หากได้ยินคำว่า Lean เวลาทำธุรกิจ หลายคนคงจะนึกถึงเรื่องการผลิต การลดของเสียในโรงงาน ซึ่งก็ไม่ใช่เรื่องที่ผิดอะไร เพราะกระบวนการของ Lean ถูกสร้างมาเพื่อใช้กับโรงงาน แต่ในยุคปัจจุบันนี้หลักการของ Lean ก็ได้ถูกพลิกแพลงและพัฒนามาให้สามารถใช้ได้กับทุกส่วนของการทำงานเลย
ในบทความนี้เรามาดูกันว่า Lean คืออะไร มีหลักการอะไรบ้าง และเราสามารถนำเครื่องมือ Lean นี้มาใช้ได้กับส่วนต่างๆของธุรกิจได้อย่างไร
Table of Contents
ระบบ Lean คืออะไร – แนวคิด Lean Management ของนักบริหารสายพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ระบบ Lean คือหลักการบริหารองค์กรเพื่อที่จะทำให้สามารถทำให้พัฒนาอย่างต่อเนื่องได้ หลักการระยะยาวมุ่งเน้นการสร้างระบบที่สามารถพัฒนาได้เล็กน้อยแต่อย่างต่อเนื่อง เพื่อที่จะเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพของกระบวนการทำงาน ยกตัวอย่างเช่นการลดความสูญเปล่าจากการผลิต
คำว่า ‘การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง’ (Continuous Improvement) เป็นสิ่งที่เราจะได้ยินควบคู่กับคำว่า lean อยู่เสมอ นั่นก็เพราะว่าหัวใจของ lean ก็คือการเพิ่มคุณค่าให้กับองค์กรและลูกค้า ผ่านการพัฒนาระบบเพื่อที่จะได้ใช้ทรัพยากรต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่นทำงานเร็วขึ้น ผลิตของเสียน้อยลง โดยแต่เดิมปีแล้วหลักการนี้ถูกสร้างมาเพื่อใช้ในกระบวนการผลิตและในโรงงาน
ซึ่งการที่จะทำให้องค์กรอยู่ในระบบ lean ได้ ก็คือการนำหลักการบริหารต่างๆมาประกอบด้วย เช่นการออกแบบกระบวนการทำงาน การบริหารและจูงใจทรัพยากรมนุษย์
ภาวะผู้นำเป็นหนึ่งในปัจจัยที่จะทำให้องค์กรสามารถเปลี่ยนกระบวนการทำงานได้ ยิ่งผู้นำในองค์กรสนับสนุนและเข้าร่วมในกระบวนการมากเท่าไรโอกาสที่องค์กรจะพัฒนาตนเองต่อเนื่องได้ก็มีเยอะขึ้น
หากใครชอบเรียน ชอบศึกษาเกี่ยวกับเรื่องการทำธุรกิจ การบริหารองค์กร ผมได้เขียนอีบุ๊คเรื่องข้อมูลการทำธุรกิจ ที่ถูกสอนในโรงเรียนบริหารธุรกิจทั่วโลก ผมตั้งใจทำมาก หวังว่าทุกคนจะชอบครับ อีบุ๊ค ฉลาดรู้ ฉลาดทำธุรกิจ
เครื่องมือสำหรับ Lean Management – Lean และ 7 Wastes (ความสูญเปล่าทั้งเจ็ด)
ความสูญเปล่าทั้งเจ็ด (7 Wastes) คือเครื่องมือหลักของการทำ Lean Management ได้แก่ ความสูญเสียเนื่องจากการผลิตมากเกินไป (Overproduction) การเก็บวัสดุคงคลัง (Inventory) การขนส่ง (Transporation) การเคลื่อนไหว (Motion) กระบวนการผลิต (Processing) การรอคอย (Delay) และ การผลิตของเสีย (Defect)
