เรื่องเงินๆทองๆใครก็ต้องใส่ใจกันทั้งนั้น
โดยเฉพาะกับธุรกิจค้าขายที่มีเงินหมุนเข้าออกอยู่เรื่อยๆ
แต่สำหรับเจ้าของกิจการ บางทีเราก็มีอะไรหลายอย่างให้ทำในแต่ละวัน บางเราก็อาจจะยุ่งจนไม่มีเวลามานั่งคิดเรื่องการบริหารเงินเท่าไร และส่วนมากปัญหานี้จะเป็นจุดเริ่มต้นของจุดจบในการทำธุรกิจเลย
แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกคนที่จะเก่งเลขหรือมีเวลามานั่งวิเคราะห์ข้อมูลการเงินตัวเองทุกวัน เพราะฉะนั้นในวันนี้ผมมีวิธีง่ายๆที่คุณสามารถศึกษาเพื่อที่จะนำมาพัฒนาวิธีการหมุนเงิน เก็บเงิน ทำบัญชี และสร้างกำไรให้กับกิจการของคุณ
เรื่องที่ควรรู้อันดับ 1: วิธีบริหารเงินสำหรับธุรกิจค้าขาย
วิธีบริหารเงินสำหรับธุรกิจค้าขาย ก็คือการทำงบกำไรขาดทุนเพื่อจัดการค่าใช้จ่ายของตัวเอง โดยสิ่งที่ควรคำนึงถึงก่อนเลยก็คือการแยกกำไรให้ชัดเจน เข้าใจวิธีหมุนเงิน และรู้ว่ากำไรส่วนไหนควรจะเป็นเงินเดือนของเจ้าของกิจการและกำไรส่วนไหนควรนำมาใช้ในธุรกิจ
การบริหารเงินที่ถูกต้องควรเริ่มจากการรู้ก่อนว่า รายได้ และค่าใช้จ่ายในกิจการของเรามีอะไรบ้าง สำหรับธุรกิจค้าขาย รายได้ก็มาจากการขายของอยู่แล้ว (รายได้ = ราคาขาย คูณ จำนวนที่ขาย) ถ้าเราไม่ได้ขายเครดิตให้ลูกค้ามันก็คือเงินที่เข้าบัญชีเราในแต่ละวันหรือแต่ละเดือนนี่เหล่ะครับ
ปัญหาในการบริหารเงินมีอยู่แค่สองอย่าง หนึ่งคือขายแล้วยอดขายน้อยกว่าค่าใช้จ่าย และสองคือการที่เราอาจจะมีรายได้มากกว่าค่าใช้จ่าย แต่ด้วยเหตุผลอะไรบางอย่างเราไม่สามารถหมุนเงินทัน
วันนี้ผมจะอธิบายทั้งสองเรื่องเลยนะครับ โดยเริ่มจากปรากฏการณ์แรกก่อน ซึ่งก็คือการขายแล้วรายได้น้อยกว่าค่าใช้จ่าย
หรือภาษาแม่ค้าก็คือการขาดทุนนั่นเอง…
เรื่องที่ควรรู้อันดับ 2: กำไรจากการขายของ
อย่างที่บอกไปว่าส่วนมาก รายได้จากการขายของก็ไม่ได้คำนวณยากอะไร มันคือเงินที่เข้าบัญชีของคุณจากการขายนั่นเอง ทุกครั้งที่เราขายได้ เราก็ได้เงินมาทันที
แต่ยอดขาย หรือรายได้มันก็แค่ส่วนเดียวของกำไร
กำไร = ยอดขาย – ค่าใช้จ่าย
โดยที่ถ้าค่าใช้จ่ายมากกว่ายอดขาย เราก็ไม่มีกำไรนั่นเอง
ปัญหาก็คือเราต้องรู้ให้ได้ว่า ‘ค่าใช้จ่ายที่แท้จริง’ ของเราเท่าไรกันแน่
ค่าใช้จ่ายที่คิดง่ายสุดคือ ค่าสินค้า หรือก็คือเงินที่คุณใช้ซื้อหรือผลิตของที่นำมาขาย แม่ค้าบางคนเก็บรายละเอียดหน่อยก็อาจจะรวมค่ากล่อง ค่ารถ ค่าถุงอะไรเข้าไปด้วยก็ได้ ซึ่งโดยรวมแล้วถ้าชนิดสินค้าที่คุณขายไม่ได้มีเยอะมากจนคำนวณไม่ได้ แม่ค้าส่วนมากจะยังกำไรอยู่ช่วงนี้
