ในสมัยที่ผมเรียนมหาลัยและกำลังหางานใหม่ๆ ผมเข้าใจแค่ว่าแผนก Human Resource หรือทรัพยากรมนุษย์คือแผนกที่เราต้องไปตีสนิทเพื่อให้เราถูกเรียกไปสัมภาษณ์งาน แต่พอเริ่มโตขึ้นเรื่อยๆผมก็เข้าใจว่าความสำคัญของแผนกนี้มีมากกว่านั้น … เรียกว่าเป็นหัวใจของการบริหารบริษัทในสมัยนี้แล้วก็ได้
บทความนี้เรามาลองศึกษาดูกันครับว่าฝ่ายบุคคลคืออะไร คุณสมบัติของแผนก HR ที่ดีต้องเป็นยังไง และหน้าที่มีอะไรบ้าง
Human Resource (HR) คืออะไร?
Human Resource (HR) หรือแผนกทรัพยากรมนุษย์-ฝ่ายบุคคล เป็นแผนกที่จัดการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร หน้าที่ของแผนกทรัพยากรมนุษย์ก็คือ การสรรหาและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร เพื่อสนับสนุนการทำงานของแผนกอื่นๆ และทำให้องค์กรสามารถดำเนินการได้เร็วและดีมากขึ้น
ผมเชื่อว่าคนในวัยทำงานก็คงต้องรู้จักหรือเคยพูดคุยกับฝ่ายบุคคลของบริษัทไม่มากก็น้อย เพราะไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจหรือพนักงานออฟฟิศ ตราบใดที่คุณยังต้องทำงานกับคนอื่นอยู่ คุณก็ต้องเคยเห็นหน้าเห็นตาฝ่ายบุคคลกันบ้างแหละ
ซึ่งเราน่าจะเห็นได้จากชื่อตำแหน่งแล้ว…คำว่า ‘ทรัพยากรมนุษย์’ แปลว่าบุคคลในตำแหน่งนี้ต้องบริหารงานที่เกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์ทั้งหมดในบริษัทครับ แต่การบริหารทรัพยากรมนุษย์แปลว่าอะไรกันนะ?
ทุกองค์กรมีเป้าหมายเฉพาะองค์กร เพราะฉะนั้นองค์กรส่วนมากจะมีการวัดผลไม่ว่าอย่างไรก็อย่างหนึ่ง เนื่องจากว่าการวัดผลที่ใช้กันแพร่หลายที่สุดก็คือ ‘การดูกำไรขาดทุน’ เท่ากับว่าหน้าที่ของทุกแผนกในบริษัทก็คือการเพิ่มรายได้หรือไม่ก็ลดค่าใช้จ่าย ซึ่งแผนกทรัพยากรมนุษย์ก็เหมือนกัน
โดยรวมแล้วแผนกทรัพยากรมนุษย์สามารถเพิ่มรายได้ให้บริษัทได้โดยวิธีดังนี้
- รับพนักงานใหม่ เพื่อให้บริษัทสามารถเติบโตเร็วขึ้น ในทางตรงข้ามฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ก็สามารถ ไล่พนักงานออกเพื่อลดค่าใช้จ่ายได้ด้วย
- ทำเทรนนิ่งให้พนักงาน เพื่อให้พนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เพิ่มความจงรักภักดีต่อองค์กร ทำให้พนักงานขยันมากขึ้นและลาออกน้อยลง
หากเราเข้าใจความหมายของทรัพยากรมนุษย์ และบทบาทของแผนกนี้ในองค์กรแล้ว เรามาลองดูความหมายของการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์กันต่อครับ
Human Resource Management หรือ HRM คือ?
การบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ หรือ HRM คือกลยุทธ์กระบวนการที่แผนกทรัพยากรมนุษย์ใช้เพื่อให้ผลลัพธ์และผลผลิตขององค์กรจากทรัพยากรมนุษย์ออกมาดีขึ้นหรือมีกำไรมากขึ้น ส่วนมากแล้วปัจจัยหลักของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ก็คือประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลของการทำงาน
หน้าที่การบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์จะขึ้นอยู่กับชนิดขององค์กร ขนาดขององค์กร และวัฒนธรรมขององค์กรด้วย
เราจะเห็นได้ว่าองค์กรที่จ้าง ‘แรงงาน’ จะมีวิธีบริหารทรัพยากรมนุษย์ต่างจากบริษัทที่จ้าง ‘พนักงานออฟฟิศ’ นอกจากนั้นแล้ว องค์กรที่มีพนักงานที่อายุน้อยก็มีความต้องการไม่เหมือนกับองค์กรที่มีพนักงานที่มีประสบการณ์มากแล้ว เป็นต้น
แต่ไม่ว่าจะเป็นพนักงานแผนกไหน ตำแหน่งอะไร องค์กรก็ยังได้รับผลประโยชน์จากพนักงานที่ขยันและรักองค์กรอยู่ดี หากสนใจผมแนะนำให้อ่านบทความเพิ่มเติมของผมได้เรื่อง ทํายังไงให้พนักงานรักองค์กร
‘มนุษย์’ เป็นปัจจัยที่เปลี่ยนแปลงได้บ่อย คาดการณ์ได้ยากกว่าปัจจัยอย่างอื่น เพราะฉะนั้นการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ดีที่สุดก็คือการปรับตัวและปรับปรุงอยู่เสมอ
บริษัทขนาดเล็กที่เติบโตไปเป็นบริษัทขนาดใหญ่ก็จะมีการเปลี่ยนแปลงด้านความต้องการในทรัพยากรมนุษย์ หรือบริษัทขนาดใหญ่ที่ต้องการผลิตไลน์สินค้าใหม่ เข้าตลาดใหม่ หรือ ปรับปรุงโครงสร้างธุรกิจก็ล้วนต้องมีการปรับปรุงทรัพยากรมนุษย์เช่นกัน
ในส่วนนี้ผมมีบทความอธิบายแบบลึกกว่ามากเรื่องการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Development) สามารถอ่านได้ที่นี่ครับ การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ คืออะไร (Human Resource Development)
หน้าที่ของการทำงานในตำแหน่ง HR มีอะไรบ้าง?
ผมได้อธิบายความหมายของทรัพยากรมนุษย์และการจัดการทรัพยากรมนุษย์มาเยอะแล้วเรามาลองดูหน้าที่ในการทำงานของแผนกนี้นะครับ ตำแหน่ง HR อาจมีความสำคัญมากกว่าที่หลายคนคิดไว้ในตอนแรกก็ได้
- สรรหาทรัพยากรและจัดการแรงงาน (Recruiting and Staffing) – หน้าที่ส่วนที่ถือว่าตรงไปตรงมา องค์กรส่วนมากมีการรับพนักงานอยู่สม่ำเสมออยู่แล้ว องค์กรที่มีการวางแผนธุรกิจดีจะรู้ว่าในแต่ละปีองค์กรต้องเติบโตมากแค่ไหนและต้องรับพนักงานเพิ่มเท่าไร นอกจากนั้นแล้วในกรณีที่พนักงานเก่าต้องออกจากงาน ทางฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ก็ต้องรับผิดชอบหาพนักงานมาแทนด้วย
- อบรมและพัฒนาบุลคากร (Training) – การอบรมพนักงานจะทำให้พนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนมากแล้วการอบรมที่ฝั่งทรัพยากรมนุษย์จัดจะเกี่ยวข้องกับการเสริมทักษะด้านความเป็นผู้ทำและการทำงานเป็นทีม ซึ่งจะเอื้ออำนวยให้พนักงานสามารถเติมโตในบริษัทและทำงานได้หลากหลายมากขึ้น หากระบบการอบรมและพัฒนาบุคลากรทำได้ดี ปัญหาด้านการสรรหาทรัพยากรก็จะลดลง
- ประเมินผลงาน (Appraisal) – บางคนก็เรียกข้อนี้ว่าการประเมิน KPI การประเมินผลงานส่วนมากขึ้นอยู่กับผลงานที่พนักงานทำ บางครั้งก็ขึ้นอยู่กับวินัยการทำงานอย่าง การเข้าออกงานสาย หรือการหยุดเยอะเกิน ไม่ว่ารายละเอียดคืออะไรก็ตาม หน้าที่สูงสุดของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ก็คือการประเมินว่าพนักงานควรได้รับรางวัลหรือถูกตักเตือนอย่างไรบ้าง อาจเป็นการเลื่อนตำแหน่ง ให้โบนัส หรือหักเงินเดือนก็ได้
- บริหารอัตราจ้างงาน (Payroll) – อัตราว่าจ้างไม่ได้มีแค่เงินเดือนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสวัสดีการต่างๆ ประกันสุขภาพ ประกันสังคม ภาษี กองทุน และ ค่าใช้จ่ายอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับพนักงานอีกด้วย ปัจจัยสำคัญของส่วนนี้ก็คือการศึกษาข้อมูลไม่ว่าจะเป็นเรื่องเทคโนโลยี กฎหมาย หรือนโยบายรัฐบาล และหาวิธีดำเนินการให้ถูกต้องและมีความขัดแย้งน้อยที่สุด
- แก้ปัญหาและลดความขัดแย้ง (Conflict Resolution) – องค์กรที่ทำงานด้วยมนุษย์ก็ย่อมมีปัญหาด้านความสัมพันธ์ไม่มากก็น้อย โดยเฉพาะองค์กรที่มีความแตกต่างระหว่างชนชั้น เชื้อชาตื ศาสนา หรือความเชื่อทางการเมือง บางครั้งหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์อาจจะเป็นการห้ามพนักงานขโมยของกินในตู้เย็น หรือบางทีอาจจะเป็นเรื่องที่ใหญ่กว่านั้นก็ได้
จากประสบการณ์ทำงานของผม แผนกทรัพยากรมนุษย์คือตัวแปรสำคัญเวลาที่บริษัทเผชิญปัญหาเลยครับ เพราะเมื่อไหร่ที่พนักงานกับผู้บริหารมีความคิดเห็นไม่ตรงกัน แผนกที่ต้องเป็นตัวกลางเพื่อแก้ปัญหาความไม่พอใจก็คือแผนกทรัพยากรมนุษย์
บางครั้งหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ก็คือการสนับสนุนหรือช่วยแผนกอื่นด้วย ยกตัวอย่างเช่น ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์อาจให้บรรทัดฐานเงินเดือนเบื้องต้นกับหัวหน้าแผนก เพื่อที่จะใช้ต่อรองกับพนักงานใหม่ หัวหน้าแผนกก็จะมีอำนาจในการตัดสินใจว่าเงินเดือนที่ควรจะให้พนักงานจริงๆควรอยู่ที่เท่าไรเป็นต้น
หรือบางครั้งหัวหน้าแผนกก็อาจจะเป็นคนไปบอกฝ่ายทรัพยากรมนุษย์เองว่าพนักงานคนนี้ทำงานดีควรได้ผลตอบแทนเยอะหน่อย อย่างไรก็ตามรายละเอียดการบริหารพนักงานก็ขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานของแต่ละองค์กรด้วย
ผู้บริหารหรือเจ้าของธุรกิจหลายคนเลือกที่จะมอง ‘พนักงาน’ เป็น ‘ตัวเลข’ กำไรหรือขาดทุนมากเกินไป แต่ ‘มนุษย์ก็คือมนุษย์’ ทุกคนมีความต้องการ มีทักษะไม่เหมือนกัน บริษัทที่สามารถบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้เหมาะสมที่สุดก็คือบริษัทที่จะสามารถเติบโตได้เยอะที่สุด
คุณสมบัติของผู้ที่ทำหน้าที่เป็น HR ที่ดีมีอะไรบ้าง?
เราเห็นแล้วว่าหน้าที่การงานของตำแหน่งทรัพยากรมนุษย์มีอะไรบ้าง แต่คุณสมบัติของคนที่จะทำงานนี้ได้ดีคืออะไรกันนะ
ทรัพยากรมนุษย์คือแผนกที่ต้องทำงานกับบุคคลภายในและภายนอกบริษัทอยู่ตลอดเวลา และต้องสามารถแก้ไขไกล่เกลี่ยปัญหาที่เกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรได้ เพราะฉะนั้นทักษะต่อไปนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นมาก
- ทักษะการสื่อสาร – หมายถึงการสื่อสารทั้งคำพูดและท่าทาง ไม่ว่าจะเป็นคำที่พูด วิธีที่พูด หรือเวลาที่พูดก็ตาม
- ทักษะด้านมนุษย์สัมพันธ์ – ทรัพยากรมนุษย์เป็นแผนกที่อยู่ระหว่างทุกแผนก และระหว่างทุกคนในบริษัท ฉะนั้นทักษะที่สำคัญที่สุดก็คือทักษะมนุษย์สัมพันธ์ที่ทำให้แผนกนี้สามารถเข้าถึงและพูดคุยกับทุกคนในบริษัทได้
ในยุคนี้ จะเห็นได้ว่าบริษัทเริ่ม ‘พึ่งพาพนักงาน’ มากขึ้น … แปลว่า งานส่วนมากที่สร้างรายได้และกำไรให้กับบริษัทก็คืองานที่มาจากพนักงานที่มีทักษะและประสบการณ์เยอะ ซึ่งจะแตกต่างจากเมื่อก่อนที่บริษัทเอาแต่พึ่งพนักงานชนชั้นแรงงาน ที่ทำงานรูปแบบเดิมๆเป็นระบบ ซ้ำไปซ้ำมา
ยกตัวอย่างเช่น บริษัทที่ปรึกษาทางธุรกิจ บริษัทไอทีซอฟต์แวร์ต่างๆ และบริษัทการเงิน ล้วนเป็นบริษัทที่กำลังมีความนิยมในตลาดมากขึ้นเรื่อยๆ
บริษัทเหล่านี้สามารถทำงานและเติบโตได้ด้วยทักษะของพนักงานเป็นส่วนมาก แตกต่างจากเมื่อก่อนที่บริษัทจะนิยมพึ่งพาแรงงานการผลิต ยิ่งพนักงานสามารถตัดสินใจเอง ทำงานเองได้มากเท่าไร บริษัทก็ยิ่งกำไร เท่ากับว่าบริษัทมีความจำเป็นต้องพึ่งพาทรัพยากรมนุษย์ที่จะบริหาร รับงาน ฝึกงาน มากขึ้นเรื่อยๆเช่นกัน
ผมหวังว่าบทความนี้จะให้ความรู้ทุกคนได้ไม่มากก็น้อย หากใครชอบเรียน ชอบศึกษาเกี่ยวกับเรื่องการทำธุรกิจ การบริหาร ผมได้เขียนอีบุ๊คเรื่องข้อมูลการทำธุรกิจ ที่ถูกสอนในโรงเรียนบริหารธุรกิจทั่วโลก ผมตั้งใจทำมาก หวังว่าทุกคนจะชอบครับ อีบุ๊ค ฉลาดรู้ ฉลาดทำธุรกิจ