Flow Chart หรือผังงานคือเครื่องมือการจัดเรียงข้อมูลและเครื่องมือการสื่อสารชั้นเยี่ยม ที่มีการใช้งานแพร่หลาย หากคุณทำงานที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ การออกแบบวิธีการตัดสินใจต่างๆ ผมคิดว่าคุณก็คงคุ้นเคยกับผังงานและสัญลักษณ์ต่างๆ ของ Flow Chart
ในบทความนี้เรามาดูกันว่า Flow Chart คืออะไร มีความสำคัญยังไง มีข้อจำกัดอะไรบ้าง และที่สำคัญที่สุดก็คือใช้งานยังไงให้เกิดประโยชน์ที่สุด สำหรับทั้งผู้เขียนและผู้อ่าน Flow Chart บทความยาวนิดหน่อยนะครับ ผมขอแบ่งเป็นส่วนๆให้ สามารถข้ามไปส่วนที่ต้องการได้เลย
Table of Contents
Flow Chart คืออะไร ?
Flow Chart หรือ ผังงาน หมายถึงแผนภาพแสดงลำดับการเคลื่อนไหวหรือการกระทำของคนหรือสิ่งที่เกี่ยวข้องในระบบต่างๆ ข้อดีของ Flow Chart คือการแสดงภาพรวมและช่วยจัดลำดับขั้นตอนการทำงานในระบบได้อย่างเป็นระเบียบและถูกต้อง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน
ปัญหาในการทำงานทั่วไปก็คือ ถึงแม้ว่าคุณจะเข้าใจกระบวนการต่างๆแล้ว การเรียบเรียงข้อมูลออกมาให้เป็นผังงานที่เข้าใจง่ายก็ยังเป็นสิ่งที่ยากอยู่ดี นอกจากนั้นแล้วการอ่านผังงานให้เข้าใจก็ถือว่าเป็นทักษะอย่างหนึ่งที่ต้องฝึกฝน
ซึ่งทั่วไปแล้ว ประเภทของ Flow Chart ถูกแบ่งออกมาได้สี่รูปแบบดังนี้
ผังงานเอกสาร (Documents Flow Chart) – หมายถึงการเคลื่อนไหวของเอกสารในระบบ
ผังงานข้อมูล (Data Flow Chart) – หมายถึงการเคลื่อนไหวของข้อมูลในระบบ
ผังงานระบบ (System Flow Chart) – หมายถึงการเคลื่อนไหวของสิ่งของและทรัพยากรในระบบ
ผังงานโปรแกรม (Program Flow Chart) – หมายถึงควบคุมการตัดสินใจโปรแกรมในระบบ
ผังงาน Flow Chart จะถูกแสดงในรูปแบบ ‘กล่อง’ หรือ ‘สัญลักษณ์’ (block) ในรูปทรงต่างๆเพื่อแทนกิจกรรมและการตัดสินใจในระบบ ซึ่ง Flow Chart สามารถถูกใช้เพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ จัดเก็บข้อมูล หรือบริหารกระบวนการหลายรูปแบบในหลายอุตสาหกรรม
ในส่วนถัดไปของบทความ ผมจะเขียนอธิบายความหมายของ ‘กล่อง’ หรือ ‘สัญลักษณ์’ ต่างๆและวิธีการใช้งานที่ถูกต้องให้หน้าอก
แล้ว Flow Chart สำคัญอย่างไรนะ ?
การ ‘ทำให้เห็นภาพ’ คือข้อดีหลักของการเขียนผังงาน เราจะเห็นได้ว่ากระบวนการทำงานต่างๆจะประกอบไปด้วยกิจกรรมหรือขั้นตอนย่อยมากมาย แต่ละขั้นตอนก็ต้องการข้อมูลและทรัพยากรที่แตกต่าง เพราะฉะนั้นหากเรามี Flow Chart เราก็สามารถหา จุดอ่อน จุดบอด หรือปัญหาคอขวด (Bottleneck) เพื่อพัฒนาระบบของเราได้
ปัญหาหลักของการออกแบบระบบทำงานก็คือการทำงานซ้ำ ทำงานชักช้า ทำงานหลายขั้นตอนเกิดจำเป็น โดยเฉพาะในระบบที่มีคน ทรัพยากร หรือกระบวนการเยอะ ซึ่งส่วนมากหากจะเกิดจากการที่เราใส่ใจกระบวนการ ‘เฉพาะจุด’ มากเกินไป จนลืมดูภาพรวมของทั้งหมด
จากที่ผมเคยทำงานมาในองค์กรหลายขนาด บริษัทที่ต้อง On-board พนักงานเยอะๆ (พนักงานลาออก-เข้าใหม่เยอะ หรือ เป็นโรงงานใหญ่ๆ) ก็ควรจะมีภาพประกอบแบบ Flow Chart เพื่อใช้สอนพนักงานด้วย และ ที่สำคัญกว่าก็คือเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าระบบทำงานของเราเป็นแบบนี้ ห้ามเปลี่ยนเด็ดขาด
ในส่วนนี้ การพัฒนาและออกแบบกระบวนการทำงานก็มีเครื่องมืออยู่หลายแบบ ผมแนะนำให้ลองอ่านบทความเหล่านี้ดูนะครับ 5ส คืออะไร และ Design Thinking กับการคิดเชิงออกแบบ
ข้อเสียและข้อจำกัดของ Flow Chart
ในบทความส่วนที่แล้วเราเห็นแล้วว่า Flow Chart นั้นสามารถใช้ทำประโยชน์ให้กับการออกแบบระบบ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไรบ้าง อย่างไรก็ตามก่อนที่เราจะเริ่มศึกษาวิธีการเขียนผังงาน Flow Chart ผมก็อยากจะแนะนำข้อเสียและข้อจำกัดของ Flow Chart ด้วย
ข้อเสียแรกก็คือ Flow Chart ไม่เหมาะกับระบบการตัดสินใจที่ซับซ้อนมากเกินไป ซึ่งเราจะเห็นได้บ่อยในการออกแบบระบบการตัดสินใจของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ยกตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีระบบที่ต้องวิเคราะห์ 100 ปัจจัย เพื่อเลือกระหว่างการตัดสินใจ 50 อย่าง การวาดแบบ Flow Chart ออกมาให้มนุษย์เข้าใจได้ก็ทำได้ยาก
ในระบบที่ซับซ้อนแบบนี้ การวาดแบบ Flow Chart ออกมาก็คงใช้เวลานานไม่น้อย และการที่เราจะกลับมาแก้ Flow Chart ภายหลังเมื่อเรามีข้อมูลเพิ่มเติมก็คงใช้เวลามากไม่แพ้กัน พูดง่ายๆก็คือในกรณีที่เรามีรายละเอียดเยอะมากๆ การออกแบบระบบให้เข้าใจได้ง่ายก็เป็นข้อจำกัดของการวาดผังงาน
ข้อเสียอีกอย่างหนึ่งก็คือ การจัดเก็บข้อมูลสำหรับผํู้ใช้จำนวนมาก หมายถึงว่ารูปภาพผังงานที่ถูกออกแบบมา จะแสดงถึงเกณฑ์การตัดสินใจและขั้นตอนกิจกรรมต่างๆ เช่นถ้าใช่ให้ทำอย่างนึง ถ้าไม่ใช่ให้ทำอีกอย่าง หรือ การแสดงการกระทำที่น้อยกว่า เท่ากับ หรือมากกว่าตัวเลขใดตัวเลขหนึ่ง