พูดง่ายๆคือ ขายลูกค้าในราคาที่มากกว่าเรารับมานั่นเอง (กฎพื้นฐานของธุรกิจ)
กำไรเบื้องต้น = ยอดขายรวม – ค่าสินค้ารวม
หรือ
กำไรเบื้องต้นต่อหนึ่งชิ้นสินค้า = ราคาสินค้าต่อชิ้น – ค่าสินค้าต่อชิ้น
ทีนี้เรามาดูส่วนที่เริ่มยากกันแล้ว ก็คือค่าใช้จ่ายส่วนอื่น สำหรับธุรกิจค้าขายส่วนมากก็คือ ค่าการตลาด ค่าเช่าที่ ค่าจ้างพนักงาน (รวมเงินเดือนเจ้าของด้วย) ดอกเบี้ยธนาคาร และภาษี (หลายคนขายดีแต่ตายตอนจบเพราะลืมคิดเรื่องภาษีเลยไม่ได้ออมเงินไว้จ่าย)
ให้คุณเอา ‘ค่าใช้จ่ายส่วนอื่น’ ต่อเดือนที่คุณไม่ได้เอามาคิดตอนคำนวณค่าสินค้ามารวมกัน ทีนี้ให้เอาค่าใช้จ่ายพวกนี้มาหารด้วย กำไรเบื้อต้นต่อหนึ่งชิ้นสินค้า คุณก็จะรู้ว่าในเดือนหนึ่งคุณต้องขายสินค้าเท่าไรถึงจะกำไรกันแน่ ตัวเลขนี้เค้าเรียกว่าจุดคุ้มทุน (Break-Even Quantity)
ยอดขายและกำไรเป็นอะไรที่เจ้าของธุรกิจต้องคิดเสมอ สำหรับคนที่สนใจเรื่องพวกนี้ผมแนะนำให้อ่านบทความนี้ หมดปัญหาธุรกิจขาดทุน! สุดยอดคู่มือฟื้นฟูกำไร และ วิธีการพยากรณ์ยอดขาย (Sales Forecast) แบบง่ายแต่แม่นจริง!
เรื่องที่ควรรู้อันดับ 3: วิธีหมุนเงินขายของ
วิกฤติการหมุนเงินไม่ทันอาจจะเกิดจากการขายแล้วกำไรไม่พอ หรือแค่ค่าใช้จ่ายบางช่วงมันเยอะเกินไปเพราะเราปล่อยเครดิตลูกค้าหรือดึงเครดิตซัพพลายเออร์ไม่พอ
หากคุณคิดว่าหมุนเงินไม่ทันเพราะกำไรน้อยให้กลับไปศึกษาข้อที่แล้วใหม่ก่อน เพราะถ้ากำไรเบื้องต้นหรือกำไรโดยรวมยังไม่พอต่อให้หมุนเงินเก่งแค่ไหนก็ไม่รอดครับ ข้อยกเว้นมีกรณีเดียวคือเวลาที่ธุรกิจคุณกำลังโตแล้วต้องใช้เงินก้อนใหญ่ชั่วคราวเพื่อขยายกิจการ
ซึ่งก็จะทำให้เรากลับมาที่วิธีการหมุนเงินกัน
การหมุนเงินก็มีสองหลักการก็คือ เพิ่มเงินเข้า กับเลื่อนเงินจ่าย
เพิ่มเงินเข้าอาจจะเป็นการกู้ยืมคนอื่น (ส่วนมากจะทำให้เกิดค่าใช้จ่ายในอนาคต ถ้าเงินหมุนไม่ทันเรื่อยๆก็ควรหยุด) หรือจากการขายให้มากขึ้น
สำหรับธุรกิจค้าขาย เทคนิคเพิ่มเงินหมุนที่ดีที่สุดคือลดสต็อกสินค้า หรือการขายสินค้าที่ค้างในสต็อกที่อยู่มานานแล้วออกไปให้หมด ถ้าคุณเป็นธุรกิจซื้อมาขายไปทั่วไป ผมคิดว่าสต็อกที่ค้างเกิน 3-6 เดือนก็ปล่อยออกไปก่อนก็ได้ครับ เอาเงินมาทำอย่างอื่นดีกว่า
สต็อกสินค้าสำคัญมากสำหรับการค้าขาย ถ้าเราคุมให้ดี รู้ว่าช่วงไหนขายได้ หรืออะไรไม่ควรเก็บไว้เพราะเงินจะจมไว้นานเกิน ธุรกิจของคุณก็จะหมุนได้คล่องขึ้น แน่นอนว่าบางครั้งเราอาจจะอยู่ในภาพลวงของซัพพลายเออร์ที่ว่ายิ่งซื้อเยอะยิ่งได้ส่วนลด ซึ่งคุณก็ต้องมาชั่งใจกับเงินหมุนในบัญชีดูว่าเก็บได้นานแค่ไหน
