การบริหารจัดการคืออะไร? กระบวนการ+ประเภทของ Management

การบริหารจัดการคือการทำให้องค์กรดำเนินการไปได้ด้วยดี อาจจะฟังดูกว้างไปหน่อย แต่ก็คงไม่มีองค์กรไหนอยู่ได้ถ้าไม่มีผู้บริหารหรือผู้ที่คอยดูแลภาพรวมใหญ่ๆ

ในบทความนี้เราจะมาดูกันว่าการบริหารจัดการคืออะไร มีกระบวนการยังไงบ้าง และตัวอย่างของการบริหารจัดการต่างๆในองค์กรทุกวันนี้มีอะไรบ้าง

การบริหารจัดการคืออะไร? (Management)

การบริหารจัดการ คือการประสานงานและการบริหารหน้าที่ต่างๆเพื่อให้บรรลุเป้าหมายบางอย่าง ประกอบไปด้วยการวางแผน การบริหารทรัพยากรบุคคล และการควบคุมองค์กร โดยที่การบริหารจัดการครอบครัวขยายตัวของธุรกิจตั้งแต่การบริหารจัดการการเงิน การตลาด ทรัพยากรบุคคล กลยุทธ์ การผลิต การปฏิบัติการ และการบริการ

หากคุณเป็นคนที่ทำงานในองค์กรระดับใหญ่ สิ่งที่คุณไม่สามารถเลี่ยงได้ก็คือการศึกษาเรื่องการบริหารจัดการ เพราะทันทีที่คุณมีอายุงานเยอะ พัฒนาทักษะเฉพาะทางมาได้ในระดับหนึ่ง คุณก็จะรู้ว่าพนักงานแค่คนเดียวไม่สามารถทำงานของคนทั้งบริษัทได้ ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม การบริหารจัดการก็เป็นหน้าที่สำคัญที่ต้องมีคนดูแล

คำว่าการบริหารจัดการ ในภาษาอังกฤษก็คือ Management ซึ่งก็เป็นคำเดียวที่ใช้นิยาม ‘ผู้จัดการ’ ไปจนถึง ‘ผู้บริหารองค์กร’ นั่นเอง แต่ทักษะด้านการบริหารนั้นรวมถึงอะไรบ้าง

ทักษะด้านการบริหาร Managerial Skills

ทักษะการบริหารจัดการก็มีหลักทฤษฎีมากมาย โรงเรียนบริหารธุรกิจ (MBA) ทั่วโลกก็ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อสอนให้คนสามารถบริหารจัดการได้เก่งขึ้น มีทั้งความรู้ทางธุรกิจ และหลักการบริหารพนักงาน

หากถามว่าการบริหารจัดการคืออะไร ก็เหมือนกับการถามว่า ผู้บริหารทำอะไรบ้างในแต่ละวัน ซึ่งถ้าคุณได้ติดตามผู้บริหารองค์กรระดับใหญ่จริงๆแล้ว คุณก็คงรู้ว่าหน้าที่มีเยอะมาก ในส่วนหลังๆของบทความผมจะมีพูดถึงชนิดของการบริหารจัดการในแบบต่างๆนะครับ

แต่โดยรวมแล้ว ทักษะด้านการบริหาร มีดังนี้

ความรู้เชิงเทคนิคเฉพาะทาง (Technical Skills) – ในแต่ละหน้าที่การงาน ผู้บริหารต้องสามารถเข้าใจงานที่ลูกน้องทำได้ เช่น หากอยากจะคุมทีมนักขายก็ต้องขายเป็น หากอยากจะคุณทีมโปรแกรมเมอร์ก็ต้องมีความรู้มาก่อน ความรู้ส่วนนี้จะทำให้ผู้บริหารสามารถช่วยเหลือพนักงานได้ และ ทำให้สามารถประเมินคุณภาพและระยะเวลาในการทำงานได้