ในส่วนที่แล้วเราเห็นแล้วว่าพื้นฐานของระบบ Lean คืออะไร แต่ในส่วนนี้เรามาลองดูกันว่า Lean ทำอะไรได้บ้าง เพื่อที่จะทำให้ทุกคนได้เห็นภาพที่ชัดเจนมากขึ้น
การเพิ่มประสิทธิภาพ ในรูปแบบของ Lean ก็คือการลดความศูนย์เปล่า สูญเสีย ทั้งหลาย รวมถึงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น กระบวนการทำงานที่ไม่จำเป็น ซึ่งสิ่งที่ไม่จำเป็นทั้งหลายแหล่นี้หากทับถมรวมกันเยอะๆก็จะทำให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพที่คาดไม่ถึงได้ เรามาลองดูความสูญเปล่าทั้งเจ็ด อย่างละเอียดกันดูนะครับ
การผลิตมากเกินไป (Overproduction)
ปัญหาส่วนมากของผู้ผลิตแบบโรงงานก็คือการเชื่อว่ายิ่งผลิตเยอะ ก็ยิ่งขายได้เยอะ ต้นทุนน้อยลง ทำให้มีกำไรเยอะ ซึ่งความคิดนี้หากไม่มีการวางแผนที่ถูกต้องก็จะทำให้เกิดสภาวะสินค้าคงคลังมากเกินไป จนสุดท้ายแล้วก็อาจจะเกิดการเน่าเสีย การถูกขโมย ทำสินค้าหาย ซึ่งประสิทธิภาพจากการผลิตที่ดีที่สุดก็คือการผลิตในปริมาณที่จำเป็นต่อการขาย
การเก็บวัสดุคงคลัง (Inventory)
วัสดุคงคลังก็เป็นการสูญเสียที่ยิ่งใหญ่กิจการซื้อมาขายไป ธุรกิจส่วนมากเชื่อว่าหากมีสต๊อกเยอะ โอกาสที่จะขายให้กับลูกค้าได้ก็จะมีเยอะ อย่างไรก็ตามการที่เราเก็บสต๊อกมากเกินไปก็แปลว่าเราจะไม่มีเงินลงทุนไปใช้กับส่วนอื่นของธุรกิจ ถือว่าเป็นความสูญเสียทางโอกาสอย่างหนึ่งด้วย การเก็บข้อมูลการขายจะทำให้ธุรกิจสามารถพยากรณ์ล่วงหน้าได้ว่าจำนวนที่สินค้าคงคลังได้เท่าไหร่ ยิ่งเป็นธุรกิจที่มีสินค้าหลากหลายชนิดก็ยิ่งสำคัญ
ในส่วนนี้ผมมีบทความเรื่องการบริหารสินค้าคงคลัง ที่ผมแนะนำให้ทุกคนศึกษาเพิ่มเติมอีกทีนะครับ การบริหารสินค้าคงคลัง คืออะไร
การขนส่ง (Transportation)
หมายถึงการจัดแผนการเดินทาง เพื่อให้สูญเสียเวลาและพลังงานน้อยที่สุด ธุรกิจที่มีการส่งของให้ลูกค้า ก็ควรที่จะศึกษาปรับปรุงเส้นทางการขนส่งเพื่อให้ได้ระยะทางที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด อาจจะเป็นทางที่สั้นที่สุด ทางที่ส่งลูกค้าแล้วได้กำไรมากที่สุด
การขนส่งยังรวมถึงการขนส่งในองค์กรด้วย เช่นการย้ายสินค้าหรือพนักงานระหว่างสาขาหรือระหว่างพื้นที่ ซึ่งเป็นสาเหตุที่บางบริษัทลงทุนขนาดเช่าโกดังเก็บสินค้าใหม่เพื่อให้ระยะการขนส่งสั้นลง
การเคลื่อนไหว (Motion)
หมายถึงการเคลื่อนไหวของพนักงานในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการเดินจากเครื่องจักรไปเครื่องจักร หรือการเคลื่อนไหวระหว่างชั้น ระหว่างตึกทำงาน การเคลื่อนไหวเหล่านี้อาจจะดูเป็นเรื่องเล็กน้อยสำหรับบางองค์กร แต่หักคำนวณเวลาที่พนักงานใช้เพื่อเคลื่อนไหวในภาพรวมใหญ่ เป็นเดือนหรือเป็นปี ก็อาจจะเป็นการสูญเสียที่ยิ่งใหญ่ได้