แต่จากประสบการณ์ของผม กับเท่าที่เรียนมา ถ้าเก็บไว้เกินสามเดือนก็น่าปล่อยสินค้าแล้วครับ
เลื่อนเงินจ่ายสำหรับกิจการค้าขายส่วนมากคือการจ่ายซัพพลายเออร์ ถ้าคุณทำธุรกิจใหญ่ขนาดสามารถต่อรองกับผู้ขายได้แล้วให้ลองคุยดูครับว่าจะขอเครดิตได้ไหม ค่อยๆผ่อนจ่ายทุกเดือนได้หรือเปล่า หรืออย่างน้อยก็ขอรูดบัตรเพื่อจ่ายช้าลงอีก 30 วันก็ได้ อีกข้อหนึ่งที่คนลืมคิดคือการทำโครงสร้างเงินกู้กับธนาคารแบบที่ทำให้เราจ่ายดอกเบี้ยช่วงแรกน้อยแล้วค่อยจ่ายเพิ่มภายหลัง
แน่นอนว่า SME ไทยบางคนอาจจะมีปัญหาเรื่องการกู้แบงค์ไม่ผ่านอยู่บ้าง แต่ถ้าคุณทำบัญชีดีๆเป็นหลักฐานการของแบงค์อาจจะไม่ยากอย่างที่คิด
สรุปนะครับ ลดสต็อกสินค้าเพื่อเก็บเงินสด ยืดเงินจ่ายเจ้าหนี้ และให้ลูกหนี้หรือลูกค้าจ่ายเงินเราให้เร็วที่สุด
เรื่องที่ควรรู้อันดับ 4: วิธีเก็บเงินจากการขายของ
ส่วนมากแม่ค้าที่มีปัญหาด้านนี้เพราะสินค้าที่ขายมีกำไรไม่เยอะ ทำให้รู้สึกว่าเก็บเงินได้ไม่มาก
ซึ่งเงินที่เก็บจากการกำไรธุรกิจควรมีอยู่สองก้อนครับ คือเงินเดือนเจ้าของกิจการและเงินเก็บเพื่อลงทุนเพิ่มเติมในอนาคต
เรื่องเงินเดือนเจ้าของกิจการผมจะอธิบายภายหลัง แต่เงินลงทุนหรือเงินฉุกเฉินของธุรกิจก็สำคัญพอกันเลยนะครับ
ผมเข้าใจว่าบางคนยังได้กำไรไม่มากพอจากการขาย เลยอาจจะคิดว่าเงินเก็บที่ได้มันน้อย แต่ธุรกิจในช่วงเริ่มแรกก็เป็นอย่างนี้กันทั้งนั้น เพราะฉะนั้นเงินลงทุนเพิ่มก็เลยสำคัญเพราะมันจะช่วยผลักดันกิจการเราออกจากช่วงที่กำไรน้อยได้
อีกเรื่องที่ควรเข้าใจก็คือธุรกิจซื้อมาขายไปส่วนมากกำไรต่อสินค้าหนึ่งชิ้นถือว่าน้อย (กำไรขั้นต้นน้อยถ้าเทียบกับธุรกิจให้บริการหรือธุรกิจที่ผลิตสินค้าเอง…ซึ่งพวกนั้นก็จะมีปัญหาของตัวเองเหมือนกัน ไม่ต้องอิจฉาไป) พอรวมกับเรื่องการแข่งขันในตลาดที่มากขึ้นและการตัดราคา บางทีก็อาจจะทำให้เงินเก็บน้อยขึ้นไปอีก
เพราะฉะนั้นสิ่งที่สำคัญพอกันเลยก็คือการออมเงินและการหาวิธีลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
อาจจะเป็นค่าใช้จ่ายจากธุรกิจหรือค่าใช้จ่ายส่วนตัวของแม่ค้าก็ได้ อะไรที่ลดได้ในช่วงที่ธุรกิจกำลังสร้างตัวก็ตัดไปก่อนเลย และให้เอาเงินที่ได้จากการประหยัดมาแบ่งตามสัดส่วนเข้าการออมของธุรกิจและออมเงินส่วนตัวอีกที
เรื่องที่ควรรู้อันดับ 5: วิธีทําบัญชีร้านขายของ
สามอย่างที่ควรรู้เกี่ยวกับการทำบัญชีของร้านค้าขายคือ บัญชีกำไรขาดทุน บัญชีเงินหมุน และ สต็อกสินค้า
