Project Manager จะต้องคอยตรวจสอบ ดูแล และยังต้อมีความเข้าใจในขั้นตอนการทำงานทุกอย่างของโครงการ เพื่อที่จะสามารถดำเนินงานโครงการให้ไปสู่เป้าหมายระยะยาวที่องค์กรกำหนดไว้ได้
ซึ่งในบทความนี้ เราจะมาดูกันว่า KPI ของ Project Manager คืออะไร มีตัวอย่างอะไรบ้าง และ สำคัญอย่างไรต่อการทำงานแนวนี้
KPI ของ Project Manager คืออะไร
KPI ของ Project Manager คือ ตัวชี้วัดที่ช่วย Project Manager ในการติดตามผลการดำเนินงานของโครงการ ซึ่งสามารถช่วยประมาณการให้เรารู้ว่าโครงการจะเสร็จสิ้นภายในเวลาที่กำหนดได้หรือไม่ ค่าใช้จ่ายของโครงการจะเป็นไปตามที่วางแผนไว้หรือไม่ และโครงการที่ Project Manager ดูแลอยู่นั้นจะสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้หรือไม่
ย่างที่เรารู้ KPI คือตัวชี้วัดที่ใช้ในการประเมินผลการดำเนินงานของโครงการมีประสิทธิภาพหรือไม่ เพราะถ้าหากไม่มี KPI แล้วคงเป็นเรื่องยากที่จะรู้ว่าโครงการนั้นกำลังจะล้มเหลวหรือประสบความสำเร็จ แต่ KPI แค่เพียงตัวเดียวก็คงไม่สามารถระบุได้ว่าโครงการนั้นกำลังจะไปในทิศทางไหน
ดั้งการกำหนด KPI ควรทำให้ครอบคลุมและยังสามารถใช้ติดตามผลงานดำเนินการโครงการนั้นได้ Project Manager มีหน้าที่ต้องทำการค้นหา KPI ที่เหมาะสมกับโครงการ การที่ Project Manager จะกำหนดตัวบ่งชี้ของโครงการให้ครอบคลุมนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะสามารถทำได้ภายใน 1 ชั่วโมง เพราะอาจต้องใช้เวลาและความมุ่งมั่นในค้นหา KPI ที่ช่วยสะท้อนประสิทธิภาพของโครงการได้อย่างแท้จริง
ถ้าหาก Project Manager ต้องการกำหนดกรอบ KPI ของโครงการที่ใช้ติดตามผลการดำเนินการเพื่อช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมให้ดีขึ้นนั้น อาจจะต้องเริ่มจากการใช้ตัวชี้วัดของโครงการที่เคยถูกใช้บ่อย ๆ
ในทางกลับกัน Project Manager ก็จะต้องกำหนด KPI ที่สะท้อนให้เห็นภาพรวมทั้งหมดของโครงการ อีกทั้งยังจำเป็นต้องรู้ว่ากำลังมีอะไรเกิดขึ้นในโครงการ เช่น ตารางงาน, งบประมาณ, ค่าใช้จ่ายโดยประมาณ, ต้นทุนจริง, ความเสี่ยง, การจัดสรรทรัพยากร, การใช้ประโยชน์, ความคืบหน้าโดยรวม และองค์ประกอบอื่น ๆ เป็นต้น
KPI ของ Project Manager นั้นจึงควรมีความเฉพาะเจาะจง (Specific), วัดผลได้ (Measurable), บรรลุผลได้จริง (Achievable), นำไปใช้งานได้จริง (Realistic) และมีเวลาจำกัด (Timely) ก็คือหลักการของ SMART KPI นั่นเอง (สามารถอ่านเพิ่มได้ที่บทความนี้)
แม้ว่าจะมีเท็มเพลต KPI ที่ใช้ในการจัดการโครงการนั้นมีให้เลือกมากมาย แต่ว่าโครงการของแต่ละองค์งานย่อมมีความแตกต่างกัน ดังนั้นหมายความว่าบริษัทหรือแผนกหนึ่งจึงสามารถใช้ KPI ที่แตกต่างกันได้ เพื่อใช้ KPI เหล่านี้ในการประเมินความคืบหน้าของโครงการหรือประสิทธิภาพของทีมได้ตรงจุดมากที่สุด
ข้อแนะนำในการตั้ง KPI ของ Project Manager
KPI ของ Project Manager คือ ตัวบ่งชี้ที่ Project Manager ใช้ในการติดตามผลการดำเนินการของโครงการในทุกมิติเพื่อการดำเนินงานของโครงการนั้นเป็นตามต้องการ ในการกำหนด KPI ของโครงการนั้นควรมีความเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้ สอดคล้องกับสถานการณ์จริง และมีการจำกัดเวลา
