การวางแผนการทำงาน คือ เครื่องมือที่สำคัญของหัวหน้าโครงการที่จะช่วยให้มองเห็นภาพรวมของโครงการว่ามีลำดับขั้นตอนการทำงานอย่างไร มีงานอะไรบ้างที่ต้องทำ ควรมอบหมายงานให้ใครทำ และติดตามอย่างไรที่โครงการจะเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
แผนการทำงานนั้นสามารถปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา อีกทั้งยังช่วยให้คนในทีมเข้าใจเห็นภาพรวมของโครงการจะเป็นสิ่งที่ช่วยบอกให้เขารู้ว่าหน้าที่ของเขาอยู่ตรงไหนและส่งผลต่อคนอื่นอย่างไรถ้าหากเขาทำงานล้มเหลว นอกจากนี้แล้วการวางแผนการทำงานจะมีข้อดีอะไรอีกบ้างไปดูกันครับ
10 ข้อดีของการวางแผนการทำงาน (สำหรับมืออาชีพ)
การวางแผนการทำงาน คือ การตัดสินใจล่วงหน้าว่า จะมีแนวทางปฏิบัติอย่างไรให้ไปถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้ มีลำดับขั้นตอนการทำงาน ผู้รับผิดชอบ ระยะเวลา ตัวชี้วัด และผลลัพธ์ของงานที่ชัดเจน รวมไปถึงกลยุทธ์ที่จะใช้แก้ปัญหา การวางแผนอย่างต่อเนื่องก่อให้เกิดโอกาสและนวัตกรรมจนเป็นผู้นำทางธุรกิจได้
1. เห็นแนวทางการบรรลุเป้าหมาย
แม้ว่าการวางแผนการทำงานจะเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย การวางแผนยังช่วยให้หัวหน้าโครงการสามารถประเมินได้ว่าเป้าหมายที่กำหนดไว้ของโครงการสามารถทำให้บรรลุได้หรือไม่ คาดการณ์ได้ว่าเวลาที่กำหนดไว้เพียงพอหรือไม่ นอกจากนี้ยังช่วยให้เห็นว่าควรใช้ตัวชี้วัดใดในการวัดประสิทธิภาพของเป้าหมายที่ตั้งไว้และทีมงานควรจะมีใครบ้าง
2. กำหนดตัวชี้วัดให้บรรลุเป้าหมาย
หน้าที่สำคัญของการวางแผนก็คือ ช่วยกำหนดทิศทางการทำงานให้เป็นไปตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ ซึ่งเป็นกลยุทธ์อย่างหนึ่งที่จะช่วยพัฒนาทีมงานให้ทำงานได้ดีขึ้น การวางแผนโดยโฟกัสที่เป้าหมายของโครงการก็จะช่วยให้หัวหน้าโครงการสามารถจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมให้เป็นไปตามเป้าหมายได้
การวางแผนยังช่วยกำหนดตัวชี้วัดในการประเมินประสิทธิภาพการทำงานด้วย เพราะว่าถ้าไม่มีตัวชี้วัดแล้ว หัวหน้าโครงการจะไม่สามารถเข้าไปดูแลและจัดการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ให้เป็นไปตามทิศทางที่กำหนดไว้ได้
3. ลดความไม่แน่นอน
สิ่งที่จะทำให้ความยั่งยืนของธุรกิจมีความเสี่ยงได้นั้น ก็คือ ความไม่แน่นอนที่จะเกิดขึ้นในอนาคต การเปลี่ยนแปลงของสภาพเศรษฐกิจและการแข่งขันเป็นสิ่งที่ไม่มีใครสามารถจัดการและควบคุมได้ ดังนั้นการคาดการณ์ล่วงหน้าและมีแผนสำรองฉุกเฉินไว้ก็ถือว่าเป็นทางออกที่ดีที่สุด