เราสามารถลดความสูญเสียจากการเคลื่อนไหวด้วยการจัดระเบียบจัดวางสิ่งของใหม่ นอกจากนั้นยังจำเป็นที่จะต้องอบรมพนักงานกระบวนการทำงานใหม่ เพื่อให้พนักงานสามารถจัดลำดับความสำคัญของการทำงานและลดความสูญเสียที่ไม่จำเป็นออกไปได้
กระบวนการผลิต (Processing)
กระบวนการผลิตอาจจะมีการทำซ้ำ ทำพลาด หรือทำช้าได้ ซึ่งก็เป็นการสูญเสียของเวลาและค่าใช้จ่ายในองค์กร จนสุดท้ายแล้วอาจจะทำให้องค์กรจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าไม่เต็มจำนวน ส่งล่าช้า หรือคุณภาพแย่
แต่ละกระบวนการผลิตมีระบบการทำงานไม่เหมือนกัน การผลิตของโรงงานอาจจะเป็นการปรับตารางการทำงาน ปรับเครื่องจักร ส่วนการผลิตในรูปแบบของธุรกิจ อาจจะเป็นการดำเนินเอกสาร การทำรายงานส่งลูกค้า ซึ่งก็สามารถลดเวลาเพิ่มประสิทธิภาพได้เช่นกัน
การรอคอย (Delay)
การรอคอยหมายถึงช่วงเวลาการหยุดทำงาน เช่นพนักงานหนึ่งแผนกต้องรอเอกสารจากอีกฝ่าย หรือเครื่องจักรไม่สามารถทำงานได้เพราะต้องรอวัตถุดิบ ยิ่งกระบวนการทำงานมีความซับซ้อนมากแค่ไหน ความสูญเสียจากการรอคอยก็ยิ่งมีเยอะ แน่นอนว่าการรอคอยคือการสูญเสียโอกาสด้านเวลา ต่อให้พนักงานไม่ได้ทำงาน เครื่องจักรไม่ได้เดิน องค์กรก็ยังมีค่าใช้จ่ายอยู่ดี
ปัญหาด้านการรอคอยคือปัญหาของการจัดการทรัพยากรและจัดตารางเวลา หมายถึงการลงทรัพยากรให้มีสมดุลเท่าเทียมกันทุกกระบวนการทำงาน นอกจากนั้นยังสามารถจัดเตรียมแรงงานและทรัพยากรทดแทนในกรณีมีเหตุฉุกเฉิน เช่นการจ้างพนักงานชั่วคราวหรือจ้างฟรีแลนซ์ในกรณีที่พนักงานป่วย
การผลิตของเสีย (Defect)
ความสูญเสียอย่างสุดท้ายก็คือการผลิตของเสีย ซึ่งเป็นความสูญเสียที่จับต้องได้และตีมูลค่าได้ง่ายมากที่สุด ความสูญเสียจากการผลิตของเสียเป็นความสิ้นเปลือง หมายความว่าวัตถุดิบที่ซื้อมาจะไม่สามารถนำไปขายได้ เวลาและแรงงานที่ใช้ในการผลิตของเสียก็สูญเปล่า บางองค์กรอาจจะต้องเสียเวลามากขึ้นเพื่อนำของเสียไปทิ้ง
การสร้างมาตรฐานคือวิธีการลดของเสียที่คนส่วนมากยอมรับ มาตรฐานการผลิต มาตรฐานการทำงาน สำหรับองค์กรทั่วไปที่ใช้พนักงานนั้น การสร้างมาตรฐานรวมถึงการออกแบบระบบการทำงานและการอบรมฝึกสอนพนักงานด้วย
ทุกองค์กรย่อมมีกระบวนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพทั้งนั้น แน่นอนว่าระบบ Lean ที่ดีก็คือการออกแบบระบบการทำงานที่สามารถลดความสูญเปล่าด้านบนได้
เรื่องของการทำงานให้เร็วเป็นหัวข้อที่ผู้อ่านหลายคนเรียกร้องให้ผมเขียน ในส่วนนี้ผมได้ทำคู่มือ มินิอีบุ๊ค ทำงานให้เร็ว ทำงานอย่างฉลาด ที่ทุกคนสามารถโหลดได้ฟรีๆเลย คลิกตรงนี้ ครับ
