม้แต่หน้าที่ทั่วไปเช่นการพูดคุยกับลูกค้า การเสิร์ฟอาหาร หรือการล้างรถ หากคนออกแบบระบบสามารถ ‘สร้างมาตรฐานที่มีประสิทธิภาพดี’ ได้ เราก็สามารถทำหลักการของ Kaizen มาเพื่อพัฒนาระบบอย่างต่อเนื่องได้เช่นกัน

สำหรับคนที่ชอบบทความบนบล็อกนี้แล้วรู้สึกว่าอยากอ่านเพิ่ม ผมได้ทำ ‘สารบัญ’ ที่เรียบเรียงบทความพื้นฐานในการทำธุรกิจมาให้ทุกคนแล้ว สามารถ โหลดฟรีได้ที่นี่ ครับ