การวางแผนจะเป็นการประเมินสิ่งที่สำคัญจะเกิดขึ้นในอนาคตจากข้อมูลที่มีอยู่และคำแนะนำของผู้เชี่ยวชาญ ดังนั้นการวางแผนจึงมีประโยชน์มากที่จะช่วยลดความไม่แน่นอนในอนาคตและหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น
4. ลดความซ้ำซ้อนและสิ้นเปลือง
การวางแผนที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้เห็นภาพของงานที่ต้องรับผิดชอบอย่างชัดเจนแต่ละระดับแผนก ระดับทีม และย่อยจนไปถึงสมาชิกแต่ละคนในทีมได้เลย ซึ่งจะทำให้ช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงานและมีการประสานงานที่ดีขึ้น
ในเวลาเดียวกันก็ช่วยให้มองเห็นว่ามีกิจกรรมใดบ้างที่จะไม่ช่วยให้บรรลุถึงเป้าหมาย ก็เป็นการช่วยลดความสิ้นเปลือง ประหยัดเวลาและทรัพยากร อีกทั้งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้ดีได้อีกด้วย
5. ใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การวางแผนจะช่วยให้ใช้ทรัพยากรและกำลังคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเริ่มต้นด้วยการวางแผนที่ดีนั้นจะช่วยให้พิจารณาถึงความสามารถที่มีอยู่เพื่อไปให้ถึงเป้าหมายที่ต้องการได้ ซึ่งจะทำให้เห็นได้ว่ามีค่าใช้จ่ายใด ๆ บ้างที่ควรลด
หากทำงานแบบไม่มีการวางแผนสิ่งที่ตามมา ก็คือ งานที่ทำอาจจะไม่เสร็จตามเวลาที่นัดส่งงานให้กับลูกค้า คุณอาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายมากมายเพื่อรักษาลูกค้ารายนี้ไว้ หรือแย่ที่สุดคุณอาจจะเสียลูกค้ารายนี้ไปเลยก็ได้
6. ส่งเสริมให้เกิดนวัตกรรม
หากองค์กรมีเป้าหมายไปในทางทิศที่ตรงข้ามกับอุปสรรคและความเปลี่ยนแปลงของตลาด
เช่น แบรนด์เสื้อผ้าตั้งเป้าให้พนักงานขายเสื้อได้ยอดขายโตขึ้นจากปีก่อน 10% แต่กลับเจอสถานการณ์การระบาดของโควิด-19 ทำให้ต้องคนไม่ออกมาจับจ่ายเหมือนเคย จนทำให้ต้องเกิดการระดมสมองและวางแผนกันใหม่ในองค์กรเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างสร้างสรรค์
จึงได้เกิดไอเดียใหม่ให้องค์กรด้วยผลิตหน้ากากผ้าแทนเสื้อผ้า และพนักงานเปลี่ยนวิธีการขายจากหน้าร้านมาเป็นการขายช่องทางออนไลน์แทนจนได้ยอดขายมากกว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้เสียอีก
การวางแผนช่วยให้เห็นแนวทางปฏิบัติที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ถ้าหากองค์กรและพนักงานมีการวางแผนกันอย่างต่อเนื่องเพื่อค้นหาวิธีที่จะไปให้ถึงเป้าหมายก็จะเกิดไอเดียและโอกาสใหม่ ๆ ทางธุรกิจได้
เช่น การมิกซ์แอนด์แมทช์ลายหน้ากากให้เข้ากับเสื้อผ้าซึ่งช่วยสร้างยอดขายเสื้อผ้าให้กลับมาได้ตามเป้าเหมือนเดิมและยังเพิ่มยอดขายจากหน้ากากผ้ามาอีกด้วย นี่คือผลของการวางแผนอย่างต่อเนื่องจะทำให้เกิดความคิดเชิงกลยุทธ์ที่สร้างสรรค์จนเกิดนวัตกรรมใหม่ ๆ ได้
7. ช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น
การวางแผนเป็นกระบวนการที่ช่วยปรับปรุงทั้งการตัดสินใจและการบริหารเวลาให้ดีขึ้น
ข้อแรกจะช่วยให้หัวหน้าโครงการคิดและถามตัวเองอยู่เสมอว่าจะมีวิธีการไหนบ้างที่จะช่วยให้ไปถึงเป้าหมายได้เร็วขึ้นหรือล่าช้ากว่าเดิม ข้อสองช่วยให้หัวหน้าโครงการมีสายตาที่ยาวไกลมากขึ้น ด้วยการมี Road map ที่ชัดเจน ซึ่งจะช่วยให้พวกเขารู้ได้ว่าจะมีการตัดสินใจไหนบ้างที่จะมีผลต่องานในระยะยาว
ถ้าหากไม่มีการวางแผนจะทำให้การตัดสินของหัวหน้าโครงการขาดกลยุุทธ์ เป็นการตัดสินใจตามข้อมูลที่มีอยู่และสถานการณ์ในปัจจุบันเท่านั้น
8. ช่วยเพิ่มแรงจูงใจและพลังให้กับทีม
ข้อเท็จจริงที่ว่า คนในทีมจะรู้สึกมีส่วนร่วมและมีแรงบันดาลใจมากขึ้นถ้าหากพวกเขาเข้าใจภาพรวมของงานและรู้ว่าแต่ละส่วนมีความเกี่ยวข้องกับเขาอย่างไร
การวางแผนจะแสดงให้เห็นความเชื่อมโยงระหว่างการทำงานของแต่ละคนที่จะไปถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้ให้สำเร็จได้อย่างไร นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าแต่ละคนในทีมมีความสำคัญอย่างไรในสภาพเศรษฐกิจที่ต้องการความร่วมมือจากทุกคนเพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมาย ซึ่งจะช่วยให้เกิดความสามัคคีในทีมมากยิ่งขึ้นจนหล่อหลอมเป็นครอบครัวเดียวกัน
9. ได้รับความเชื่อมั่นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
หัวหน้าโครงการรู้ดีกว่าการมีแผนทางธุรกิจที่ดีเยี่ยมนั้นจะช่วยการสร้างโอกาสให้หุ้นส่วนและนักลงทุนตัดสินมาร่วมลงทุนได้มากกว่าการไม่มีแผนทางธุรกิจ
นอกจากนี้การมีแผนทางธุรกิจที่จะพร้อมใช้งานอยู่เสมอก็จะช่วยให้สามารถหานักลงทุนหรือลูกค้ารายใหม่ได้ในระยะเวลาอันสั้น การมีเป้าหมายและแผนงานที่ชัดเจนนั้นจะช่วยเพิ่มความเชื่อมั่นและไว้วางใจจากลูกทีมและลูกค้าได้มากยิ่งขึ้น
10. ช่วยให้ได้เปรียบคู่แข่งและเป็นผู้นำธุรกิจอยู่เสมอ
การวางแผนจะช่วยให้องค์กรมองเห็นจุดแข็งและจุดอ่อนขององค์กร และยังช่วยให้มองเห็นความแตกต่างและจุดอ่อนของคู่แข่งด้วย ซึ่งถ้าองค์กรวางแผนการทำงานตามข้อมูลที่มีเหล่านี้จะช่วยสร้างข้อได้เปรียบทางธุรกิจต่อคู่แข่งได้
นอกจากนี้การวางแผนยังช่วยให้มองเห็นโอกาสทางธุรกิจในตลาดว่ามีสินค้าตัวไหนกำลังเติบโต จะทำให้องค์กรได้นำสินค้าหรือบริการตัวใหม่นั้นเข้าสู่ตลาดก่อนคู่แข่งได้เสมอ ช่วยให้องค์กรมีตำแหน่งเป็นผู้นำทางธุรกิจอยู่เสมอ