การตั้ง KPI ของแผนกบัญชี | ข้อแนะนำและตัวอย่าง

การดำเนินงานใดๆ ของธุรกิจจะต้องคำนึงถึงเรื่องของเงินทุนหรือสภาพคล่องทางการเงิน แล้วผู้บริหารสูงสุดขององค์กรจะทราบถึงสถานะทางการเงินในภาพรวมขององค์กรได้อย่างไร ในเมื่อการทำงานด้วยกันประกอบไปด้วยหลายฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ฝ่ายไอที ฝ่ายผลิตหรือฝ่ายปฏิบัติการ ซึ่งแต่ละหน่วยงานย่อมมีการใช้จ่ายเงินขององค์กรเข้ามาเกี่ยวข้อง?

คำตอบคือการรายงาน ‘สถานะทางการเงินขององค์กร’ ซึ่งหน้าที่นี้คงหนีไม่พ้นแผนกบัญชีที่ต้องเป็นผู้รับผิดชอบ เนื่องจากเป็นหน้าที่ซึ่งต้องใช้ทักษะเฉพาะด้านในการดำเนินการ องค์กรจึงต้องมีการตั้ง KPI ของแผนกบัญชีขึ้นมาเพื่อใช้ในการประเมินและวัดผลการปฏิบัติงาน รวมถึงหาแนวทางปรับปรุงการทำงานของแผนกบัญชีให้มีประสิทธิภาพสอดคล้องกับทิศทางที่องค์กรต้องการจะเดินไปข้างหน้า เพื่อให้องค์กรสามารถประสบความสำเร็จในการดำเนินการตามเป้าหมายที่วางไว้ วันนี้ผมจะมาชวนคุณคิดและตั้ง KPI ของแผนกบัญชีกัน

การตั้ง KPI ของแผนกบัญชี | ข้อแนะนำและตัวอย่าง

การตั้ง KPI ของแผนกบัญชีว่า คือการตั้งเกณฑ์ชี้วัดของกิจกรรมทางการเงินขององค์กร ซึ่งฝ่ายบัญชีจะต้องมีการประเมิน วิเคราะห์และสรุปรายงานให้ถูกต้อง ครบถ้วน และส่งรายงานถึงผู้บริหารให้ทันเวลา ตลอดจนปฏิบัติตามข้อกฎหมายของกรมสรรพากรให้ได้ตามเป้าที่ตั้งไว้เพื่อขับเคลื่อนเดินหน้าองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

KPI (Key Performance Indicator) หมายถึงค่าดัชนีที่ใช้ในการวัดและประเมินผลความสำเร็จของงานออกมาเป็นจำนวนตัวเลข หรือปริมาณที่สามารถจับต้องได้ หลายองค์กรมักใช้ผลการประเมิน KPI เพื่อตรวจสอบศักยภาพขององค์กรถึงภาพการทำงานที่ผ่านมา วัดผลการทำงานของพนักงาน

ซึ่ง KPI เป็นเกณฑ์ที่ใช้พิจารณาในการปรับเงินเดิน ตลอดจนใช้เพื่อการวางแผนกลยุทธ์สำหรับการดำเนินงานขององค์กรในอนาคต ซึ่งส่วนสำคัญที่นำมาใช้ในการพิจารณาการดำเนินงานคือสภาพคล่องทางการเงิน ฐานะการเงินของบริษัท รวมถึงสินทรัพย์หรือหนี้สินอื่นๆ ขององค์กรด้วย ดังนั้นการตั้ง KPI ของแผนกบัญชีจึงถือว่ามีส่วนสำคัญในการช่วยขับเคลื่อนธุรกิจ ซึ่งก่อนจะไปดูว่าควรตั้ง KPI ของแผนกบัญชีอย่างไร เราต้องมาพิจารณาถึงบทบาทและหน้าที่ของแผนกบัญชีกันก่อน ประกอบด้วย

1. หมวดบัญชีต้นทุน เช่น ทำบัญชีต้นทุนสินค้าหรือบริการ ทำรายงานสินค้าคงเหลือหรือสินค้าที่ไม่มีความเคลื่อนไหวมากกว่า 6 เดือน หรือการทำรายงานสรุปยอดการผลิตสินค้า เป็นต้น
2. หมวดบัญชีเจ้าหนี้ เช่น ทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย ตรวจสอบเอกสารการรับ-จ่ายเงิน ประสานงานแจ้งหนี้ วางบิล จัดทำรายงานภาษีซื้อ เจ้าหนี้คงค้างหรือบันทึกบัญชีซื้อ-ขาย
3. หมวดบัญชีลูกหนี้ เช่น ทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย บันทึกการชำระเงินของลูกหนี้ หรือการจัดทำภาษีขาย

โดยในภาพรวมของการทำงานฝ่ายบัญชีจะต้องมีส่วนเกี่ยวข้องกับการยื่นภาษีหรือการประสานงานด้านต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกรมสรรพากรทุกเดือน ซึ่งจะเห็นได้ว่าเมื่อมีความเกี่ยวข้องกับการจัดทำรายงานโดยเฉพาะการมีส่วนได้ส่วนเสียด้านภาษีกับกรมสรรพากร การทำงานของแผนกบัญชีจึงต้องแม่นยำ รัดกุม ถูกต้อง ตรงเวลา เพื่อรักษาผลประโยชน์ให้องค์กร และเมื่อเราทราบแล้วว่าฝ่ายบัญชีทำงานอะไรบ้างเราก็จะสามารถตั้ง KPI ของแผนกบัญชีให้ครบทุกมิติได้

ตัวอย่าง KPI ของแผนกบัญชี

แผนกบัญชีคือแผนกที่ต้องมีความชัดเจน รัดกุม ครบถ้วน ถูกต้องและตรงเวลา สิ่งที่สามารถใช้วัดผลและประเมินการทำงานของแผนกบัญชีได้ดี คือภาพรวมของรายงานงบทางการเงินที่มีประสิทธิภาพจึงต้องมีการตั้งเกณฑ์ชี้วัดซึ่งประกอบไปด้วย

1. เอกสารการรับ-จ่ายเงินทุกฉบับ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินต้องมีความครบถ้วน ถูกต้องเกินกว่า 98% ของจำนวนบิลหรือเอกสารทั้งหมด
   KPI = (จำนวนเอกสารที่ผิด / จำนวนเอกสารทั้งหมด) X 100
2. จำนวนบิล/เอกสารที่ส่งไม่ทันเวลาน้อยกว่า 3% ของจำนวนเอกสารทั้งหมด
   KPI = (จำนวนบิลที่ส่งไม่ทันเวลา / จำนวนบิลทั้งหมด) X 100
3. หนี้ค้างชำระไม่เกิน 100% ของยอดขาย
   KPI = (ยอดหนี้รวม / ยอดขายรวม) X 100
4. อัตราส่วนหนี้เสียไม่เกิน 5% ของยอดขาย
   KPI = (หนี้เสียรวม / ยอดขายรวม) X 100
5. รายการบัญชีที่ต้องแก้ไขหลังปิดยอดบัญชีไม่เกิน 3% ของรายการบัญชีทั้งหมด
   KPI = (รายการบัญชีที่แก้ไข / รายการบัญชีทั้งหมด) X 100
6. ยอดหนี้เสียไม่เกิน 5% ของยอดขาย
   KPI = (หนี้เสียรวม / ยอดหนี้รวม) X 100
7. งบประมาณที่ใช้เกินกว่ากำหนดไม่เกิน 3% ของงบประมาณที่ตั้งไว้
   KPI = (งบประมาณที่ใช้เกิน / งบประมาณที่ตั้งไว้) X 100

สุดท้ายเกี่ยวกับการตั้ง KPI ของแผนกบัญชี

โดยรวมแล้วศักยภาพขององค์กรในภาพรวม ไปจนถึงความสามารถในการวางแผนกลยุทธ์ที่เป็นไปได้และปฏิบัติได้จริงตามที่องค์กรตั้งเป้าหมายไว้จะต้องอาศัยรายงานงบประมาณทางการเงินหรืองบบัญชีที่ถูกต้อง ครบถ้วน รวมถึงต้องมีการรายงานอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ องค์กรถึงสามารถวางแผนในการขับเคลื่อนธุรกิจได้ตรงจุด

เราจะเห็นได้ว่าตัวเลขค่าใช้จ่ายและความเรียบร้อยในการจัดการเอกสารนั้นเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจที่หลายคนมักมองข้าม เพราะสุดท้ายไม่ว่าบริษัทจะทำเงินได้มากแค่ไหน จะโตเร็วเท่าไร แต่ถ้าหลังบ้านของบริษัทบริหารได้ไม่ดี ธุรกิจก็จะไม่สามารถเติบโตแบบยั่งยืนได้

บทความอื่นๆที่เราแนะนำ

วิธีทำบัญชีที่ใครก็ทำได้ (พร้อมตัวอย่างการทำบัญชีร้านค้าปลีก)
5 เหตุผลที่ธุรกิจต้องจัดทำบัญชี (ห้ามมองข้ามเด็ดขาด)
สอนทำบัญชีง่ายๆ ด้วยสูตร Excel เพื่องานบัญชี