ความรู้เชิงภาพรวม (Conceptual Skills) – ความสามารถในการมองภาพรวม (Big Picture) ทำให้สามารถแก้ไขปัญหาในมุมมองที่คนทั่วไปมองไม่เห็น หลายคนเรียกสิ่งนี้ว่าความคิดสร้างสรรค์ บางคนอาจจะบอกว่าเป็นทักษะในการถามและแก้ปัญหาให้ตรงจุด หากพนักงานทั่วไปมีหน้าที่ทำงานประจำ ผู้บริหารก็คือคนที่มองภาพรวมของงานประจำออกและสามารถช่วยพัฒนากระบวนการหรือสร้างเป้าหมายทิศทางได้

ทักษะด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล (Interpersonal Skills) – หมายถึงทักษะในการร่วมงานกับผู้อื่น อาจจะรวมถึงทักษะร่วมงานกับบุคคลภายนอกและทักษะในการคุมทีม ซึ่งทีมแต่ละทีม องค์กรแต่ละองค์กร อาจใช้วิธีการบริหารที่แตกต่างกัน ผู้บริหารที่ดีอาจเป็นคนที่ทำงานกับคนได้หลากหลาย หรือถูกออกแบบมาเพื่อทำงานกับองค์กรแบบนี้เฉพาะทางเลยก็ได้

หนึ่งในหัวข้อที่ถูกพูดถึงบ่อยควบคู่กับการบริหารจัดการก็คือเรื่องของผู้นำและภาวะผู้นำ หากใครสนใจสามารถคลิกอ่านได้ที่นี่ ภาวะผู้นําคืออะไร

ประโยชน์ของการบริหารจัดการ

การบริหารจัดการก็คือการควบคุมแต่ละส่วนขององค์กรให้สามารถขับเคลื่อนไปได้ ในส่วนนี้ก็ต้องถามว่า การบริหารจัดการต้องบริหารอะไรบ้าง?

ผลงาน – สุดท้ายแล้วในโลกธุรกิจ ผลงานก็เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด หากยอดขายไม่ได้ ผู้จัดการฝ่ายขายก็คงโดนเล่นงานก่อน หากบริษัทผลประกอบการตก ผู้ถือหุ้นก็จะลงที่เจ้าของบริษัท ในส่วนนี้การมีผู้บริหารจัดการที่ดีก็คือการหาคนมาดูแลว่า เป้าหมายหรือผลงานที่เราอยากได้จะมีคนรับผิดชอบที่ชัดเจน ถึงแม้ผู้บริหารจัดการจะไม่ได้มีหน้าที่ต้องทำงานเฉพาะส่วนโดยตรง (ไม่ต้องตอบไลน์ลูกค้า แพ็คของ หรือแต่งภาพทำโฆษณา) แต่ก็มีความรับผิดชอบที่จะทำให้ผลงานออกมาดี

ประสิทธิภาพการทํางานเป็นทีม – ประโยชน์หลักของการทำงานเป็นองค์กรก็คือการที่คนหลายคนสามารถร่วมงานกันเพื่อเพิ่มผลผลิตของการทำงาน อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกองค์กรหรือทุกทีมที่สามารถร่วมงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปัญหาเช่นเรื่องการแบ่งหน้าที่ การสื่อสาร หรือการจัดตารางการทำงาน ก็ล้วนเป็นสิ่งที่ทำให้คนในองค์กรไม่สามารถทำงานกันเป็นทีมได้ดี หน้าที่ของการบริหารจัดการก็คือการแก้ปัญหาเหล่านี้

การพัฒนาบุคลากร – บุคลากรคือปัจจัยสำคัญขององค์กร และข้อได้เปรียบหลักของการมีพนักงาน (เปรียบเทียบกับเครื่องจักร) ก็คือพนักงานสามารถพัฒนาได้ หมายความว่าในขณะที่เครื่องจักรมักจะเสื่อมสภาพ บุคลากรจะเพิ่มคุณค่าได้ปีต่อปี ซึ่งหน้าที่ของการบริหารจัดการก็คือการพัฒนาบุคลากรเหล่านี้ให้ไปในทิศทางที่ถูก ตั้งแต่การวางแผนการทำงาน การตั้งKPI การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และการจัดอบรม