ในกรณีนี้หากเป็นการใช้งานระยะสั้น หรือมีผู้ใช้งานและออกแบบงานไม่กี่คน ปัญหาก็คงไม่ได้มีอะไรมาก แต่ถ้าคุณมีผู้ใช้งาน ออกแบบงาน หลักร้อยหรือพันคน การกลับมาแก้ไขข้อมูล Flow Chart ภายหลังก็ทำได้ยาก ซึ่งเราจะเห็นได้บ่อยในองค์กรใหญ่ๆอย่าง Microsoft หรือ Facebook ที่มีการออกแบบระบบหลังบ้านที่ไม่มีใครรู้ว่า ‘ทำอะไรได้’ และ ‘ต้องแก้ไขยังไง’ (เรียกว่า Legacy Code)
ซึ่งส่วนมากการแก้ปัญหา ‘การจัดเก็บข้อมูล‘ ก็อยู่การสร้างวินัยและระเบียบของการทำงาน แต่โดยรวมแล้ว ยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่ การสื่อสารในองค์กรก็จะมีประสิทธิภาพน้อยลง และ Flow Chart ก็เป็นตัวอย่างที่ดี
ข้อเสียและข้อจำกัดของ Flow Chart ที่ผมอธิบายไว้ไม่ได้เป็นข้อเสียของ Flow Chart โดยตรง แต่เป็นปัญหาที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานน้อยลงเมื่ออยู่ในบางสถานการณ์ ในส่วนถัดไปเราจะมาดูกันเรื่องวิธีการเขียนผังงาน Flow Chart ผมเสนอให้ทุกคนลองเขียน ‘Flow Chart ของการเลือกกรณีใช้ Flow Chart’ ดูเล่นๆก็ได้ครับ
การเขียนผังงาน Flow Chart
ในสมัยนี้ ถึงแม้ว่าเราจะสามารถวาด Flow Chart ด้วยมือได้ แต่องค์กรส่วนมากก็หันมาใช้โปรแกรมต่างๆเพื่อช่วยในการเขียน Flow Chart ให้เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพได้มากขึ้นได้ เพราะการออกแบบระบบทำงานก็เป็นแค่ขั้นตอนแรก การเขียนผังงาน Flow Chart ให้ใช้งานได้จริงก็ต้องคำนึงด้วยว่า ‘คนอื่นจะอ่านแล้วเข้าใจหรือเปล่า’
สำหรับคนที่ยังไม่เห็นภาพนะครับ ข้างล่างจะเป็นตัวอย่างของผังงาน Flow Chart ในตอนนี้คุณยังไม่ต้องทำความเข้าใจทั้งหมดก็ได้ แค่ดูคร่าวๆไว้ก่อน เวลาที่ผมอธิบายเรื่องสัญลักษณ์ต่างๆและวิธีการเขียน คุณจะได้ไม่งงมาก
แต่ก่อนการที่เราจะเขียน Flow Chart ได้นั้น เราต้องเข้าใจก่อนว่า ‘สัญลักษณ์’ ต่างๆของ Flow Chart มีอะไรบ้าง และแต่ละอย่างหมายถึงอะไร ไปดูกันเลยครับ
ทำความรู้จัก ‘สัญลักษณ์’ ใน Flow Chart
สัญลักษณ์ Flow Chart แต่ละอย่างจะใช้แทนคำอธิบายกิจกรรมและการตัดสินใจต่างๆ เช่น จุดเริ่มต้น จุดสิ้นสุด จุดประมวลผลการทำงาน เป็นต้น
และทุก สัญลักษณ์ ของ Flow Chart นั้นจะมีมาตรฐานเดียวกัน (มาตรฐาน ANSI และ ISO) สามารถใช้สื่อสารกันได้ทั่วโลก และวิธีการอ่านผังงาน Flow Chart ที่ถูกต้องก็เหมือนกับการอ่านภาษาไทยทั่วไป (จากบนลงล่างและซ้ายไปขวา)
สัญลักษณ์เบื้องต้นของผังงานก็มีดังนี้ หากใครสนใจจะพิมพ์ภาพด้านบนใบประกอบเอกสารผังงานตัวเองก็ทำได้นะครับ เป็นการช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจสัญลักษณ์ของเราได้ง่ายขึ้น เหมาะสำหรับการเขียนผังงานให้กับคนที่ไม่ได้ศึกษาด้านนี้โดยตรง
วิธีการเขียนผังงาน Flow Chart
หลักจากที่เราได้ทำความเข้าใจสัญลักษณ์ต่างๆใน Flow Chart แล้ว เรามาดูกันว่าวิธีการเขียนผังงานที่ดี ต้องทำอย่างไร
#1 กำหนดเป้าหมายและขอบเขตของงาน – เป้าหมายและขอบเขคจะเป็นตัวกำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด การกำหนดทุกอย่างให้ชัดเจนตั้งแต่แรกจะทำให้คุณเรียบเรียงทุกอย่างได้ดีมากขึ้น ทำให้ผังงานอ่านแล้วเข้าใจง่าย
#2 กำหนดกิจกรรมและลำดับการกระทำ – รวมถึงการพูดคุยกับคนที่เกี่ยวข้องและสังเกตวิธีการทำงานปัจจุบัน หรือศึกษาข้อมูลเก่าๆ เพื่อสร้างกระบวนการทำงาน และกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพที่สุด แน่นอนว่าการเรียงลำดับการกระทำให้เป็นขั้นตอนที่ชัดเจนก็จะทำให้การเขียนผังงานง่ายขึ้น
#3 จัดเรียงกิจกรรมลงผังงาน ตามสัญลักษณ์ – ตามสัญลักษณ์ของผังงานที่ได้ระบุไว้ในส่วนที่แล้ว
#4 โยงกิจกรรมต่างๆเข้าด้วยกันผ่านลูกศร – ในกรณีที่คุณยังไม่มั่นใจ ให้เริ่มจากการวาดในกระดาษก่อนแล้วค่อยนำมาจัดเรียงในโปรแกรมให้สวยๆ โปรแกรมพื้นฐานที่สุดก็คือ Microsoft Powerpoint ที่มีสัญลักษณ์ทุกอย่างให้อยู่แล้ว
#5 ตรวจสอบความถูกต้อง – นำผังงานที่ถูกเรียบเรียงแล้วไปตรวจสอบกับบุคคลที่เกี่ยวข้องอีกทีเพื่อป้องกันความผิดพลาด
ข้อแนะนำในการเขียน Flow Chart ที่ดี ใครอ่านก็เข้าใจ
#1 จำไว้ว่าผังงานคือการเรียบเรียงข้อมูล – หมายความว่าคุณต้องออกแบบผังงานโดยคิดถึงผู้อ่าน รายละเอียดเยอะไปก็อ่านยาก รายละเอียดน้อยไปก็อ่านไม่เข้าใจ
#2 เขียนผังงานให้จบภายใน 1 หน้า – เพราะจะง่ายต่อการอ่านมากกว่า ให้ลองศึกษาสัญลักษณ์ ‘การทำงานย่อย’ เพื่อลดความจำเป็นของการเขียนระบบงานแบบซ้ำๆ
#3 หากเป็นไปได้ให้เขียนจากซ้ายไปขวา – คนส่วนมากก็อ่านจากซ้ายไปขวา แต่อีกตัวเลือกหนึ่งที่เราจะเห็นได้บ่อยก็คือเขียนจากบนลงล่าง ซึ่งเขียนจากบนลงล่างมีประโยชน์มากกว่าในกรณีที่ผังงานมีระบบซับซ้อน แต่ผังงานพื้นฐานเขียนจากซ้ายไปขวาจะอ่านง่ายกว่า
#4 ประกอบสีต่างๆเข้ากับสัญลักษณ์ – เพื่อทำให้อ่านง่ายขึ้น เช่นสี่เหลี่ยมผืนผ้าสีนึง สี่เหลี่ยมคางหมูก็อีกสี ใช้แม่สีแบบอ่อนๆ จะทำให้อ่านง่าย ส่วนลูกศรและตัวอักษรก็ใช้สีดำ
เทคนิคสุดท้ายที่คงไม่มีโรงเรียนไหนสอนกัน ก็คือคุณต้องเข้าใจก่อนว่าผู้อ่านของคุณคือใคร หากผู้อ่านของคนไม่เข้าใจสัญลักษณ์ต่างๆของผังงาน การใช้สัญลักษณ์หลายๆอย่างก็อาจจะทำให้ผังงานดูอ่านยาก (หรือถ้าต้องใช้สัญลักษณ์ให้ถูกจริงๆก็เขียนคำอธิบายไว้ด้านล่างด้วยก็ได้)
ในกรณีนี้ การไม่สนใจสัญลักษณ์ต่างๆ แล้วหันมาใช้แค่ ‘กล่องสี่เหลี่ยม’ กับลูกศรชี้ไปหลายทิศทาง ก็อาจจะเป็นผังงานที่ดีกว่า (คนทั่วไปอ่านเข้าใจง่ายกว่า แต่อาจจะโดนผู้เชี่ยวชาญเขม่นได้)
หากใครสนใจเรื่องเครื่องมือการบริหารการปฏิบัติการเพิ่มเติม ผมแนะนำให้ลองอ่านสองบทความนี้ของผมนะครับ การบริหารการเปลี่ยนแปลง และ การตั้ง smart goals