หลักการที่ผมอยากจะแนะนำเพื่อนำมาใช้ในการตั้ง KPI ก็คือ SMART เป็นหลักการที่นิยมนำมาใช้ในการตั้งเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และ KPI ที่ใช้เพื่อวัดผลการดำเนินงานของโครงการต่าง ๆ หรือการดำเนินธุรกิจ โดยหลัก SMART จะมีทั้ง 5 อย่างด้วยกันก็คือ
#1 ควรมีความเฉพาะเจาะจง (Specific)
การตั้ง KPI ควรมีความชัดเจนว่าต้องการอะไร และจะทำอะไร ต้องไม่กว้างมากเกินไปแต่มีความเฉพาะเจาะจง เพื่อ KPI นั้นจะช่วยให้เรามองเห็นทิศทางว่าผู้ที่ทำการจัดเก็บข้อมูลจะต้องทำการจัดเก็บข้อมูลอย่างไรในการปฏิบัติงานและข้อมูลนั้นสะท้อนผลการดำเนินงานโครงการได้เป็นอย่างดี
#2 วัดผลได้ (Measurable)
KPI สามารถวัดผลได้ ข้อมูลที่ทำการจัดเก็บนั้นต้องเป็นตัวเลขที่เข้าใจได้ เช่น ค่าเฉลี่ย, ผลรวมทั้งหมด หรือค่าร้อยละเป็นต้น
โดยตัวเลขต้องมีที่มาที่ไปอย่างชัดเจนและสามารถสืบค้นหาหลักฐานในการจัดเก็บข้อมูลได้ภายหลัง และควรมีช่วงเวลาในการเปรียบเทียบเพื่อช่วยให้มองเห็นทิศทางของผลการดำเนินการของโครงการได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้นว่า กำลังไปในทิศทางไหนช่วยให้ Project Manager คาดการณ์ผลการดำเนินโครงการได้และสามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธในการดำเนินการโครงการได้
#3 บรรลุผลได้จริง (Achievable)
KPI ควรบรรลุผลได้จริงไม่ใช่เป็นการตั้ง KPI ที่ห่างไกลจากการดำเนินงานที่กำลังทำอยู่จนไม่สามารถบรรลุผลได้ ควรเป็น KPI ที่สามารถบรรลุผลการดำเนินงานที่กำลังทำอยู่ได้จริง เพื่อเป็นสิ่งที่สร้างแรงจูงใจไปยังเป้าหมายหลักหรือวัตถุประสงค์ของโครงการ ให้ทำเป็นเป้าหมายที่เล็กลงที่สามารถบรรลุผลได้ในเวลาที่กำหนด
#4 นำไปใช้งานได้จริง (Realistic)
ควรตั้ง KPI ที่ตรงกับสถานการณ์จริงของโครงการในปัจจุบัน อาจจะเพื่อแก้ปัญหา ลดความเสี่ยง หรือเพิ่มความสำเร็จมากยิ่งขึ้น เพราะว่าในแต่ละหน่วยงานมีสถานการณ์จริงไม่เหมือนกันดังนั้นควรตั้ง KPI ที่ใช้ในการติดตามโครงการนั้นควรสอดคล้องกับสถานการณ์จริงที่กำลังเผชิญอยู่
#5 มีเวลาจำกัด (Timely)
ควรจำกัดระยะเวลาในการวัดผลของ KPI นั้นและควรเก็บข้อมูลที่ใช้ในการวัดผลนั้นมีช่วงระยะเวลาเปรียบเทียบเพื่อจะได้เห็นภาพการดำเนินงานที่ชัดเจนมากขึ้นว่า ในช่วงเวลาดังกล่าวเหตุใดจึงได้ตัวเลขดังกล่าวมา เพื่อช่วยบ่งบอกว่า Project Manager ใช้กลยุทธหรือวิธีการใดในการทำให้โครงการมีผลตัวเลขนั้น
และนี่คือ หลักการ SMART ที่ Project Manager ควรใช้หรือยึดเป็นหลักการในการกำหนด KPI ของโครงการ เพื่อที่ใช้ในการติดตามผลการดำเนินโครงการ
KPI ควรมีความเฉพาะเจาะจงว่าต้องการจะทำอะไร สามารถวัดผลได้ตัวเลขที่ต้องการวัดผลสะท้อนให้เห็นถึงผลการดำเนินงานว่า บรรลุตามเป้าหมายได้หรือไม่ตามสถานการณ์จริงที่กำลังเกิดขึ้นภายในโครงการ และต้องมีระยะเวลากำหนดชัดเจนว่าจะทำการวัดผลเมื่อใด หลักการเหล่านี้จะช่วยทำให้ Project Manager ได้ KPI ที่ดีที่เหมาะสมตรงกับเป้าหมายหลักของโครงการ ในส่วนนี้ผมมีบทความที่ลงรายละเอียดเพิ่มเติมเรื่อง KPI ไว้นะครับ
ตัวอย่าง KPI ของ Project Manager
จากที่กล่าวมาทั้งหมด เพื่อให้ Project Manager ได้เห็นภาพการกำหนด KPI ของ Project Manager ได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น จะขอยกตัวอย่าง KPI บางส่วนดังนี้
KPI การประมาณงบประมาณของโครงการ