บัญชีกำไรขายทุนสำหรับร้านค้าขาย ส่วนมากจะดูที่ยอดขาย ค่าใช้จ่ายเบื้องต้น (ค่าสินค้า) ค่าพนักงาน และค่าเช่าที่ (หรือถ้าเปิดร้านออนไลน์ก็เป็นค่าการตลาด)
โดยส่วนมากแล้วค่าใช้จ่ายเบื้องต้นจะขึ้นอยู่กับชนิดสินค้าที่ขาย ในหมวดไอทีอาจจะได้แค่ไม่กี่เปอร์เซ็นต์ แต่หมวดเสื้อผ้าหรือเครื่องประดับก็อาจจะเยอะเป็นเท่าตัวครับ (ส่วนมากร้านที่กำไรขั้นต้นเยอะจะมีค่าใช้จ่ายด้านการตลาดแทน) กำไรตอนจบที่หักเงินเดือนเจ้าของแล้วหากได้ประมาณ 5-10% ของยอดขาย ก็ถือว่าเป็นตัวเลขมาตรฐานครับ
บัญชีเงินหมุน คือบัญชีรายรับรายจ่าย บวกกับเงินที่เรามีอยู่ ณ ปัจจุบัน ก่อนเปิดธุรกิจเราควรมีเงินหมุนพอให้เราอยู่ได้ 6 เดือนถึงสองปีครับ แต่ผมก็เข้าใจว่าไม่ใช่ทุกคนที่สามารถทำได้ เพราะฉะนั้นสิ่งที่สำคัญคือการลดค่าใช้จ่ายช่วงแรกและไม่ลงทุนกับอะไรที่มีผลตอบแทนในระยะยาวเกินหนึ่งปีเป็นต้น (ยกตัวอย่างเช่นการลงระบบต่างๆ หรือการเช่าที่ระยะยาวในขณะที่ยังไม่รู้ว่าจะขายได้ไหม)
บัญชีสต็อกสินค้า ก็สำคัญมากสำหรับร้านซื้อมาขายไป ถ้าเป็นไปได้ให้คิดเป็นหมวดรายการสินค้าเลยว่าตัวนี้ซื้อมานานเท่าไร เก็บไว้นานแค่ไหนถึงจะขายออก ในเบื้องต้นมันทำได้ง่ายแต่ระยะยาวแล้วยิ่งเรามีสินค้าเยอะยิ่งปวดหัว ทางที่ดีที่สุดให้จดไว้ซักแห่งหรือถ้าเก่งหน่อยพิมพ์เข้า excel ไปเลย สินค้าแต่ละชิ้นก็จะมีมูลค่าอยู่ไม่เท่ากัน อันไหนที่มูลค่าเยอะแล้วดูไม่ทำกำไรให้คุณก็ควรจะตัดทิ้งครับ
ผมคิดว่าสต็อกสินค้าควรจะเติมใหม่ทุกเดือน เท่ากับว่าเราควรจะขายหมดให้ได้ในหนึ่งเดือน สำหรับธุรกิจใหม่อาจจะทำยากแต่ค่อยๆปรับค่อยๆโตไปครับ ถ้าเราไม่สามารถทำให้การขายมันมีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือขายสต็อกให้เร็วขึ้นเราก็ควรหาซัพพลายเออร์ที่มีขั้นต่ำในการสั่งน้อยกว่านี้หรือสามารถส่งให้เร็วหรือบ่อยได้มากกว่านี้
ส่วนนี้เป็นวิธีทำบัญชีเบื้องต้นสำหรับการค้าขายนะครับ เรื่องรายละเอียดการทำบัญชีสำหรับการทำกิจการทั่วไปหากสนใจสามารถอ่านคู่มือการทำบัญชีแบบเต็มได้ วิธีทำบัญชีที่ใครก็ทำได้ (พร้อมตัวอย่างการทำบัญชีร้านค้าปลีก)
เรื่องที่ควรรู้อันดับ 6: เงินเดือนของเจ้าของ
ก่อนอื่นเลยผมขอตอบคำถามก่อนว่าควรจ่ายเงินเดือนให้ตัวเองเท่าไรแล้วค่อยอธิบายว่าทำไมเจ้าของถึงควรมีเงินเดือนนะครับ
