ลูกค้าขอใบเสนอราคา เราต้องทำอะไรบ้าง?
บทความนี้ผมจะอธิบายเกี่ยวกับวิธีเขียนใบเสนอราคา ซึ่งจะรวมถึงองค์ประกอบต่างๆ และ คำถามที่คนส่วนมากพบเจอได้บ่อย และในตอนท้ายผมจะมีไฟล์ตัวอย่างแจกด้วย หากไม่ได้คิดมากเรื่องการใช้แบบฟอร์มพื้นฐานที่เหมือนกันคนอื่นก็สามารถนำไปใช้ได้เลย
วิธีเขียนและองค์ประกอบใบเสนอราคา
ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารที่ผู้ขายทำให้ผู้ซื้อ เพื่อให้ผู้ซื้อสามารถพิจารณาราคา ข้อเสนอสินค้า และเงื่อนไขต่างๆได้ก่อนทำการตัดสินใจซื้อ มักพบได้บ่อยกับการซื้อขายสินค้าที่มีมูลค่าเยอะหรือกับการขายให้กับลูกค้าจำพวกธุรกิจด้วยกัน
แต่เดิมที ใบเสนอราคามีไว้สำหรับสินค้าที่ราคาเปลี่ยนแปลงได้ เช่น แต่ละร้านขายราคาไม่เท่ากัน หรือราคาสินค้าเปลี่ยนแปลงได้ตามเวลา เช่น สารเคมีต่างๆ แต่ในภายหลังบริษัทส่วนมากก็ใช้ใบเสนอราคาเพื่อทำการจัดเก็บข้อมูล เวลาทำงานจะได้เป็นระเบียบและสามารถตรวจย้อนหลังได้
สำหรับวิธีเขียนใบเสนอราคา ผมแนะนำให้ทำใน Microsoft Word/Excel เพราะดูเป็นมืออาชีพ สามารถดัดแปลงได้ง่าย และพิมพ์ได้หลายวิธี ซึ่งตอนท้ายบทความจะมีตัวอย่างให้ดาวน์โหลดนะครับ
วิธีเขียนและองค์ประกอบของใบเสนอราคามีดังนี้ ให้เรานำข้อมูลของบริษัทหรือกิจการเรามากรอกไว้นะครับ รายละเอียดอาจจะมากนิดหน่อย แต่ไว้ดูต้วอย่างแบบฟอร์มแล้วจะเห็นภาพมากขึ้นครับ
– โลโก้บริษัทของเรา (หากไม่มีโลโก้ ก็เขียนชื่อบริษัทหรือชื่อร้านไปเลยก็ได้)
– ชื่อ-ที่อยู่บริษัทของเรา (หากเป็นร้านออนไลน์ ก็ใช้ที่อยู่บ้านเราไปก่อน)
– ข้อมูลผู้เสนอราคา: ชื่อ+เบอร์โทร+อีเมล์ (ข้อมูลคุณหรือฝ่ายดูแลลูกค้า)
– เสนอให้บริษัท: ชื่อบริษัท+ที่อยู่+ผู้ติดต่อ+เบอร์ติดต่อ+อีเมล์ลูกค้า
– วันที่เสนอ
– ใบเสนอราคาเลขที่ (หากไม่มีสามารถใส่เป็น 00001 หรือตัวเลขอื่นก็ได้)
– เงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น ชำระด้วยการโอนก่อนจัดส่ง 3 วัน)
– กำหนดยืนราคาถึงวันที่ (เช่น ใบเสนอราคานี้ มีกำหนดยืนราคา 30 วัน)
– รหัสสินค้า (หากไม่มีก็ละไว้ก็ได้)
– รายละเอียดสินค้า (ชื่อและคำอธิบายที่จำเป็น)
– จำนวน
– ราคาต่อหน่วย (หากมีสินค้าหลายตัว ส่วนลดไม่เท่ากัน ก็ให้ทำช่องส่วนลดด้วย)
– ราคารวม (ราคาหน่วย คูณกับจำนวน)
– VAT (หากไม่ได้เป็นบริษัท ให้อ่านคำอธิบายส่วนถัดไปของบทความ)
– รายละเอียดเพิ่มเติม (เช่น ประกันกี่วัน ส่วนลดเท่าไร)
ใบเสนอราคาเป็นเอกสารสำคัญสำหรับการจัดซื้อของหลายบริษัทและเป็นหนึ่งในวิธีที่ผู้บริหารหรือเจ้าของจะรู้ได้ว่าฝ่ายจัดซื้อได้ทำงานจริงและไม่ได้ทำการเล่นตุกติกลับหลัง เพราะฉะนั้นหากเราสามารถทำใบเสนอราคาได้ดี อ่านง่าย และ มีความน่าเชื่อถือ โอกาสในการขายของเราก็จะมากขึ้น