งบประมาณโครงการตามแผน คือ ต้นทุนโดยประมาณสำหรับการดำเนินกิจกรรมโครงการของ Project Manager ได้วางแผน ณ วันที่ตั้งโครง การเปรียบเทียบงบประมาณโครงการที่ได้วางแผนไว้เป็น KPI เพื่อใช้เปรียบเทียบกับโครงการอื่นๆ ในการดูว่าในเวลาที่กำหนด Project Manager กำลังดำเนินการอยู่ภายใต้งบที่กำหนดหรือได้ใช้งบประมาณไปมากกว่าที่กำหนดการไว้แล้วหรือไม่
แม้ว่าจะไม่ใช่ทุกองค์กรที่จะมีกระบวนการบริหารโครงการอย่างครบถ้วน แต่ Project Manager ที่เก่งและมีวิธีการประเมินอย่างชัดเจนว่าโครงการกำลังไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่
ถ้าองค์กรมีการกำหนดระยะเวลาความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้ของโครงการ สิ่งนี้ก็จะกลายเป็น KPI ของโครงการ บางองค์กรไม่สามารถปล่อยให้โครงการล่าช้ากว่ากำหนดการได้ถึง 40% ไม่เช่นนั้น เพราะองค์กรจะเสียความน่าเชื่อถือกับลูกค้าอย่างมาก ดังนั้น การตั้งค่า KPI ความล่าช้ากว่ากำหนดการของโครงการไม่เกิน 30% เพราะเมื่อมีโครงการใด ๆ ที่ดำเนินการล่าช้ากว่ากำหนด 25% จะต้องได้รับการแก้ไข
KPI การจัดสรรทรัพยากร
ถ้าหากโครงการได้รับการจัดสรรทรัพยากรเพียง 30% ของเวลาที่กำหนด นั่นเป็นเรื่องยากมากที่จะดำเนินโครงการให้แล้วเสร็จทันเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการของที่มีผู้รับเหมา และถ้า Project Manager ไม่มอบหมายงานให้เหมาะสม ก็จะเป็นการเพิ่มต้นทุนให้กับโครงการโดยที่ไม่เกิดผลอะไร
การจัดสรรทรัพยากรจึงเป็น KPI ที่สำคัญ KPI หนึ่งของโครงการ ดังนั้น Project Manager จึงควรจัดสรรการใช้ทรัพยากรที่มีความเหมาะสมและเพียงพอต่อระยะเวลาของโครงการ
โดยทรัพยากรนั้นรวมถึงหลายอย่างเลย แต่หากจะให้พูดในแนวกว้างก็คือการพิจารณา เวลา เงินทุน จำนวนพนักงาน และ วัตถุดิบต่างๆที่สำคัญ สำหรับแต่ละกระบวนการของโครงการ
KPI สถานะโครงการ
โดยปกติแล้ว KPI ของสถานะโครงการจะเป็นตัวบ่งชี้เพื่อใช้ติดตามความคืบหน้าของโครงการ อย่างไรก็ตามองค์กรต้องการติดตามว่ามีโครงการใดบ้างที่กำลังดำเนินการอยู่, โครงการปิดอยู่, โครงการที่ดำเนินการแล้วเสร็จ, โครงการที่พักไว้, หรือโครงการที่ถูกยกเลิก เป็นจำนวนเท่าใดบ้าง นอกจากนี้ยังช่วยให้องค์กรรู้ว่าอัตราส่วนความสำเร็จของโครงการว่าเป็นไปตามแผนที่แผนกหรือ Project Manager กำหนดไว้นั้นสามารถสำเร็จได้มากน้อยเพียงใด
และนี่คือตัวอย่างเพียงบางส่วนในการกำหนด KPI ของ Project Manager จริงๆแล้ว KPI นั้นต่อถูกปรับให้เหมาะกับแต่ละโครงการเลย ข้อเสียของการบริหารโครงการคือเราต้องเปลี่ยนโครงการใหม่เรื่อยๆ ทำให้ต้องมาคิด KPI ของแต่ละโครงการใหม่ทุกครั้ง อย่างไรก็ตามหน้าที่หลักก็ผู้บริหารโครงการก็ยังคงเหมือนเดิมตลอด ก็คือการทำโครงการให้ตรงเวลา ตรงเป้าหมาย และ ในงบที่ตั้งไว้ (
หรือในอีกมุมมอง เราสามารถแยก KPI ของแต่ละโครงการออกมาจาก KPI ของผู้บริหารโครงการก็ได้ การทำแบบนี้เหมาะมากสำหรับผู้บริหารที่คุมหลายโครงการพร้อมกัน แต่ก็ทำให้ผู้บริหารหรือหัวหน้างานต้องมานั่งดูตัวเลขยิบย่อยของแต่ละโครงการเยอะหน่อย ให้นำไปปรับดูนะครับว่าเรามีเวลาดูรายละเอียดเยอะแค่ไหน หากไม่มีเวลา เราก็อาจจะต้องดูแต่ภาพรวมแทน
บทความอื่นๆเพิ่มเติม
การบริหารโครงการ คืออะไร? ขั้นตอนของ Project Management
Project manager คือตำแหน่งอะไร? แนะนำ ‘ผู้จัดการโครงการ’
PDCA คืออะไร – วงจรบริหารสี่ขั้นตอน 4 ขั้นตอน