SMART Goals คืออะไร? ทำไมถึงมีความสำคัญสำหรับองค์กร

SMART Goal เป็นเครื่องมือที่ถูกสอนควบคู่กับหลักการบริหารโครงการ (Project Management) เสมอ 

เนื่องจากว่าการบริหารโครงการหรือการทำโปรเจคนั้น เป็นงานที่ต้องมีการวางแผนงานและตั้งเป้าหมายงานใหม่เรื่อยๆ ทำให้ผู้บริหารโครงการมีความจำเป็นที่จะ ‘ออกแบบระบบ’ ที่สามารถช่วยในการตั้งเป้าหมายและวางแผนงานใหม่ๆได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำซ้ำได้

เราจะเห็นว่าการบริหารโครงการมีเครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนและปฏิบัติงานหลายอย่างแล้ว บทความนี้เรามาดูกันว่า ‘วิธีตั้งเป้าหมาย’ การทำงานหรือวิธีตั้งเป้าหมายของโครงการที่ดีผ่านกระบวนการ SMART Goals ต้องทำยังไง

SMART Goals คืออะไร? ทำไมถึงมีความสำคัญสำหรับองค์กร

การตั้งเป้าหมายแบบ SMART (SMART Goals) คือหลักการตั้งเป้าหมายในธุรกิจ เพื่อให้เป้าหมายมีความเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้ สอดคล้องกับความเป็นจริง และอยู่ในกรอบเวลา หรือ Specific, Measurable, Achievable, Realistic, และ Timely โดย SMART ทำให้การตั้งเป้าหมายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม

โดยที่คำอธิบายของ SMART Goals ทั้ง 5 หลักการมีดังนี้

Specific เจาะจง – เป้าหมายต้องมีความเจาะจง เรียบง่าย แต่ก็มีค่าที่ให้ทำ 
Measurable วัดผลได้ – เป้าหมายต้องสามารถวัดผลเป็นตัวเลขได้ ซึ่งการวัดผลทำให้บอกได้ว่าเป้าหมายนี้ประสบความสำเร็จหรือเปล่า
Achievable บรรลุผลได้ – เป้าหมายต้องสามารถบรรลุผลได้จริง แต่ก็ต้องมีความท้าทาย 
Realistic สอดคล้องกับความเป็นจริง – เป้าหมายต้องสอดคล้องกับความเป็นจริง หมายถึงต้องหมายที่ทำให้เกิดประโยชน์ที่เหมาะสมกับองค์กรในสภาพแวดล้อมหรือสถานการณ์นั้นๆ
Timely อยู่ในกรอบเวลา – เป้าหมายต้องมีกำหนดช่วงเวลาการวัดผลที่ชัดเจน 

ยกตัวอย่างเป้าหมายของ SMART Goals ได้แก่ ‘การเพิ่มยอดขาย 20% ในระยะเวลาครึ่งปีผ่านการหาลูกค้าใหม่’ 

โดยพื้นฐานแล้วการตั้งเป้าหมาย SMART นั้นเป็นกระบวนการที่เรียบง่ายๆ อย่างไรก็ตาม นักบริหารโครงการสมัยใหม่ก็มีการนิยามอีก ‘2 หลักการ’ ที่มีความจำเป็นต่อการตั้งเป้าหมายเช่นกัน ก็คือ

Evaluate ประเมินผล และ Review การนำมาปรับปรุง

ซึ่งพอเรารวม 2 อย่างนี้เข้าไป SMART Goals ก็จะกลายเป็น SMARTER แทน 
หลักการของ SMART Goal นั้นมีความคล้ายคลึงกับหลักการ ‘การวัดผลการทำงาน’ ในองค์กรเช่นการตั้ง KPI การตั้ง OKR  หากใครสนใจศึกษาส่วนไหนเป็นพิเศษผมแนะนำให้อ่านบทความ 2 บทความนี้ของผมเพิ่มเติม Key Performance Indicators คืออะไร? ใช้ยังไงไม่ให้คนเบื่อ และ OKR คืออะไร? และทำไมบริษัทระดับโลกถึงต้องสนใจ OKR

คำนิยาม SMART – วิธีการใช้ SMART Goals ที่ถูกต้อง

#1 Specific เจาะจง 

เป้าหมายที่ตั้งต้องมีความชัดเจนและเจาะจง ทำให้พนักงานและผู้บริหารโครงการสามารถดูได้ว่าส่วนไหนของงานที่ควรให้ความสำคัญที่สุด ก่อนที่จะสร้างเป้าหมาย เราควรที่จะพิจารณาดังนี้ 

อะไรเป็นสิ่งที่เราอยากจะทำ? ทำไมเป้าหมายที่สำคัญ? ใครบ้างที่เกี่ยวข้อง? ทำที่ไหน? เรามีทรัพยากรและข้อจำกัดอะไรบ้าง?