ความพึงพอใจของพนักงาน – ปฏิเสธไม่ได้ว่าความพึงพอใจของพนักงานมีผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน อย่างน้อยที่สุดเลยหากพนักงานไม่พึงพอใจก็อาจจะทำงานได้ช้า ไม่มีแรงกระตือรือร้น และในกรณีที่แย่หน่อยพนักงานก็อาจจะขัดขวางการทำงานของแผนกอื่น หรืออาจจะลาออกไปเลย ซึ่งก็ทำให้กระบวนการทำงานขัดข้อง การบริหารจัดการก็คือการทำความเข้าใจความต้องการของพนักงานแต่ละคน เช่นการตั้งเป้าหมายการทำงาน การให้รางวัล หรือแม้แต่การให้สวัสดิการ

ประโยชน์ของการบริหารจัดการมีมากกว่าผลลัพธ์ที่ดีต่อ ‘ปัจจัยพนักงาน’ ผู้บริหารมีหน้าที่ในการจัดการองค์กรและวางแผนการบริหารด้วย

อย่างไรก็ตาม กระบวนการทำงานขององค์กรส่วนมากก็ต้องพึ่งพาพนักงานในการดูแลฟันเฟืองจุดเล็กจุดน้อย ข้อยกเว้นที่เราเห็นได้บ่อยได้แก่ บริหารจัดการด้านการเงิน และ ด้านทรัพยากรบริษัท ซึ่งเราจะพูดถึงอีกทีตอนส่วนท้ายของบทความ

การบริหารจัดการคืออะไร? ใช้ทักษะอะไรบ้าง? - ประโยชน์ของการบริหารจัดการ

กระบวนการบริหารจัดการมีอะไรบ้าง (Management Process)

กระบวนการบริหารจัดการ หมายถึงกระบวนการในการตั้งเป้าหมาย วางแผน จัดระเบียบ และควบคุมกิจกรรมต่างๆในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการดูแลองค์กร โครงการ หรือแม้แต่กระบวนการต่างๆ โดยเป้าหมายของกระบวนการบริหารจัดการก็คือการทำให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายได้ ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลการทำงาน

เนื่องจากว่าองค์กรส่วนมากมีเป้าหมายหลักและก็มีต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ ปัจจัยเรื่องประสิทธิภาพและประสิทธิผลก็เลยเป็น 2 สิ่งที่ถูกพูดถึงบ่อย (สามารถศึกษาเรื่องความแตกต่างของประสิทธิภาพประสิทธิผล ได้ที่นี่)

พูดง่ายๆก็คือ นอกจากจะทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายแล้ว ผู้บริหารจัดการยังต้องทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย ‘ให้ดี’ ใน ‘เวลาที่สั้น’ และ ‘ค่าใช้จ่ายที่น้อย’ ที่สุด ซึ่งกระบวนการบริหารจัดการส่วนมากก็จะดูแลเรื่องการวางแผน การจัดการ การบรรจุคน การชี้นำ และการควบคุม โดยที่รายละเอียดกระบวนการบริหารจัดการในองค์กรทั่วไปมีดังนี้

การวางแผน Planning – หมายถึงกระบวนการตั้งเป้าหมายและวางแผนการทำงาน ซึ่งรวมถึงการวิเคราะห์พิจารณาตัวเลือกทั้งหมดและการตัดสินใจเลือกแผนการทำงานที่ดีที่สุด

การจัดการ Organizing – หมายถึงการจัดการและการกระจายงาน ในส่วนนี้แต่ละกระบวนการต้องมีพนักงานดูแลอย่างชัดเจน