เราเข้าใจแล้วว่าระบบ Lean นั้นมีข้อดียังไงบ้าง ในส่วนต่อไปเรามาลองดูหลักการ 5 ประการของ Lean ที่ทุกองค์กรสามารถศึกษาและทำตามได้
หลักการ 5 ประการของ Lean Management (5 Lean Principles)
หลักการ 5 ประการของลีน (5 Lean Principles) คือหลักการ 5 ขั้นตอนที่ไว้ใช้พัฒนาประสิทธิภาพของการทำงาน ได้แก่ 1. ระบุคุณค่า (Define Value) 2. กระแสคุณค่า (Value Stream) 3. การดำเนินการอย่างต่อเนื่อง (Create Flow) 4. ใช้ระบบดึง (Pull) และ 5. เข้าหาความสมบูรณ์แบบ (Pursue Perfection)
#1 ระบุคุณค่า (Define Value)
การระบุคุณค่าเป็นขั้นตอนแรกของการบริหารแบบ Lean หมายถึงการระบบคุณค่าที่องค์กรต้องการที่จะสร้างให้กับลูกค้า หรือการระบุปัญหาที่องค์กรอยากจะแก้ ในขั้นตอนนี้องค์กรควรที่จะพิจารณา ‘คุณค่าที่สามารถเพิ่มให้กับกระบวนการต่างๆ’ (Add Value) และหาวิธีลดกระบวนการที่ไม่เพิ่มคุณค่า เช่นเป็นขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน ไม่จำเป็นต่อการทำงาน
#2 กระแสคุณค่า (Value Stream)
กระแสคุณค่าหมายถึง ‘ขั้นตอนการทำงาน’ ซึ่งก็รวมถึงขั้นตอนกระบวนการต่างๆ และคนที่เข้าร่วมในขั้นตอนพวกนี้ด้วย การดูกระแสคุณค่าจะทำให้ผู้บริหารสามารถเห็นภาพรวมของการทำงานทั้งหมดได้ ซึ่งก็จะทำให้วิธีการพัฒนาและออกแบบระบบใหม่ทำได้ง่ายขึ้น หากขั้นตอนที่ 1 ก็คือการตั้งเป้าหมายการทำงาน ขั้นตอนนี้ก็คือการดูภาพรวมเพื่อดำเนินการภายหลัง
ความสูญเปล่าในกระแสคุณค่าสามารถแบ่งได้เป็น 2 กรณี ก็คือความสูญเปล่าที่ไม่เพิ่มคุณค่าแต่ก็ยังจำเป็นอยู่ และความสูญเปล่าที่ไม่เพิ่มคุณค่าและก็ไม่จำเป็น แน่นอนว่ากรณีที่ 2 สามารถถูกตัดได้ง่ายกว่า แต่สำหรับกรณีแรกต้องใช้การออกแบบระบบทำงานใหม่เพื่อทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
#3 การดำเนินการอย่างต่อเนื่อง (Create Flow)
ขั้นตอนนี้ก็คือการดูแลและควบคุมให้ระบบสามารถทำงานด้วยตัวเองได้และสามารถพัฒนาตัวเองได้อย่างต่อเนื่อง หากเป็นกระบวนการผลิตก็หมายถึงการที่โรงงานสามารถผลิตได้ตลอดเวลา ไม่ต้องหยุดพัก หยุดซ่อม แต่สำหรับการทำงานของพนักงานทั่วไปก็อาจจะหมายถึงการลดกระบวนการทำงานที่ไม่มีประโยชน์
การพัฒนากระบวนการที่ดีก็คือการแต่กระบวนการออกมาเป็นขั้นตอนย่อย องค์กรจะได้สามารถพัฒนากระบวนการได้ง่ายและกระจายทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด นอกจากนั้นแล้วยังสามารถนำการอบรมให้ความรู้พนักงานเพื่อทำให้พนักงานทำงานดีขึ้นได้ด้วย