ยกตัวอย่างเช่น แทนที่จะบอกว่าเป้าหมายคือการ ‘เพิ่มทักษะการตลาด’ เราก็อาจจะลงรายละเอียดให้ชัดเจนมากขึ้น เช่น การเพิ่มทักษะการตลาดผ่านการเรียนรู้การทำโฆษณาออนไลน์ด้วย Facebook โดยการไปเรียนคอร์สการตลาดออนไลน์อันนี้ 

#2 Measurable วัดผลได้ 

หลักการทำธุรกิจที่ดีก็คือทุกอย่างต้องสามารถวัดผลได้ เพื่อที่ผู้บริหารโครงการจะได้สามารถติดตามความคืบหน้า แล้วเข้ามาแก้ไขได้ทันเวลา การวัดผลเป้าหมายจะสามารถทำให้เป้าหมายนั้นบรรลุผลได้ง่ายขึ้น นอกจากนั้นแล้วยังเป็นวิธีกระตุ้นและสร้างแรงบันดาลใจในการทำงานให้พนักงานอย่างดีด้วย คำถามที่ควรถามเกี่ยวกับการวัดผลได้แก่

เท่าไหร่? เราจะรู้ได้ยังไงว่าโครงการนี้ประสบความสำเร็จ?

ตัวอย่างการวัดผลที่สามารถทำได้ชัดเจนก็คือการวัดผลยอดขายและผลกำไร แต่สำหรับเป้าหมายโครงการเช่นการพัฒนาทักษะ เราก็อาจจะวัดผลในการทำแบบทดสอบ หรือการทำรายการตรวจสอบว่าเราได้เรียนรู้เรื่องที่สำคัญเกี่ยวกับหัวข้อนั้นจริงหรือเปล่า

#3 Achievable บรรลุผลได้

เป้าหมายที่ดีต้องสามารถได้จริง แต่ก็ต้องมีความท้าทายไม่ง่ายเกินไป การที่เราตั้งเป้าหมายให้ท้าทายแต่ก็ยังอยู่ในขอบเขตของความเป็นจริงนั้นจะทำให้องค์กรสามารถพัฒนา ใช้ความคิดสร้างสรรค์ สร้างนวัตกรรมใหม่ๆได้ บางครั้งอาจจะเจอทรัพยากรหรือโอกาสที่องค์กรไม่เคยคิดมาก่อนก็ได้ โดยที่องค์กรควรจะถามตัวเองว่า

เราควรจะทำอะไรบ้างถึงจะทำให้เป้าหมายบรรลุผลได้? เป้าหมายนี้มีความเป็นไปได้มากแค่ไหน พิจารณาข้อจำกัดทางการเงินและทางทรัพยากรต่างๆ

ยกตัวอย่างเช่นหากคุณอยากที่จะเรียนการตลาดเพิ่ม คุณก็ต้องพิจารณาว่าสถานที่เรียนมีประสิทธิภาพพอหรือเปล่า หรือเวลาที่คุณใช้ในการเรียนนั้นเพียงพอสำหรับการกระทำสิ่งที่คุณต้องการทำหรือเปล่า หรือในบางกรณีคุณก็ต้องคิดดูด้วยว่าคุณมีเงินพอที่จะจ่ายค่าเล่าเรียนหรือเปล่า 