การบรรจุคน Staffing – หมายถึงการหา การเปลี่ยน หรือการพัฒนาพนักงาน เพื่อให้สามารถดำเนินการได้ตามแผนที่ถูกวางไว้ การบรรจุคนเป็นกระบวนการที่ต้องพิจารณาอย่างต่อเนื่อง และอาจจะมีการทำควบคู่ไปกับการบริหารจัดการขั้นตอนอื่น

การชี้นำ Directing – หมายถึงการชี้นำและสร้างทิศทางการทำงานให้กับพนักงานแต่ละคน

การควบคุม Controlling – หมายถึงการเปรียบเทียบผลประกอบการกับมาตรฐาน กับแผนที่วางไว้ และกับเป้าหมายการทำงาน เพื่อให้แผนการสามารถดำเนินการไปได้อย่างราบรื่น เช่นการเข้ามาช่วยเวลาที่งานมีปัญหา

การวางแผน การจัดการ และ การบรรจุคน เป็นกระบวนการที่ต้องปฏิบัติ ‘ก่อนการทำงาน’ แต่ก็ต้องมีการกลับมาพิจารณาใหม่เรื่อยๆ เพื่อให้องค์กรสามารถปรับตัวได้กับการเปลี่ยนแปลงภายในและภายนอกแบบต่างๆ ที่ผู้บริหารไม่สามารถคาดเดาได้ในตอนแรก

ส่วน การชี้นำ และ การควบคุม คือกระบวนการที่เกิดขึ้นระหว่างทำงาน โดยการชี้นำคำนึงถึงปัจจัยมนุษย์ เช่น การทำงานของพนักงาน ส่วนการควบคุมคำนึงถึงการทำงานให้บรรลุเป้าหมาย เช่น งานจะออกมาดีหรือทันเวลาหรือเปล่า

กระบวนการบริหารจัดการเหล่านี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งและหน้าที่ของผู้บริหารในองค์กรด้วย ในองค์กรที่มีขนาดใหญ่ เจ้าของบริษัทก็อาจจะวางแผนการตลาดระดับสูง โดยที่มีผู้จัดการการตลาดคอยดูแล วางแผน ชี้นำ และควบคุม รายละเอียดการทำงานปลีกย่อยอีกทีหนึ่ง (ซึ่งเป็นสาเหตุที่ทำให้องค์กรขนาดใหญ่ทำงานช้า)

กระบวนการบริหารจัดการมีอะไรบ้าง (Management Process)

การบริหารจัดการธุรกิจมีอะไรบ้าง – ตัวอย่าง 7 ชนิดการบริหารจัดการแบบต่างๆ

นิยามของ ‘การบริหารจัดการธุรกิจ’ ก็เปลี่ยนแปลงไปตามนิยามและวิธีทำงานของธุรกิจ ซึ่งก็เปลี่ยนตามพฤติกรรมของผู้บริโภค เศรษฐกิจ และเทคโนโลยีอีกที ลูกค้าเปลี่ยน พนักงานเปลี่ยน การทำงานก็ต้องเปลี่ยน และวิธีการบริหารจัดการก็ต้องเปลี่ยนตาม

หากจะให้พูดถึง ‘การบริหารจัดการทุกชนิด’ ก็คงเป็นไปไม่ได้ เพราะฉะนั้นในส่วนนี้ผมจะขอหยิบมาแค่ชนิดของการบริหารจัดการที่เราเห็นได้บ่อยในธุรกิจปัจจุบัน

#1 การบริหารจัดการทางการเงิน Financial Management – หมายถึงการบริหารทรัพยากรทางการเงิน ในมุมมองขององค์กรก็คือหน้าที่ของแผนกการเงินและ CFO

#2 การบริหารจัดการทางการตลาด Marketing Management – วิธีการบริหารจัดการที่เกี่ยวข้องกับการตลาดต่างๆ เช่นการสร้างกลยุทธ์การตลาด การสร้างโฆษณา การสร้างแบรนด์ หรือการทำโปรโมชั่นส่งเสริมการขาย

#3 การบริหารจัดการทางทรัพยากรมนุษย์ Human Resource Management – การบริหารจัดการที่เกี่ยวกับด้านทรัพยากรมนุษย์ตั้งแต่การว่าจ้าง การอบรม การสร้างความภักดีของพนักงานในองค์กร และการสร้างวัฒนธรรมองค์กร

#4 การบริหารจัดการทางกลยุทธ์ Strategic Management – หลักการบริหารจัดการที่ใช้สร้างกลยุทธ์เพื่อให้ธุรกิจสามารถเติบโตได้อย่างยั่งยืน เช่นการสร้าง ความได้เปรียบทางการแข่งขัน (Competitve Advantage) ส่วนมากแล้วกลยุทธ์จะเป็นคำพูดที่ใช้ในหมู่ผู้บริหารระดับสูงหรือเจ้าของบริษัท

#5 การบริหารจัดการทางการผลิต Production Management – เป็นการบริหารจัดการสำหรับองค์กรที่มีการผลิตสินค้าหรือกระบวนการต่างๆ เราจะเห็นได้บ่อยเช่นในโรงงาน

#6 การบริหารจัดการทางการปฏิบัติการ Operations Management – การบริหารจัดการเรื่องการปฏิบัติการในองค์กร ตั้งแต่ระบบการผลิต การขนส่ง การบริการลูกค้า หรือแม้แต่การปฏิบัติการที่เกี่ยวกับด้านการขาย เช่น การบริหารหน้าร้าน

#7 การบริหารจัดการทางเทคโนโลยีสารสนเทศ IT Management – การบริหารจัดการเทคโนโลยีที่ใช้ในองค์กร โดยเทคโนโลยีส่วนมากจะใช้เพื่ออำนวยความสะดวกทั้งในการสื่อสารและในการทำงาน

ในส่วนของตัวอย่างการบริหารจัดการต่างๆนี้ผมขออธิบายแค่สั้นๆ ถ้าใครสนใจผมแนะนำให้คลิกอ่านบทความอื่นๆในบล็อกผมดังนี้นะครับ การเงินคืออะไร และ HR คืออะไร

อย่างไรก็ตาม หน้าที่ของผู้บริหารก็ขึ้นอยู่กับชนิดขององค์กร ขนาดขององค์กร หรือแม้แต่อุตสาหกรรมต่างๆด้วย

เนื่องจากว่าการบริหารธุรกิจนั้นมีความซับซ้อน ในปัจจุบันเราสามารถเห็นประเภทของการบริหารจัดการแบบต่างๆนอกเหนือจาก 7 ชนิดนี้ ยกตัวอย่างเช่น การบริหารจัดการโครงการ (Project Management) และ การบริหารจัดการภาวะวิกฤต (Crisis Management) เรียกได้ว่างานชนิดไหนที่มีปัจจัยมนุษย์ มีเป้าหมายการทำงาน และมีค่าให้ทำ ก็สามารถถูกออกแบบให้เป็นชนิดของการบริหารจัดการได้

สุดท้ายนี้เราจะเห็นได้ว่าการบริหารจัดการนั้นครอบคลุมถึงหลายๆส่วนของภาคธุรกิจ แต่หนึ่งปัจจัยที่เราจะเห็นได้บ่อยก็คือเรื่องของปัจจัยมนุษย์ แต่เดิมทีนั้น คำว่าองค์กรก็คือคำที่ใช้แสดงการรวมกันเป็นกลุ่มของบุคลากรหลายๆคน ตั้งแต่เจ้าขององค์กร ผู้บริหารต่างๆ ไปจนถึงพนักงานระดับล่าง

เพราะฉะนั้นหลักการบริหารจัดการก็คงไม่สามารถหลีกเลี่ยงการควบคุมปัจจัยมนุษย์เหล่านี้ เพราะสุดท้ายแล้วตราบใดที่ธุรกิจยังต้องพึ่งพาพนักงานอยู่ ธุรกิจก็ยังต้องพึ่งพาการบริหารจัดการปัจจัยมนุษย์