โรงงานเป็นธุรกิจที่ให้ความสำคัญกับการค่าใช้จ่ายเยอะ เพราะเป้าหมายของโรงงานคือการผลิตให้เยอะที่สุดเท่าที่จะทำได้ หมายความว่ายิ่งค่าใช้จ่ายเยอะ โรงงานยิ่งกำไรเยอะ
ในบทความนี้เรามาดูกันว่าค่าใช้จ่ายในโรงงานสามารถแบ่งเป็นอะไรได้บ้าง และ วิธีหรือกิจกรรมลดค่าใช้จ่ายในโรงงานมีอะไรบ้าง
ค่าใช้จ่ายโรงงานมีอะไรบ้าง.
ก่อนที่เราจะไปดูวิธีลดค่าใช้จ่ายในโรงงาน เราต้องทำความเข้าใจก่อนว่าค่าใช้จ่ายต่างๆในโรงงานหลักๆมีอะไรบ้าง
ค่าใช้จ่ายโรงงาน = ค่าวัตถุดิบทางตรง + ค่าแรงงานทางตรง + ค่าใช้จ่ายการผลิต
ค่าวัตถุดิบทางตรง Direct material cost คือค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการจัดซื้อวัตถุดิบ รวมถึงค่าวัตถุดิบ และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการนำวัตถุดิบเข้ามาในพื้นที่โรงงาน ยกตัวอย่างได้แก่ ค่าวัตถุดิบ ค่าขนส่ง ค่าขึ้นของลงของ
ค่าแรงงานทางตรง Direct labour หมายถึงค่าแรงที่ใช้เพื่อที่จะแปรรูปวัตถุดิบให้กลายเป็นสินค้าพร้อมขาย เช่นค่าแรงงาน หรือค่าใช้จ่ายพนักงานที่เกี่ยวข้องโดยตรง
ค่าใช้จ่ายการผลิต Production overheads คือค่าใช้จ่ายอื่นๆที่ไม่ใช่ค่าวัตถุดิบทางตรงและค่าแรงทางตรง แต่ก็ยังมีความเกี่ยวข้องกับกระบวนการผลิต ยกตัวอย่างเช่นค่าเช่าโรงงาน ค่าน้ำค่าไฟ ค่าซ่อมบำรุงเครื่องจักร เงินเดือนพนักงานบางส่วน ค่าทำความสะอาด ค่าเสื่อมสภาพ หรือค่าเครื่องมือต่างๆ
หมายเหตุ ส่วนมากแล้วแพ็คเกจหรือบรรจุภัณฑ์สินค้าจะอยู่ในค่าใช้จ่ายการผลิต ไม่ใช่ค่าวัตถุดิบทางตรง
แต่ถ้าโรงงานมีการจ้างพนักงานฝ่ายขาย พนักงานบัญชี หรือมีค่าการตลาด ค่าใช้จ่ายส่วนนี้จะอยู่ในหมวดค่าใช้จ่ายทางอ้อม (indirect expenses) เพราะไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการผลิตโดยตรง
จุดสำคัญก็คือเราต้อง ‘วัดตัวเลข’ ค่าใช้จ่ายนี้ให้ได้ ข้อผิดพลาดของโรงงานที่ขาดทุนและต้องปิดตัวไปก็คือไม่รู้ว่าตัวเองมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง เจ้าของโรงงานหลายคนคิดว่าการทำบัญชีเป็นเรื่องยุ่งยากและเอาเวลาไปใช้กับการผลิตและการแก้ปัญหาประจำวันหมด แต่ถ้าไม่รู้จักจดข้อมูลและแยกค่าใช้จ่าย ต่อให้ขายได้ปีละหลายพันล้านบาทโรงงานก็เจ๊งได้
หลังจากที่เราทำความเข้าใจค่าใช้จ่ายในโรงงานแล้ว เรามาลองดูว่ากิจกรรมลดค่าใช้จ่ายในโรงงานมีอะไรบ้าง
6 กิจกรรมลดค่าใช้จ่ายในโรงงานแบบทำได้จริง
#1 ค่าแรงงาน
ค่าแรงงานสามารถลดได้ 2 วิธี ก็คือการจ่ายพนักงานน้อยลงหรือการให้พนักงานทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
การจ้างแรงงานที่ไม่มีทักษะอาจจะช่วยประหยัดได้ แต่ก็แปลว่าเจ้าของต้องระวังมากขึ้นในการออกแบบวิธีการทำงาน อาจจะต้องมีคนที่มีทักษะคอยคุมงานอีกที บางครั้งเจ้าของโรงงานก็ต้องคอยดูรายงานการผลิตเป็นรายชั่วโมงตลอดทุกวัน เพื่อป้องกันความผิดพลาด
ข้อดีของแรงงานที่มีทักษะก็คือ ถึงแม้จะมีราคาแพงกว่าการงานทั่วไป แต่คุณภาพงานจะออกมาดีขึ้น หมายความว่าประสิทธิภาพในการทำงานก็มากขึ้น โรงงานก็จะลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไปได้เยอะ เป็นการประหยัดเวลาอีกด้วย
อีกวิธีหนึ่งในการลดค่าแรงก็คือการเปลี่ยนไปใช้เครื่องจักรให้มากขึ้น (automation) หมายถึงเป็นการลงทุนในระยะสั้นให้เยอะเพื่อให้ได้ประโยชน์ในระยะยาว อาจจะเป็นเครื่องจักรหลายล้านบาทที่ช่วยงานได้หลายอย่าง หรืออาจจะเป็นระบบกระบวนการทำงานออนไลน์เล็กๆน้อยๆที่ช่วยให้เจ้าของบริหารงานได้ง่ายขึ้นก็ได้
ให้ลองศึกษากระบวนการทำงานของโรงงานอื่นหรือบริษัทอื่นดู บางครั้งอุตสาหกรรมอื่นอาจจะมีวิธีการทำงานเด็ดๆที่จะช่วยเจ้าของโรงงานประหยัดค่าใช้จ่ายได้ ผมแนะนำให้อ่านบทความนี้ของผมเรื่อง Digital Transformation
#2 เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ส่วนนี้เป็นทฤษฎีที่ตรงไปตรงมา หากพนักงานขยันมากขึ้น ทำงานที่มีคุณภาพมาก ผลผลิตของโรงงานก็จะออกมาดีขึ้นทำให้เป็นการประหยัดค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตามทฤษฎีการบริหารและวิธีการปฏิบัติจริงหลายครั้งอาจจะไม่เหมือนกัน
ในส่วนนี้ผู้บริหารอาจจะต้องลองคำนวณดูว่า แรงงานระดับไหนที่จะมีผลผลิตต่อค่าใช้จ่ายเยอะที่สุด บางครั้งการจ้างแรงงานไม่มีทักษะจำนวนมากอาจจะช่วยประหยัดได้บนหน้ากระดาษ แต่ในระยะยาวแล้วก็จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเช่นการทำพลาด การทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพ หรือที่สำคัญก็คือทำเครื่องจักรเสีย
โรงงานของบริษัทขนาดใหญ่จะจึงมีการทำทั้งการอบรมพนักงาน และการจ้างพนักงานที่มีคุณภาพสูง แต่สำหรับโรงงานเล็กที่ยังไม่มีงบก็ต้องอาศัยเจ้าของหรือผู้บริหารในการอบรมพนักงานแทน ในส่วนนี้เจ้าของก็ต้องทดลองออกไปหาความรู้มาเพื่อสอนต่อให้กับพนักงานคนอื่น
#3 ลดค่าวัตถุดิบ
ค่าวัตถุดิบเป็นอีกหนึ่งตัวแปรที่กระทบต่อการผลิตโดยตรง การลดค่าวัตถุดิบอาจจะเป็นการทำตรงตัวอย่างเจรจาขอลดราคาจากซัพพลายเออร์ การยอมซื้อในปริมาณมากเพื่อให้ได้ราคาถูก (ระวังค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและค่าเสื่อมสภาพด้วย) หรืออาจจะเป็นการหาผู้ขายใหม่เลย
สิ่งแรกที่โรงงานควรทำก็คือการเปรียบเทียบวัตถุดิบจากผู้จำหน่ายหลายเจ้า ว่าคุณภาพต่อราคาของเจ้าไหนคุ้มที่สุด การที่มีผู้ขายหลายคนจะทำให้อำนาจการต่อรองของเรามากขึ้น
เครดิตและเงินสดก็เป็นอีกตัวแปรหนึ่ง ส่วนมากแล้วการซื้อแบบมีเครดิตจะแพงกว่าการซื้อบัตรเงินสด และผู้ขายส่วนมากก็จะให้ส่วนลดสำหรับคนที่ซื้อเงินสด
การเจรจากับผู้ขายของธุรกิจ B2B เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างซับซ้อน และไม่มีขั้นตอนตายตัว ผมแนะนำให้ลองศึกษาบทความเรื่อง การเจรจาธุรกิจ ของผมดูนะครับ
#4 ใช้วัตถุดิบให้น้อยลง
การใช้วัตถุดิบให้น้อยลงคือการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ ตั้งแต่การจัดซื้อ การผสมวัตถุดิบ และกระบวนการผลิต (หรือการขนส่งออกนอกโรงงานในบางครั้ง) เพื่อหาจุดที่สามารถลดหรือประหยัดได้
ยกตัวอย่างเช่น บรรจุภัณฑ์ ที่หลายองค์กรมักมีปัญหาพนักงานใช้มากเกินไป ใช้เปลือง บางบริษัทถึงกับนำระบบคอมพิวเตอร์มาคำนวณแล้วว่าสินค้าแบบไหนควรจะใส่ในกล่องขนาดเท่าไหร่ เพื่อให้ได้ประหยัดมากที่สุด
พนักงานโรงงานจำเป็นที่จะต้องเข้าอบรมเรื่อง ‘การประหยัด’ และ ‘การพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน’ ทุกปี หรือบ่อยกว่านั้น เอกสารการผลิตและการใช้วัตถุดิบทุกอย่างต้องมีการจับเก็บและนำมาวิเคราะห์อย่างต่อเนื่อง