#4 Realistic สอดคล้องกับความเป็นจริง 

ในส่วนนี้คือการดูว่าเป้าหมายที่เราตั้งอยู่นั้นสอดคล้องกับความเป็นจริงหรือเปล่า หมายความว่าในสถานการณ์ตอนนี้ และด้วยข้อจำกัดที่เรามี เป้าหมายนี้ควรจะเป็นเป้าหมายหลักของเราหรือเปล่า หากเรามองว่าในองค์กรทรัพยากรและเวลาเป็นเรื่องที่มีจำกัดก็ต้องถามตัวเองว่าเราพร้อมที่จะนำทรัพยากรไปลงกับการทำเป้าหมายนี้มากแค่ไหน

เป้าหมายนี้คุ้มค่ากับการทำมากแค่ไหน? ตอนนี้เป็นเวลาที่เราควรทำเรื่องนี้หรือเปล่า? เป้าหมายนี้เหมาะกับสถานการณ์ตอนนี้หรือเปล่า? ทรัพยากรที่เรามีเหมาะสมกับการทำเป้าหมายนี้หรือเปล่า?

กลับมาดูในกรณีของการเรียนการตลาดใหม่อีกรอบ เราก็ต้องมาพิจารณาว่าตอนนี้เรามีเวลาหรือมีพื้นที่ในชีวิตมากพอที่จะมาเรียนการตลาดมากแค่ไหน และการเรียนการตลาดครั้งนี้จะพัฒนาทักษะที่ช่วยเราในอนาคตได้หรือเปล่า 

เช่นหากคุณเป็นนักบัญชีมีเวลาว่างอาทิตย์ละไม่กี่ชั่วโมง เป้าหมายของคุณควรที่จะอยากเป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาดหรือเปล่า (เรามีเวลามากพอและให้ความสำคัญกับเป้าหมายมากแค่ไหน)

ผมไม่ได้บอกว่าทุกอย่างเป็นไปไม่ได้ แต่ทุกอย่างต้องมีความเหมาะสม สอดคล้องกับความเป็นจริง

#5 Timely อยู่ในกรอบเวลา

เวลาก็เป็นอีกหนึ่งหลักการที่เราควรที่จะพิจารณาก่อนตั้งเป้าหมาย เพราะทุกเป้าหมายควรที่จะมีระยะเวลากำหนดไว้เสมอ เพื่อที่ผู้บริหารโครงการจะได้สามารถบริหารทรัพยากรอื่นๆได้ในเวลาที่ต้องการด้วย ให้ถามตัวเองว่า

เมื่อไหร่? เราสามารถทำอะไรได้บ้างในอีก 3 เดือน? 6 เดือน? เราสามารถทำอะไรได้บ้างตอนนี้?

ตัวอย่างของเวลามักจะมาพร้อมกับเป้าหมายอื่นๆเสมอ เช่นหากเราอยากจะพัฒนาทักษะการตลาด เราก็ต้องตั้งเป้าหมายให้อยู่ในกรอบเวลาที่เป็นไปได้สำหรับเรา ถ้าเรามีเวลาน้อย กรอบเวลาที่จะทำเป้าหมายนี้ให้เป็นจริงก็ควรจะถูกยืดให้ยาวกว่าปกติ แต่ถ้าเราเป็นคนที่มีทักษะพื้นฐานอยู่แล้ว เวลาในส่วนนี้ก็อาจจะสั้นลงตามความเป็นจริง 

หากเราเข้าใจหลักการตั้งเป้าหมายตามหลัก SMART แล้วเรามาลองดูข้อดีข้อเสียของการใช้ SMART Goals กันบ้าง

ข้อแนะนำในการใช้ SMART Goals

ส่วนมากแล้ว Smart Goal เป็นหลักการที่ใช้กันในการบริหารโครงการและการบริหารการปฏิบัติการ (Project Management & Operations Management) เพราะทั้ง 2 สิ่งนี้จะมีจุดหมายร่วมกันคือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน และ การบริหารบุคลากรในจำนวนมาก 

สำหรับการทำงานกับคนส่วนมากและการทำงานเป็นองค์กรนั้น หนึ่งสิ่งที่ขาดไม่ได้เลยก็คือการตั้งกระบวนการประเมินผลและปรับปรุง เพื่อที่ผู้บริหารโครงการจะได้มั่นใจว่าเป้าหมายที่ตั้งและการปฏิบัติการของจริงนั้นมีความสอดคล้องกัน 