สำหรับคำถามที่ว่าควรจ่ายเงินเดือนให้ตัวเองเท่าไร ถ้าเป็นธุรกิจที่กำลังเริ่มไม่มีกำไรหรือเงินหมุนมาก เจ้าของอาจจะได้เงินเดือนไม่เท่าไร หรือจ่ายพอที่จะอยู่ได้ แต่สำหรับธุรกิจที่คงที่พอประมาณแล้ว ค่าใช้จ่ายส่วนเงินเดือนโดยเฉลี่ยของธุรกิจค้าขาย (รวมพนักงานและเจ้าของ) ก็คือประมาณ 30% ของรายได้บริษัทครับ ให้คุณปรับตัวเลขเงินเดือนตามความเหมาะสมระหว่างสองวิธีคิดนี้ได้
ถ้าถามว่าทำไมเจ้าของต้องมีเงินเดือน คนที่เพิ่มเริ่มกิจการ หรือทำกิจการเจ้าของคนเดียวอาจจะไม่ค่อยเข้าใจเรื่องการแบ่งบัญชีบริษัทและบุคคล แต่มันมีข้อดีเยอะมากเลยครับ
ข้อแรก การแบ่งเงินเดือนให้เจ้าของคือการจัดแจงค่าใช้จ่ายให้ชัดเจนเพื่อความง่ายในการทำบัญชีและเพื่อเพิ่มวินัยในการใช้เงินให้กับเจ้าของกิจการด้วย ธุรกิจซื้อมาขายไปบางวันก็จะมีเงินหมุนเข้ามาเยอะ ทำให้เราอาจจะลืมคิดไปได้ว่าเงินหมุนเข้าไม่ได้เท่ากับกำไรจริงๆ
เพราะฉะนั้นการแบ่งเงินเดือนให้ตัวเองเลยสำคัญ แน่นอนว่าหากปลายปีคุณมีกำไรจากกิจการเหลือค่อยแบ่งโบนัสมาให้ตัวเองอีกทีก็ได้ ซึ่งผมว่าเป็นการให้รางวัลตัวเองที่มีวินัยมากกว่า
ข้อสอง ในกรณีที่ธุรกิจคุณล้ม หากคุณได้จดทะเบียนบริษัทและมีการแบ่งเงินเดือนชัดเจน ผลกระทบของชีวิตคุณจะน้อยลงมาก หากคุณจดทะเบียนธุรกิจบางประเภทความรับผิดชอบในการใช้หนี้บริษัทก็จะน้อยลงครับ ยิ่งคุณมีเงินเก็บจากการเปิดบัญชีตัวเองด้วยแล้วคุณจะมีโอกาสตั้งตัวใหม่หรือเกษียณไปเลยก็ได้
ข้อสาม คือการจัดการภาษี หลายคนไม่รู้ว่าจ่ายภาษีบริษัทถูกกว่าจ่ายภาษีส่วนบุคคลนะครับ ถ้าคุณเอาบัญชีมารวมกันซักวันหนึ่งโดนตรวจคุณจะไม่สามารถป้องกันตัวเองได้เลย และอาจถูกเก็บภาษีย้อนหลังเกินกว่าความจำเป็น ซึ่งคุณก็จะไม่มีหลักฐานในการโต้กลับด้วย
ค้าขายคือการบริหารเงิน
ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุุรกิจใหม่ หรือเป็นร้านค้าที่เปิดมานานแล้ว จุดสำคัญในการทำธุรกิจค้าขายให้อยู่นานก็คือการบริหารเงิน
วิธีการบริหารเงินมีหลายจุดที่ต้องศึกษา ตั้งแต่วิธีคำนวณกำไรขาดทุน วิธีหมุนเงิน วิธีออมเงิน วิธีการทำบัญชี และวิธีแบ่งเงินเดือนเจ้าของกิจการ ซึ่งยกเว้นคุณจะมีเงินทุนไม่จำกัดหรือมีสายป่านยาวมาก ธุรกิจของคุณก็จะโตได้ด้วยวิธีพวกนี้แน่นอน
ไม่ทราบว่าทุกคนคิดยังไงกับบทความนี้ครับ แต่ละคนให้เงินเดือนตัวเองเท่าไรบ้าง และเข้าใจถึงความสำคัญของการทำบัญชีและการคำนวนสต็อกสินค้าขึ้นบ้างหรือเปล่า? สามารถพิมพ์บอกผมได้ที่คอมเม้นนะครับ
ข้อมูลในการทำธุรกิจอื่นๆที่เราแนะนำ
- ขายอะไรดี? รวบรวมสุดยอดของน่าขายตลาดกาล
- วิธีปิดการขายขั้นเทพ ที่ใช้ได้ผลจริง! (+ตัวอย่างคำพูด)
- วิธีทำบัญชีที่ใครก็ทำได้ (พร้อมตัวอย่างการทำบัญชีร้านค้าปลีก)