อีกวิธีหนึ่งก็คือการขอความช่วยเหลือจากฝ่ายขายและการตลาด เนื่องจากทั้งสองฝ่ายนี้จะรู้จักนิสัยผู้บริโภคดีกว่า ทำให้ฝ่ายผลิตรู้ได้ว่าคุณลักษณะหรือส่วนไหนของสินค้าที่ไม่จำเป็นสำหรับลูกค้า ซึ่งโรงงานก็สามารถออกแบบกระบวนการผลิตใหม่เพื่อตัดส่วน ‘ที่ลูกค้ามองว่าไม่เจำเป็น’ ทิ้งไปได้เลย
#5 นำหลักการ Lean มาใช้
หลักการ Lean หมายถึงการลดของเสีย ลดการกระทำที่ไม่จำเป็น ลดกระบวนการที่ทำซ้ำซ้อน โรงงานหลายที่มีการผลิตของเสียเยอะ และก็ไม่ได้เปิดเครื่องจักรตลอด 24 ชั่วโมงด้วย ซึ่งหากผู้บริหารหรือคนคุมกระบวนการผลิตสามารถลดของเสียทั้งหลายออกไปได้ค่าใช้จ่ายในโรงงานก็จะลดลงได้เยอะ
ความไม่มีประสิทธิภาพสามารถเกิดได้หลายอย่าง ผลิตมากเกินไป สต๊อกสินค้ามากเกินไป การเสียหายระหว่างขนส่ง การเสียหายระหว่างผลิต การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น
โรงงานใหญ่ๆถึงกับออกแบบที่ตั้งเครื่องจักรเพื่อให้พนักงานเคลื่อนตัวน้อยที่สุด เพื่อที่ผลผลิตที่ได้ออกมาเยอะที่สุด บางทีถึงกับขนาดจำกัดเวลาที่พนักงานสามารถเข้าห้องน้ำได้เพื่อไม่ให้เสียเวลาทำงานด้วยซ้ำ
เรื่อง Lean Manufacturing เป็นหัวข้อใหญ่ มหาลัยดังที่สอนเรื่องนี้เป็นปีเลย โดยเบื้องต้นผมแนะนำให้ทุกคนศึกษาเรื่อง Lean Manufacturing (การผลิตแบบลีน) แต่สำหรับคนที่ต้องการศึกษาเรื่องนี้จริงๆ ผมแนะนำให้ไปอบรมเพิ่มเติมหรือจ้างที่ปรึกษาทางธุรกิจที่เชี่ยวชาญด้านการบริหารโรงงานมาช่วย
นอกจากนั้นแล้ว ผมแนะนำให้ลองศึกษาหลักการเรื่อง Kaizen และ 5ส เพิ่มเติมด้วยครับ
#6 ค่าใช้จ่ายโรงงานส่วนอื่น
นอกจากค่าวัตถุดิบราคาค่าแรงงานทางตรงแล้ว โรงงานก็ยังมีค่าใช้จ่ายการผลิตส่วนอื่น อาจจะเป็นค่าเช่าที่ ค่าใช้จ่ายเครื่องมือต่างๆ เครื่องใช้ในสำนักงาน ค่าประกัน ค่าน้ำค่าไฟ ตัวอย่างค่าใช้จ่ายที่ผมให้มานี้ล้วนเป็นสิ่งที่สามารถลดได้
คำแนะนำก็คือให้ลองทำบัญชีพื้นฐานดูก่อนว่าค่าใช้จ่ายส่วนไหนมากที่สุด หลังจากนั้นค่อยวิเคราะห์ว่ามีค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นส่วนไหนบ้าง และมีวิธีไหนที่สามารถลดค่าใช้จ่ายนี้โดยไม่กระทบต่อกระบวนการทำงานหลักของธุรกิจ
การลดค่าใช้จ่ายส่วนนี้ต้องดูว่ากระทบต่อธุรกิจมากแค่ไหนด้วย หากลดงบของฝ่ายขายแล้วฝ่ายการตลาดมากเกินไป ธุรกิจก็ไม่สามารถดำเนินการได้ หากลดงบฝ่ายบัญชีฝ่ายการเงิน ในระยะยาวธุรกิจก็จะมีปัญหาเรื่องค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นโดยไม่รู้ตัว เพราะจะมีคนดูแลส่วนนี้น้อยลง
สุดท้ายนี้เกี่ยวกับการลดค่าใช้จ่ายในโรงงาน
คำแนะนำหลายอย่างในบทความนี้ไม่ใช่วิธีที่สามารถแก้ได้ทันที บางอย่างต้องใช้เวลาออกแบบระบบใหม่ บางอย่างก็ต้องใช้เงินลงทุนขั้นต้นเพื่อให้ได้การประหยัดในระยะยาว
การทำโรงงานไม่ใช่เรื่องง่ายๆ ธุรกิจที่ใช้เงินลงทุนสูงแบบนี้มีความเสี่ยงและความท้าทายหลายอย่าง ที่คนทำธุรกิจอาจจะไม่เข้าใจ สุดท้ายนี้หัวใจของการทำโรงงานก็คือการสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพ การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และการบริหารบุคลากร