#4 ใช้ระบบดึง (Pull)
ระบบจึงหมายถึงการนำความต้องการของลูกค้ามาเป็นเป้าหมายหลักในการทำงาน เช่นการเลือกผลิตสินค้าที่ลูกค้าต้องการมากกว่า หรือการปรับกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายของระบบ
สำหรับธุรกิจการผลิตหรือธุรกิจค้าขาย สินค้าคงคลังก็คือจุดที่ควรให้ความสำคัญมากที่สุด หลายธุรกิจเลือกที่จะผลิตสินค้าหรือสต๊อกสินค้าไว้ทั้งๆที่ไม่ได้มีการขายอย่างต่อเนื่อง ซึ่งสินค้าคงคลังที่มากเกินไปก็จะกลายเป็นเงินจม ทำให้ธุรกิจสูญเสียโอกาสในการนำเงินส่วนนี้ไปลงทุนกับการซื้อการผลิตสินค้าที่ขายได้กำไรหรือขายได้ง่ายมากกว่า
#5 เข้าสู่ความสมบูรณ์แบบ (Pursue Perfection)
หลังจากที่เราดูกระบวนการตั้งเป้าหมาย วิเคราะห์กระบวนการทำงาน และ พัฒนาวิธีทำงาน ขั้นตอนต่อไปก็คือการนำทุกอย่างมาใช้ให้มีประสิทธิภาพและทำซ้ำได้เรื่อยๆจนกลายเป็นการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อเข้าสู่ความสมบูรณ์แบบ
หัวใจหลักของการบริหารแบบ Lean ก็คือ ‘การลดอุปสรรคและสิ่งกีดขวาง’ ต่างๆเพื่อให้สามารถดำเนินงานได้เร็วขึ้น ซึ่งอุปสรรคอาจจะมาจากเครื่องมือ บุคลากร ปัจจัยภายนอกต่างๆก็ได้ ในส่วนนี้แต่ละองค์กรและแต่ละกระบวนการทำงานมีปัจจัยทำให้เหมือนกัน
ความสมบูรณ์แบบส่วนมากจะมาจากความร่วมมือของทรัพยากรมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร ผู้ออกแบบระบบ หรือพนักงานระดับแรงงานที่ช่วยในการปฏิบัติการ ในส่วนนี้การอบรม การสร้างวิสัยทัศน์ และการสร้างวินัยถ้าเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับขั้นตอนของ Lean เช่นกัน
สำหรับคนที่ชอบบทความบนบล็อกนี้แล้วรู้สึกว่าอยากอ่านเพิ่ม ผมได้ทำ ‘สารบัญ’ ที่เรียบเรียงบทความพื้นฐานในการทำธุรกิจมาให้ทุกคนแล้ว สามารถ โหลดฟรีได้ที่นี่ ครับ
ตัวอย่างของ Lean – การนำ Lean Management มาใช้ในส่วนต่างๆ
หากเราเข้าใจแล้วว่า lean คืออะไร มีประโยชน์อะไร และมีหลักการยังไงบ้าง ในส่วนนี้เรามาดูตัวอย่างของ Lean ที่ถูกนับไปปรับใช้ในอุตสาหกรรมต่างๆและส่วนต่างๆของการทำธุรกิจกันนะครับ
Lean Logistics – นอกจากอุตสาหกรรมโรงงานแล้ว อีกหนึ่งอุตสาหกรรมที่ใช้ระบบ Lean Management เยอะก็คือ Logistics โดยเฉพาะพวกบริษัทขนส่ง เราจะเห็นได้ว่าบริษัทขนส่งเป็นบริษัทที่มีค่าใช้จ่ายเยอะและมีกิจกรรมที่ทำตามเยอะ หมายความว่าการออกแบบระบบให้ดี การทำงานให้มีประสิทธิภาพก็จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายเยอะ ยกตัวอย่างเช่นการวางแผนขนส่ง
Lean Supply Chain – Lean Supply Chain คือการนำระบบ Lean มาใช้ทั้ง supply chain หรือ ห่วงโซ่คุณค่า เพื่อให้ธุรกิจในห่วงโซ่คุณค่าสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างที่เราจะเห็นได้บ่อยก็คือธุรกิจซื้อมาขายไปและธุรกิจขายส่ง ที่มักจะสต๊อกสินค้าไว้เยอะ เราไม่สามารถคาดเดาความต้องการของลูกค้าได้ ในกรณีนี้หากทุกองค์กรในห่วงโซ่คุณค่า หมายถึงร้านขายปลีก ร้านขายส่ง ตัวแทนจำหน่าย และโรงงาน ทำงานและแบ่งปันข้อมูลร่วมกัน ประสิทธิภาพโดยรวมของห่วงโซ่คุณค่าก็จะดีขึ้น
Lean และ งานบริการ – Lean ในอุตสาหกรรมงานบริการนั้นถือว่าเป็นวิธีการใช้ระบบ lean ที่ค่อนข้างใหม่ เนื่องจากการบริการส่วนมากจะไม่มีรูปแบบตายตัว ส่วนมากขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้า ทำให้สามารถสร้างมาตรฐานทำงานยากกว่างานที่ทำกับเครื่องจักร หรืองานที่มีกระบวนการทำซ้ำไปซ้ำมา
หลักการ lean ในงานบริการสามารถทำได้สองแบบก็คือ lean แบบดั่งเดิม เช่น ลดกระบวนการที่ไม่จำเป็น ไม่เกิดประโยชน์ต่อลูกค้าออกไป ซึ่งตอนนี้ก็ต้องดูข้อมูลการใช้งานและข้อมูลความพึงพอใจของลูกค้าเป็นหลัก อีกหนึ่งวิธีก็คือนำหลักการเดียวกันกับ Just-in-time ของโตโยต้าที่ใช้ระบบเครื่องจักรหรือระบบคอมพิวเตอร์ในการสร้างประสบการณ์ที่ดีแต่หลากหลายเฉพาะคนให้กับลูกค้าได้ (mass customization)
Lean และ โรงพยาบาล – โรงพยาบาลเป็นอุตสาหกรรมที่คนไม่ค่อยนึกถึงกันเวลาพูดถึงระบบ lean อย่างไรก็ตามทั้งขั้นตอนการทำงานเอกสารและขั้นตอนการตรวจโรค ทำให้มีมาตรฐานทำงาน และ ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มได้ หากเรามองโรงพยาบาลเป็นระบบจริงๆแล้ว
เราจะเห็นได้ว่าลูกค้าแต่ละคนนั้นมี Flow (การดำเนินการ) ที่คล้ายกันเยอะ ลูกค้าเดินเข้ามาในโรงพยาบาล สอบถามประชาสัมพันธ์เพื่อข้อมูล นั่งรอแพทย์ ตรวจโรค รอชำระเงิน และ รอรับยา ยิ่งผู้บริหารสามารถออกแบบ Flow ได้ดีเท่าไร การสร้างมาตรฐานเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพและทำง่ายมาก
นอกจากนั้นแล้ว กระบวนการ Lean ใช้กับงานเอกสาร งานบริหารโครงการ หรือแม้แต่งานบัญชี ยกตัวอย่างเช่นบทความเรื่องการนำหลักการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปใช้ในแผนกบัญชีของผม เรื่อง Kaizen และการบัญชี ผมแนะนำให้ลองอ่านดู
สุดท้ายนี้เกี่ยวกับระบบลีน และ กระบวนการทำงานต่างๆ
ผมอยากจะบอกว่าระบบ lean นั้น ถือว่าเป็นหัวข้อที่กว้างมากๆ ในบางมหาลัยสอนกันเป็นปีเลยก็มี ในบทความนี้ผมคงได้แค่ข้อมูลพื้นฐาน หากใครสนใจอ่านเพิ่มเติมผมแนะนำให้อ่านบทความดังนี้เสริมเข้าไปด้วยนะครับ