ในกรณีที่เป้าหมายมีกรอบเวลาที่นาน เราอาจจะเห็นได้ว่าด้วยสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป หรือด้วยปัจจัยภายนอกต่างๆ บางครั้งเป้าหมายที่เราตั้งไว้ตอนแรกอาจจะต้องมีการกลับมาแก้ไขภายหลัง ยกตัวอย่างเช่นพนักงานขายอาจจะทำยอดขายได้เกินกว่าเป้าหมายที่ทำไปแล้ว จึงมีเหตุให้ต้องเปลี่ยนเป้าหมายใหม่เพื่อหาแรงกระตุ้นใหม่ๆให้กับพนักงาน

หรืออาจจะมีกรณีที่เศรษฐกิจทรุดตัว ทำให้พนักงานขายไม่สามารถปิดการขายได้ตามที่คิดไว้ จึงต้องมีการเปลี่ยนเป้าหมายให้สะท้อนสภาพความเป็นจริงตามสถานการณ์ภายนอก 

เพื่อที่จะไม่ให้เกิดปัญหาการเปลี่ยนเป้าหมายใหม่บ่อยเกินไป จนทำให้พนักงานหรือผู้ดำเนินงานสับสน  ผู้ตั้งเป้าหมายอาจจะเลือกที่จะ แบ่งเป้าหมายใหญ่ให้กลายเป็นเป้าหมายย่อยๆหลายขั้นตอน เพื่อให้ง่ายต่อการติดตาม การวัดผล และการกระจายทรัพยากร 

ในส่วนนี้ผมแนะนำให้ทุกคนลองศึกษาเกี่ยวกับการบริหารโครงการดู เพราะหลักการในการแบ่งงานนั้นมีความคล้ายคลึงกันมาก ลองอ่านได้ตามบทความนี้ของผมนะครับ การบริหารโครงการ คืออะไร? ขั้นตอนของ Project Management

นอกจากนั้นแล้ว เรายังต้องคำนึงถึงปัจจัยมนุษย์ในการตั้งเป้าหมายด้วย การตั้งเป้าหมายเดิมซ้ำๆแต่ยิ่งใหญ่ขึ้น เช่นการเพิ่มยอดขายพนักงานขายทุกๆปี อาจจะมีความสำเร็จสมผลในเชิงงบกําไรขาดทุนของบริษัท

แต่การให้พนักงานคนเดิมทำงานเป้าหมายเหมือนเดิมซ้ำๆ ก็อาจจะทำให้พนักงานเกิดการหมดไฟหรือลาออกได้ ในกรณีนี้ผู้ตั้งเป้าหมายอาจจะต้องหาวิธีสร้างสรรค์เปลี่ยนเป้าหมายใหม่ๆให้กับผู้ดำเนินการด้วย

ตัวอย่างการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ดี แบบ SMART Goals

ตัวอย่างที่ 1 : SMART Goals เพิ่มยอดขายในองค์กร

SMART Goals: เพิ่มยอดขายให้องค์กร 30% ภายในระยะเวลา 6 เดือน

Specific เจาะจง – เป้าหมายคือการเพิ่มยอดขายอย่างชัดเจน
Measurable วัดผลได้ – มีการระบุตัวเลขไว้ว่าอยากจะเพิ่มยอดขายเท่าไหร่ อาจจะแบ่งการวัดผลเป็นรายย่อยผ่านการเพิ่มยอดขายทุกเดือน ทุก 3 เดือน
Achievable บรรลุผลได้ – ระยะเวลาที่กำหนดไว้น่าจะเพียงพอในการทำให้เป้าหมายเป็นจริง
Realistic สอดคล้องกับความเป็นจริง – การเพิ่มยอดขายเป็นเป้าหมายพื้นฐานขององค์กรทั่วไปอยู่แล้ว
Timely อยู่ในกรอบเวลา – มีการกำหนดระยะเวลาไว้อย่างแน่นอนคือ 6 เดือน

ตัวอย่างที่ 2 : SMART Goals เพิ่มทักษะการตลาดของพนักงาน

SMART Goals: ให้พนักงานฝ่ายการตลาดเรียนรู้วิธีการโฆษณาผ่าน Facebook ในเวลา 3 เดือน โดยที่ต้องใช้ให้เป็นหลังเรียนเสร็จ

Specific เจาะจง – เป้าหมายคือการเพิ่มทักษะที่เจาะจงให้กับทีมงาน
Measurable วัดผลได้ – มีการระบุว่าต้องใช้โฆษณาผ่าน Facebook ให้เป็นหลังเรียนเสร็จ อาจจะวัดผลเชิงลึกได้ผ่านการทำข้อสอบ และจำนวนคละที่เข้าไปเรียน
Achievable บรรลุผลได้ – สำหรับคนที่มีประสบการณ์และได้ฝึกฝนทุกวันอยู่แล้ว ระยะเวลาเรียนแค่ 3 เดือนน่าจะเพียงพอ 
Realistic สอดคล้องกับความเป็นจริง – การทำโฆษณาออนไลน์เป็นทักษะที่สอดคล้องกับแผนกการตลาด
Timely อยู่ในกรอบเวลา – มีการกำหนดระยะเวลาในการเรียนรู้ที่แน่นอนก็คือ 3 เดือน

ตัวอย่างที่ 3 : SMART Goals เด็กจบใหม่หางาน

SMART Goals: ผมอยากจะทำงานเป็นวิศวกรในโรงงาน ภายใน 3 เดือนหลังจากที่เรียนจบปริญญาวิศวะมา

Specific เจาะจง – มีการระบุไว้ว่าอยากจะได้งานแนวไหนอย่างชัดเจน
Measurable วัดผลได้ – วัดผลด้วยการดูว่าได้งานหรือเปล่า และอาจจะวัดผลย่อยอ่านจำนวนบริษัทที่สมัครงานและจำนวนบริษัทที่ได้สัมภาษณ์งาน
Achievable บรรลุผลได้ –  3 เดือนเป็นระยะเวลาที่น่าจะเพียงพอสำหรับเด็กจบใหม่ ในช่วงที่จะหางาน
Realistic สอดคล้องกับความเป็นจริง – การที่เด็กจบใหม่อยากจะหางานก็เป็นสิ่งที่สอดคล้องกับความเป็นจริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเด็กที่จบวิศวะเรียนตรงสาย
Timely อยู่ในกรอบเวลา – กรอบเวลา 3 เดือนหลังจากเรียนจบ

สุดท้ายนี้เกี่ยวกับ SMART Goals

จากตัวอย่างการตั้งเป้าหมาย SMART Goals ในหัวข้อที่แล้วเราจะเห็นได้ว่า SMART Goals ในบางครั้งก็ไม่สามารถอธิบายเป็นประโยคสั้นๆได้ประโยคเดียว แต่ต้องมีการอธิบายให้รายละเอียดเพิ่มเติมว่าแต่ละจุดของเป้าหมายนี้มีส่วนไหนที่มี ความเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้ สอดคล้องกับความเป็นจริง และอยู่ในกรอบเวลาบ้าง

การตั้งเป้าหมายก็เป็นแค่ส่วนหนึ่งของการทำงาน นอกจากการตั้งเป้าหมายแล้วเรายังต้องพิจารณาปัจจัยอื่นหลายๆอย่างในการทำงานเพื่อที่จะทำให้เป้าหมายประสบผลสำเร็จและเป็นไปได้จริง ทำให้หลักการของการบริหารโครงการและการบริหารการปฏิบัติการนั้นมีความสำคัญมาก

อีกหนึ่งส่วนเกี่ยวกับการตั้งเป้าหมาย SMART Goals ก็คือการบริหารบุคคลและการบริหารองค์กร เพราะสุดท้ายแล้วต่อให้เราตั้งเป้าหมายถูกต้องตามทฤษฎีมากแค่ไหน หากเราละเลยปัจจัยมนุษย์ เช่นการให้รางวัลพนักงาน หรือทักษะการจูงใจโน้มน้าวคนอื่น เป้าหมายที่เราตั้งไว้ก็ยากที่จะประสบความสำเร็จได้จริง

ข้อมูลในการทำธุรกิจอื่นๆที่เราแนะนำ

• วัฒนธรรมองค์กร – วัฒนธรรมองค์กรที่ดีมีอะไรบ้าง?
• Design Thinking สงสัยมั้ยว่าทำไมคนพูดถึงเยอะจัง?
• Innovation หรือ นวัตกรรม คืออะไร? และมีความหมายว่ายังไงบ้าง