ข้อแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบเสนอราคา
ในส่วนนี้จะเป็นการตอบคำถามและให้คำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำใบเสนอราคา จำไว้ว่าการทำครั้งแรกอาจจะดูยุ่งยากมีกระบวนการเยอะไปนิด แต่ถ้าเราทำไปเรื่อยๆแล้วเราจะชินไปเองครั้ง ตอนผมทำครั้งแรกผมออกแบบใบเสนอราคาเป็นชั่วโมง แต่พอทำมาหลายปีผมใช้เวลาแค่ไม่กี่นาทีต่อครั้งเท่านั้นเอง
ไม่ได้จดทะเบียนบริษัท ให้ใบเสนอราคาได้ไหม – ให้เสนอราคาไปก่อนในชื่อตัวเองและบอกลูกค้าไปว่าเราไม่ได้จดทะเบียน ในบางกรณีลูกค้าก็ไม่ได้สนใจว่าต้องซื้อกับบริษัทเท่านั้นและเราก็ไม่ได้เสียอะไรจากการยื่นเอกสารหนึ่งใบ ข้อแนะนำคือให้ดำเนินการอย่างมืออาชีพมากที่สุดแต่ในระยะยาวให้คุณไปจดทะเบียนบริษัทไว้ จะได้ไม่พลาดโอกาสทางธุรกิจในอนาคต
สอบถามความต้องการของลูกค้าก่อน – การขายให้กับลูกค้าธุรกิจจะใช้ความละเอียดอ่อนมากกว่าลูกค้าทั่วไป หากเราทำตามที่ลูกค้าต้องการได้ต่อให้ราคาแพงเราก็สามารถขายได้ ให้คุยกับลูกค้าก่อนว่ารายละเอียดใบเสนอราคาอยากได้อะไรเป็นพิเศษหรือเปล่า จำไว้ว่าหากลูกค้ายอมให้ข้อมูลเราเยอะๆก็เท่ากับว่าลูกค้าสนใจจริง แปลว่าเป็นลูกค้าที่มีแนวโน้มที่จะซื้อ
อยากได้ไฟล์ PDF / ไม่อยากได้ภาพถ่าย/ อยากได้ผ่านอีเมล – แม่ค้าหรือธุรกิจใหม่อาจจะไม่ได้มีเครื่องสแกนเอกสารหรือพิมพ์ด้วยซ้ำ ให้นำไฟล์ Word/Excel ในตัวอย่างและพิมพ์ข้อมูลให้ครบก่อนกดเซฟเป็น PDF
ใน Microsoft Word/Excel: ให้กดที่ ‘File (ไฟล์)’ ด้านขวาบนและกด Save As (บันทึกเป็น) แล้วเลือก Save as type (บันทึกเป็นชนิด) ให้เลือก PDF …หรือกด Save As Adobe PDF (บันทึกเป็น Adobe PDF) สำหรับโปรแกรมรุ่นใหม่ๆเลยก็ได้
ส่งใบเสนอราคาแล้วต้องติดตามงานด้วย – หากเป็นสินค้าที่มีจำนวนเยอะ มีราคาแพง เราก็ต้องคอยติดตามโทรตามลูกค้าด้วย หลังจากส่งเอกสารแล้วให้โทรไปบอกลูกค้า และหลังจากลูกค้ารับเอกสารไปแล้ว ให้โทรไปตามอีกทีสามวันให้หลัง การติดตามงานสอบถามความพึงพอใจของลูกค้าก็เป็นหนึ่งในกระบวนการทำใบราคาเช่นกัน
พยายามเสนอราคาให้กับผู้ตัดสินใจ – ยิ่งเป็นของแพงเรายิ่งต้องใส่ใจ หากเป็นไปได้ให้พยายามติดต่อเจ้าของกิจการ หรือหัวหน้าฝ่ายจัดซื้อ เพราะการขายจะง่ายกว่ามาก
ในตอนท้ายบทความจะมีตัวอย่างแบบฟอร์มให้สามารถดาวน์โหลดมาใช้ได้นะครับ
บทความอื่นๆที่เราแนะนำ
วิธีแยกทุน กำไร – คู่มือกำไรขาดทุนของแม่ค้ามือใหม่
11 วิธีสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า ที่ทุกคนทำได้
สอนทำบัญชีง่ายๆ ด้วยสูตร Excel เพื่องานบัญชี
ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบเสนอราคา
