ตำแหน่งงานที่มักได้ยินบ่อย ๆ เวลาต้องทำโครงการใด ๆ ขึ้นมาก็คือ Project manager หรือที่เรียกแบบภาษาไทยว่า ตำแหน่งผู้จัดการโครงการ แต่เคยสงสัยหรือไม่ว่า Project manager คืออะไร มีหน้าที่สำคัญและต้องรับผิดชอบงานมากน้อยขนาดไหน
บางคนอาจคิดว่า Project Manager เป็นตำแหน่งที่พบเจอได้บ่อยในองค์กรทั่วไป แต่ในความเป็นจริงนี่คืออีกความท้าทายสำหรับคนที่ได้รับเลือกให้ทำงานในตำแหน่งดังกล่าว เพราะไม่ใช่แค่การตรวจสอบผลงานที่กำลังทำออกมาเท่านั้น แต่ผู้จัดการโครงการยังมีความรับผิดชอบอันใหญ่หลวงตามมาอีกมากมาย ที่หลายคนไม่เคยคาดคิดมาก่อน
Project manager คือตำแหน่งอะไร? แนะนำ ‘ผู้จัดการโครงการ’
Project Manager หรือ ผู้จัดการโครงการ คือตำแหน่งที่มีหน้าที่จัดการโครงการ ซึ่งรวมถึง การวางแผน การดำเนิน การตรวจสอบ การควบคุม และการปิดโครงการ ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในโครงการทั้งหมด ตั้งแต่การตั้งเป้าหมาย การบริหารบุคลากรในโครงการ การดูแลทรัพยากร และการทำให้โครงการประสบความสำเร็จ
คนที่ได้รับคัดเลือกให้เข้ามาเป็น Project Manager นี้จะเป็นบุคคลที่ถูกคัดสรรว่ามีความเหมาะสมใน ‘การควบคุมงานบางอย่างในช่วงระยะเวลาที่กำหนด’ พร้อมทั้งบริหารจัดการให้โครงการดังกล่าวสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี ทั้งบริหารจัดการคน, งบประมาณ, เวลา, ทรัพยากรต่าง ๆ ที่มี, การสร้างความเข้าใจระหว่างกันของคนในทีม และด้านอื่น ๆ เพื่อให้ผลงานที่ออกมาเป็นไปตามความคาดหวัง ตรงวัตถุประสงค์ ไม่ผิดเป้าหมาย ผลลัพธ์ที่ได้น่าพึงพอใจ
ในส่วนนี้ หากใครยังไม่รู้เรื่องหลักการบริหารโครงการ สามารถอ่านบทความนี้ก่อนได้นะครับ การบริหารโครงการ คืออะไร? ขั้นตอนของ Project Management
สังเกตว่าการเป็น Project manager จะไม่ใช่หน้าที่ประจำของบุคคลผู้หนึ่ง แต่เมื่อมีโครงการใหญ่ ๆ หรือต้องอาศัยคนที่มีความเชี่ยวชาญแบบเฉพาะทางสูง เพื่อคอยควบคุมสิ่งต่าง ๆ ให้ดำเนินการไปอย่างลุล่วงก็จำเป็นต้องคัดเลือกคนที่เหมาะสมเข้ามาทำ ในกรณีมีปัญหาหรือต้องแก้ไขใด ๆ ก็ตาม ตำแหน่งนี้จะต้องเป็นผู้จัดการ ออกคำสั่ง เพื่อให้ทุกคนในทีมทำตาม ดังนั้นจึงนับเป็นตำแหน่งสำคัญที่โครงการต่าง ๆ จะขาดไม่ได้
อย่างไรก็ตาม ในองค์กรที่มีโครงการใหญ่ๆเกิดขึ้นเรื่อยๆ ตลอดเวลา (เช่น บริษัทก่อสร้าง เป็นต้น) การมีพนักงานที่คนที่สามารถรับผิดชอบได้หลายโครงการ สามารถคุมหน้าที่การงานได้หลายอย่าง ก็เป็นเรื่องที่ดี
Project Manager มีหน้าที่อะไรบ้าง
ในหัวข้อก่อนหน้าอาจพูดถึงเรื่องของการปฏิบัติในฐานะของการเป็น Project manager บ้างเล็กน้อย ๆ แต่สำหรับส่วนนี้จะขอนำหน้าที่สำคัญของคนที่เข้ามารับตำแหน่งดังกล่าวว่ามีหน้าที่อะไรบ้าง
1. วางแผนงานทุกขั้นตอน เพื่อให้ตรงตามวัตถุประสงค์
หน้าที่แรกในฐานะ Project manager คือ การวางแผนงานอย่างละเอียด รอบคอบ เพื่อให้ผลงานออกมาถูกต้องและน่าประทับใจมากที่สุด ซึ่งการวางแผนเหล่านี้ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญ การศึกษาหาความรู้อย่างละเอียด ทำออกมาเป็นขั้นตอนเรียงลำดับชัดเจน เพื่อให้คนที่ทำงานด้วยเกิดความเข้าใจ พร้อมทำตามอย่างไม่มีข้อผิดพลาด หรือข้อเสียน้อยที่สุด
2. มีการวางกลยุทธ์ต่าง ๆ ในการทำงานชัดเจน
ในระหว่างการวางแผนหรือตอนทำงานจริง Project manager จะต้องมีการวางกลยุทธ์เพื่อให้เหมาะสมกับโครงการนั้น ๆ เสมอ ซึ่งกลยุทธ์ที่ว่านี้ขึ้นอยู่กับลักษณะงานว่าเป็นโครงการประเภทใด ซึ่งต้องอาศัยเรื่องของประสบการณ์และความรู้ที่มีเพื่อดึงเอาสิ่งที่เหมาะสมออกมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
3. บริหารจัดการเรื่องต่าง ๆ ให้ราบรื่น
อีกหน้าที่ของ Project manager ซึ่งถือว่าสำคัญมาก ๆ นั่นคือ คอยบริหารจัดการเรื่องต่าง ๆ เพื่อให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น ไร้ปัญหา หรือทำให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ขั้นตอนนี้จะสังเกตว่ามักอยู่ที่สไตล์การทำงานของคน ๆ นั้น มีทั้งเคี่ยวตามกฎระเบียบ, ยืดหยุ่น ไม่แข็งจนเกินไป ฯลฯ แต่ไม่ว่าจะแบบไหนหน้าที่นี้นับว่าหนักหนาและต้องรัดกุมมากที่สุด
4. ติดต่อประสานงานกับส่วนอื่น หรือโครงการอื่น
การเข้าไปติดต่อประสานงานกับส่วนอื่น หรือโครงการอื่น ๆ นับเป็นอีกสิ่งที่ต้องทำ เข้าใจดีว่าบางเรื่องอาจให้คนในทีมเข้าไปจัดการพูดคุยแทนได้ แต่บ่อยครั้งมักสังเกตคือคนเหล่านั้นจะไม่มีอำนาจในการตัดสินใจ ซึ่งต่างจากตัวของ Project manager เข้าไปเอง หากมองแล้วสิ่งไหนน่าสนใจก็พร้อมยินดีให้เข้ามาช่วยเหลือ แต่ถ้าหากคุยแล้วไม่ลงตัวก็มีสิทธิ์ที่จะตัดสินใจไม่ใช้งานก็ได้
5. ติดตามผลงานอย่างสม่ำเสมอ
แม้บางครั้งตัวของคนคุมใหญ่อย่างผู้จัดการโครงการจะไม่ได้ลงไปดูแลด้วยตนเอง อาจด้วยการติดธุระด้านอื่น ๆ ก็ยังจำเป็นต้องคอยติดตามผลอยู่ตลอดว่าเป็นไปตามแผนและระยะเวลาที่คาดหวังหรือไม่ หากยังไม่ใช่จะต้องรีบดำเนินการแก้ไขทันทีเพื่อลดโอกาสผิดพลาดของตัวงานมากที่สุด
6. แก้ปัญหาเฉพาะหน้า
ในการทำงานทุกประเภทย่อมมีปัญหาเกิดขึ้นได้แบบไม่รู้จบ ดังนั้นในฐานะของการเป็นผู้ควบคุมโครงการก็ต้องคอยจัดการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเพื่อให้งานออกมาราบรื่นมากที่สุด แต่ทั้งนี้อาจปรึกษากับผู้ช่วยหรือคนในทีมเพื่อจะได้เลือกเอาวิธีที่ดีที่สุดเท่านั้นมาใช้งาน
Project Manager ต้องจบอะไร
ในเรื่องของการเรียนจบกับการเป็น Project manager จริง ๆ แล้วไม่ว่าจะเรียนจบจากสาขาหรือคณะใดก็ไม่ใช่ปัญหา เพราะส่วนใหญ่ผู้บริหารที่คัดเลือกให้ใครเข้ามาทำหน้าที่ตรงนี้ต้องมองเห็นศักยภาพในการทำงานเป็นทุนเดิม ดังนั้นแม้ว่าจะไม่ได้จบตรงสาขากับที่ควรเป็น แต่ถ้ามีประสบการณ์มากพอนั่นจะช่วยให้คุณเองก็สามารถรับตำแหน่งนี้ได้
อย่างไรก็ตามไม่ใช่ว่าการเรียนจบอะไรก็สามารถเป็น ผู้จัดการโครงการ ได้เสมอไป เพราะบางอย่างที่ต้องอาศัยทักษะเฉพาะทางจริง ๆ การเรียนในด้านนั้นมาจะช่วยเพิ่มความเป็นไปได้ในการถูกคัดเลือกเพื่อทำหน้าที่นี้
เช่น โครงการก่อสร้าง ควรเป็นคนที่จบด้านวิศวกรรมศาสตร์ หรือ สถาปัตยกรรมศาสตร์, โครงการทางวิชาการเกี่ยวกับระบบการเรียนผ่านออนไลน์ ควรให้คนที่เรียนจบด้านคอมพิวเตอร์หรือคนที่เรียนด้านครุศาสตร์เข้ามาทำหน้าที่, โครงการวางแผนสำหรับออกบูทต่างประเทศ อาจเลือกคนที่เรียนจบด้านบริหารธุรกิจระหว่างประเทศ เป็นต้น ซึ่งยังมีปัจจัยอื่นประกอบนอกจากการเรียนจบด้วย
Project Manager ต้องมีทักษะอะไรบ้าง
ปิดท้ายกันด้วยเรื่องของทักษะซึ่งในฐานะของ Project manager ต้องมีทักษะอะไรบ้างเพื่อช่วยให้การบริหารงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลองมาศึกษาไปพร้อม ๆ กัน
1. ด้านความเชี่ยวชาญ
ถือเป็นทักษะสำคัญที่สุดของ Project manager จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญและเข้าใจในรายละเอียดของโครงการนั้น ๆ เป็นอย่างดี รู้วัตถุประสงค์ว่าต้องทำออกมาให้ได้ในลักษณะใดจึงจะตรงกับสิ่งที่คาดหวังเอาไว้มากที่สุด
2. ด้านการเป็นผู้นำ
ผู้จัดการโครงการ ก็คือหัวหน้างานที่รับผิดชอบทั้งหมดของโครงการ จึงต้องมีทักษะด้านการเป็นผู้นำ รู้ว่าจังหวะไหนควรแข็ง จังหวะไหนควรอ่อน เพื่อปกครองทีมงานทุกคนให้ทำได้อย่างสำเร็จลุล่วง ไม่มีปัญหาให้ต้องปวดหัวบ่อย ๆ
3. ด้านทัศนคติต่องาน
หากตัดสินใจรับตำแหน่งนี้มาแล้วต้องมีทัศนคติที่ดีต่องาน เพื่อทำให้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางเอาไว้ ตรงนี้เป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้ผลลัพธ์ออกมาดีดังที่คาดหวังและตั้งใจเอาไว้
4. ด้านการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
เป็นเรื่องปกติของการทำงานที่ต้องมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น จะใหญ่หรือเล็กก็สุดแท้แต่เรื่องนั้น ๆ แต่ทักษะที่สำคัญของ Project manager คือ ต้องรู้วิธีจัดการปัญหาดังกล่าวให้รวดเร็วที่สุด เพื่องานจะได้เดินต่อ ไม่เสียจังหวะ หรือต้องยืดระยะเวลาออกไปเกินกำหนด
5. ด้านการสื่อสาร
ปฏิเสธไม่ได้ว่าการทำงานร่วมกับคนจำนวนมากต้องรู้วิธีสื่อสารอย่างเหมาะสม ยิ่งทำโครงการด้วยแล้วบ่อยครั้งที่ต้องพูดคุยกับทั้งคนในและคนนอก การมีทักษะที่ดีในการสื่อสารจะช่วยให้งานออกมาราบรื่น ไม่ติดขัดใด ๆ
จากที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ Project manager คือตำแหน่งที่เปรียบได้กลับหัวเรือใหญ่ซึ่งจะนำพาทีมงานทุกคนให้ก้าวไปถึงฝั่ง จบภารกิจด้วยผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจ ใครที่กำลังรับหน้าที่ตรงนี้หรือมีแนวโน้มว่าตนเองอาจได้ทำก็ควรเรียนรู้และฝึกทักษะของตนเองเป็นประจำ
ข้อมูลในการทำธุรกิจอื่นๆที่เราแนะนำ
โครงการคืออะไร และ มีกี่ประเภทกันนะ? (Project)
SMART Goals คืออะไร? ทำไมถึงความสำคัญสำหรับองค์กร
KPI คืออะไร? ใช้ยังไงไม่ให้คนเบื่อ